Receptionist
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
Inhoudsopgave
Beroep receptionist
• Receptionisten werken overal
• Verschillende functies als receptionist
• Wat doet een receptionist?
• Werkzaamheden receptionist
• Diverse werkzaamheden van een receptionist zijn:
• Telefonist:
Opleidingen tot receptionist
Bedrijven waar een receptionist werkzaam kan zijn
Competenties receptionist
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als receptionist
Arbeidsvoorwaarden en salaris receptionist
Eigen bedrijf starten als Receptionist
Boekhoudprogramma vergelijken Receptionist
Beroep receptionist
Een receptionist is verantwoordelijk voor verschillende werkzaamheden, die inhoudelijk wel per bedrijf of organisatie kunnen verschillen. Over het algemeen zal de hoofdtaak van een receptionist zijn het ontvangen van gasten en/of klanten en ze aanmelden en doorverwijzen naar de betreffende afdeling binnen de organisatie. De werkzaamheden van een receptionist zijn erg belangrijk, omdat de receptionist het visitekaartje is van het bedrijf of de organisatie en je meestal het eerste aanspreekpunt bent. Gastvrijheid is dan ook één van de belangrijkste kerntaken als receptionist. Daarnaast beantwoordt de receptionist e-mails die binnenkomen of stuurt ze door naar de juiste personen. Soms kan het voorkomen dat je ook verantwoordelijk bent voor het aannemen en doorsturen van de post die binnenkomt, of dat je verantwoordelijk bent voor het klaarmaken van vergaderruimtes. Als receptionist werkt je meestal in de centrale hal van een gebouw, zodat je goed kan zien wie er precies allemaal binnenkomt en weggaat. Een receptionist kan hierdoor ook gezien worden als een toezichthouder, door zijn of haar aanwezigheid. Zoals eerder omschreven kunnen de werkzaamheden van een receptionist wel per bedrijf of organisatie verschillen, omdat lang niet alle balies even druk zijn. Een receptionist kan dus ook verantwoordelijk zijn voor andere werkzaamheden dan alleen het ontvangen van gasten of bezoekers. Als receptionist ben je bijvoorbeeld ook verantwoordelijk voor het beantwoorden van de telefoon en het doorverbinden van bellers als dat nodig is. Andere werkzaamheden van een receptionist kunnen zijn het afhandelen van poststukken, het uitdelen en innemen van bezoekerspassen, administratieve werkzaamheden, het maken van reserveringen en contact onderhouden met externe bedrijven, die bijvoorbeeld onderhoudswerkzaamheden komen uitvoeren. In veel gevallen is de receptionist een belangrijke contactpersoon voor diverse bedrijven en interne medewerkers.
Receptionisten werken overal
De meeste bedrijven en organisaties maken gebruik van receptionisten, omdat ze een belangrijke schakel vormen tussen de diverse afdelingen en de bezoekers van het gebouw. Zonder goede receptionist zouden werknemers van een gebouw zelf iedere keer naar de hal moeten lopen om te wachten op de bezoekers, wat onnodig veel tijd zal kosten. De receptionist is binnen de meeste bedrijven het eerste aanspreekpunt voor bezoekers. Het is daarom zo belangrijk dat een receptionist communicatief gezien goed onderlegd is. Goede luister- en gespreksvaardigheden zijn dan ook erg belangrijk als receptionist. Het maakt verder niet uit of dit een bezoeker is die in de hal staat of dat het een telefoongesprek betreft. Omdat een receptionist het visitekaartje is binnen een bedrijf is het ook erg belangrijk dat de receptionist netjes gekleed is. Welke kleding dit precies betreft kan per bedrijf verschillen en zal in de meeste gevallen afgestemd moeten worden op een passende manier. Van een receptionist mag dus verwacht worden dat hij of zij passende kleding draagt en er netjes verzorgd uitziet.
Verschillende functies als receptionist
Een andere benaming voor receptionist kan ook zijn de benaming baliemedewerker, maar dit hoeft niet altijd het geval te zijn. Zoals eerder omschreven is een receptionist niet alleen verantwoordelijk voor het ontvangen van bezoekers. Een receptionist kan ook prima verantwoordelijk zijn voor algemene administratieve werkzaamheden en verantwoordelijk zijn voor het aannemen en sorteren van poststukken. Ook administratieve taken kunnen dus tot de werkzaamheden behoren. Daarnaast beantwoordt de receptionist e-mails van klanten. Het beroep receptionist komt in de praktijk op verschillende manieren voor. Het beroep receptionist kan dan ook per organisatie verschillen. Binnen het beroep receptionist heb je veel contact met mensen. De belangrijkste taken zijn meestal het ontvangen van mensen en het beantwoorden van binnenkomende telefoontjes. De perfecte receptioniste is vanzelfsprekend graag breed inzetbaar.
Wat doet een receptionist?
Een receptionist is verantwoordelijk voor het ontvangen en verwelkomen van bezoekers, het beantwoorden van telefoongesprekken en het verstrekken van informatie en ondersteuning aan klanten, medewerkers en andere gasten binnen een organisatie. Ze fungeren als het eerste aanspreekpunt en zijn verantwoordelijk voor het creëren van een positieve eerste indruk van het bedrijf. De taken en verantwoordelijkheden van een receptionist kunnen omvatten:
- Bezoekersontvangst: Een receptionist begroet bezoekers, controleert hun identiteit, registreert hun aankomst en verwijst hen door naar de juiste persoon of afdeling. Ze zorgen ervoor dat bezoekers zich welkom voelen en assisteren bij eventuele vragen of verzoeken.
- Telefoonbeheer: Een receptionist beantwoordt binnenkomende telefoongesprekken, verbindt ze door naar de juiste personen en neemt boodschappen aan indien nodig. Ze zorgen voor een professionele en beleefde telefoonbehandeling en verstrekken informatie aan bellers.
- Post- en e-mailbeheer: Een receptionist beheert de inkomende en uitgaande post, sorteert en distribueert deze naar de juiste personen of afdelingen. Ze kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het beheren van de algemene e-mailinbox, het doorsturen van berichten en het afhandelen van eenvoudige correspondentie.
- Informatieverstrekking: Een receptionist biedt basisinformatie aan bezoekers en bellers, zoals openingstijden, adresgegevens, routekaarten en algemene bedrijfsinformatie. Ze kunnen ook informatie verstrekken over producten, diensten, afspraken en andere relevante zaken.
- Administratieve taken: Een receptionist kan verantwoordelijk zijn voor diverse administratieve taken, zoals het bijhouden van bezoekersregisters, het verzorgen van reserveringen voor vergaderruimtes, het bestellen van kantoorbenodigdheden en het beheren van algemene correspondentie.
- Klantenservice: Een receptionist biedt klantenservice en ondersteuning aan klanten en gasten. Ze kunnen vragen beantwoorden, problemen oplossen, klachten registreren en doorverwijzen naar de juiste medewerkers voor verdere assistentie.
- Veiligheid en beveiliging: Een receptionist houdt toezicht op de veiligheid en beveiliging van het gebouw. Ze kunnen bezoekers registreren, toegangsbadges verstrekken, beveiligingsprocedures opvolgen en reageren op noodsituaties volgens het vastgestelde beleid.
Over het algemeen vervult een receptionist een cruciale rol in het creëren van een professionele en gastvrije omgeving. Ze zijn communicatief vaardig, klantgericht en in staat om multitasking te beheersen.
Werkzaamheden receptionist
Andere werkzaamheden van een receptionist kunnen zijn het aannemen van mogelijke facilitaire klachten, die het gebouw aangaan. In dat geval is de receptionist in veel gevallen verantwoordelijk voor het coördineren van de werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan het inschakelen van facilitair medewerkers of aan het inschakelen van de technische dienst, die vervolgens de klacht(en) zullen verhelpen. Ook het openen en/of afsluiten van het gebouw kan tot de verantwoordelijkheid behoren van de receptionist. Afhankelijk van het soort bedrijf kan een receptionist in sommige gevallen ook gezien worden als nachtportier. Dit is vaak het geval als we spreken van hotels of bijvoorbeeld ziekenhuizen. Zoals eerder omschreven kunnen de inhoudelijke werkzaamheden van een receptionist per organisatie verschillen, omdat niet alle bedrijven op dezelfde manier gebruikmaken van receptionisten. En je verricht voorkomende administratieve werkzaamheden.
Diverse werkzaamheden van een receptionist zijn:
- Het aannemen en afhandelen van mails en telefoontjes.
- Het aanmelden en afmelden van medewerkers en bezoekers.
- Het aannemen en afhandelen van poststukken.
- Het begeleiden van bezoekers en/of klanten.
- Het coördineren van facilitaire werkzaamheden.
- Het houden van toezicht op de hal.
- Het informeren van interne medewerkers.
- Het inplannen van reserveringen.
- Het ontvangen van bezoekers en/of klanten.
- Het schoonhouden van de hal.
- Het uitvoeren van administratieve taken.
Telefonist:
Opleidingen tot receptionist
Wie als receptionist wil gaan werken heeft doorgaans voldoende aan een Mbo-opleiding. Er zijn voldoende opleidingsmogelijkheden mogelijk via Mbo-scholen, zoals de Mbo-opleiding secretarieel medewerker op niveau twee. De Mbo-opleiding receptionist duurt over het algemeen twee jaar, afhankelijk van je vooropleidingen. Een vervolgstudie is wel aan te raden wanneer je verder wilt groeien als receptionist. Met een vervolgstudie kan je bijvoorbeeld front office manager worden. Tijdens de opleiding is er onder meer aandacht voor het ontvangen van gasten, telefoon opnemen en het verwerken van informatie. Ook je mondelinge uitdrukkingsvaardigheid moeten goed zijn. Tijdens de opleiding zul je ook regelmatig stage-lopen onder begeleiding van een stagebegeleider. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Wanneer je een eigen onderneming gaat starten als zzp receptionist, dan is het slim om een boekhoudpakket zzp te gebruiken voor de administratie.
Bedrijven waar een receptionist werkzaam kan zijn
Als receptionist kan je voor verschillende bedrijven, instellingen en overheden werkzaam zijn in verschillende branches. Denk bijvoorbeeld aan hotels, gemeentehuizen, ziekenhuizen, pretparken, fabrieken en aan advocatenkantoren. Als je werkzaam bent voor een gemeente kan in sommige gevallen ook de benaming bode van toepassing zijn. Eigenlijk kan een receptionist overal wel werkzaam zijn als er sprake is van een algemene ontvangstruimte.
Competenties receptionist
Een van de belangrijkste competenties van een receptionist is dat je beschikt over een dienstbare instelling. Daarnaast moet je klantvriendelijk zijn, omdat de receptionist het visitekaartje is van het bedrijf. Met andere woorden moet een receptionist aangemerkt kunnen worden als gastheer. Ook het woord representatief moet gezien worden als een belangrijke competentie, omdat dit ook betrekking heeft op het visitekaartje. Als je als receptionist ook andere werkzaamheden uitvoert, zoals het bijhouden van administratie, zul je ook kennis moeten hebben van computers en computerprogramma's. Algemeen belangrijke woorden voor een receptionist zijn kennis, inzicht, zelfstandigheid, waakzaamheid, plannen, organiseren, motivatie, verantwoordelijkheidsgevoel, communicatie en behulpzaamheid.
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als receptionist
Het verkrijgen van werk als receptionist hoeft niet heel moeilijk te zijn, ondanks dat lang niet alle bedrijven er gebruik van maken. Wel is het belangrijk dat je een goede opleiding hebt genoten en je representatief bent. Een vacature receptionist is over het algemeen niet moeilijk te vinden. Wel kunnen de vacatures receptionist per organisatie verschillen. Wie wil doorgroeien als receptionist dan zal je wel extra opleidingen moeten volgen, zodat je wellicht een hogere functie binnen de organisatie kan verkrijgen zoals de functie front office manager. Met alleen een Mbo-diploma op niveau drie zal het doorgroeien binnen de organisatie moeilijk zijn.
Arbeidsvoorwaarden en salaris receptionist
Er zijn geen voorbeelden te geven van specifieke arbeidsvoorwaarden, omdat je zoals omschreven bij veel verschillende bedrijven werkzaam kan zijn. Wel kan het zijn dat je als receptionist in de avond of nacht moet werken, afhankelijk van het soort bedrijf waar je werkzaam bent. Een receptionist in loondienst zal doorgaans een salaris verdienen tussen de 1700 en 2500 euro bruto per maand, afhankelijk van leeftijd en opleiding. Het is denkbaar dat een receptionist die veel in de avond of nacht zal werken iets meer zal verdienen dan wanneer er alleen overdag gewerkt wordt.
Eigen bedrijf starten als Receptionist
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Receptionist, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Receptionist
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Receptionist bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Receptionist.
Mijnzzp.nl