Archivaris
Informatie over het beroep, opleidingen, competenties, arbeidsmarkt en meer...
Inhoudsopgave
Beroep archivaris
• Archiefstukken in goede conditie houden
• Wat doet een archivaris?
• Wat zijn de taken van een archivaris?
• Het archiveren van archieven
• Werken als archivaris of documentalist
• Verschillende taken van een archivaris
• Verschil archivaris en informatiebeheerder
• Audiovisueel archivaris:
Opleidingen tot archivaris
Bedrijven waar een archivaris werkzaam kan zijn
Competenties archivaris
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als archivaris
Arbeidsvoorwaarden en salaris archivaris
Eigen bedrijf starten als Archivaris
Boekhoudprogramma vergelijken Archivaris
Beroep archivaris
Een archivaris of documentalist is verantwoordelijk voor archiefwerkzaamheden en kan voor verschillende soorten bedrijven, instellingen en overheden werkzaam zijn. Er zijn veel bedrijven, instellingen en overheden, die hun administratie of andere gegevens bewaren in een archief. Om ervoor te zorgen dat de stukken ook teruggevonden kunnen worden is het belangrijk dat de gegevens netjes en ordelijk worden opgeslagen. Binnen grote bedrijven, instellingen en overheden kan het voorkomen dat interne medewerkers archiefstukken nodig hebben. In dat geval zullen de medewerkers de archivaris benaderen om de betreffende archiefstukken op te zoeken. Daarnaast kan het zo zijn dat de archivaris de stukken digitaal beschikbaar maakt voor de medewerkers. Ziekenhuizen, advocatenkantoren en bijvoorbeeld notarissen hebben vaak belangrijke archieven, die niet kwijt mogen raken en daarom zorgvuldig worden opgeslagen. Sommige archieven zijn zelfs zo belangrijk dat medewerkers niet zelf in het archief mogen zoeken en hun archief verzoeken bij de archivaris moeten indienen, waarna de archivaris de stukken zal opzoeken. Een archivaris kan zich verder ook bezighouden met archiefonderzoek, om bepaalde vragen boven water te krijgen. Door het gericht zoeken kunnen mogelijke belangrijke vragen beantwoord worden. Een archivaris is tegenwoordig over het algemeen ook druk met het digitaliseren van oude archiefstukken, om ze zeker te stellen voor de toekomst. Het opvragen van gedigitaliseerde stukken is veel makkelijker en voorkomt schade aan de oorspronkelijke stukken. Diverse bedrijven en overheden zijn tegenwoordig al zo ver met het digitaliseren van het archief dat de gegevens vaak voor iedereen online op te vragen zijn. Zo is het tegenwoordig mogelijk om oude luchtfoto's, landkaarten en boeken op te vragen via het internet. Dit is allemaal mogelijk, omdat archivarissen hun archieven digitaliseren.
Archiefstukken in goede conditie houden
De ruimten waar archieven liggen opgeslagen zijn vaak zorgvuldig gekozen, omdat de archiefruimte voor een belangrijk deel zal bepalen of de archiefstukken in goede conditie blijven. Denk bijvoorbeeld aan het voorkomen van te veel licht in de archiefruimte, aan de juiste temperatuur van de archiefruimte en aan de juiste luchtvochtigheid in de archiefruimte. Als de omstandigheden binnen een archiefruimte niet goed zijn kunnen archiefstukken beschadigd raken en zelfs helemaal verloren gaan. Bij oud beeldmateriaal, zoals films, kan het zijn dat ze snel slechter worden door de omstandigheden en dat ze als eerste gedigitaliseerd moeten worden, voordat ze niet meer te redden zijn. Als archivaris ben je dus werkzaam binnen een archief en ben je verantwoordelijk voor verschillende werkzaamheden, zoals het archiveren van stukken, het documenteren van stukken, het beschrijven van stukken en het veilig opslaan van archiefstukken. Een archivaris is dan ook de beheerder van een archiefruimte, die voorkomt bij veel verschillende soorten bedrijven, instellingen en overheden. Denk bijvoorbeeld aan openbare archieven van gemeentes of provincies, die veel informatie bevatten over burgers. Als burgers informatie zoeken over bijvoorbeeld hun voorouders is deze informatie meestal te vinden in de archieven. Ook geschiedkundigen maken over het algemeen regelmatig gebruik van archieven.
Wat doet een archivaris?
Een archivaris is een documentalist en bewaker die verantwoordelijk is voor het beheer, de organisatie en het behoud van archieven en historische documenten. De belangrijkste taken van een archivaris zijn onder andere:
- Verzamelen en verwerven van archieven: Archivarissen zijn verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerven van archieven en historische documenten van diverse bronnen, zoals overheidsinstellingen, bedrijven, organisaties, particulieren en andere relevante bronnen. Ze beoordelen de waarde en relevantie van de documenten en zorgen voor een gecontroleerde overdracht naar het archief.
- Organisatie en classificatie: Archivarissen zijn experts in het organiseren en classificeren van archieven. Ze ontwikkelen systemen en methoden om de documenten te categoriseren en ordenen, zodat ze gemakkelijk kunnen worden gevonden en geraadpleegd. Dit omvat het toepassen van archief principes en standaarden om de structuur en toegankelijkheid van het archief te waarborgen.
- Behoud en conservering: Archivarissen zijn verantwoordelijk voor het behoud en de conservering van archieven om ervoor te zorgen dat ze zo lang mogelijk bewaard blijven. Ze implementeren maatregelen om de fysieke integriteit van de documenten te behouden, zoals het hanteren van juiste opslag- en bewaaromstandigheden, het uitvoeren van restauraties indien nodig en het digitaliseren van documenten om de toegankelijkheid te vergroten en het risico op verval te verminderen.
- Documentatie en catalogisering: Archivarissen documenteren en catalogiseren de archieven, vaak met behulp van archiefsoftware en catalogussystemen. Ze creëren inventarissen, beschrijvingen en metadata om de inhoud en context van de documenten te beschrijven, waardoor onderzoekers en gebruikers gemakkelijker toegang hebben tot specifieke informatie.
- Toegankelijkheid en raadpleging: Archivarissen faciliteren de toegang tot archieven voor onderzoekers, studenten, historici en andere gebruikers. Ze bieden begeleiding en ondersteuning bij het gebruik van het archief, beantwoorden vragen, helpen bij het zoeken naar specifieke informatie en zorgen ervoor dat de privacy en vertrouwelijkheid van de documenten worden gerespecteerd.
- Onderzoek en educatie: Archivarissen voeren vaak zelf onderzoek uit binnen de archieven en leveren bijdragen aan historische publicaties en tentoonstellingen. Ze kunnen ook educatieve programma's ontwikkelen en aanbieden om het bewustzijn en begrip van het archiefmateriaal te vergroten en de historische waarde ervan te benadrukken.
Archivarissen spelen een essentiële rol bij het behoud en beheer van archieven, waarbij ze ervoor zorgen dat waardevolle historische documenten worden bewaard, georganiseerd en toegankelijk zijn voor onderzoek en toekomstige generaties. Ze hebben expertise op het gebied van archiefbeheer, classificatie, conservering en bieden ondersteuning aan gebruikers die gebruik willen maken van de archiefbronnen.
Wat zijn de taken van een archivaris?
De belangrijkste taken van een archivaris zijn het geordend opslaan van informatie, zodat documenten bewaard blijven en het toegankelijk houden van informatie. Ook betrouwbaarheid is belangrijk, omdat de informatie op de juiste manier opgeslagen moet worden. Als er iets mis gaat, kan de informatie voor altijd verloren raken. De archivaris moet voorkomen dat dit gebeurt. Eerst moet de archivaris uitzoeken welke soorten documenten bewaard moeten worden en waar ze in een bibliotheek of een soortgelijke plaats komen te liggen. Dan moeten deze papieren geordend worden, zodat het voor mensen gemakkelijk is om de informatie te vinden die ze nodig hebben. In alle gevallen is de belangrijkste taak het ervoor zorgen dat documenten bewaard blijven voor het nageslacht. Een archivaris beschrijft documenten om te voorkomen dat informatie niet terug te vinden is. In veel gevallen zul je met actuele onderwerpen bezig zijn, dat de organisatie aangaan. Met actuele onderwerpen bezig zijn, heeft bijvoorbeeld betrekking op het lezen van rapporten of artikelen uit tijdschriften of kranten.
Het archiveren van archieven
Het archiveren van archieven als archivaris kan niet zomaar vergeleken worden met de werkzaamheden van een bibliothecaris. Een archivaris is verantwoordelijk voor het vastleggen van doelgerichte informatie voor het nageslacht. Een bibliothecaris is juist verantwoordelijk voor het ordenen en beschikbaar stellen van algemene informatie. Archiefwetenschap kan dan ook niet gezien worden als bibliotheekwetenschap. Beide vaklieden kunnen in algemene zin wel aangemerkt worden als educatief medewerker. Zoals eerder omschreven is het niet zo dat een archivaris alleen werkzaam is met drukwerk. In veel gevallen zal een archivaris drukwerk digitaliseren, zodat de informatie behouden zal blijven voor de toekomst. Daarnaast kan een archivaris te maken hebben met digitale producties, zoals films en geluidsopnames. Ook websites worden tegenwoordig bijgehouden. De Koninklijke bibliotheek is onder andere verantwoordelijk voor het archiveren van alle belangrijke websites binnen Nederland voor het nageslacht. Ook oude landkaarten worden opgeslagen in de bibliotheek.
Werken als archivaris of documentalist
Als archivaris of documentalist heb je natuurlijk een bijzonder beroep. Als archivaris of documentalist heb je ook te maken met een digitaal archief. Daarnaast kan het ook zeker voorkomen dat je met andere archivarissen samenwerkt of verschillende bedrijven. Een archivaris beheert in de meeste gevallen niet alleen een archief, denk juist ook aan het zoeken naar ontbrekende stukken om bepaalde informatie te kunnen toevoegen. In veel gevallen bestudeert en beschrijft je documenten en berg ze vervolgens op. In veel gevallen zul je met actuele onderwerpen bezig zijn. Het is belangrijk dat documenten bewaard blijven.
Verschillende taken van een archivaris
Andere taken van archivarissen zijn het bewaren van papier (zoals het verzorgen van oude boeken), het overzien van informatie die niet in papiervorm is, en het voorkomen van branden. Vanzelfsprekend zal het beroep archivaris bij je moeten passen. Daarnaast moet de toekomstige werkplek passen bij je persoonlijke interesse. Archivaris of documentalist is in ieder geval aan te merken als bijzonder beroep. Omdat er veel informatie bewaard moet worden, hebben mensen hulpmiddelen nodig om te vinden wat ze zoeken. Hier zijn twee voorbeelden van hulpmiddelen die door archivarissen gebruikt worden:
- Een index van bibliotheekkaarten bevat namen en onderwerpen, zodat het je kan helpen te vinden welke papieren informatie bevatten die je zoekt. Het systeem is gebaseerd op het Dewey decimale systeem, dat in de meeste bibliotheken gebruikt wordt.
- Een invulhulp helpt mensen om informatie in documenten te vinden. De invulhulp kan een kaartcatalogus zijn of een index op de computer.
Verschil archivaris en informatiebeheerder
Een informatiebeheerder moet eerder gezien worden als informatiebeveiliger. Dit gaat meestal om belangrijke bedrijfsgegevens of overheidsdata dat niet toegankelijk mag zijn voor onbevoegde. Een informatiebeheerder is dus meer actief binnen de IT. Hoewel er enige overlap kan zijn tussen de taken van een archivaris en een informatiebeheerder, zijn er ook belangrijke verschillen tussen de twee rollen.
- Rol archivaris: Een archivaris richt zich voornamelijk op het beheer en behoud van archieven en historische documenten. Ze zijn verantwoordelijk voor het verzamelen, organiseren, catalogiseren en conserveren van archiefmateriaal, met als doel de toegankelijkheid en duurzaamheid ervan te waarborgen. Archivarissen hebben vaak een sterke achtergrond in geschiedenis, archivalische principes en technieken, en ze werken vaak in archiefinstellingen, zoals archiefdiensten, bibliotheken, musea of historische verenigingen.
- Rol informatiebeheerder: Aan de andere kant richt een informatiebeheerder zich op het beheer en de beveiliging van informatie binnen organisaties. Ze zijn verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures met betrekking tot de opslag, toegang, beveiliging en bewaring van bedrijfsinformatie. Informatiebeheerders hebben vaak een bredere focus op informatiemanagement in het algemeen en werken vaak in zakelijke omgevingen, zoals bedrijven, overheidsinstellingen of non-profitorganisaties.
Audiovisueel archivaris:
Opleidingen tot archivaris
Er zijn verschillende opleidingsmogelijkheden voor het beroep archivaris, zoals de Mbo-opleiding medewerker informatiedienstverlening en de hbo-opleiding informatiedienstverlening en management (IDM). Het eerste jaar van de opleiding is nog vrij algemeen. In het tweede jaar kan je voor de richting informatie en media kiezen. Tijdens de hbo-opleiding zul je veel tijd besteden aan het vinden van informatie en het op de juiste manier opslaan van deze informatie. Tijdens de archivaris opleiding zul je ook stage-lopen om praktijkervaring op te doen. Het is mogelijk om via een universitaire opleiding archivaris te worden door het kiezen van de richting culturele informatiewetenschap. In sommige gevallen kan ook de mbo-opleiding informatiedienstverlening bibliotheken voldoende zijn. In de meeste gevallen zul je wel over de opleiding informatiedienstverlening en management moeten beschikken. Ook de boekhouding bijhouden is belangrijk als zzp archivaris.
Bedrijven waar een archivaris werkzaam kan zijn
Een archivaris kan voor verschillende bedrijven, instellingen en overheden werkzaam zijn op verschillende manieren. Denk bijvoorbeeld aan grote advocatenkantoren, ziekenhuizen, productiemaatschappijen, provincies, waterschappen, ministeries, gemeentehuizen en aan museums. Daarnaast kan een archivaris voor grote organisaties werkzaam zijn, zoals de politie en het leger. Waar een archivaris precies zal werken is afhankelijk van de soort opleiding en de interesse als archivaris. Het archiveren van oude boeken kan bijvoorbeeld niet zomaar vergeleken worden met het archiveren van beeldmateriaal. Het is mogelijk dat een archivaris ook verantwoordelijk is voor andere werkzaamheden. Een archivaris binnen een advocatenkantoor hoeft bijvoorbeeld niet fulltime werkzaam te zijn als archivaris. In sommige gevallen kan een archivaris ook aangemerkt worden als DIV medewerker.
Competenties archivaris
De belangrijkste competenties van een archivaris zijn dat je zorgvuldig en nauwkeurig kunt werken en dat je beschikt over doorzettingsvermogen. Maar ook het nieuwsgierig zijn naar informatie is belangrijk als archivaris. Persoonlijke interesses speelt meestal een belangrijke rol. De persoonlijkheidskenmerken die passen bij het beroep van archivaris maken een belangrijk onderdeel uit van de competenties. Als archivaris is het tegenwoordig belangrijk dat je verstand hebt van computers en andere apparatuur, die je zult gebruiken tijdens je werkzaamheden. Ook zul je communicatief goed onderlegd moeten zijn, omdat je veel verschillende mensen te maken krijgt. Communicatie heeft in dit geval ook betrekking op de schriftelijke communicatie, omdat bezoekers van het documentatiecentrum de informatie wel op een makkelijke manier moeten kunnen vinden. Als een archivaris te maken heeft met oude boeken kan het belangrijk zijn dat de archivaris ook aangemerkt kan worden als grafoloog. Algemeen belangrijke woorden zijn verantwoordelijkheidsgevoel, passie, energie, onderzoeksvaardigheden, vakkennis, structuur en overzicht.
Arbeidsmarktperspectief en doorgroeimogelijkheden als archivaris
Het verkrijgen van een baan als goed opgeleide archivaris zal in de meeste gevallen niet heel makkelijk zijn, ondanks dat veel bedrijven en instellingen behoeften hebben aan een archivaris. De meeste bedrijven hebben maar één of twee archivarissen aan het werk, en de doorstroming onder archivarissen is vaak traag. Wel is het zo dat er veel bedrijven gebruikmaken van een archivaris. Het moet dus vroeg of laat zeker lukken om een baan te vinden. De doorgroeimogelijkheden moeten gezien worden in het verkrijgen van een leidinggevende functie. Verdere doorgroeimogelijkheden zijn er bij ons niet bekend.
Arbeidsvoorwaarden en salaris archivaris
Er zijn geen specifieke arbeidsvoorwaarden aan te geven voor het beroep archivaris, omdat je bij zeer uiteenlopende bedrijven werkzaam kan zijn. Een archivaris met een hbo-opleiding zal doorgaans een salaris verdienen tussen de 2500 en 3500 euro bruto per maand, afhankelijk van de leeftijd en verantwoordelijkheden. Het salaris kan wel erg schommelen per soort instelling of bedrijf. Een archivaris-assistent met een Mbo-opleiding zal doorgaans minder verdienen.
Eigen bedrijf starten als Archivaris
Als startende zzp'er is het, na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK), ook belangrijk om na te denken over de juiste verzekeringen. Afhankelijk van het type bedrijf en werkzaamheden kunnen verschillende belangrijke verzekeringen relevant zijn als Archivaris, waaronder:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)
Boekhoudprogramma vergelijken Archivaris
Gebruik een online boekhoudprogramma voor uw adminstratie. Mijnzzp.nl helpt u als Archivaris bij het maken van een keuze uit de verschillende programma's.
Klik hier om boekhoudsoftware te vergelijken voor een Archivaris.
Mijnzzp.nl