Secretaresse
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
Inhoudsopgave
Beroep secretaresse
• Secretaresse in verschillende vormen
• Wat doet een secretaresse?
• Administratief medewerker
• Diverse werkzaamheden van een secretaresse zijn:
• Werken als secretaresse:
Opleidingen tot secretaresse
Bedrijven waar een secretaresse werkzaam kan zijn
Competenties secretaresse
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als secretaresse
Arbeidsvoorwaarden en salaris secretaresse
Eigen bedrijf starten als Secretaresse
Boekhoudprogramma vergelijken Secretaresse
Beroep secretaresse
Een secretaresse is een werknemer die zich bezighoudt met secretariële werkzaamheden, zoals het bijhouden van de agenda, het notuleren van vergaderingen en algemene administratieve werkzaamheden. Voor welke werkzaamheden een secretaresse precies verantwoordelijk is kan per bedrijf, organisatie of instelling verschillen, echter hebben de werkzaamheden wel altijd te maken met secretariële werkzaamheden. Als secretaresse kan je ten dienste staan van één persoon, maar ook van meerdere personen, een afdeling of een hele organisatie. Afhankelijk van de organisatie varieert ook de zwaarte van het beroep en de hoogte van de opleiding waarover je moet beschikken. Iemand kan namelijk secretaresse worden met een gerichte Mbo-opleiding, maar er zijn ook opleidingsmogelijkheden op Hbo-niveau. Om de verschillende niveaus als secretaresse uit te drukken kunnen er verschillende benamingen toegepast worden voor secretaresse, zoals benaming junior secretaresse, afdelingsmedewerker of de benaming directiesecretaresse. Een secretaresse kan gezien worden als verlengstuk van de directie, de managers of van het bestuur van de organisatie. Afhankelijk van de soort organisatie kan een secretaresse direct onder de verantwoordelijkheid van de directie vallen of werkzaam zijn onder de office manager. Een office manager is in dat geval verantwoordelijk voor alle administratief medewerkers binnen de afdeling, inclusief de secretaresses. Als we het hebben over een directiesecretaresse of over een managementassistent vallen deze doorgaans niet onder de verantwoordelijkheid van de office manager. Een directiesecretaresse en een managementassistent werken voor de directie en managers en hebben over het algemeen niet te maken met de afdelingsmanager. Het beroep secretaresse moet dus vrij algemeen gezien worden, omdat een secretaresse op verschillende manieren werkzaam is.
Secretaresse in verschillende vormen
De rolverdeling van een secretaresse kan dus verschillen per organisatie, omdat er verschillende soorten secretarieel medewerkers bestaan. Een secretaresse kan uitsluitend secretariële werkzaamheden uitvoeren, maar kan in sommige gevallen ook verantwoordelijk zijn voor meer facilitaire zaken. Van een secretaresse mag verwacht worden dat ze representatief is. Niet alleen qua kleding, maar ook mondeling moet de secretaresse representatief zijn. Zo is het belangrijk dat de telefoon vlot en netjes opgenomen wordt door de secretaresse, en worden afspraken netjes per mail bevestigd, zodat er geen fouten kunnen ontstaan. Ook het organiseren van de afspraken is een belangrijk onderdeel binnen het beroep. Zo komt het vaak voor dat er veel geregeld moet worden voordat een afspraak tot stand komt, zoals het boeken van vergaderruimtes en het verzorgen van de lunch. Maar ook andere praktische zaken zijn belangrijk, zoals het reserveren van een parkeerruimte. Eigenlijk zijn er veel verschillende werkzaamheden te bedenken, die belangrijk zijn voor de werkgever om de organisatie goed en vlot te kunnen laten functioneren.
Wat doet een secretaresse?
Een secretaresse speelt een essentiële rol in het ondersteunen van het management en het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten binnen een organisatie. De taken en verantwoordelijkheden van een secretaresse kunnen variëren, afhankelijk van de behoeften van de organisatie en het niveau van het management waarmee ze samenwerken. Over het algemeen omvatten de taken van een secretaresse het volgende:
- Agendabeheer: Een secretaresse beheert de agenda van het managementteam, plant afspraken, vergaderingen en evenementen in en zorgt ervoor dat er geen planning overlappingen zijn. Ze kunnen ook wijzigingen in de agenda coördineren en opvolgen.
- Correspondentiebeheer: Een secretaresse beheert de inkomende en uitgaande correspondentie van het managementteam. Ze beantwoorden telefoontjes, e-mails en andere communicatie en filteren belangrijke berichten naar het juiste personeelslid.
- Notuleren: Tijdens vergaderingen is het de taak van de secretaresse om nauwkeurige notulen te maken van de besproken onderwerpen, beslissingen en actiepunten. Ze kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het opstellen en verspreiden van vergaderagenda's en het opvolgen van actiepunten.
- Documentbeheer: Een secretaresse helpt bij het organiseren, archiveren en beheren van documenten, rapporten en andere zakelijke informatie. Ze zorgen ervoor dat documenten gemakkelijk toegankelijk en up-to-date zijn.
- Reisplanning en coördinatie: Als er zakenreizen worden gemaakt, kan een secretaresse verantwoordelijk zijn voor het plannen en coördineren van reisarrangementen, waaronder het boeken van vluchten, accommodaties en transport.
- Gastontvangst: Een secretaresse verwelkomt gasten, klanten en bezoekers, begeleidt ze naar de juiste locatie en biedt hen indien nodig basisinformatie of assistentie.
- Algemene administratieve taken: Naast de bovengenoemde taken voert een secretaresse ook algemene administratieve taken uit, zoals het bijhouden van voorraden, het verwerken van facturen en onkostendeclaraties, het verzorgen van kantoorbenodigdheden en het ondersteunen van andere personeelsleden wanneer dat nodig is.
- Vertrouwelijkheid en gegevensbeheer: Een secretaresse behandelt vaak gevoelige en vertrouwelijke informatie. Ze moeten discretie hanteren bij het omgaan met bedrijfsgegevens en zorgen voor de veiligheid en vertrouwelijkheid van documenten.
Het werk van een secretaresse is vaak veelzijdig en vereist sterke organisatorische vaardigheden, communicatievaardigheden en het vermogen om onder druk te werken. Ze fungeren als een belangrijke schakel tussen verschillende afdelingen en spelen een cruciale rol bij het efficiënt functioneren van een organisatie.
Administratief medewerker
Als secretaresse ben je dus verantwoordelijk voor secretariële werkzaamheden en ben je meestal werkzaam binnen de afdeling administratie. Een andere benaming voor de afdeling administratie kan ook zijn secretariaat. Binnen het secretariaat zijn over het algemeen meerdere administratief medewerkers en verschillende secretariaatsmedewerkers werkzaam, die allemaal verantwoordelijk zijn voor specifieke werkzaamheden. Deze verschillende werknemers inclusief de secretaresse werken in de meeste gevallen direct onder de office manager.
Zoals eerder aangegeven zullen de directiesecretaresses en de managementassistenten over het algemeen niet onder de verantwoordelijkheid vallen van de afdelingsmanager. Als een secretaresse voor een kleinere organisatie werkzaam is is het denkbaar dat de secretaresse ook aangemerkt kan worden als receptionist. Het is ook denkbaar dat een secretaresse ook verantwoordelijk is voor algemene archiefwerkzaamheden. Dit is vaak het geval binnen bedrijven en organisaties, die te maken hebben met veel administratie. In bijna alle gevallen ben je ook verantwoordelijk voor administratieve taken en heb je ook te maken met externe relaties. In veel gevallen ben je een belangrijkste aanspreekpunt en soms ook het eerste aanspreekpunt. Daarnaast ben heb je een belangrijke ondersteunende rol. Dit kan ook zeker facilitaire ondersteuning betreffen.
Diverse werkzaamheden van een secretaresse zijn:
- Het beantwoorden van de telefoon.
- Het bijhouden van de agenda.
- Het bijhouden van correspondentie.
- Het maken van afspraken.
- Het notuleren en uitwerken van verslagen.
- Het onderhouden van klantcontact.
- Het organiseren van bijeenkomsten en de lunch.
- Het uitvoeren van archiefwerkzaamheden.
- Het uitvoeren van typewerkzaamheden.
Werken als secretaresse:
Opleidingen tot secretaresse
Om als secretaresse te kunnen werken zijn er voldoende opleidingsmogelijkheden beschikbaar via gewone scholen. De meeste secretaresses zullen alleen een Mbo-opleiding tot secretaresse volgen, maar er zijn ook Hbo-opleidingen beschikbaar voor het beroep. Een secretaresse met een hbo-opleiding wordt doorgaans een directiesecretaresse. Bij het bekende opleidingsinstituut Schoevers zijn er zowel Mbo-opleidingen als Hbo-opleidingen te volgen tot secretaresse. De Mbo-opleiding secretaresse via gewone scholen is doorgaans een opleiding op niveau drie en zal gemiddeld twee tot drie jaar in beslag nemen. Dit betreft meestal een praktijkgerichte opleiding. Er bestaan tegenwoordig ook opleidingen tot juridisch secretaresse op mbo-niveau. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Wanneer je een eigen bedrijf gaat starten als zzp secretaresse, dan kun je het beste gebruikmaken van een online boekhoudprogramma.
Bedrijven waar een secretaresse werkzaam kan zijn
Als secretaresse kan je voor uiteenlopende bedrijven, instellingen en organisaties werkzaam zijn. Denk bijvoorbeeld aan fabrieken, grote detailhandelsbedrijven, de industrie of aan gemeentehuizen. Daarnaast kan een secretaresse werken voor advocatenkantoren, hotels of werkzaam zijn voor een recreatiepark. Als secretaresse kan je ook werkzaam zijn voor ziekenhuizen of andere soorten medische instellingen. In dat geval is wel de benaming medisch secretaresse van toepassing. Een medisch secretaresse beschik over een andere opleiding dan de gebruikelijke secretaresse. In dat geval ben je ook werkzaam voor een medisch secretariaat.
Competenties secretaresse
Als secretaresse moet je in staat zijn om zelfstandig te kunnen werken en ben je als persoon flexibel. Daarnaast mag het nauwkeurig organiseren en plannen geen probleem zijn voor je. Omdat je doorgaans de hele dag met klanten te maken zal krijgen moet je over uitstekende communicatieve vaardigheden beschikken en representatief overkomen. Dit heeft betrekking op schriftelijk, en zowel mondeling. Afhankelijk van je werkgever kan het nodig zijn dat je enkele vreemde talen beheerst zoals Engels, Duits of Frans. Als laatste ben je natuurlijk bekend met alle computerprogramma's waarbinnen je in je vakgebied mee te maken zal krijgen. Algemeen belangrijke woorden zijn stressbestendigheid, energie, inzicht, verantwoordelijkheidsgevoel, passie, dienstbaarheid en motivatie.
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als secretaresse
Het arbeidsmarktperspectief van een secretaresse is over het algemeen goed te noemen als je beschikt over de juiste opleidingen. Als secretaresse zul je in de meeste gevallen werk kunnen vinden, omdat een secretaresse in de praktijk op veel verschillende manieren voorkomt. Wel kan het belangrijk zijn dat je beschikt over een passende hbo-opleiding om de arbeidskansen extra te vergroten. Het beroep secretaresse is aan te merken als een redelijk populair beroep dat in de praktijk veel voorkomt. De doorgroeimogelijkheden van een secretaresse kunnen gezien worden in het worden van een directiesecretaresse. Dit kan wel verschillen per werkgever, het opleidingsniveau en je eigen competenties.
Arbeidsvoorwaarden en salaris secretaresse
Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor dit beroep, omdat je als secretaresse bij heel veel verschillende soorten bedrijven werkzaam kan zijn in verschillende branches. Een secretaresse met een Mbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de 1700 en 2500 euro bruto per maand afhankelijk van leeftijd, opleiding, dienstjaren en verantwoordelijkheden.
Eigen bedrijf starten als Secretaresse
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Secretaresse, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Secretaresse
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Secretaresse bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Secretaresse.
Mijnzzp.nl