Congresplanner
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
Inhoudsopgave
Beroep congresplanner
• Congressen en events organiseren als congresplanner
• Wat doet een congresplanner?
• Wat is een congres?
• Congressen en netwerkmogelijkheden
• Belang van een congrescentrum
• Beroepsfilm congresplanner:
• Amsterdam ArenA als congrescentrum:
Opleidingen tot congresplanner
Bedrijven waar een congresplanner werkzaam kan zijn
Competenties congresplanner
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als congresplanner
Arbeidsvoorwaarden en salaris congresplanner
Eigen bedrijf starten als Congresplanner
Boekhoudprogramma vergelijken Congresplanner
Beroep congresplanner
Een congresplanner is verantwoordelijk voor het organiseren en begeleiden van congressen. Een andere benaming voor congresplanner is ook wel event manager. Een congres is een grootschalige bijeenkomst gericht op een bepaald thema. Denk bijvoorbeeld aan wetenschappers die een congres bezoeken, of aan een accountantscongres. In alle branches worden tegenwoordig wel congressen georganiseerd. Een andere benaming voor congressen is ook wel symposium of conferentie. Het doel van een congres kan per congres verschillen, maar over het algemeen zullen er tijdens een congres ideeën uitgewisseld worden. Met andere woorden komen er diverse vakspecialisten bij elkaar, die samen gaan brainstormen over een of meerdere onderwerpen. Tijdens een congres is er meestal een vaste dagvoorzitter of spreker, die aangemerkt moeten worden als voorzitter. De inhoudelijke werkzaamheden van een congresplanner moeten vrij breed gezien worden, omdat een congresplanner verantwoordelijk is voor verschillende werkzaamheden, zoals het boeken van gastsprekers, het organiseren van het congres en het begeleiden van verschillende bedrijven, die werkzaamheden moeten uitvoeren met betrekking tot het congres. Voor welke werkzaamheden een congresplanner precies verantwoordelijk is kan per congres en congresgebouw verschillen. Een congresplanner kan werkzaam zijn als zelfstandig ondernemer of is bijvoorbeeld werkzaam voor een congresorganisatie. Het beroep congresplanner komt in de praktijk dan ook op verschillende manieren voor. Het is de congresplanner die dit soort bijeenkomsten mogelijk maakt voor organisaties, bedrijven en overheden. Het organiseren van een congres is over het algemeen een flinke opgave, omdat het meestal niet alleen het boeken van een congrescentrum betreft. Denk ook aan het regelen van hotelovernachtingen, de catering en bijvoorbeeld aan het boeken van speciale gastsprekers.
Congressen en events organiseren als congresplanner
Een congresplanner is dus een organisator die zich gespecialiseerd heeft in het organiseren van congressen. Congressen kenmerken zich over het algemeen door de grootschaligheid van de bijeenkomsten. Congressen zijn behoorlijk populair te noemen binnen bepaalde doelgroepen. Denk bijvoorbeeld aan wetenschappers, artsen, ambtenaren en aan het onderwijs. Daarnaast organiseren brancheorganisaties regelmatig congressen om hun doelgroep en/of achterban te informeren. Het organiseren van congressen is over het algemeen veel werk, omdat er meestal veel mensen op een congres afkomen. Een congresplanner zal dan ook in de meeste gevallen gebruikmaken van een draaiboek, waarbinnen alle belangrijke punten opgenomen worden, zodat het congres soepel zal verlopen. Ook het boeken van dagvoorzitters en eventuele gastsprekers kan tot de verantwoordelijk behoren van de congresplanner. Andere werkzaamheden zijn bijvoorbeeld het regelen van voldoende facilitair medewerkers voor de algemene werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan garderobemedewerkers, gastvrouwen en aan cateringmedewerkers. Wat een congresplanner precies allemaal zal organiseren is ook afhankelijk van de soort opdracht.
Wat doet een congresplanner?
Een congresplanner, ook wel bekend als een evenementenplanner of conferentieplanner, is dus verantwoordelijk voor het organiseren en beheren van conferenties, congressen, seminars, beurzen en andere soortgelijke evenementen. Ze werken meestal voor organisaties, bedrijven of professionele congresorganisaties. De taken van een congresplanner kunnen variëren, maar over het algemeen omvatten ze het volgende:
- Planning en coördinatie: Een congresplanner begint met het identificeren van de doelstellingen en vereisten van het evenement. Ze stellen een gedetailleerd plan op, inclusief de data, locatie, budget, programma, sprekers en andere relevante aspecten. Ze coördineren en communiceren met alle betrokken partijen, zoals leveranciers, sprekers, deelnemers en sponsors.
- Locatiebeheer: De congresplanner is verantwoordelijk voor het vinden en boeken van geschikte locaties voor het congres. Ze evalueren verschillende opties, onderhandelen over contracten, coördineren logistiek zoals accommodatie, catering en audiovisuele apparatuur, en zorgen ervoor dat de locatie voldoet aan de behoeften van het evenement.
- Programmaontwikkeling: De congresplanner helpt bij het ontwikkelen van het programma voor het evenement. Ze werken samen met sprekers, panelleden en experts om sessies, presentaties, workshops, panelgesprekken en andere activiteiten te plannen. Ze zorgen voor een gebalanceerd en boeiend programma dat aansluit bij de doelstellingen van het congres.
- Budgetbeheer: Een belangrijke taak van een congresplanner is het beheren van het budget voor het evenement. Ze stellen een budget op, houden de kosten nauwlettend in de gaten, onderhandelen over contracten en zorgen ervoor dat het evenement binnen het gestelde budget blijft. Ze werken samen met de financiële afdeling om betalingen te verwerken en financiële rapporten op te stellen.
- Marketing en promotie: De congresplanner is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van marketing- en promotieactiviteiten om deelnemers aan te trekken en het evenement te promoten. Dit kan het maken van marketingmateriaal, het opzetten van een registratiewebsite, het verzenden van uitnodigingen, het gebruik van sociale media en andere communicatiekanalen omvatten.
- Logistiek en operationeel beheer: De congresplanner coördineert alle logistieke aspecten van het evenement. Ze zorgen voor de registratie van deelnemers, het beheer van deelnemersgegevens, de coördinatie van transport, de opstelling van de evenementenruimte, de catering, technische ondersteuning en andere operationele details.
- Evaluatie en follow-up: Na afloop van het evenement evalueert de congresplanner het succes van het evenement. Ze verzamelen feedback van deelnemers, analyseren evaluatieresultaten en rapporteren over de prestaties van het congres. Ze gebruiken deze informatie om toekomstige evenementen te verbeteren.
Wat is een congres?
Een congres is een formeel evenement waarbij mensen uit een specifieke branche, beroepsgroep, organisatie of interessegebied samenkomen om kennis uit te wisselen, informatie te delen, ideeën te bespreken en netwerkmogelijkheden te bieden. Het is een gelegenheid waar professionals, experts, wetenschappers en andere belanghebbenden bijeenkomen om te leren, te discussiëren en de laatste ontwikkelingen binnen hun vakgebied te verkennen. Congressen kunnen variëren in omvang en duur, van kleine bijeenkomsten met enkele tientallen deelnemers tot grote internationale congressen met duizenden deelnemers. Ze kunnen gericht zijn op specifieke onderwerpen, zoals medische congressen, wetenschappelijke congressen, technologiecongressen, zakelijke congressen of sectorgerichte congressen. Tijdens een congres worden vaak presentaties, lezingen, workshops, paneldiscussies en posterpresentaties gehouden. Sprekers delen hun expertise, presenteren onderzoeksresultaten, bespreken nieuwe ontwikkelingen en geven inzicht in de trends en uitdagingen binnen hun vakgebied. Deelnemers hebben de mogelijkheid om vragen te stellen, deel te nemen aan discussies en ervaringen uit te wisselen met collega's en experts.
Congressen en netwerkmogelijkheden
Naast het educatieve aspect bieden congressen ook waardevolle netwerkmogelijkheden. Deelnemers kunnen nieuwe contacten leggen, samenwerkingen aangaan, potentiële partners ontmoeten, ideeën delen en zich op de hoogte stellen van de nieuwste innovaties en best practices binnen hun branche. Congressen worden vaak georganiseerd door beroepsverenigingen, wetenschappelijke organisaties, bedrijven, universiteiten, overheidsinstanties of gespecialiseerde evenementenbureaus. Ze kunnen jaarlijks, tweejaarlijks of minder frequent plaatsvinden, afhankelijk van de aard en doelstellingen van het congres. Over het algemeen is een congres een belangrijk evenement dat professionals en belanghebbenden binnen een bepaalde sector of discipline bij elkaar brengt om kennis te vergaren, samen te werken en de vooruitgang binnen hun vakgebied te bevorderen.
Belang van een congrescentrum
Een congrescentrum is een speciaal gebouw dat uit meerdere gebouwen kan bestaan, die speciaal zijn ingericht op de ontvangst van veel mensen. Een gewone vergaderzaal is over het algemeen niet groot genoeg om dienst te doen als congrescentrum. In sommige gevallen kan een congres ook plaatsvinden in andere gebouwen die een grote ruimte te beschikken hebben, zoals een bioscoop of school. Een echt congrescentrum is meestal ook voorzien van een hotelaccommodatie zodat aanwezige gasten niet ver hoeven te reizen.
De meeste steden zien maar al te graag een congrescentrum binnen hun grenzen. Een congrescentrum is niet alleen goed voor organisatoren, maar ook voor de stad of regio. Er worden jaarlijks veel verschillende soorten congressen georganiseerd, waardoor het lokale bedrijfsleven meestal flink kan profiteren. Denk bijvoorbeeld aan hotelovernachtingen, de taxibranche, cateringbedrijven en aan beveiligingsbedrijven, die allemaal omzet kunnen maken door een congrescentrum. Daarnaast is het voor stad zelf en de regio een mooie manier om zich op de kaart te zetten.
Beroepsfilm congresplanner:
Amsterdam ArenA als congrescentrum:
Opleidingen tot congresplanner
Er bestaan verschillende soorten opleidingsmogelijkheden als congresplanner, zoals de hbo-opleiding International Event Management en de Hbo-opleiding Business Management die geschikt kunnen zijn. Maar een geheel andere opleiding behoort ook tot de mogelijkheden. De meeste grote congresorganisatoren hebben verschillende soorten medewerkers in dienst, die ook over verschillende soorten opleidingen kunnen beschikken afhankelijk van hun specialisatie binnen de organisatie. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Als je een eigen bedrijf gaat starten als ondernemer, dan is het belangrijk om gebruik te maken van een boekhoudprogramma zzp. Met het beste boekhoudprogramma voor zzp'ers kun je de complete financiële administratie bijhouden en nog veel meer.
Bedrijven waar een congresplanner werkzaam kan zijn
Een congresplanner kan voor verschillende organisaties werkzaam zijn, zoals voor een congrescentrum, overheden of provincies, of is werkzaam voor een congresbureau. Daarnaast zijn er redelijk veel congresplanners, die aangemerkt moeten worden als ondernemer. Zoals eerder omschreven kunnen de inhoudelijke werkzaamheden van een congresplanner verschillen per congresplanner. Een zelfstandig werkende congresplanner kan bijvoorbeeld ook alleen verantwoordelijk zijn voor het organiseren van congressen zonder bijkomende facilitaire werkzaamheden. Een andere benaming voor congresplanner kan ook event manager zijn.
Competenties congresplanner
Als congresplanner is je belangrijkste competentie het kunnen plannen en organiseren, zodat alles verloopt, zoals dit gepland is. Daarnaast moet je over managementvaardigheden beschikken, waarbinnen communicatie een grote rol speelt. Als je werkzaam bent als ondernemer zul je ook over een commerciële instelling moeten beschikken. Ook het netwerken kan in dat geval aangemerkt worden als belangrijke competentie. Als laatste is het belangrijk dat je over financieel inzicht beschikt, zodat alles netjes binnen het budget blijft. Algemeen belangrijke woorden zijn motivatie, doorzettingsvermogen, stressbestendigheid, gastheerschap, inspiratie, analytisch, organisatietalent en trends.
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als congresplanner
Het arbeidsmarktperspectief als congresplanner is redelijk te noemen, afhankelijk van je opleidingen en werkervaring. Er zijn redelijk veel congresbureaus te vinden die kunnen variëren van klein tot groot. De doorgroeimogelijkheden als congresplanner moeten gezien worden in het mogen organiseren van belangrijke grote congressen of het verkrijgen van een leidinggevende functie. Daarnaast kan het starten van een eigen congresbureau gezien worden als het doorgroeien binnen je carrière.
Arbeidsvoorwaarden en salaris congresplanner
Er zijn geen specifieke voorbeelden te geven van de arbeidsvoorwaarden, omdat je voor verschillende soorten bedrijven, provincies of overheden werkzaam kan zijn. Een congresplanner of event manager met een afgeronde hbo-opleiding zal in loondienst een salaris verdienen tussen de 2500 en 3500 euro bruto per maand, afhankelijk van leeftijd, opleidingen en specifieke verantwoordelijkheden. Wat een zelfstandig ondernemer precies kan verdienen is niet zomaar aan te geven, omdat dit geheel afhankelijk zal zijn van het soort en aantal opdrachten.
Eigen bedrijf starten als Congresplanner
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Congresplanner, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Congresplanner
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Congresplanner bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Congresplanner.
Mijnzzp.nl