Virtueel Assistent

Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...

wo, 6 nov 2024Team Mijnzzp

Inhoudsopgave
Beroep virtueel assistent
• Werken als virtual assistant
• Werkzaamheden virtueel assistent
• Meest gevraagde expertise virtuele assistent
• Wat is een virtueel assistent?
• Taken als virtueel assistent zijn:
• Film over een virtueel assistent:
Opleidingen tot virtueel assistent
Bedrijven waar een virtueel assistent werkzaam kan zijn
Competenties virtueel assistent
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als virtueel assistent
Arbeidsvoorwaarden en salaris virtueel assistent
Eigen bedrijf starten als Virtueel Assistent
Boekhoudprogramma vergelijken Virtueel Assistent

Beroep virtueel assistent

Een virtueel assistent is een administratief en communicatiemedewerker die ondernemers helpt bij allerlei hand-en-spandiensten, als zij zelf niet toekomen aan dit soort werkzaamheden. Een bekende afkorting voor virtueel assistent is ook wel VA. De virtuele assistent is meestal een zelfstandig ondernemer, die vanuit huis werkt. De virtuele assistent helpt dus andere ondernemers met diverse zaken, zoals telefoontjes plegen, e-mail beantwoorden, fax sturen, administratieve diensten en wat men verder, maar kan bedenken. Een virtueel assistent is vaak al vanaf een paar uur per week inzetbaar en heeft een flexibele opstelling naar de klanten. Het beroep virtueel assistent kan gezien worden als een gecombineerde functie, waarbinnen diverse disciplines samenvallen, zoals de beroepen administratief medewerker, telefoniste en de functie facturist. Welke werkzaamheden een assistent precies allemaal uitvoert kan per opdrachtgever verschillen en is verder persoonlijk. Door de opkomst van moderne communicatiemiddelen is het in veel gevallen niet meer noodzakelijk dat mensen op kantoor werkzaam zijn. Ook de assistent is iemand die in veel gevallen vanuit huis werkzaam is. Een goede assistent kan meerdere klanten bedienen waarvoor hij of zij werkzaam is. Vooral met de opkomst van veel nieuwe ondernemers is de vraag naar goede virtueel assistenten toegenomen. Een virtueel assistent kan deze ondernemers op diverse manieren helpen. Een virtueel assistent kan ondernemers ook helpen met andere zaken dan administratieve zaken alleen. Denk bijvoorbeeld aan een assistent die ook de socialemedia-accounts zal beheren voor ondernemers. Het actief zijn op sociale media is voor veel ondernemers belangrijk, maar kan ook veel werk zijn. Als een ondernemer zelf geen zin of tijd heeft om de verschillende accounts te beheren kan een goede virtueel assistent deze taken ook overnemen in overleg met de cliënt.

Werken als virtual assistant

Welke taken de virtual assistant precies allemaal uitvoert voor ondernemers is in onderling overleg. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een ondernemer overdag helemaal niet gebeld wil worden, omdat dit zijn dagelijkse werkzaamheden stoort. In dat geval zal de betreffende ondernemer dagelijks een mail ontvangen van de virtual assistant met alle belangrijke punten. Ook het opstellen van offertes kunnen ondernemers uitbesteden aan de virtueel assistent. De assistent heeft in dat geval wel alle relevante informatie nodig van de ondernemer om dit te kunnen doen. Het opstellen van offertes kan prima uitbesteed worden aan virtueel assistenten, en ter controle aangeboden worden aan de ondernemer voordat deze op de post gaat. In dat opzicht kan een virtual assistant dus ook aangemerkt worden als contractmanager. Ander werk dat over het algemeen prima uitgevoerd kan worden door de virtual assistant is het opmaken van facturen. Zoals eerder omschreven kan een virtual assistant in de meeste gevallen ook aangemerkt worden als beheerder. In dat geval is de virtual assistant bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het plaatsen van berichten op social mediakanalen en voor het reageren op berichten als moderator. Ook is het denkbaar dat een virtual assistant verantwoordelijk is voor het bijhouden van websites. In dat geval kan de virtual assistant wellicht ook aangemerkt worden als schrijver en/of copywriter.

Werkzaamheden virtueel assistent

Zoals eerder aangeven moet de virtueel assistent in veel gevallen gezien worden als ondersteunende werknemer, die alle voorkomende werkzaamheden kan uitvoeren voor ondernemers. Het is dan ook prima denkbaar dat de virtual assistant ook aangemerkt kan worden als online marketeer voor verschillende ondernemers. Redelijk veel ondernemers hebben zelf niet de kennis of geen zin om dit soort werkzaamheden uit te voeren. De ondernemers begrijpen wel dat marketing belangrijk is. Voor dit soort ondernemers kan de virtual assistant een belangrijke ondersteuning zijn. Wat een virtual assistant precies allemaal uitvoert voor een ondernemer kan verschillen per ondernemer.

Meest gevraagde expertise virtuele assistent

Er zijn verschillende werkzaamheden die veel van toepassing zijn. Denk hierbij vooral aan het werken als freelance office ondersteuner, het ondersteunen bij operationele bedrijfsprocessen of aan het contact onderhouden met bestaande en nieuwe klanten. Daarnaast kun je ook verantwoordelijk zijn voor marketing of het actief werken aan de naamsbekendheid. Ook management assistenten en administratief medewerkers worden vaak ingezet als support professionals. In sommige gevallen kan de benaming personal assistant van toepassing zijn. Afhankelijk van de opdracht, kan online marketing een belangrijke rol spelen. Online marketing is belangrijk voor ondernemers. Online marketing omvat veel factoren, en kan ook zeker betrekking hebben op sales. In veel gevallen zul je vanuit huis werken en niet op kantoor. Er zijn verschillende specialisten die werkzaam kunnen zijn als assistent. Denk bijvoorbeeld aan een online marketeer of aan een grafisch vormgever.

Wat is een virtueel assistent?

Een virtueel assistent moet dus gezien worden als assistent die inzetbaar is voor verschillende werkzaamheden. Als virtueel assistent ben je eigenlijk inzetbaar voor alle voorkomende werkzaamheden. Enkele veelvoorkomende taken kunnen zijn:

Agenda- en planningsbeheer: Een virtueel assistent kan helpen bij het plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen en evenementen. Ze kunnen afspraken inplannen, herinneringen instellen en agenda's up-to-date houden.
E-mail- en communicatiebeheer: Virtuele assistenten kunnen e-mails beheren, ze filteren op urgentie en belangrijkheid, en reageren op eenvoudige vragen of verzoeken. Ze kunnen ook helpen bij het beheren van andere vormen van communicatie, zoals het beantwoorden van telefoontjes of het afhandelen van chatberichten.
Onderzoek en informatie verzamelen: Een virtueel assistent kan helpen bij het verzamelen van informatie, het uitvoeren van onderzoek en het samenstellen van rapporten. Ze kunnen online bronnen raadplegen, gegevens analyseren en relevante informatie presenteren aan de gebruiker.
Administratieve taken: Virtuele assistenten kunnen ook ondersteuning bieden bij diverse administratieve taken, zoals het opstellen van documenten, het bijhouden van spreadsheets, het maken van presentaties en het beheren van databases.
Klantenservice: Ze kunnen fungeren als de eerste lijn van klantenservice, waarbij ze vragen beantwoorden, problemen oplossen en klantverzoeken afhandelen.

Het veelzijdige karakter van virtuele assistenten maakt ze flexibel en aanpasbaar aan verschillende werkzaamheden, waardoor ze een waardevolle ondersteuning kunnen bieden in verschillende zakelijke contexten. De benaming virtueel assistent komt in de praktijk ook voor als VA-assistent.

Taken als virtueel assistent zijn:

Het beantwoorden van mails.
Het beantwoorden van telefoontjes.
Het beheren van socialmediakanalen.
Het opstellen van offertes en facturen.
Het opvragen van informatie voor ondernemers.
Het schrijven van teksten voor websites.
Het uitvoeren van algemene administratieve werkzaamheden.
Het uitvoeren van marketing.
Het verzorgen van de boekhouding.

Film over een virtueel assistent:

Opleidingen tot virtueel assistent

Er bestaan geen opleidingsmogelijkheden voor de functie of de dienstverlening virtueel assistent via gewone scholen. De functie virtual assistant wordt doorgaans uitgevoerd door iemand die veel ervaring heeft op het gebied van administratie, zoals een administratief medewerker of een secretaresse die werkzaam is als zelfstandig ondernemer. Er worden wel diverse cursussen aangeboden tot virtual assistant, die wellicht interessant kunnen zijn voor mensen. Het is verder niet mogelijk om een specifieke opleiding te benoemen, omdat het werken als assistent daarvoor te algemeen is. Iedereen kan werkzaam zijn als virtual assistant, omdat er verder geen verplichtingen zijn met betrekking tot beroepsopleidingen. Een echte opleiding volgen is meestal niet nodig. Wel is communicatie echt belangrijk voor professionals. Hoe je eenvoudig klanten aantrekt, heeft veel te maken met communicatie. Een brede kennis van administratieve werkzaamheden is wel belangrijk als virtual assistant. Daarnaast zijn er ook genoeg externe opleidingsinstituten te vinden waar je een opleiding kan volgen. Wanner je een eigen bedrijf gaat starten als zzp virtueel assistent, dan is het slim om van een goed online boekhoudprogramma gebruik te maken.

Bedrijven waar een virtueel assistent werkzaam kan zijn

Over het algemeen zal een virtueel assistent aangemerkt moeten worden als ondernemer. In de meeste gevallen zal een freelance assistant voor verschillende ondernemers en directeuren werkzaam zijn. Afhankelijk van de virtual assistant is het prima denkbaar dat de virtual assistant ook andere werkzaamheden uitvoert voor ondernemers. De functie virtual assistant gaat verder dan alleen het beantwoorden van de telefoon of mailtjes. De meeste assistenten kunnen ook gezien worden als webcare medewerker en als webmaster.

Competenties virtueel assistent

De belangrijkste competentie van een virtueel assistent is communicatie, omdat het vakgebied grotendeels draait om communicatie. Daarnaast mag van een virtual assistant een commerciële instelling verwacht worden. Een andere belangrijke competentie is het kunnen netwerken. Vanzelfsprekend moet je als virtual assistant ook over goede algemene administratieve vaardigheden beschikken. Het is zelfs denkbaar dat een virtual assistant aangemerkt kan worden als boekhouder. Als je veel te maken hebt algemene computerwerkzaamheden zul je ook over een gedegen kennis moeten beschikken van de IT-sector. Het is wel belangrijk dat je binnen je eigen vakgebied blijft werken en gebruikmaakt van je sterke punten. Algemeen belangrijke woorden zijn dienstbaarheid, representatief, passie, energie, motivatie, luisteren, stressbestendigheid en samenwerken.

Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als virtueel assistent

Het arbeidsmarktperspectief van een virtueel assistent is over het algemeen redelijk goed te noemen, omdat steeds meer ondernemers gebruikmaken van een virtual assistant. Daarnaast is het zo dat je als assistent op een brede manier werkzaam kan zijn. Met andere woorden kan een virtual assistant voor veel verschillende werkzaamheden ingezet worden. Wel is het belangrijk als virtual assistant om aan voldoende opdrachten te komen, omdat de functie virtual assistant anders niet gezien kan worden als fulltime baan. Een virtueel assistent vacature zal overigens niet snel te vinden zijn. De functie is te algemeen voor vacatures. Zoals eerder aangeven voeren de meeste assistenten ook andere werkzaamheden uit. Het doorgroeien als virtual assistant moeten gezien worden in het opbouwen van een goede naam, waardoor het aantal opdrachten zal toenemen. Dit kun je wellicht ook bereiken door werkzaamheden te automatiseren.

Arbeidsvoorwaarden en salaris virtueel assistent

Als virtueel assistent bepaal je natuurlijk zelf je arbeidsvoorwaarden, omdat je werkzaam bent als zelfstandig ondernemer. Wat een virtual assistant precies verdient, is natuurlijk sterk afhankelijk van het aantal opdrachten die je als virtual assistant weet binnen te halen. Wel is het zo dat je doorgaans voldoende opdrachten moet weten te vergaren voordat je van dit beroep rond kan komen. Of je moet de werkzaamheden combineren met andere diensten. Een assistent zal niet snel in loondienst werkzaam zijn voor een werkgever.

Eigen bedrijf starten als Virtueel Assistent

Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Virtueel Assistent, waaronder:

Boekhoudprogramma vergelijken Virtueel Assistent

Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Virtueel Assistent bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.

Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Virtueel Assistent.

Mijnzzp.nl

Sidebar