Projectadministrateur

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

do, 7 nov 2024Team Mijnzzp

Inhoudsopgave
Beroep projectadministrateur
• Werken als projectadministrateur
• Wat doet een projectadministrateur?
• Wat is projectadministratie?
• Nauwkeurige projectadministratie
• Taken als projectadministrateur:
• Bedrijfsadministrateur:
Opleiding tot projectadministrateur
Bedrijven waar een projectadministrateur werkzaam kan zijn
Competenties projectadministrateur
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden projectadministrateur
Arbeidsvoorwaarden en salaris projectadministrateur
Eigen bedrijf starten als Projectadministrateur
Boekhoudprogramma vergelijken Projectadministrateur

Beroep projectadministrateur

Een projectadministrateur is over het algemeen een administrateur of andere soorten kantoormedewerker, die verantwoordelijk is voor de administratie met betrekking tot een bepaald project binnen de organisatie. Denk hierbij aan controle van de kosten en opbrengsten, de volledigheid van informatie, dossierbewaking en het opstellen van de eindrapportage. Ook het informeren van de voortgang of stagnatie van een project bij leidinggevende behoort tot de taken van de projectadministrateur. Het beroep projectadministrateur betreft een specifieke functie binnen bepaalde organisaties, die te maken hebben met veel verschillende projecten. Om de juiste kennis in te kunnen zetten als organisatie kan de organisatie specifieke projectadministrateurs inzetten, zodat de projectadministrateur precies weet wat er allemaal speelt binnen het project. Een projectadministrateur is dus een gewone administrateur, die beschikt over de juiste kennis van één of meerdere projecten. Het is niet zo dat een projectadministrateur alleen gezien kan worden als administratief medewerker, omdat projectadministrateurs in de meeste gevallen over specifieke kennis moeten beschikken. De functie projectadministrateur kan juist betrekking hebben op verschillende vaklieden, zoals ingenieurs of managers. Als projectadministrateur ben je dus op administratief niveau verantwoordelijk voor het begeleiden en monitoren van projecten. Het beroep projectadministrateur is aan te merken als een belangrijk beroep, omdat het de projectadministrateurs zijn, die precies weten hoe het staat met een bepaald project. Over het algemeen komt de functie projectadministrateur alleen voor binnen grotere organisaties, die te maken hebben met veel en vaak complex projecten. De inhoudelijke werkzaamheden van een projectadministrateur gaan meestal verder dan alleen het bijhouden van de administratie.

Werken als projectadministrateur

Een projectadministrateur is dus een administrateur, die verantwoordelijk is voor de administratieve afhandeling van één of meerdere projecten. Een projectadministrateur zal dus de administratie verzorgen van bepaalde projecten, die meestal verschillende doorlooptijden kennen. Als projectadministrateur ben je de aangewezen persoon als het aankomt op vragen van andere medewerkers of externe bedrijven over een bepaald project, waar jij als projectadministrateur verantwoordelijk voor bent. Voor welke projecten je precies verantwoordelijk bent als projectadministrateur zal sterk afhankelijk zijn van het soort werkgever waar je werkt. Als projectadministrateur kan je bijvoorbeeld de administratieve leiding hebben over een nieuwe fabriek, een nieuwe winkel of bijvoorbeeld de administratie verzorgen van een nieuwe snelweg. Zoals eerder aangegeven kan het beroep projectadministrateur betrekking hebben op verschillende soort vaklieden. Enkele voorbeelden kunnen zijn ingenieurs, werkvoorbereiders of operationeel manager.

Wat doet een projectadministrateur?

Een projectadministrateur doet meer dan alleen het inboeken van rekeningen of facturen betalen. De projectadministrateur heeft ook een sterk controlerende functie, zoals het controleren van de urenregistratie, en ondersteunt de projectmanagers wanneer dit nodig mocht zijn. Ook het controleren van gemaakte afspraken, zoals bepaalde kwaliteitsafspraken, zijn een belangrijk onderdeel van je werkzaamheden. Daarnaast zul je als projectadministrateur veel overleggen met betrokken partijen en ook vergaderingen organiseren. Een projectadministrateur moet over goede communicatieve vaardigheden beschikken, omdat je als projectadministrateur met veel verschillende mensen en bedrijven te maken zal krijgen. Een projectadministrateur is dus verantwoordelijk voor het beheren en coördineren van de administratieve taken en processen binnen een project. Hun hoofddoel is om ervoor te zorgen dat het project op een efficiënte en georganiseerde manier wordt uitgevoerd. Hier zijn enkele taken die een projectadministrateur kan uitvoeren:

Budgetbeheer: De projectadministrateur houdt toezicht op het budget van het project. Ze registreren en controleren de kosten, bewaken de uitgaven en zorgen ervoor dat het project binnen het toegewezen budget blijft. Ze kunnen financiële rapporten opstellen en bijwerken om de projectkosten te documenteren en te communiceren.
Documentbeheer: De projectadministrateur zorgt voor een systematische opslag en beheer van projectdocumenten, zoals contracten, correspondentie, rapporten en andere belangrijke documenten. Ze zorgen ervoor dat alle documenten correct worden gearchiveerd en gemakkelijk toegankelijk zijn voor het projectteam en andere belanghebbenden.
Planning en organisatie: De projectadministrateur ondersteunt bij het opstellen en bijwerken van de projectplanning. Ze kunnen assisteren bij het opstellen van tijdlijnen, het toewijzen van middelen en het bijhouden van mijlpalen. Ze houden toezicht op de voortgang van het project en helpen bij het identificeren van eventuele vertragingen of knelpunten.
Rapportage: De projectadministrateur is verantwoordelijk voor het verzamelen en analyseren van gegevens met betrekking tot het project. Ze kunnen periodieke rapporten opstellen met betrekking tot de voortgang, kosten, kwaliteit en andere relevante projectinformatie. Deze rapporten worden vaak gedeeld met het management, belanghebbenden en teamleden.
Communicatie en coördinatie: De projectadministrateur fungeert als een schakelpunt tussen verschillende belanghebbenden binnen het project. Ze onderhouden communicatiekanalen, organiseren vergaderingen en zorgen voor een goede informatiestroom tussen teamleden, leveranciers en andere betrokken partijen. Ze kunnen ook assisteren bij het opstellen en verspreiden van projectgerelateerde communicatie, zoals nieuwsbrieven of updates.
Administratieve ondersteuning: Naast projectgerelateerde taken kan een projectadministrateur ook algemene administratieve ondersteuning bieden aan het projectteam. Dit kan het beheren van agenda's, het plannen van vergaderingen, het verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie en andere administratieve taken omvatten.

Over het algemeen speelt een projectadministrateur een essentiële rol in het coördineren, beheren en documenteren van de administratieve aspecten van een project. Ze dragen bij aan de efficiënte uitvoering van het project door ervoor te zorgen dat de administratieve processen soepel verlopen en de projectinformatie correct wordt bijgehouden.

Wat is projectadministratie?

Projectadministratie verwijst naar het beheer en de registratie van alle administratieve aspecten van een project. Het omvat het vastleggen, organiseren en bijhouden van alle relevante documentatie, informatie en communicatie die verband houden met het project. Denk hierbij aan budgetbeheer, planning, voortgangsbewaking en bijvoorbeeld aan archivering van documenten. Daarnaast omvat projectadministratie ook het creëren en onderhouden van een gestructureerd systeem voor het beheren van contracten, vergunningen, rapporten en andere belangrijke documenten die essentieel zijn voor het project. Het zorgt ervoor dat alle benodigde documentatie gemakkelijk toegankelijk is voor het projectteam en andere belanghebbenden, waardoor efficiënte besluitvorming en samenwerking mogelijk wordt gemaakt.

Nauwkeurige projectadministratie

Een nauwkeurige projectadministratie is van cruciaal belang voor het succes van een project. Het stelt het projectteam in staat om belangrijke informatie te documenteren, zoals gemaakte afspraken, genomen beslissingen en risicobeheersplannen. Dit biedt niet alleen een gedetailleerd overzicht van de projectvoortgang, maar dient ook als een waardevolle referentie voor toekomstige projecten. Bovendien speelt projectadministratie een belangrijke rol bij budgetbeheer. Door de kosten nauwlettend te volgen en te registreren, kan een projectadministrateur ervoor zorgen dat het project binnen het toegewezen budget blijft en eventuele afwijkingen tijdig worden opgemerkt. Dit helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen en het nemen van corrigerende maatregelen om de financiële gezondheid van het project te waarborgen.

Een effectieve projectadministratie vereist nauwkeurigheid, organisatie en systematisch denken. Het is belangrijk om de juiste tools en processen te gebruiken om alle projectgerelateerde informatie en documenten te beheren. Dit kan variëren van het gebruik van projectmanagementsoftware tot het implementeren van gestandaardiseerde documentatie- en archiveringsprocedures. Projectadministratie is een essentieel onderdeel van het succesvol beheren van een project. Het houdt zich bezig met het vastleggen, organiseren en bijhouden van alle administratieve aspecten, waaronder documentatie, communicatie en budgetbeheer. Door zorgvuldig de administratieve processen te beheren, kan een projectadministrateur bijdragen aan een gestroomlijnde en efficiënte uitvoering van het project.

Taken als projectadministrateur:

Administratie bijhouden.
Afspraken controleren.
Facturen controleren.
Ondersteunen projectmanagers.
Overleggen met betrokken partijen.
Urenregistratie bijhouden.
Vergaderingen organiseren.
Waken over de geleverde kwaliteit.
Waken over de voortgang van een project.

Bedrijfsadministrateur:

Opleiding tot projectadministrateur

Er zijn geen specifieke opleidingsmogelijkheden tot projectadministrateur via gebruikelijke scholen. Wel zijn er voldoende externe cursussen te vinden gericht op projectadministratie. Een gerichte opleiding op Mbo-niveau is de Mbo-opleiding bedrijfsadministrateur. Een belangrijke aanvulling hierop is dat de Mbo-opleiding bedrijfsadministrateur niet specifiek gericht is op projectadministratie. Zoals eerder omschreven kan een projectadministrateur meestal niet gezien worden als administratief medewerker, omdat je als projectadministrateur in de meeste gevallen over specifieke kennis moet beschikken. Over welke opleiding een projectadministrateur dan moet beschikken is meestal afhankelijk van de soort werkzaamheden. In de meeste gevallen zal het beroep projectadministrateur gezien moeten worden als beroep op minimaal Mbo-niveau vier. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Als zzp'er is het raadzaam om gebruik te maken van zzp online boekhoudpakket voor de administratie.

Bedrijven waar een projectadministrateur werkzaam kan zijn

Een projectadministrateur kan eigenlijk overal werkzaam zijn. Het zijn doorgaans alleen de grote bedrijven die specifieke projectadministrateurs aanstellen, omdat deze meestal veel en ingewikkelde projecten uitvoeren. Binnen de kleinere bedrijven is een projectadministrateur doorgaans ook gewoon een administratief medewerker en is de functie dus gecombineerd.

Competenties projectadministrateur

Een projectadministrateur moet in de eerste plaats voldoende kennis hebben van administratie. De verdere competenties van een projectadministrateur komen sterk overeen met die van een gewone administratief medewerker, zoals het goed kunnen communiceren en het bezitten van financieel inzicht. Als projectadministrateur heb je doorgaans een grote verantwoordelijkheid, omdat managers en de directie in veel gevallen afhankelijk zijn van de projectadministratie. Algemeen belangrijke woorden zijn kennis, vakmanschap, monitoren, controleren, stressbestendig, waakzaamheid, motivatie plannen en organiseren. Verder competenties zijn niet zomaar aan te geven, omdat het beroep projectadministrateur betrekking kan hebben op verschillende vaklieden. Het is dan ook prima denkbaar dat een projectadministrateur te maken heeft met vaste beroepscompetenties.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden projectadministrateur

Als goed opgeleide administratief medewerker of projectadministrateur is het verkrijgen van werk doorgaans geen enkel probleem. De functie projectadministrateur komt tegenwoordig steeds meer voor binnen het bedrijfsleven. Over het algemeen zul je als specifiek projectadministrateur wel werkzaam zijn voor grotere bedrijven of overheden en minder snel werkzaam zijn voor kleinere bedrijven. Zoals eerder omschreven kan een projectadministrateur op Mbo-niveau of op Hbo-niveau werkzaam zijn. De doorgroeimogelijkheden als projectadministrateur zijn sterk afhankelijk van je eigen competenties en opleidingen. Een projectadministrateur met een afgeronde hbo-opleiding kan prima doorgroeien tot een managersfunctie, afhankelijk van de organisatie waar je werkzaam bent.

Arbeidsvoorwaarden en salaris projectadministrateur

Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor het beroep projectadministrateur, omdat je voor uiteenlopende soorten bedrijven of overheden werkzaam kan zijn in verschillende sectoren. Een projectadministrateur zal doorgaans een salaris verdienen tussen de 2000 en 3500 euro bruto per maand, afhankelijk van je opleidingsniveau, leeftijd, dienstjaren en specifieke verantwoordelijkheden. Zoals eerder omschreven komt de functie projectadministrateur ook wel voor op Hbo-niveau. Een hoger salaris is dan ook zeker denkbaar.

Eigen bedrijf starten als Projectadministrateur

Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Projectadministrateur, waaronder:

Boekhoudprogramma vergelijken Projectadministrateur

Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Projectadministrateur bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.

Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Projectadministrateur.

Mijnzzp.nl

Sidebar