Directiesecretaresse

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

do, 7 nov 2024Team Mijnzzp

Beroep directiesecretaresse

Een directiesecretaresse is verantwoordelijk voor verschillende werkzaamheden, zoals notuleren, het ontvangen van bezoek, het bijhouden agenda, het verzorgen van correspondentie, het voorbereiden van vergaderingen en het eventueel verzorgen van de lunch. Daarnaast zijn er voldoende andere werkzaamheden denkbaar als directiesecretaresse, zoals administratieve werkzaamheden. Voor welke werkzaamheden een directiesecretaresse precies verantwoordelijk is kan natuurlijk per werkgever verschillen, omdat de functie directiesecretaresse in veel bedrijven voorkomt. Als directiesecretaresse ondersteun je over het algemeen managers of de directie van een bedrijf. Een belangrijk verschil met een gebruikelijke secretaresse is dat een directiesecretaresse vaak te maken krijgt met vertrouwelijke informatie. Om deze reden worden er vaak extra eisen gesteld aan de functie directiesecretaresse, zoals een geheimhoudingsplicht. Als directiesecretaresse heb je regelmatig met klanten en gasten te maken. Het is daarom belangrijk om representatief gekleed te zijn als directiesecretaresse en dat je vriendelijk over komt. Een directiesecretaresse is in veel gevallen direct werkzaam bij een manager of de directeur van een bedrijf en kan ook aanwezig zijn bij besprekingen, of meegaan op bezoek bij een ander bedrijf mocht dit nodig zijn. Gemaakte afspraken worden vastgelegd en bevestigd door de directiesecretaresse. Het beroep directiesecretaresse is aan te merken als een vertrouwensberoep, omdat een directiesecretaresse direct met belangrijke informatie te maken krijgt.

Werken als directiesecretaresse

Het beroep directiesecretaresse heeft oorspronkelijk alleen betrekking op het ondersteunen van de directie. De directie kan betrekking hebben op een directeur, een chief executive officer of een chief financial officer. Als het om andere leidinggevenden gaat binnen de organisatie, zoals om managers, kan men ook spreken van een management assistent in plaats van een directiesecretaresse. De inhoudelijke werkzaamheden van een directiesecretaresse of management assistent verschillen over het algemeen niet van elkaar. Wel kan het zo zijn dat een directiesecretaresse die werkzaam is voor de directie over meer verantwoordelijkheden beschikt dan een management assistent. Afhankelijk van het soort bedrijf kan het ook weer zo zijn dat de directiesecretaresse en de managementassistent onder de verantwoordelijkheid vallen van de office manager. Maar dit hoeft niet altijd zo te zijn, omdat niet alle bedrijven gebruikmaken van een officemanager. Daarnaast kan de functie office manager per organisatie verschillen. Ook het notuleren kan tot de werkzaamheden behoren van een directiesecretaresse. Als directiesecretaresse heb je meestal te maken met belangrijke zakelijke klanten. Wanneer je voor een klein bedrijf werkt, dan ben je meestal ook verantwoordelijk voor algemene werkzaamheden. Het goed luisteren is als directiesecretaresse belangrijk.

Wat maakt iemand een goede directiesecretaresse?

Een goede directiesecretaresse weet wat belangrijk is voor de persoon of personen waarvoor hij of zij werkzaam is. Dit betekent het maken van de juiste afspraken op de juiste dagen en/of tijdstippen en heeft betrekking op zelfstandig werken. Met het zelfstandig werken bedoelen wij dat een goede directiesecretaresse niet alles hoeft te vragen, maar in staat is om zelf beslissingen te nemen binnen de bevoegdheden die hij of zij heeft, zodat managers, de directie of de directeur door kan werken zonder gestoord te worden. Daarnaast weet een directiesecretaresse wanneer er speciale handelingen nodig zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het versturen van bloemetje aan relaties als er een speciale aangelegenheid is. Als directiesecretaresse of als management assistent heb je een verantwoordelijke baan, en het is denkbaar dat je als directiesecretaresse leiding geeft aan andere kantoormedewerkers. In veel gevallen ben je het eerste aanspreekpunt en heb je veel te maken met zakelijke correspondentie en andere afdelingen.

Wat doet een directiesecretaresse

Een directiesecretaresse is een dus professional die een breed scala aan administratieve, organisatorische en ondersteunende taken uitvoert voor de directie van een organisatie. De specifieke taken kunnen variëren, afhankelijk van de grootte en het type organisatie, maar over het algemeen omvatten de verantwoordelijkheden van een directiesecretaresse:

Agenda- en planningsbeheer: De directiesecretaresse beheert de agenda van de directie, plant vergaderingen en afspraken, en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Dit omvat het coördineren van interne en externe vergaderingen, het plannen van reizen en het regelen van accommodaties.
Communicatie en correspondentie: De directiesecretaresse is vaak het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten. Ze beheren telefoongesprekken, e-mails, brieven en andere correspondentie namens de directie. Ze filteren en prioriteren berichten en zorgen ervoor dat belangrijke informatie tijdig wordt doorgegeven aan de juiste personen.
Documentatie en rapportage: Het is de verantwoordelijkheid van de directiesecretaresse om documenten zoals rapporten, memo's, presentaties en notulen te maken, bewerken en formatteren. Ze zorgen ervoor dat de documenten accuraat en tijdig worden opgesteld en verspreid onder relevante belanghebbenden.
Informatiebeheer: De directiesecretaresse helpt bij het beheren van vertrouwelijke en gevoelige informatie. Ze organiseren en onderhouden documentatie, archieven en elektronische bestanden, en zorgen ervoor dat de toegang tot informatie beperkt is tot geautoriseerde personen.
Ondersteuning bij bestuurlijke taken: Een directiesecretaresse kan betrokken zijn bij bestuurlijke taken, zoals het voorbereiden van vergaderingen van de raad van bestuur, het verzamelen en verspreiden van documentatie en het bijhouden van actiepunten en besluiten.
Projectcoördinatie: De directiesecretaresse kan betrokken zijn bij het coördineren van specifieke projecten namens de directie. Ze zorgen ervoor dat projecten op schema blijven, volgen de voortgang op en assisteren bij het verzamelen van informatie en middelen die nodig zijn voor het succesvol afronden van het project.

Kortom, een directiesecretaresse speelt een cruciale rol bij het ondersteunen van de directie en het waarborgen van een efficiënte werking van de organisatie. Ze hebben uitstekende organisatorische, communicatieve en probleemoplossende vaardigheden en werken vaak in een dynamische en veeleisende omgeving.

Beroep directiesecretaresse:

Opleidingen tot directiesecretaresse

Om als directiesecretaresse te kunnen werken kan je kiezen uit diverse opleidingsmogelijkheden via gewone scholen, op zowel mbo als op Hbo-niveau. De meeste kans op werk als directiesecretaresse maak je doorgaans met een hbo-opleiding. Maar er zijn ook Mbo-opleidingen op niveau vier te volgen tot directiesecretaresse. Naast gebruikelijke scholen zijn er ook diverse externe opleidingsinstituten voor het beroep directiesecretaresse, zoals de bekende opleiding van Schoevers. Tijdens een opleiding tot directiesecretaresse of managementassistent zal men onder meer het volgende vakkenpakket krijgen: notuleren, informatica, communicatieve vaardigheden, vergadertechniek, facilitair beheer, management en organisatie, financiële calculatie, bedrijfskunde, communicatie, Nederlands, Engels, Frans, Duits en Spaans. Het is belangrijk dat een directiesecretaresse goed kan notuleren en weet hoe zakelijke brieven geschreven moeten worden. Ook het werken met diverse computerprogramma's zoals Word, Excel en Powerpoint is een must. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Ook de boekhouding is belangrijk als zzp'er. De meeste zelfstandig ondernemers maken hiervoor gebruik van een goed boekhoudprogramma.

Bedrijven waar een directiesecretaresse werkzaam kan zijn

Een directiesecretaresse is over het algemeen werkzaam voor grotere bedrijven, zoals fabrikanten of voor middenstanders, die beschikken over veel winkels. Kleinere bedrijven maken over het algemeen geen gebruik van directiesecretaresses. Daarnaast kan een directiesecretaresse werken voor andere soorten bedrijven, zolang er maar sprake is van een directie.

Competenties directiesecretaresse

Als directiesecretaresse moet je in staat zijn om zelfstandig te kunnen werken en ben je als persoon flexibel. Daarnaast mag het nauwkeurig organiseren en plannen geen probleem zijn voor je. Omdat je doorgaans de hele dag met klanten te maken zal krijgen moet je over uitstekende communicatieve vaardigheden beschikken en representatief overkomen. Afhankelijk van je werkgever kan het nodig zijn dat je enkele vreemde talen beheerst. Maar de taken als directiesecretaresse gaan verder dan die van een normale secretaresse. Zo moet je verstand hebben van jaarrekeningen, offertes kunnen opstellen, facturen maken en kan je bijvoorbeeld zelfstandig een website of intranet onderhouden. Ook het op een positieve manier sparren met de directie of managers kan tot je taken behoren. Algemeen belangrijke woorden zijn motivatie, energie, luisteren, assertiviteit, accuraat, integer, improviseren en dienstbaarheid.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als directiesecretaresse

Om werk te kunnen verkrijgen als directiesecretaresse is het belangrijk dat je de juiste opleiding hebt genoten. De meeste werkgevers zien het liefst een Hbo-opgeleide directiesecretaresse. Ondanks dat er ook Mbo-opleidingen zijn maak je met een hbo-opleiding veel meer kans op een baan als directiesecretaresse. Als directiesecretaresse zijn er meestal voldoende doorgroeimogelijkheden, afhankelijk van de organisatie waar je werkzaam bent. Denk hierbij aan een managersfunctie binnen de organisatie. In de meeste gevallen zal er wel verwacht worden dat je extra cursussen of opleidingen zal volgen om de kans op werk te vergroten.

Arbeidsvoorwaarden en salaris directiesecretaresse

Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor dit beroep, omdat je in verschillende branches werkzaam kan zijn als directiesecretaresse. Een directiesecretaresse met een hbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de 2500 en 3300 euro bruto per maand, afhankelijk van leeftijd, dienstjaren en verantwoordelijkheden. Het salaris als directiesecretaresse kan wel enorm verschillen per bedrijf of organisatie.

Eigen bedrijf starten als Directiesecretaresse

Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Directiesecretaresse, waaronder:

Boekhoudprogramma vergelijken Directiesecretaresse

Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Directiesecretaresse bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.

Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Directiesecretaresse.

Mijnzzp.nl

Sidebar