Secretariaatsmedewerker

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

za, 21 dec 2024Team Mijnzzp

Beroep secretariaatsmedewerker

Secretariaatsmedewerker is een algemene benaming voor administratief personeel dat werkzaam is op een secretariaat. Secretariaat is een andere benaming voor de afdeling administratie. Het verschil tussen een secretariaat en de afdeling administratie is dat op een secretariaat over het algemeen niet alleen gegevens vastgelegd worden, omdat er bijvoorbeeld ook documenten uitgewerkt worden, afhankelijk van de soort werkgever. In zijn algemeenheid is het zo dat een secretariaat dezelfde werkzaamheden uitvoert als een administratieve afdeling, echter zijn de werkzaamheden op een secretariaat meestal breder dan alleen het verwerken van gegevens. De werkzaamheden van een secretariaatsmedewerker zijn verder niet anders dan die van een secretaresse of administratief medewerker. Als secretariaatsmedewerker kan je werkzaam zijn voor uiteenlopende soorten bedrijven en overheden in verschillende branches. Denk bijvoorbeeld aan advocatenkantoren, ziekenhuizen en aan het bedrijfsleven. De belangrijkste taak van een secretariaatsmedewerker is het ondersteunen van het secretariaat of het ondersteunen van de directiesecretaresse en/of managementassistenten. Zoals eerder omschreven kan een secretariaatsmedewerker verschillende werkzaamheden uitvoeren, die meestal afhankelijk zijn van de genoten opleidingen en soort werkgever. Algemene taken als secretariaatsmedewerker zijn typewerkzaamheden, het verwerken van notulen, archiefwerkzaamheden, klantencontacten onderhouden, het organiseren van bijeenkomsten en het eventueel overleggen met de office manager, de directie of de directeur als dat nodig is. Alle werkzaamheden, die een secretariaatsmedewerker uitvoert moeten gezien worden als ondersteunende werkzaamheden, die wel per werkgever kunnen verschillen.

Werken als secretariaatsmedewerker

In de meeste gevallen werkt een secretariaatsmedewerker samen met diverse andere collega's binnen het secretariaat en is er meestal sprake van een office manager dat het afdelingshoofd is van het secretariaat. De functie office manager komt overigens niet binnen iedere organisatie voor. Het zijn meestal alleen de grotere organisaties die gebruikmaken van een office manager. In dat geval hebben we het ook wel over office management. Het beroep secretariaatsmedewerker is een beroep op Mbo-niveau twee. De Mbo-opleiding secretarieel medewerker is op de meeste scholen te volgen en moet gezien worden als een instroom opleiding waarbij verschillende geschikte vervolgopleidingen bestaan. Na het afronden van de Mbo-opleiding secretarieel medewerker kan je bijvoorbeeld kiezen voor de vervolgopleiding tot secretaresse.

Wat doet een secretariaatsmedewerker?

Een secretariaatsmedewerker, speelt een belangrijke rol bij het ondersteunen van de dagelijkse taken en operationele activiteiten van een kantoor, afdeling of organisatie. De specifieke taken en verantwoordelijkheden van een secretariaatsmedewerker kunnen variëren afhankelijk van de grootte en aard van de organisatie, maar over het algemeen omvatten ze het volgende:

Algemene administratieve taken: Een secretariaatsmedewerker voert verschillende algemene administratieve taken uit, zoals het beheren van correspondentie (post, e-mails), het opstellen van documenten (brieven, memo's), het maken van afspraken, het bijhouden van agenda's en het organiseren van vergaderingen.
Receptie- en telefoonbeheer: Een secretariaatsmedewerker fungeert vaak als eerste aanspreekpunt voor bezoekers en telefoongesprekken. Ze ontvangen bezoekers, beantwoorden telefoontjes, verstrekken basisinformatie en verwijzen indien nodig door naar de juiste persoon of afdeling.
Archivering en documentbeheer: Het organiseren en beheren van documenten, dossiers en archieven behoort tot de verantwoordelijkheid van een secretariaatsmedewerker. Ze zorgen ervoor dat documenten correct worden opgeslagen, georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer dat nodig is.
Informatie- en communicatiestroom: Een secretariaatsmedewerker fungeert als schakel tussen verschillende afdelingen en medewerkers binnen een organisatie. Ze zorgen ervoor dat informatie soepel wordt doorgegeven, communiceren met interne en externe belanghebbenden en bieden ondersteuning bij de coördinatie van projecten en activiteiten.
Kantoorbenodigdheden en voorraadbeheer: Het beheren en bestellen van kantoorbenodigdheden, zoals papier, pennen, printers en andere benodigdheden, is een taak van een secretariaatsmedewerker. Ze houden ook toezicht op de voorraad en zorgen ervoor dat er voldoende voorraad is om aan de behoeften van het kantoor te voldoen.
Ondersteuning bij evenementen en vergaderingen: Een secretariaatsmedewerker kan betrokken zijn bij het plannen, organiseren en coördineren van evenementen, vergaderingen, trainingen en workshops. Ze kunnen locaties boeken, catering regelen, uitnodigingen versturen en zorgen voor de benodigde apparatuur en materialen.
Databasebeheer: Het bijhouden en updaten van interne databases en systemen met relevante informatie, contactgegevens en andere gegevens is een taak van een secretariaatsmedewerker. Ze zorgen ervoor dat de gegevens nauwkeurig en actueel zijn.

Een secretariaatsmedewerker ondersteunt het kantoor of de organisatie door het uitvoeren van diverse administratieve taken, het beheren van communicatie en informatie, en het bieden van algemene ondersteuning aan medewerkers en belanghebbenden.

Werkzaamheden van een secretariaatsmedewerker

Als secretariaatsmedewerker ben je dus op een brede manier verantwoordelijk voor het uitvoeren van administratieve werkzaamheden. Het is niet zo dat een secretariaatsmedewerker alleen gezien kan worden als administratief medewerker, omdat je als secretariaatsmedewerker over het algemeen op een bredere manier werkzaam kan zijn. Eigenlijk is een secretariaatsmedewerker verantwoordelijk voor alle denkbare ondersteunende werkzaamheden, die kunnen voorkomen binnen een secretariaat. Met andere woorden kan een secretariaatsmedewerker ook verantwoordelijk zijn voor het klaarzetten van vergaderruimtes inclusief het aansluiten van geluids- en beeldapparatuur. Ook het verzorgen van de bijkomende lunch kan tot de werkzaamheden van de secretariaatsmedewerker behoren. Andere werkzaamheden kunnen zijn het administratief bijhouden van bepaalde projecten of het aanvullen van kantoorbenodigdheden als voorraadbeheerder. Daarnaast kun je verantwoordelijk zijn voor het verzorgen van facilitaire benodigdheden voor de verschillende afdelingen. Dit is natuurlijk afhankelijk van de office manager en organisatie.

Verschillende werkzaamheden als secretariaatsmedewerker

Enkele werkzaamheden waarvoor een secretariaatsmedewerker verantwoordelijk is, zijn administratieve taken, het archiveren van documenten, het wegwerken van poststukken en het inplannen van afspraken. Daarnaast is het denkbaar dat een secretariaatsmedewerker aangemerkt kan worden als baliemedewerker of als receptionist. Ook het beroep secretaresse of het fungeren als juridisch secretaresse kan tot de mogelijkheden behoren. In de meeste gevallen hebben we het dan wel over een ondersteunende rol. Een meer algemene benaming voor secretariaatsmedewerker kan ook zijn administratief medewerker.

Taken als secretariaatsmedewerker:

Het beantwoorden van de telefoon.
Het bijhouden van de agenda.
Het bijhouden van correspondentie.
Het maken van afspraken.
Het notuleren en uitwerken van verslagen.
Het organiseren van bijeenkomsten en de lunch.
Het uitvoeren van archiefwerkzaamheden.
Het uitvoeren van typewerkzaamheden.

Secretariële opleidingen:

Opleidingen tot secretariaatsmedewerker

Wie een carrière ambieert als secretariaatsmedewerker kan het beste kiezen voor de Mbo-opleiding secretarieel medewerker op niveau twee. De Mbo-opleiding secretarieel medewerker moet gezien worden als een instapopleiding. De Mbo-opleiding secretarieel medewerker zal over het algemeen twee jaar in beslag nemen. Tijdens de opleiding is er onder meer aandacht voor je secretariële basisvaardigheden, agendabeheer, het behandelen van post en het ontvangen van bezoekers, en is er aandacht voor je computervaardigheden, zoals het werken met Outlook en Word en het snel en foutloos kunnen typen. Om deel te kunnen nemen aan de opleiding hoef je geen vooropleiding gevolgd te hebben. Tijdens de praktijkgerichte opleidingen zul je meestal onder toezicht werken van een ervaren collega, die in dat geval aangemerkt kan worden als leermeester. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Ook de boekhouding opzetten en bijhouden is belangrijk als zzp'er.

Bedrijven waar een secretariaatsmedewerker werkzaam kan zijn

Als secretariaatsmedewerker kan je voor uiteenlopende bedrijven, instellingen en organisaties werkzaam zijn. Denk bijvoorbeeld aan fabrieken, grote detailhandelsbedrijven, de industrie, gemeentehuizen of aan waterschappen. Daarnaast kan een secretariaatsmedewerker werkzaam zijn voor advocatenkantoren. Eigenlijk kan een secretariaatsmedewerker voor alle denkbare bedrijven en andere organisaties werkzaam zijn, die te maken hebben met administratie. Dit zijn over het algemeen wel de grotere bedrijven en andere soorten organisaties.

Competenties secretariaatsmedewerker

Als secretariaatsmedewerker moet je in staat zijn om zelfstandig te werken en ben je als persoon flexibel. Daarnaast mag het nauwkeurig organiseren en plannen geen probleem zijn voor je. Omdat je doorgaans de hele dag met klanten en collega's te maken zal krijgen moet je over uitstekende communicatieve vaardigheden beschikken en representatief overkomen. Afhankelijk van je werkgever kan het nodig zijn dat je enkele vreemde talen beheerst zoals Engels, Duits of Frans. Als laatste ben je natuurlijk bekend met alle computerprogramma's waarmee je in je vakgebied te maken zal krijgen. Algemeen belangrijke woorden zijn stressbestendigheid, energie, inzicht, verantwoordelijkheidsgevoel, passie, dienstbaarheid en motivatie.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als secretariaatsmedewerker

Het arbeidsmarktperspectief van een secretariaatsmedewerker is over het algemeen redelijk goed te noemen. Wel is het zo dat de meeste secretariaatsmedewerkers nog een opleiding aan het volgen zijn tot allround medewerker. Met andere woorden kan het als secretariaatsmedewerker wel belangrijk zijn om een vervolgopleiding te volgen na de Mbo-opleiding secretarieel medewerker. De doorgroeimogelijkheden van een secretariaatsmedewerker moeten dan ook gezien worden in het volgen van een aanvullende opleiding op Mbo-niveau drie. In dat geval kan een secretariaatsmedewerker uiteindelijk automatisch doorgroeien tot secretaresse.

Arbeidsvoorwaarden en salaris secretariaatsmedewerker

Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor dit beroep, omdat je als secretariaatsmedewerker bij veel verschillende soorten bedrijven werkzaam kan zijn in verschillende branches. Een secretariaatsmedewerker met een Mbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de 1800 en 2500 euro bruto per maand, afhankelijk van leeftijd, opleiding, dienstjaren en verantwoordelijkheden.

Eigen bedrijf starten als Secretariaatsmedewerker

Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Secretariaatsmedewerker, waaronder:

Boekhoudprogramma vergelijken Secretariaatsmedewerker

Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Secretariaatsmedewerker bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.

Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Secretariaatsmedewerker.

Mijnzzp.nl

Sidebar