Wil je graag een kleine onderneming starten als zzp'er, maar weet je niet goed waar je moet beginnen? Geen zorgen, wij leggen het je graag uit! In dit artikel vertellen we hoe je de administratie opzet als beginnende ondernemer. We geven tips over welke informatie belangrijk is en hoe je deze kan verwerken in eenvoudige boekhoudsoftware. Het bijhouden van de boekhouding is voor alle ondernemers verplicht. Online boekhouden maakt het mogelijk om op een eenvoudige manier de complete administratie bij te houden. Het zorgvuldig bijhouden van de bedrijfsadministratie is ook voor kleine bedrijven belangrijk. Het maakt verder niet uit of je een startende ondernemer bent of een ervaren ondernemer. Alle ondernemers zijn verplicht om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Lees snel verder om direct aan de slag te gaan!
Inhoudsopgave
Administratieve opzetten
• Belangrijke informatie administratie opzetten
Administratie bewaren
Wat verstaan we onder administratie?
Administratie en boekhouding eenmanszaak
• Aangifte omzetbelasting doen met een eenmanszaak
• Aangifte inkomstenbelasting met een eenmanszaak
Voorkom problemen met de administratie
• Boekhouden met helpdesk
Zelf facturen maken en versturen
Urenregistratie bijhouden als zzp'er
Kan ik de administratie uitbesteden?
Onderschat de administratie opzetten niet
• Balans en resultatenrekening maken
• Eenvoudig boekhoudpakket gebruiken
Administratieve opzetten
Als startende ondernemer ben je verplicht om een zakelijke administratie bij te houden. Dit is nodig om de Belastingdienst te kunnen informeren over je inkomsten en uitgaven. De administratieve lasten van een kleine onderneming zijn vrij laag, maar het is wel belangrijk dat je alles goed bijhoudt. Je kan de administratie bijvoorbeeld verwerken in eenvoudige software zoals Excel of Word. Daarnaast kun je gebruikmaken van een online boekhoudprogramma. Een boekhoudprogramma is in de meeste gevallen de beste optie.
Belangrijke informatie administratie opzetten
Om je administratie goed op te zetten, is het belangrijk dat je alle relevante informatie bij de hand hebt. Zorg er daarom voor dat je alle facturen, bonnetjes, loonstroken en andere documenten goed opslaat. Daarnaast is het slim om te investeren in een boekhoudprogramma waarin je deze informatie kan verwerken. Zo heb je alles bij de hand en hoef je geen informatie meer te zoeken. Tegenwoordig heb je ook de beschikking over een handige app. Door middel van de gratis app kun je overal aan de boekhouding werken.
Verder moet je als ondernemer ook rekening houden met verschillende belastingregels. Je moet onder andere ieder kwartaal btw-aangifte indienen en jaarlijks belasting betalen over je inkomsten. Voor startende zzp'ers zijn er ook verschillende regelingen in het leven geroepen, zoals:
- De Mkb-winstvrijstelling.
- De kleineondernemersregeling.
- De zelfstandigenaftrek.
- Diverse startersregelingen.
Administratie bewaren
Alle ondernemers zijn verplicht om de financiële administratie te bewaren. Dit betekent dat je alle facturen, bonnetjes en andere documenten moet bewaren in de originele vorm. Bewaar deze informatie minimaal zeven jaar, dit is de wettelijke termijn die de Belastingdienst hanteert. Je kan de administratie bewaren in bijvoorbeeld een Excel-bestand of in een online boekhoudprogramma. Het is wel belangrijk dat je de informatie goed verwerkt, zodat je alles op elk moment kunt terugvinden. Je bent verplicht met een eenmanszaak om alle financiële gegevens te bewaren. Gegevens over onroerende zaken moet je zelf minimaal 10 jaar bewaren. De administratie over onroerende zaken heeft bijvoorbeeld betrekking op huurcontracten en andere gegevens over een bedrijfspand.
Wat verstaan we onder administratie?
Administratie heeft betrekking op alle gegevens die de onderneming aangaan. Dit heeft dus ook betrekking op mogelijke agenda's en bijvoorbeeld e-mails. Alle financiële gegevens vallen onder de boekhouding. Denk hierbij aan facturen, bonnetjes en loonstroken. Onder administratie valt ook de correspondentie die de onderneming voert. Dit kan betrekking hebben op klanten of leveranciers.
Om de administratie goed te kunnen doen, is het belangrijk dat je goede software tot je beschikking hebt. Zorg er daarom voor dat je een goed boekhoudprogramma gebruikt. Door middel van de software kan je alle informatie gemakkelijk verwerken en opslaan zonder het risico om belangrijke gegevens te verliezen. De digitale bestanden zijn ook op ieder moment oproepbaar en dus inzichtelijk.
Administratie en boekhouding eenmanszaak
Zzp'ers die gekozen hebben voor de rechtsvorm eenmanszaak hebben te maken met enkelvoudig boekhouden. Enkelvoudig boekhouden is eenvoudiger dan dubbel boekhouden en hoeft dus vaak minder tijd te kosten. Daarnaast mogen zzp'ers voor de aangifte inkomstenbelasting gebruikmaken van een winst- en verliesrekening. De meeste Mkb-bedrijven moeten hiervoor een jaarrekening laten opstellen door een accountant.
Aangifte omzetbelasting doen met een eenmanszaak
Ondernemers met een eenmanszaak zijn meestal btw-plichtig en moeten per kwartaal hun btw-aangifte doen. Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudpakket, dan kan de software de btw-aangifte automatisch klaarzetten voor je. Het boekhoudpakket neemt de gegevens over uit de ingevoerde databestanden. Het is niet verplicht om de btw-aangifte in te dienen door middel van online software. Dit kun je bijvoorbeeld ook doen via de website Belastingdienst zakelijk. Zie ook onze handige btw-calculator voor het berekenen van de btw.
Aangifte inkomstenbelasting met een eenmanszaak
Zzp'ers die een eenmanszaak hebben zonder personeel kunnen met hun boekhoudpakket automatisch de aangifte inkomstenbelasting opmaken en indienen bij de Belastingdienst. Hiervoor moet de software wel beschikken over de module Automatische Winstaangifte. De aanslag inkomstenbelasting moet je overigens betalen van de zakelijke rekening. De aangifte inkomstenbelasting is een privéaangelegenheid, en dus betaal je de inkomstenbelasting van de privérekening. De meeste ondernemers maken tegenwoordig gebruik van deze mogelijkheid. Met een besloten vennootschap is het automatisch aangifte doen niet mogelijk.
Voorkom problemen met de administratie
Voor kleine ondernemers is het tegenwoordig prima mogelijk om zelf de boekhouding bij te houden. Wel is het belangrijk om gebruik te maken van een professioneel boekhoudprogramma. Hiermee voorkom je vervelende fouten en mogelijke problemen met de Belastingdienst. Boekhoudprogramma's bieden eenvoudig toegang tot alle administratieve gegevens en het is mogelijk om op een makkelijke manier alle inkomsten en uitgaven bij te houden. Hierdoor hoef je niet meer alles op te schrijven of handmatig in te voeren. Ook krijg je de beschikking over de dagelijkse back-up. Hiermee worden alle inkomsten en uitgaven dagelijks opgeslagen.
Boekhouden met helpdesk
Wanneer je kiest voor een boekhoudprogramma, kies je er ook voor om ondersteuning te krijgen bij het boekhouden. Als beginnende ondernemer kan dit handig zijn om een goede opstart te maken met de administratie. Veel programma's beschikken over een gratis helpdesk, waar je alle vragen over de administratie kan stellen. De medewerkers van de helpdesk zijn ervaren in het omgaan met boekhoudsoftware. Zij kunnen je dan ook goed adviseren over hoe je de administratie het beste kan opzetten en bijhouden. Daarnaast worden er ook regelmatig cursussen aangeboden. Zo leer je precies hoe je de administratie opzetten moet. De administratie opzetten is overigens niet moeilijk, maar een beetjes extra hulp kan nooit kwaad.
Zelf facturen maken en versturen
De meeste zzp'ers maken zelf hun facturen. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een factuur dient alleen maar de volgende gegevens te bevatten:
- Naam van de onderneming, adres en KvK-nummer.
- Factuurdatum en factuurnummer.
- Naam en adres van klant.
- Lijst met producten of diensten die verkocht zijn aan de klant.
- Het Btw-nummer en toegepaste tarief.
Het automatisch laten maken van facturen kan tegenwoordig heel gemakkelijk met een boekhoudprogramma. De meeste programma's hebben een speciale functie voor het maken van facturen. Hiermee voorkom je fouten en bespaar je tijd.
Urenregistratie bijhouden als zzp'er
Voor sommige zzp'ers is het erg belangrijk om de gewerkte uren bij te houden. Bijvoorbeeld wanneer ze per uur werken voor een opdrachtgever. Daarnaast moet je de uren kunnen aantonen om in aanmerking te komen voor de ondernemersaftrek. Het urencriterium voor zzp'ers bedraagt 1225 uur. Het bijhouden van hoeveel uren je precies werkt kan natuurlijk ook belangrijk zijn voor de facturatie naar de opdrachtgevers. De urenregistratie is dus niet alleen nodig voor de Belastingdienst.
De Belastingdienst kijkt niet alleen naar de declarabele uren. Je mag ook de tijd die je besteedt aan het doen van de administratie en boekhouding berekenen. Door de uren goed bij te houden, voorkom je problemen achteraf. Door middel van goede software kan je alle informatie over de gewerkte uren eenvoudig bijhouden. Voor de urenregistratie gebruiken de meeste zzp'ers een mobiele app. De meeste apps zijn hiervoor geschikt.
Kan ik de administratie uitbesteden?
Het is mogelijk om de volledige administratie en boekhouding over te laten aan een boekhouder. Deze kan je helpen om alle gegevens goed bij te houden en eventuele problemen met de Belastingdienst voorkomen. Daarnaast is het ook mogelijk om een deel van de administratie uit te besteden aan een goede boekhouder. Bijvoorbeeld voor het opstellen van de inkomstenbelasting en andere complexe belastingzaken. Denk bijvoorbeeld ook aan het toepassen van de zelfstandigenaftrek of aan de mkb winstvrijstelling. De meeste zzp'ers maken alleen gebruik van de zelfstandigenaftrek. Een goede boekhouder kan dus helpen met deze boekhoudkundige taken.
Onderschat de administratie opzetten niet
Zzp'ers onderschatten nogal eens de administratie. Dit kan problemen opleveren met de Belastingdienst. Het is daarom belangrijk om goed bij te houden wat er allemaal gebeurt in je onderneming. Gebruik hiervoor een professioneel boekhoudprogramma en urenregistratie software. Dit is niet alleen tijdbesparend, maar ook gemakkelijk in gebruik. Een online boekhoudprogramma is ook te gebruiken voor de rittenadministratie. Het gebruiken van een online boekhoudprogramma heeft ook als voordeel dat je deze kunt gebruiken voor de opslag van de bedrijfsadministratie. Je hoeft dus geen gebruik te maken van een externe harde schijf. Het boekhoudpakket maakt iedere dag een complete back-up van de administratie. De complete bedrijfsadministratie en alle andere belastingzaken zijn dus veilig opgeslagen.
Balans en resultatenrekening maken
Het maken van de jaarlijkse balans en resultatenrekening is verplicht voor iedere onderneming. Deze moeten worden opgesteld volgens de richtlijnen van de Belastingdienst. Het is daarom verstandig om gebruik te maken van een boekhoudprogramma dat aan deze richtlijnen voldoet. Zo weet je zeker dat alles op de juiste manier wordt vastgelegd in de administratie. Het opmaken van de balans en winst- en verliesrekening kun je eenvoudig zelf doen. Het is dus niet nodig om hiervoor een boekhouder in te huren. Zolang alle transacties maar op de juiste manier ingeboekt zijn. Het bijhouden van alle inkomsten en uitgaven kan het beste gedaan worden in verschillende grootboekrekeningen.
Eenvoudig boekhoudpakket gebruiken
Als zzp'er heb je voor het opzetten van de administratie geen complex software nodig. Een basispakket online boekhouden is voldoende. De administratie opzetten kan dus ook gedaan worden met een basispakket. Zoals eerder omschreven is het wettelijk verplicht om de zakelijke administratie bij te houden. De Belastingdienst verplicht je verder niet om gebruik te maken van online boekhouden. De administratie opzetten mag je bijvoorbeeld ook gewoon op papier doen of in Excel. Vanzelfsprekend werkt een digitale administratie wel veel makkelijker voor het bijhouden van de zakelijke inkomsten. Daarnaast is een digitale administratie overal toegankelijk door middel van het in de cloud werken. De meest gebruiksvriendelijke pakketten zijn speciaal ontwikkeld voor zzp'ers.
Het is belangrijk om de gehele administratie op de juiste manier op te zetten. Hierdoor kun je beter overzicht houden en voorkom je problemen.
Maak als zzp'er gebruik van een goed boekhoudprogramma. Dit werkt veel sneller en vooral beter. Ook de dagelijkse back-up is handig.
Mijnzzp.nl