Ambtelijk secretaris

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

do, 7 nov 2024Team Mijnzzp

Beroep ambtelijk secretaris

Een ambtelijk secretaris biedt ondersteuning aan medezeggenschapsorganen, zoals de ondernemingsraad (OR) en/of de medezeggenschapsraad (MR). Daarnaast kan een ambtelijk secretaris ondersteuning bieden aan een cliëntenraad met betrekking tot de zorg. Een cliëntenraad bestaat uit verschillende cliënten binnen een zorginstelling, die gezamenlijk opkomen voor de belangen van alle cliënten. De inhoudelijke werkzaamheden van een ambtelijk secretaris hebben vooral betrekking op het organisatorisch ondersteunen van medezeggenschapsorganen. De ambtelijk secretaris treedt vaak op als vraagbaak tussen medezeggenschapsorganen en het bestuur. Een ambtelijk secretaris werkt over het algemeen zelf ook in de organisatie en heeft daarnaast een aparte functie voor de ondernemingsraad, medezeggenschapsraad of de cliëntenraad. De inhoudelijke werkzaamheden die een ambtelijk secretaris uitvoert hebben betrekking op het treffen van alle voorbereidingen, het voeren van vergaderingen, notuleren en het adviseren van de ondernemingsraad en/of medezeggenschapsraad. Als ambtelijk secretaris heb je te maken met de belangen van verschillende groepen mensen en de directie. Het is daarom erg belangrijk dat de ambtelijk secretaris beschikt over een goed inschattingsvermogen met betrekking tot bestuurlijke verhoudingen. Denk hierbij aan het op de juiste manier inschatten van de macht, die de ondernemingsraad en/of de medezeggenschapsraad precies heeft, inclusief het bestuur. Om de werkzaamheden als ambtelijk secretaris goed uit te kunnen oefenen is het belangrijk dat de ambtelijk secretaris begrijpt hoe het spel gespeeld wordt. Hier bedoelen wij voornamelijk mee het zicht hebben op mogelijke valkuilen. Als ambtelijk secretaris bewaak je de voortgang van procedures en processen op een onafhankelijke manier en lever je nieuwe informatie aan de ondernemingsraad en/of de medezeggenschapsraad inclusief aan de raad van bestuur en/of de directie.

Werken als ambtelijk secretaris

Als ambtelijk secretaris kan je dus te maken krijgen met verschillende medezeggenschapsorganen. Alle bedrijven, die binnen Nederland beschikken over meer dan vijftig personeelsleden, zijn wettelijk verplicht om een ondernemingsraad te hebben. Deze scheidslijn is wel heel dun te noemen, omdat bedrijven ook binnen een cao-akkoord afgesproken kunnen hebben dat er verplicht een ondernemingsraad moet zijn. Dit kan ook het geval zijn als er sprake is van minder dan vijftig personeelsleden. Daarnaast is het zo dat grotere organisaties te maken kunnen hebben met verschillende ondernemingsraden. Bedrijven hebben dan ook te maken met de Wet op de ondernemingsraden, waarbinnen precies is opgenomen waaraan bedrijven, instellingen en overheden moeten voldoen. Een ondernemingsraad is een inspraak- en medezeggenschapsorgaan, waarbinnen werknemers overleg voeren in samenspraak met de directie. Als bedrijven, instellingen of overheden niet te maken hebben met de wettelijke verplichting om een ondernemingsraad te hebben kan er gekozen worden voor een medezeggenschapsraad (MR). Dit is vaak het geval als we spreken van instellingen en andere organisaties. Denk hierbij bijvoorbeeld aan scholen, waarbinnen ouders van leerlingen meepraten met de leerkrachten van de school. Binnen de medezeggenschapsraad (MR) kunnen verschillende leerkrachten deelnemen, zoals de decanen, lectors en de schooldirecteur.

Wat doet een ambtelijk secretaris?

Een ambtelijk secretaris is een professional die ondersteuning biedt aan bestuursorganen, commissies of andere besluitvormende instanties binnen een organisatie. De specifieke taken van een ambtelijk secretaris kunnen variëren afhankelijk van de aard van de organisatie en de specifieke rol die zij vervullen, maar over het algemeen omvat het takenpakket van een ambtelijk secretaris het volgende:

Voorbereiden en organiseren van vergaderingen: De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor het plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen van het bestuursorgaan of de commissie. Dit omvat het opstellen van de agenda, het verzamelen en verspreiden van relevante documenten en het coördineren van de aanwezigheid van de leden.
Notuleren en verslaglegging: Tijdens de vergaderingen is de ambtelijk secretaris verantwoordelijk voor het maken van nauwkeurige en beknopte notulen. Ze leggen belangrijke discussies, besluiten en actiepunten vast en stellen vervolgens een verslag op dat wordt gedistribueerd onder de leden en andere relevante belanghebbenden.
Adviseren en ondersteunen: De ambtelijk secretaris fungeert als een bron van advies en ondersteuning voor het bestuursorgaan of de commissie. Ze kunnen helpen bij het interpreteren van regelgeving en statuten, het bieden van begeleiding met betrekking tot besluitvormingsprocessen en het verstrekken van juridisch of organisatorisch advies wanneer dat nodig is.
Archiveren en documentbeheer: Het is de taak van de ambtelijk secretaris om ervoor te zorgen dat alle relevante documenten en correspondentie goed worden gearchiveerd en beheerd. Ze zorgen ervoor dat belangrijke documenten gemakkelijk toegankelijk zijn voor de leden en dat ze voldoen aan eventuele wettelijke vereisten met betrekking tot archivering.
Coördinatie van follow-upacties: Na de vergaderingen is de ambtelijk secretaris verantwoordelijk voor het coördineren van de follow-upacties die voortvloeien uit de genomen besluiten. Ze zorgen ervoor dat actiepunten worden opgevolgd, deadlines worden gehaald en dat relevante informatie wordt gedeeld met de betrokken partijen.
Communicatie en informatieverspreiding: De ambtelijk secretaris is vaak het aanspreekpunt voor communicatie tussen het bestuursorgaan of de commissie en andere belanghebbenden. Ze kunnen verantwoordelijk zijn voor het verzenden van officiële correspondentie, het verspreiden van relevante informatie en het fungeren als de schakel tussen het bestuursorgaan en de rest van de organisatie of externe partijen.

De rol van een ambtelijk secretaris omvat het ondersteunen en faciliteren van de besluitvormingsprocessen binnen een organisatie, waarbij ze zorgen voor de juiste voorbereiding, coördinatie, documentatie en opvolging van vergaderingen en besluiten.

Werkzaamheden als ambtelijk secretaris

Het is niet zo dat een ambtelijk secretaris alleen maar administratieve taken heeft. Dit is meestal maar een klein onderdeel van de werkzaamheden. De werkzaamheden van een ambtelijk secretaris moeten eerder gezien worden als beleidsmatige werkzaamheden, die betrekking kunnen hebben op het notuleren, het opstellen van mailinglijsten, het adviseren van mensen, het inwerken van ondernemingsraad en/of de medezeggenschapsraad leden, het beheren van de agenda en het bijwonen van vergaderingen. Het beroep ambtelijk secretaris is in lang niet alle gevallen een fulltimefunctie, afhankelijk van de werkgever. Het beroep secretaris komt in de praktijk op verschillende manieren voor. Het is niet zo dat alle secretarissen te maken hebben met medezeggenschapsorganen, omdat een secretaris ook actief is binnen sportverenigingen, zoals tennisclubs of voetbalclubs.

Wat is een ambtelijk secretariaat?

Een ambtelijk secretariaat moet gezien worden als de afdeling die leidinggevende administratieve taken uitvoert. Secretariële werkzaamheden hebben bijvoorbeeld betrekking op beleidsmatige ondersteuning. Beleidsmatige ondersteuning kan voor organisaties erg belangrijk zijn. Een ervaren ambtelijk secretaris is in veel gevallen onmisbaar. Ambtelijk secretarissen komen niet alleen voor binnen de overheid. Er zijn overal wel ambtelijk secretarissen werkzaam. Het gaat dan wel om de grotere organisaties. Een ambtelijk secretaris is ter beschikking gesteld aan de ondernemingsraad en werkt voor de ondernemingsraad van een organisatie.

Leden van een ondernemingsraad

De leden van een ondernemingsraad worden meestal aangemerkt als Or-leden. Het aantal Or-leden is afhankelijk van het aantal medewerkers. Bij 50 tot 100 werknemers moet een ondernemingsraad bestaan uit 5 Or-leden. Bij 100 tot 200 is dat 7 Or-leden en bij 200 tot 400 medewerkers moet de ondernemingsraad bestaan uit 9 Or-leden. Een professionele ambtelijk secretaris is vooral verantwoordelijk voor beleidsvoorbereidende werkzaamheden en administratieve ondersteuning om het dagelijks bestuur en de ondernemingsraad te ondersteunen. Vanzelfsprekend kan een ambtelijk secretaris ook te maken hebben met vakbonden.

Taken van een ambtelijk secretaris zijn:

Het uitwerken van verslagen.
Het bijwonen van vergaderingen.
Het verstrekken van informatie.
Het voorbereiden van vergaderingen.
Het fungeren als aanspreekpunt.
Het inwerken van nieuwe OR en/of MR leden.
Het doen van voorstellen.
Het eventueel adviseren van het bestuur.
Het samenstellen en verspreiden van het jaarverslag.
Het uitvoeren van algemene administratieve handelingen.

Beroepsfilm ambtelijk secretaris:

Opleidingen tot ambtelijk secretaris

Over het algemeen is het zo dat de meeste organisaties verlangen dat een ambtelijk secretaris beschikt over een VASMO-opleiding. VASMO staat voor Vereniging van Ambtelijk Secretarissen van Medezeggenschapsorganen. In de meeste gevallen zal deze opleiding geschikt zijn voor vaklieden, die al beschikken over secretariële en/of administratieve werkervaring. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de beroepen managementassistent, secretariaatsmedewerker en office manager. Er zijn verder geen echte eisen met betrekking tot mogelijke geschikte vooropleidingen, omdat ambtelijk secretaris op verschillende niveaus voorkomt. Ook iemand die beschikt over een passende Mbo-opleiding kan werkzaam zijn als ambtelijk secretaris. In de praktijk is het wel zo dat een ambtelijk secretaris minimaal over een passende hbo-opleiding moet beschikken. Ook de administratie bijhouden is belangrijk als je werkzaam bent als zelfstandig ondernemer. Dit kan het beste gedaan worden door middel van online boekhouden.

Bedrijven waar een ambtelijk secretaris werkzaam kan zijn

Over het algemeen zal een ambtelijk secretaris werken voor de grotere bedrijven, die beschikken over minimaal vijftig werknemers. Denk hierbij aan grote middenstanders, grote aannemersbedrijven of aan grote fabrieken. Daarnaast kan een secretaris werkzaam zijn voor onderwijsinstellingen en overheden. Zoals eerder omschreven kunnen verschillende bedrijven, instellingen en organisaties verplicht te maken hebben met een ondernemingsraad. Daarnaast kan er sprake zijn van kleinere bedrijven, instellingen en overheden als er speciale afspraken gemaakt zijn binnen een cao-akkoord.

Competenties ambtelijk secretaris

Als ambtelijk secretaris is het in de eerste plaats belangrijk dat je een relevante opleiding heb genoten, zoals een hbo-opleiding of hoger, en dat je over secretariële ervaring en/of kennis bezit. Ook moet je affiniteit hebben met medezeggenschap en heb je kennis van de Wet op Medezeggenschap. Binnen dit beroep is het natuurlijk belangrijk dat je weet hoe je om moet gaan met vertrouwelijke informatie, omdat je daar veel mee te maken zal krijgen als ambtelijk secretaris. Daarnaast ben je accuraat en organisatorisch sterk ingesteld als persoon. Een andere belangrijke competentie is communicatie, omdat je als ambtelijk secretaris veel te maken krijgt met verschillende werknemers, adviseurs en de directie, zoals de chief financial officer en de chief executive officer. Algemeen belangrijke woorden zijn passie, energie, motivatie, inspiratie, stressbestendigheid, management, onderhandelen, waakzaamheid, plannen en organiseren.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als ambtelijk secretaris

Het arbeidsmarktperspectief van een ambtelijk secretaris is niet zomaar aan te geven, omdat het werken als ambtelijk secretaris in de meeste gevallen aangemerkt moet worden als aanvullende functie. Daarnaast is het zo dat niet alle organisaties gebruikmaken van een ambtelijk secretaris. Het is wel zo dat steeds meer bedrijven, instellingen en overheden te maken hebben met ondernemingsraden, waardoor de functie ambtelijk secretaris steeds vaker voorkomt. In dat opzicht kan een vacature ambtelijk secretaris steeds vaker voorbijkomen. Ook instellingen en organisaties die niet verplicht te maken hebben met ondernemingsraden maken in steeds meer gevallen gebruik van ambtelijk secretarissen. Er zijn als ambtelijk secretaris geen echte doorgroeimogelijkheden te benoemen, omdat de werkzaamheden daarvoor te specifiek zijn. Het is wel denkbaar dat een goede ambtelijk secretaris uiteindelijk kan doorgroeien tot bedrijfsadviseur of fulltime manager.

Arbeidsvoorwaarden en salaris ambtelijk secretaris

Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor het beroep ambtelijk secretaris, omdat je bij verschillende soorten bedrijven werkzaam kan zijn. Het salaris als ambtelijk secretaris kan erg verschillen per werkgever, omdat de zwaarte van het beroep behoorlijk kan verschillen. Een ambtelijk secretaris die werkt voor een gemeente zal doorgaans minder verdienen dan een ambtelijk secretaris die werkt voor een financiële instelling. Een ambtelijk secretaris zal doorgaans een salaris verdienen tussen de 2500 en 3500 euro bruto per maand, afhankelijk van leeftijd, dienstjaren en verantwoordelijkheden.

Eigen bedrijf starten als Ambtelijk secretaris

Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Ambtelijk secretaris, waaronder:

Boekhoudprogramma vergelijken Ambtelijk secretaris

Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Ambtelijk secretaris bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.

Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Ambtelijk secretaris.

Mijnzzp.nl

Sidebar