Mijnzzp.nl is een gratis website van en voor zzp-ers. Via Mijnzzp.nl komen zzp-ers en hun opdrachtgevers bij elkaar in contact. Wij brengen ook actualiteiten en informatie over zzp-er zijn en alle beroepen.
Als zelfstandig ondernemer wil je natuurlijk prettig samenwerken met klanten en opdrachtgevers. Toch kunnen er tijdens een samenwerking meningsverschillen ontstaan over afspraken, verwachtingen, betalingen of de uitvoering van werkzaamheden. Door vooraf duidelijke afspraken te maken en professioneel te werken, kun je veel juridische conflicten voorkomen.
Maak duidelijke afspraken voordat je start
Een goede samenwerking begint met heldere afspraken. Leg daarom altijd vast welke werkzaamheden je uitvoert, wat de klant precies mag verwachten en welke voorwaarden van toepassing zijn. Een schriftelijke overeenkomst of opdrachtbevestiging voorkomt dat beide partijen later een andere uitleg geven aan gemaakte afspraken.
Beschrijf bijvoorbeeld de werkzaamheden, planning, tarieven, betaaltermijnen en verantwoordelijkheden. Ook afspraken over wijzigingen in de opdracht zijn belangrijk. Wanneer een klant tijdens het traject extra werkzaamheden vraagt, is het verstandig om deze aanvullende afspraken opnieuw vast te leggen.
Zorg voor duidelijke communicatie
Veel conflicten ontstaan doordat verwachtingen niet goed op elkaar aansluiten. Regelmatige communicatie helpt om problemen vroegtijdig te signaleren. Bespreek belangrijke keuzes, wijzigingen of mogelijke vertragingen op tijd met de klant.
Ook wanneer een probleem ontstaat, is het belangrijk om professioneel te blijven communiceren. Door direct contact op te nemen en samen naar een oplossing te zoeken, kan een klein verschil van inzicht vaak worden opgelost voordat het uitgroeit tot een groter conflict.
Leg belangrijke informatie goed vast
Mondelinge afspraken kunnen later lastig te bewijzen zijn. Bewaar daarom belangrijke communicatie, zoals e-mails, offertes, wijzigingen in opdrachten en goedkeuringen van klanten. Deze documenten kunnen helpen wanneer er discussie ontstaat over gemaakte afspraken.
Ook verslagen van gesprekken of overlegmomenten kunnen waardevol zijn. Zeker bij grotere opdrachten is het verstandig om belangrijke beslissingen schriftelijk te bevestigen.
Werk met algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden kunnen helpen om vooraf duidelijkheid te geven over de rechten en verplichtingen van beide partijen. Hierin kun je bijvoorbeeld afspraken opnemen over betaling, aansprakelijkheid, annulering en levering van werkzaamheden.
Het is belangrijk dat klanten de algemene voorwaarden kunnen inzien voordat de overeenkomst wordt gesloten. Alleen verwijzen naar algemene voorwaarden achteraf is meestal niet voldoende.
Wees duidelijk over kwaliteit en verwachtingen
Een veelvoorkomende oorzaak van conflicten is dat de klant een ander resultaat verwacht dan wat vooraf is afgesproken. Zorg daarom dat duidelijk is welke kwaliteit, prestaties of resultaten je levert. Geef geen verwachtingen af die je niet kunt waarmaken.
Wanneer bepaalde resultaten afhankelijk zijn van factoren buiten jouw invloed, is het verstandig om dit vooraf te bespreken. Transparantie voorkomt teleurstellingen en draagt bij aan een betere samenwerking.
Denk na over juridische bescherming
Ondernemers kunnen ondanks zorgvuldig werken te maken krijgen met een conflict. Een klant kan bijvoorbeeld stellen dat afspraken niet zijn nagekomen of dat werkzaamheden niet aan de verwachtingen voldoen. In sommige gevallen kan juridisch advies nodig zijn om een geschil op te lossen.
Een passende verzekering kan daarnaast helpen om financiële risico's rondom bepaalde situaties te beperken. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering kan bijvoorbeeld relevant zijn wanneer een klant financiële schade claimt door een fout in jouw werkzaamheden.
Voorkomen is beter dan een juridisch conflict oplossen
De meeste juridische conflicten ontstaan niet door één grote fout, maar door onduidelijkheid tijdens een samenwerking. Door afspraken vast te leggen, professioneel te communiceren en verwachtingen goed te beheren, verklein je de kans op problemen met klanten.
Een goede administratie en een duidelijke werkwijze geven niet alleen meer zekerheid bij een eventueel conflict, maar zorgen ook voor een professionele uitstraling richting klanten. Hierdoor ontstaat vaak een samenwerking waarin beide partijen weten waar ze aan toe zijn.
Voor veel ondernemers zit de zomervakantie er bijna op. De koffers worden weer opgeborgen, kinderen maken zich klaar voor een nieuw schooljaar en ook bij veel bedrijven komt het normale werkritme langzaam weer op gang. Augustus is daarmee een overgangsmaand: de rustige vakantieperiode loopt ten einde en de agenda voor september begint zich alweer te vullen.
Van vakantiestand naar werkritme
Tijdens de zomervakantie ligt het werk bij veel bedrijven gedeeltelijk stil. Opdrachtgevers zijn moeilijker bereikbaar, projecten worden tijdelijk uitgesteld en nieuwe aanvragen kunnen wat langer op zich laten wachten. Voor zzp'ers kan dit betekenen dat juli en augustus anders verlopen dan de rest van het jaar.
Nu de meeste vakanties bijna voorbij zijn, verandert dat snel. Vanaf eind augustus en begin september komt bij veel bedrijven de normale bezetting weer terug. Overleggen worden opnieuw ingepland, projecten worden hervat en nieuwe werkzaamheden worden opgestart. Voor zelfstandig ondernemers is dit dan ook een goed moment om de planning voor de komende maanden te bekijken.
September is voor veel ondernemers een nieuwe start
Hoewel januari officieel het begin van een nieuw jaar is, voelt september voor veel ondernemers eveneens als een nieuw startpunt. Na de zomer zijn er nog ongeveer vier maanden over voordat het jaar wordt afgesloten. Dat maakt dit een logisch moment om te bekijken welke doelstellingen al zijn behaald en welke zaken nog aandacht nodig hebben.
Denk bijvoorbeeld aan opdrachten die nog afgerond moeten worden, klanten die je opnieuw wilt benaderen of administratieve werkzaamheden die tijdens de vakantie zijn blijven liggen. Ook kan het verstandig zijn om alvast vooruit te kijken naar de laatste maanden van het jaar. Zeker voor ondernemers die te maken hebben met seizoensinvloeden kan een goede voorbereiding belangrijk zijn.
Controleer je administratie na de vakantie
Na een vakantieperiode kan de mailbox behoorlijk vol zitten. Het is verleidelijk om direct weer volledig aan het werk te gaan, maar neem ook even de tijd om de administratie bij te werken. Controleer openstaande facturen, verwerk ontvangen documenten en kijk of er betalingen zijn die nog opgevolgd moeten worden.
Daarnaast is het verstandig om te controleren hoe je onderneming er financieel voor staat. Liggen de omzet en kosten ongeveer op schema? Zijn er grote uitgaven gepland voor het najaar? En heb je voldoende financiële ruimte voor eventuele belastingbetalingen? Door dit nu te controleren, voorkom je dat je aan het einde van het jaar voor verrassingen komt te staan.
Nieuwe opdrachten binnenhalen
September kan ook een geschikt moment zijn om actief nieuwe opdrachten te zoeken. Veel organisaties stellen na de zomer opnieuw prioriteiten en starten projecten die voor de vakantie zijn voorbereid. Daardoor kunnen er nieuwe mogelijkheden ontstaan voor zelfstandig ondernemers.
Werk daarom je website of portfolio bij wanneer dat nodig is en laat bestaande contacten weten dat je beschikbaar bent voor nieuwe werkzaamheden. Ook voormalige opdrachtgevers kunnen interessant zijn om opnieuw te benaderen. Een eenvoudige herinnering aan je diensten kan soms al voldoende zijn om opnieuw in beeld te komen.
Nog vier maanden om plannen uit te voeren
Het einde van de zomervakantie betekent dus niet alleen dat het normale werkritme terugkeert. Het is ook een praktisch moment om te bepalen waar je met je onderneming staat. Welke plannen wil je dit jaar nog uitvoeren en welke werkzaamheden verdienen als eerste aandacht?
Wie nu overzicht aanbrengt in de planning, administratie en lopende opdrachten, kan met een duidelijke agenda aan het najaar beginnen. De vakantie mag dan voor de meeste mensen bijna voorbij zijn, voor ondernemers begint daarmee juist een nieuwe en vaak actieve periode van het jaar.
Een goede boekhouding is belangrijk voor iedere zzp'er. Niet alleen omdat je verplicht bent om bepaalde gegevens te bewaren, maar ook omdat een overzichtelijke administratie inzicht geeft in de financiële situatie van je onderneming. Wanneer je de boekhouding regelmatig bijwerkt, weet je welke facturen nog openstaan, hoeveel kosten je maakt en welk bedrag je ongeveer moet reserveren voor belastingen.
Een administratie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Vooral bij een eenmanszaak met een beperkt aantal facturen is het vaak mogelijk om veel werkzaamheden zelf uit te voeren. Het belangrijkste is dat je vanaf het begin een vaste werkwijze hanteert.
Zakelijke inkomsten en uitgaven bijhouden
Voor de boekhouding registreer je alle zakelijke inkomsten en uitgaven. Denk hierbij aan verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes en andere zakelijke kosten. Door deze gegevens consequent te verwerken, voorkom je dat je aan het einde van een kwartaal of boekjaar nog allerlei documenten moet verzamelen.
Het gebruiken van een aparte zakelijke bankrekening kan hierbij handig zijn. Hierdoor blijven zakelijke en privébetalingen beter van elkaar gescheiden. Dit maakt het controleren en verwerken van transacties eenvoudiger.
Facturen op tijd verwerken
Een belangrijk onderdeel van de administratie is de facturatie. Verstuur facturen zo snel mogelijk nadat werkzaamheden zijn afgerond en controleer regelmatig of klanten binnen de afgesproken betalingstermijn betalen. Openstaande facturen kunnen anders ongemerkt oplopen.
Het is daarnaast verstandig om ontvangen facturen en bonnetjes direct digitaal op te slaan. Geef bestanden duidelijke namen of verwerk ze meteen in een boekhoudprogramma. Hiermee voorkom je dat belangrijke bewijsstukken zoekraken.
Reserveer geld voor belastingen
Niet al het geld dat binnenkomt, kun je als zzp'er vrij besteden. Afhankelijk van je situatie moet je rekening houden met onder andere de btw en inkomstenbelasting. Vooral startende ondernemers kunnen zich verkijken op het bedrag dat uiteindelijk aan belasting betaald moet worden.
Door gedurende het jaar geld apart te zetten, voorkom je dat een belastingaanslag onverwacht voor financiële problemen zorgt. Hoeveel je precies moet reserveren, is afhankelijk van onder meer je winst, aftrekposten en persoonlijke situatie.
Werk de boekhouding regelmatig bij
Een veelgemaakte fout is het uitstellen van de administratie. Wanneer je maanden wacht met het verwerken van facturen en kosten, kost de boekhouding uiteindelijk juist meer tijd. Bovendien is de kans groter dat documenten ontbreken of dat bepaalde uitgaven niet meer duidelijk zijn.
Plan daarom bijvoorbeeld iedere week of maand een vast moment voor de administratie. Controleer dan de banktransacties, verwerk facturen en bonnetjes en bekijk welke verkoopfacturen nog niet betaald zijn.
Zelf boekhouden of een boekhouder inschakelen?
Als zzp'er kun je ervoor kiezen om de administratie volledig zelf te verzorgen. Met moderne boekhoudsoftware zijn veel handelingen te automatiseren. Zo kunnen banktransacties worden gekoppeld en kunnen facturen vanuit hetzelfde systeem worden verstuurd.
Een boekhouder kan interessant zijn wanneer je weinig kennis hebt van fiscale regels, weinig tijd aan de administratie wilt besteden of wanneer de onderneming financieel ingewikkelder wordt. Ook wanneer je zelf de dagelijkse administratie uitvoert, kun je een boekhouder inschakelen voor controle of voor het verzorgen van belastingaangiften.
Een goede boekhouding geeft inzicht
Een overzichtelijke boekhouding is meer dan alleen een verplichting. De administratie laat zien hoe je onderneming ervoor staat. Je kunt bijvoorbeeld zien welke maanden goed presteren, hoeveel bedrijfskosten je maakt en hoeveel geld klanten nog moeten betalen.
Door de boekhouding gedurende het hele jaar bij te houden, beschik je over actuele financiële informatie. Dit maakt het eenvoudiger om zakelijke beslissingen te nemen en voorkomt veel extra administratief werk rond aangiftemomenten of aan het einde van het boekjaar.
Wanneer je als zzp'er werkzaamheden hebt uitgevoerd, verwacht je dat de opdrachtgever de factuur binnen de afgesproken betalingstermijn betaalt. Toch kan het voorkomen dat een betaling uitblijft. Dit hoeft niet meteen te betekenen dat de opdrachtgever niet wil betalen. Een factuur kan bijvoorbeeld over het hoofd zijn gezien of niet bij de juiste persoon terecht zijn gekomen. Het is daarom verstandig om eerst contact op te nemen voordat je verdere stappen onderneemt.
Een onbetaalde factuur kan wel gevolgen hebben voor je cashflow. Vooral bij grotere opdrachten kan het openstaande bedrag aanzienlijk zijn. Het is daarom belangrijk om openstaande facturen actief te controleren en niet te lang te wachten wanneer de betalingstermijn is verstreken.
Begin met een betalingsherinnering
Controleer eerst of de factuur correct is opgesteld en naar het juiste adres is verzonden. Is de betalingstermijn verstreken, dan kun je een vriendelijke betalingsherinnering sturen. Vermeld hierin het factuurnummer, het openstaande bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum. Stuur eventueel de factuur opnieuw mee.
Wanneer een reactie uitblijft, kan het verstandig zijn om de opdrachtgever te bellen. Persoonlijk contact geeft vaak snel duidelijkheid. Misschien is er sprake van een administratieve fout of heeft de opdrachtgever tijdelijk moeite om aan de betalingsverplichting te voldoen. Wanneer je een betalingsregeling afspreekt, is het belangrijk om deze schriftelijk vast te leggen.
Een aanmaning versturen
Levert een betalingsherinnering niets op, dan kun je een formele aanmaning versturen. Hierin geef je de opdrachtgever opnieuw de mogelijkheid om de openstaande factuur binnen een bepaalde termijn te betalen. Bewaar betalingsherinneringen, aanmaningen en andere correspondentie goed.
Voor zakelijke klanten en consumenten gelden niet altijd dezelfde regels. Vooral bij het berekenen van incassokosten is dit belangrijk. Bij consumenten moet bijvoorbeeld aan specifieke wettelijke voorwaarden worden voldaan voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht.
Bij zakelijke overeenkomsten kan bij een betalingsachterstand ook wettelijke handelsrente van toepassing zijn. Welke rente en kosten je precies kunt vorderen, hangt af van de overeenkomst, de algemene voorwaarden en de wettelijke regels.
Incassobureau of deurwaarder inschakelen
Blijft de opdrachtgever ondanks meerdere verzoeken weigeren te betalen, dan kun je besluiten de vordering uit handen te geven. Een incassobureau kan namens jou proberen het openstaande bedrag te innen. Het is verstandig om vooraf te controleren welke kosten hieraan verbonden zijn.
Wanneer buitengerechtelijke incasso geen resultaat oplevert, kan uiteindelijk een gerechtelijke procedure nodig zijn. Een gerechtsdeurwaarder kan onder andere officiële stukken betekenen en, wanneer daarvoor een geldige executoriale titel bestaat, maatregelen nemen om een vordering te innen.
Bij kleinere openstaande bedragen is het verstandig om vooraf af te wegen of verdere juridische stappen opwegen tegen de mogelijke kosten en tijd.
Voorkom problemen met openstaande facturen
Je kunt niet iedere wanbetaling voorkomen, maar duidelijke afspraken verkleinen wel het risico. Leg daarom vooraf vast welke werkzaamheden je uitvoert, wat deze kosten en welke betalingstermijn van toepassing is. Bij grotere opdrachten kun je bijvoorbeeld een voorschot vragen of werken met deelbetalingen.
Bewaar daarnaast offertes, opdrachtbevestigingen, facturen en belangrijke correspondentie. Mocht er later discussie ontstaan over de opdracht of betaling, dan beschik je over documentatie waarmee je gemaakte afspraken kunt onderbouwen.
Een goede debiteurenadministratie is eveneens belangrijk. Controleer regelmatig welke facturen vervallen zijn en onderneem tijdig actie. Op die manier voorkom je dat openstaande facturen onnodig lang blijven liggen en houd je als zelfstandig ondernemer beter grip op je cashflow.
Mijnzzp.nl is een gratis website van en voor zzp-ers. Via Mijnzzp.nl komen zzp-ers en hun opdrachtgevers bij elkaar in contact. Wij brengen ook actualiteiten en informatie over zzp-er zijn en alle beroepen.
