Front office manager

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

do, 7 nov 2024Team Mijnzzp

Beroep front office manager

Een front office manager is verantwoordelijk voor het aansturen van alle receptiemedewerkers binnen een hotel of andere soorten recreatiebedrijven. De functie front office manager komt over het algemeen alleen voor binnen de grotere organisaties, die te maken hebben met meerdere receptiemedewerkers. Het is goed denkbaar dat een front office manager zelf ook achter de receptie zal meewerken, echter kan dit wel per organisatie verschillen. Als front office manager zorg je ervoor dat gasten op een correcte manier ontvangen worden door de receptiemedewerkers en dat de receptie er netjes en verzorgd uitziet. Andere verantwoordelijkheden van een front office manager kunnen zijn het maken van de personeelsplanning, het houden van functioneringsgesprekken en administratieve werkzaamheden. Als front office manager ben je dus de leidinggevende van de receptie en stuur je andere receptiemedewerkers aan, zoals hotel receptionisten. De functie front office manager is wel voorbehouden aan bedrijven die beschikken over een grote zelfstandig werkende receptie, omdat anders de werkzaamheden tot de verantwoordelijkheid kunnen behoren van een hotelmanager of andere soorten manager. Als front office manager zal je in de meeste gevallen verantwoording afleggen aan de hotelmanager en dus werken onder de hotelmanager. Zoals eerder omschreven komt het beroep front office manager niet alleen voor binnen hotels, omdat ook andere recreatiebedrijven gebruik kunnen maken van een front office manager. Denk bijvoorbeeld ook aan grote recreatieparken of aan een congrescentrum dat beschikt over een eigen receptie. Ook binnen het bedrijfsleven kan het beroep front office manager voorkomen als een bedrijf te maken heeft met veel verschillende bezoekers. In alle gevallen moet er wel sprake zijn van een zelfstandig opererende receptie.

Werken als front office manager

Als front office manager geef je dus dagelijkse leiding aan receptionisten of aan hotel receptionisten als je werkzaam bent in een hotel. Een front office manager en de andere receptiemedewerkers zijn het visitekaartje van het bedrijf. Als gasten aankomen doen ze dat meestal via de receptie, waardoor de eerste indruk goed moet zijn. Daarnaast is het zo dat gasten de receptie bezoeken om bijvoorbeeld in of uit te checken, of ze bezoeken de receptie omdat ze bepaalde vragen hebben. Een correcte benadering en een correcte houding zijn dan ook belangrijk bij de receptiewerkzaamheden. Het is de front office manager die er voor zorgt dat het personeel precies werkt zoals dit gewenst is vanuit de directie. Gasten die binnenkomen moeten door de receptiemedewerkers op een prettige manier geholpen worden met inchecken, uitchecken en mogelijke vragen die ze hebben. Het is de front office manager die er op toeziet dat dit ook gebeurt. Ook is de front office manager verantwoordelijk voor personeelsbeleid, zoals planning en trainingen. Ook het inwerken van nieuwe medewerkers is een belangrijk onderdeel van het beroep front office manager.

Wat doet een front office manager?

Een front office manager is verantwoordelijk voor het beheer en de coördinatie van alle activiteiten die plaatsvinden aan de voorkant van een organisatie, zoals een hotel, resort, kantoor of andere servicegerichte bedrijven. De taken en verantwoordelijkheden van een front office manager kunnen variëren, maar over het algemeen omvatten ze het volgende:

Gastontvangst: Een front office manager zorgt voor een professionele en gastvrije ontvangst van gasten of klanten. Ze begroeten gasten, beantwoorden vragen en bieden ondersteuning bij het inchecken of registreren van bezoekers.
Reserveringen beheren: Een front office manager is verantwoordelijk voor het beheren van reserveringen en het toewijzen van kamers of ruimtes aan gasten of klanten. Ze houden toezicht op het reserveringssysteem, controleren beschikbaarheid en zorgen voor een soepele afhandeling van reserveringsaanvragen.
Informatieverstrekking: Front office managers verstrekken informatie aan gasten of klanten over de faciliteiten, diensten en activiteiten van de organisatie. Ze kunnen vragen beantwoorden, suggesties doen voor lokale bezienswaardigheden en helpen bij het plannen van activiteiten of arrangementen.
Klachtenafhandeling: Als er klachten of problemen zijn, is het de taak van de front office manager om deze adequaat en tijdig af te handelen. Ze luisteren naar de zorgen van gasten of klanten, bieden oplossingen aan en zorgen ervoor dat eventuele klachten of problemen naar tevredenheid worden opgelost.
Personeelsbeheer: Een front office manager leidt en coördineert het front office-personeel, zoals receptionisten, gastvrouwen of heren en administratief medewerkers. Ze zorgen voor een goede bezetting, trainen het personeel, stellen werkroosters op en voeren evaluaties uit.
Administratieve taken: Front office managers voeren diverse administratieve taken uit, zoals het bijhouden van gast- of klantgegevens, het opstellen van rapporten, het beheren van facturering en betalingen, en het beheer van voorraad en benodigdheden.
Samenwerking met andere afdelingen: Front office managers werken nauw samen met andere afdelingen binnen de organisatie, zoals housekeeping, onderhoud en de afdeling voor voedsel en dranken. Ze coördineren de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen om een naadloze gastervaring te bieden.
Kwaliteitscontrole: Een front office manager zorgt ervoor dat de service en de operationele processen aan de voorkant van de organisatie voldoen aan de vastgestelde kwaliteitsnormen. Ze bewaken de klanttevredenheid, voeren regelmatig controles uit en implementeren verbeteringen indien nodig.

Werkzaamheden front office manager

Zoals eerder omschreven moeten de werkzaamheden van een front office manager heel breed gezien worden, omdat een front office manager verantwoordelijk is voor meerde werkzaamheden. Over het algemeen zal een front office manager zelf ook meewerken achter de receptie, echter kan het ook voorkomen dat een front office manager juist meer op de achtergrond werkzaam is. Dit is meestal het geval als we spreken van een grote receptie. In dat geval is een front office manager juist veel meer bezig met het opstellen van de personeelsplanning en administratieve werkzaamheden. Ook het bijhouden van het boekingssysteem kan in dat geval volledig tot de verantwoordelijkheid behoren van de front office manager. In dat geval kan een front office manager ook verantwoordelijk zijn voor het maken van online-reclame via het internet, om nieuwe bezoekers aan te trekken. Dit kan wel per organisatie verschillen, omdat voor dit werkzaamheden ook een aparte afdeling beschikbaar kan zijn. Ook het aansturen van verschillende webcare medewerkers of chat medewerkers kan tot de verantwoordelijkheid behoren. Dit heeft vooral betrekking op mogelijke boekingsvragen van hotelgasten.

Taken van een front office manager zijn:

Het controleren van receptiewerkzaamheden.
Het aannemen van receptiemedewerkers.
Het houden van functioneringsgesprekken.
Het houden van toezicht.
Het leiding geven aan receptiemedewerkers.
Het meewerken achter de receptie.
Het opstellen van budgetten.
Het overleggen met leidinggevende.
Het zorgen voor de personeelsplanning.

Film: front office manager het werk:

Opleidingen tot front office manager

Wie een carrière ambieert als front office manager kan het beste kiezen voor de Mbo-opleiding frontofficemanager op niveau vier. Tijdens de Mbo-opleiding frontofficemanager worden verschillende belangrijke onderdelen aangeleerd, zoals het managen van personeel, het maken van personeelsplanningen en het opstellen van budgetten. Ook zal er aandacht zijn voor vreemde talen, zoals het Engels. Een ander belangrijk aandachtspunt binnen de opleiding is dienstverlening en gastronomie, omdat dit belangrijk is binnen het hotelwezen en de recreatiebranche in het algemeen. De Mbo-opleiding frontofficemanager zal over het algemeen minimaal drie jaar in beslag nemen, waarbij je meestal vier dagen in de week zal werken onder begeleiding van een ervaren collega, die gezien moet worden als leermeester. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Als startende zzp'er, is het belangrijk om voor je eigen bedrijf de zzp boekhouding op een goede manier op te zetten. Dit kan tegenwoordig het beste bereikt worden door het gebruik van online software. Hiervoor is het wel belangrijk om eerst de verschillende boekhoudprogramma's met elkaar te vergelijken. Zo kom je uiteindelijk tot het beste online boekhoudpakket voor de financiële administratie.

Bedrijven waar een front office manager werkzaam kan zijn

Over het algemeen zal een front office manager werkzaam zijn voor een hotel, recreatiepark, camping of pretpark. Daarnaast kan een front office manager werkzaam zijn voor grotere congrescentrums, die kunnen beschikken over een eigen receptie. Eigenlijk kan een front office manager werkzaam zijn voor alle denkbare bedrijven die beschikken over een zelfstandig opererende receptie. Zoals eerder omschreven kunnen de inhoudelijke werkzaamheden van een front office manager wel per organisatie verschillen, omdat het beroep front office manager op verschillende niveaus voorkomt in de praktijk. Ook kan soms de benaming coördinator front office van toepassing zijn.

Competenties front office manager

De belangrijkste competentie van een front office manager is dat je beschikt over algemene managementvaardigheden als manager. Daarnaast moet een front office manager gezien kunnen worden als motivatiecoach, die de verschillende receptiemedewerkers op de juiste manier weet te inspireren. Omdat een front office manager te maken heeft met verschillende medewerkers en gasten kan ook communicatie aangemerkt worden als belangrijke competentie. Daarnaast kan een front office manager gezien worden als gastheer of gastvrouw. Algemeen belangrijke woorden zijn inzicht, plannen, financiën, waakzaamheid, controleren, overleggen en zelfstandigheid.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als front office manager

Als front office manager zijn er redelijk veel front office manager vacatures en zzp opdrachten te vinden. Er zijn genoeg bedrijven te vinden waar de balie groot genoeg is om een front office manager aan te stellen. Dit zijn meestal wel de grotere hotels, recreatieparken of ander soort bedrijven. De doorgroeimogelijkheden van een front office manager moeten gezien worden in het verkrijgen van meer verantwoordelijkheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de functie hotelmanager of aan de functie hospitality manager. De specifieke doorgroeimogelijkheden kunnen wel verschillen per organisatie, omdat niet iedereen zomaar hotelmanager of hospitality manager kan worden. Over het algemeen moet dit soort beroepen gezien worden als beroep op Hbo-niveau. Met andere woorden zijn de doorgroeimogelijkheden ook afhankelijk van de soort werkgever, het opleidingsniveau en je eigen competenties.

Arbeidsvoorwaarden en salaris front office manager

Als front office manager kan je overdag werken of juist in de avonduren, afhankelijk van de planning en het bedrijf. De drukste tijden voor de frontoffice zijn meestal in het weekend, wanneer er veel gasten arriveren en vertrekken. Als front office manager in loondienst verdien je afhankelijk van je opleiding, ervaring en leeftijd tussen de 2000 en 3000 euro bruto per maand. Wel kan het salaris sterk verschillen per bedrijf. De grote luxe hotels met meer verantwoordelijkheden betalen doorgaans een stuk beter dan een klein hotel.

Eigen bedrijf starten als Front office manager

Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Front office manager, waaronder:

Boekhoudprogramma vergelijken Front office manager

Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Front office manager bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.

Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Front office manager.

Mijnzzp.nl

Sidebar