Zelf boekhouden als zzp’er? Zo doe je dit!
Boekhouden, zeker niet de favoriete bezigheid van een hoop ondernemers, maar het moet wel gebeuren. Als zzp’er kun je ervoor kiezen om zelf je boekhouding te regelen. De meest voorkomende manier om dat te doen is met bijvoorbeeld Excel of een slim online programma voor je boekhouding. Voor elke ondernemer is het verschillend welke manier van boekhouden het meest efficiënt is. Om jou te helpen bij het kiezen van de beste manier om jouw boekhouding te doen, noemen wij in deze blog de voor- en nadelen van boekhouden met Excel of met boekhoudsoftware.
Waarom is het verstandig om je boekhouding op orde te houden?
Voor veel ondernemers is de boekhouding een tijdrovende klus, daarom wordt het vaak niet goed gedaan of uitgesteld. Dat is jammer, want een correcte boekhouding levert jou als ondernemer inzicht in je financiën. Dit zorgt ervoor dat je tijdig kunt inspringen zodra er onduidelijkheden of misstappen ontstaan. Om je boekhouding bij te houden kun je ervoor kiezen om dat te doen in Excel of met boekhoudsoftware.
Wanneer doe jij jouw boekhouding in Excel?
Als je nog niet zoveel klanten hebt en dus weinig facturen verstuurt, is boekhouden in Excel een goede keuze. Het is daarbij erg belangrijk dat jij jouw boekhouding altijd up-to-date houdt en zorgt dat het overzichtelijk is. Bovendien moet je Excel boekhouding voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Kies je voor boekhouden met behulp van Excel, dan is het verstandig om je te verdiepen in boekhouden en Excel.
Voordelen van Excel
Laten we direct beginnen met het grootste voordeel van Excel: het is gratis. Op bijna alle desktops staat het Office-pakket geïnstalleerd, wat ook Excel bevat. Als dat pakket niet op jouw desktop staat, kun je gratis gebruik maken van Google Spreadsheets. Om jou een handje te helpen bij het boekhouden in Excel, kun je een template downloaden. Dat is een opzetje, zodat jij direct kunt beginnen met boekhouden in Excel. Wanneer je meer kennis hebt over Excel, kun je zelf een opzet maken en deze inrichten naar jouw eigen smaak.
Nadelen van Excel
De groei van jouw bedrijf kan jou een nadeel opleveren wanneer je de boekhouding doet in Excel. De kans dat jouw Excel-bestand daardoor onoverzichtelijk wordt, is erg groot. Om je sheet overzichtelijk te houden, moet je over veel kennis beschikken. Een echte helpdesk heeft Excel niet, als je iets niet begrijpt kun je dat wel opzoeken op internet. Je bent dus overgeleverd aan online hulp.
Daarnaast is de kans op fouten in een ingewikkeld Excel bestand groot. Een klein foutje in Excel, kan grote gevolgen hebben en ervoor zorgen dat je hele boekhouding onbruikbaar wordt. Verder kost boekhouden in Excel een hoop tijd, omdat veel handelingen handmatig moeten worden gedaan. Bovendien als je bedrijf groeit, zal het in de toekomst alleen maar meer tijd in beslag nemen.
Wanneer kies je voor een boekhoudprogramma?
Wil je alle beschikbare tijd in jouw onderneming steken? Dan is het vervelend als je veel tijd kwijt bent aan jouw boekhouding. Een boekhoudprogramma biedt hierbij uitkomst. De handmatige handelingen, die je in Excel zelf moet doen, worden met boekhoudsoftware automatisch gedaan. Daardoor bespaar je een hoop tijd en verklein je de kans op het maken van fouten. Ook wanneer je niet zoveel kennis hebt over Excel is boekhoudsoftware de betere keuze. Je hoeft je geen zorgen te maken over ingewikkelde formules, het enige dat jij moet doen is gegevens invullen. De rest wordt gedaan door de software.
Voordelen van een boekhoudprogramma
Het grootste voordeel van boekhoudsoftware is tijdsbesparing. Zoals hierboven genoemd, worden er dankzij de software veel handelingen geautomatiseerd. Een voorbeeld hiervan is dat je niet zelf meer facturen hoeft op te stellen of BTW-aangifte te doen bij de Belastingdienst. Het boekhoudprogramma doet dat allemaal voor jou, waardoor je veel tijd bespaard. Een andere nieuwe techniek is e-factureren. Hiermee wordt jouw factuurstroom helemaal geautomatiseerd.
Een ander voordeel is dat je 24/7 op de hoogte bent van jouw financiën. Doordat je een koppeling kunt maken met jouw bankgegevens, heb je altijd zicht op elke bankmutatie. Met sommige boekhoudprogramma’s is het zelfs mogelijk om te internetbankieren vanuit de software.
Verder werkt boekhoudsoftware online, waardoor je altijd en overal toegang hebt tot jouw gegevens. Ook kun je gebruik maken van een boekhouding app, zo kun je ook op je smartphone of tablet aan het werk. Je moet daarvoor natuurlijk wel beschikken over een werkende internetverbinding. Doordat de software online werkt, staan al jouw gegevens altijd veilig opgeslagen in de cloud. Mocht jouw desktop het begeven, dan heb jij nog alle data in de cloud staan, zo verlies je dus nooit belangrijke informatie van jouw boekhouding.
Nadelen van een boekhoudprogramma
Eén van de voordelen van boekhoudsoftware geeft ook direct een nadeel. Doordat een boekhoudprogramma online werkt, moet je altijd een werkende internetverbinding hebben. Gelukkig beschikt bijna iedereen in Nederland over internet en zal dit niet of zeer zelden voorkomen.
Een ander nadeel van een boekhoudprogramma is dat het, in tegenstelling tot Excel, niet gratis is. De kosten van zo’n programma lopen erg uiteen. Je kunt al gebruik maken van boekhoudsoftware voor enkele euro’s per maand. Hoewel dat niet veel is, zal je als ondernemer graag zoveel mogelijk willen besparen. Wel geldt de regel: hoe meer functies en uitgebreider de software, hoe duurder het programma is.
Wat is de beste manier om mijn boekhouding te doen?
Ben jij er al uit welke manier het beste bij jou past? Om te beginnen is het belangrijk dat je weet dat de ene manier niet beter is dan de ander. Wel kun je veel voordeel behalen, als je de juiste manier kiest. Heb je voldoende tijd en kennis, maar wil je geen geld besteden aan jouw boekhouding? Dan is het verstandig om te kiezen voor Excel. Wil je daarbij een beetje hulp? Zoek dan een geschikte template, waardoor je direct kunt beginnen met boekhouden in Excel. Zie je liever dat veel handelingen automatisch gaan, waardoor je veel tijd bespaard? Kies dan voor de technologie. Als je nog twijfelt, kun je ervoor kiezen om een gratis proefperiode van een boekhoudprogramma te proberen.
Mijnzzp.nl