Secretaris

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

do, 7 nov 2024Team Mijnzzp

Inhoudsopgave
Beroep secretaris
• De rol als secretaris
• Wat doet een secretaris?
• Ambtelijk secretaris
• Taken van een secretaris:
• De Supervrijwilliger:
Opleidingen tot secretaris
Bedrijven waar een secretaris werkzaam kan zijn
Competenties secretaris
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als secretaris
Arbeidsvoorwaarden en salaris secretaris
Eigen bedrijf starten als Secretaris
Boekhoudprogramma vergelijken Secretaris

Beroep secretaris

Een secretaris is verantwoordelijk voor verschillende werkzaamheden, zoals de verslaggeving van een vergadering of bijeenkomst, inclusief het voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten. In de meeste gevallen betreft dit vergaderingen of bijeenkomsten van een stichting, een vereniging of een commissie. Het is de taak van een secretaris om tijdens de vergadering of bijeenkomst notulen op te stellen van de vergadering, zodat er achteraf verslag uitgebracht kan worden van de vergadering of bijeenkomst. Andere belangrijke werkzaamheden van een secretaris zijn het uitnodigen van leden, het informeren van leden en het onderhouden van contacten met betrokken partijen en personen. Ook het toezien op regelgeving is een taak van de secretaris. Het opstellen van de agendapunten zal een secretaris meestal in samenwerking doen met de voorzitter van de organisatie. In het kort kunnen we de secretaris het beste omschrijven als de persoon, die verantwoordelijk is voor alle verslaglegging binnen de vereniging of stichting. Een secretaris maakt onderdeel uit van het dagelijkse bestuur, samen met de voorzitter en de penningmeester. De functie secretaris komt in de praktijk op verschillende manieren voor en kan andere benamingen hebben afhankelijk van de organisatie waarvoor de secretaris werkzaam is, zoals de benaming ambtelijk secretaris of de benaming secretaris overheidsdiensten. Ondanks dat de functie secretaris in de praktijk op verschillende manieren voorkomt verschillen de werkzaamheden onderling niet veel van elkaar. In alle gevallen moet het beroep secretaris gezien worden als een ondersteunende functie binnen een vereniging of stichting, met het doel de vereniging of stichting optimaal te laten functioneren. Een secretaris zal in veel gevallen als vrijwilliger actief zijn, echter komt het beroep secretaris ook beroepsmatig voor. In dat geval betreft het bijvoorbeeld een vereniging of stichting binnen het bedrijfsleven of ander soort organisatie.

De rol als secretaris

Als secretaris maak je dus onderdeel uit van een vereniging, stichting of commissie als bestuurder. Zoals eerder omschreven zal een secretaris in veel gevallen actief zijn als vrijwilliger voor een bepaalde vereniging. Denk bijvoorbeeld aan een hockeytrainer of aan een autocoureur, die ook werkzaam zijn als secretaris binnen de vereniging als er sprake is van een vereniging en/of stichting. Als een secretaris beroepsmatig actief is als secretaris is meestal de benaming ambtelijk secretaris van toepassing. Een ambtelijk secretaris maakt onderdeel uit van de ondernemingsraad of de Raad van Toezicht van bedrijven en andere soorten organisaties. De functie secretaris zal dus gezien moeten worden als aanvullende functie om verenigingen, stichtingen en commissies op een goede manier te kunnen besturen. Als secretaris heb je ook te maken met de voorzitter en de eventuele penningmeester.

Wat doet een secretaris?

Een secretaris speelt een belangrijke rol binnen organisaties, zowel in de publieke sector als in het bedrijfsleven. De taken en verantwoordelijkheden van een secretaris kunnen variëren, afhankelijk van de specifieke organisatie en de aard van het werk, maar over het algemeen omvat de functie van een secretaris de volgende aspecten:

• Administratieve ondersteuning: Een secretaris is verantwoordelijk voor het bieden van administratieve ondersteuning aan het managementteam, bestuur of directie. Dit omvat het beheren van de agenda's, het plannen van vergaderingen, het organiseren van reizen en het regelen van accommodaties. Daarnaast kunnen ze ook verantwoordelijk zijn voor het opstellen van brieven, rapporten, memo's en andere zakelijke correspondentie.
• Vergaderingen en notulen: Een secretaris is vaak betrokken bij het organiseren en voorbereiden van vergaderingen. Ze stellen de agenda op, zorgen ervoor dat alle benodigde documenten beschikbaar zijn en maken notulen van de vergaderingen. Deze notulen bevatten een samenvatting van de besproken onderwerpen, actiepunten en genomen beslissingen.
• Archivering en documentbeheer: Het beheren van documenten en archieven is een belangrijke taak van een secretaris. Ze zorgen ervoor dat belangrijke documenten, zoals contracten, beleidsstukken en correspondentie, correct worden opgeslagen, georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk zijn. Dit omvat ook het bewaren van vertrouwelijke informatie en het naleven van de wet- en regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming en archivering.
• Communicatie en correspondentie: Secretarissen zijn vaak verantwoordelijk voor de communicatie binnen de organisatie. Ze kunnen fungeren als het aanspreekpunt voor interne en externe contacten, het afhandelen van inkomende telefoongesprekken, e-mails en andere correspondentie. Ze zorgen ervoor dat berichten op tijd worden doorgegeven aan de juiste personen en dat de communicatie efficiënt verloopt.
• Beleidsondersteuning: Secretarissen kunnen betrokken zijn bij het ontwikkelen, implementeren en handhaven van organisatiebeleid. Ze zorgen ervoor dat de organisatie voldoet aan wettelijke vereisten en regelgeving. Ze kunnen ook helpen bij het opstellen van beleidsdocumenten, het uitvoeren van onderzoek en het adviseren van het managementteam over beleidskwesties.
• Bestuurs- en directieondersteuning: In organisaties met een bestuur of directie kunnen secretarissen verantwoordelijk zijn voor het ondersteunen van deze leden. Ze kunnen helpen bij het plannen en organiseren van bestuurs- of directievergaderingen, het opstellen van agenda's en het verstrekken van relevante documenten. Ze kunnen ook fungeren als een verbindingspunt tussen het bestuur of de directie en andere afdelingen binnen de organisatie.

Kortom, een secretaris heeft een breed scala aan verantwoordelijkheden, gericht op het bieden van administratieve ondersteuning, het organiseren van informatie en het faciliteren van effectieve communicatie binnen de organisatie. Ze spelen een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten en het bevorderen van efficiëntie en samenwerking.

Ambtelijk secretaris

Het beroep ambtelijk secretaris heeft meestal betrekking op het dagelijks bestuur van bedrijven en andere grote organisaties die te maken hebben met een ondernemingsraad, medezeggenschapsraad of een cliëntenraad. In dat geval gaat het meestal om secretariële werkzaamheden en beleidsvoorbereidende werkzaamheden. Ook administratieve ondersteuning behoort tot de werkzaamheden. Een ambtelijk secretaris is dus werkzaam is binnen een ondernemingsraad (OR) of een andere medezeggenschapsorganisatie. Hun rol is van essentieel belang voor het goed functioneren van de ondernemingsraad en het behartigen van de belangen van de werknemers.

Als ambtelijk secretaris ondersteun je de ondernemingsraad op administratief, organisatorisch en inhoudelijk vlak. Je helpt bij het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, het opstellen van agenda's en het verzamelen en verspreiden van relevante documenten. Daarnaast zorg je ervoor dat alle benodigde informatie en achtergrondstukken beschikbaar zijn voor de leden van de ondernemingsraad. Een ambtelijk secretaris speelt ook een belangrijke rol bij het begeleiden van het besluitvormingsproces binnen de ondernemingsraad. Je ondersteunt bij het formuleren van adviezen en instemmingen, waarbij je oog hebt voor juridische en organisatorische aspecten. Daarnaast ben je betrokken bij het opstellen en bewaken van het jaarplan en het budget van de ondernemingsraad.

Naast deze administratieve en organisatorische taken fungeert een ambtelijk secretaris ook als aanspreekpunt voor de Or-leden en de organisatie. Je beantwoordt vragen, handelt verzoeken af en zorgt ervoor dat de communicatie tussen de ondernemingsraad en andere belanghebbenden soepel verloopt. Een ambtelijk secretaris dient te beschikken over goede communicatieve vaardigheden, organisatorisch talent en een gedegen kennis van medezeggenschapswetgeving. Het is belangrijk om neutraal en objectief te blijven, aangezien je werkt met verschillende belangen en standpunten binnen de organisatie.

Taken van een secretaris:

• Het beantwoorden van vragen via de mail of post.
• Het efficiënt laten verlopen van processen.
• Het informeren van bestuursleden en belanghebbenden.
• Het maken van notulen tijdens vergaderingen.
• Het ondersteunen van de voorzitter.
• Het plannen van vergaderingen.
• Het toezien op regelgeving.
• Het uitwerken van vergaderingen.
• Het waken over agendapunten en vervolgpunten.

De Supervrijwilliger:

Opleidingen tot secretaris

Er bestaan verschillende opleidingsmogelijkheden voor het beroep secretaris, die wel per organisatie kunnen verschillen omdat het beroep secretaris op verschillende manieren voorkomt. Daarnaast kan het zo zijn dat binnen bepaalde organisaties, zoals een vereniging, de secretaris geen specifieke opleidingen genoten heeft omdat de werkzaamheden meestal op vrijwillige basis uitgevoerd worden. Eigenlijk kan iedereen wel fungeren als secretaris, waardoor het benoemen van een geschikte opleiding verder niet mogelijk is. Bestuurlijke ervaring is over het algemeen wel meegenomen als we spreken van de functie secretaris. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Ook de boekhouding op de juiste manier opzetten is belangrijk als secretaris. Dit kan het beste gedaan worden door middel van online boekhouden.

Bedrijven waar een secretaris werkzaam kan zijn

Over het algemeen zal een secretaris niet werkzaam zijn voor bedrijven of andere soorten organisaties. In de meeste gevallen zal een secretaris dan ook aangemerkt moeten worden als vrijwilliger. Zoals eerder omschreven komt de functie secretaris wel voor in het bedrijfsleven of binnen de financiële sector, echter spreken we dan meestal van een ambtelijk secretaris. Binnen het bedrijfsleven kan er ook sprake zijn van verenigingen, stichtingen en van commissies.

Competenties secretaris

De belangrijkste competentie als secretaris is dat je secuur bent in je werkzaamheden, omdat het op de juiste manier tijdig informeren van andere bestuursleden en belanghebbenden erg belangrijk is. Daarnaast moet je als secretaris goed kunnen samenwerken met andere bestuurders zoals de voorzitter en de penningmeester. Ook communicatie in het algemeen kan aangemerkt worden als belangrijke competentie, omdat je veel te maken heeft met verschillende bestuursleden en andere betrokkenen. Algemeen belangrijke woorden zijn energie, passie, stressbestendigheid, visie, analytisch, waakzaamheid, controleren, omgevingsgerichtheid, motivatie, plannen en organiseren.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als secretaris

Het arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als secretaris zijn niet zomaar aan te geven, omdat deze geheel afhankelijk zijn van de organisatie waarbinnen je werkzaam bent en het opleidingsniveau. Daarnaast zijn lang niet alle secretarissen beroepsmatig werkzaam als secretaris. Zoals eerder aangegeven moet de functie secretaris in de meeste gevallen aangemerkt worden als aanvullende functie. De meeste secretarissen hebben verder niks te maken met arbeidsmarktperspectief en mogelijke doorgroeimogelijkheden.

Arbeidsvoorwaarden en salaris secretaris

Er zijn geen voorbeelden te geven van de arbeidsvoorwaarden en het salaris, omdat je voor uiteenlopende soorten organisaties werkzaam kan zijn in verschillende branches. Daarnaast kan het ook een vrijwilligersfunctie betreffen. Een secretaris die actief is als vrijwilliger ontvangt meestal alleen een onkostenvergoeding voor zijn of haar diensten.

Eigen bedrijf starten als Secretaris

Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Secretaris, waaronder:

• Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
• Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)

Boekhoudprogramma vergelijken Secretaris

Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Secretaris bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.

Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Secretaris.

Mijnzzp.nl