Een correcte financiële administratie opzetten bij de start van je bedrijf is belangrijk. Het is wettelijk verplicht alle financiële bedrijfsgegevens te bewaren en verantwoording af te leggen aan de Belastingdienst. Het is dus belangrijk dat je bij het opzetten van een administratie weet waaraan je moet voldoen. Weet jij bijvoorbeeld hoelang je de administratie van je bedrijf moet bewaren? Of welke gegevens je allemaal paraat moet hebben voor de Belastingdienst? In dit artikel vertellen we je alles wat je moet weten over het opzetten en bijhouden van de administratie en boekhouding. Er zijn verschillende administraties en een boekhouding voor een stichting is anders ingericht dan die voor een bedrijf. De meeste zzp'ers maken tegenwoordig gebruik van een online boekhoudprogramma voor de administratie.
Inhoudsopgave
Overzichtelijke administratie opzetten
• Administratie opzetten startende ondernemer
• Bewaarplicht administratie
• Zo begin je met de financiële administratie
• Bijhouden van de administratie
Basisgegevens zakelijke administratie
• Zakelijke uitgaven inboeken als investering
• Bijhouden inkomsten en uitgaven
• Uren bijhouden in een urenadministratie
Digitaal bewaren van de administratie
• Eenvoudige boekhouding zzp'ers
• Waarom je de bedrijfsadministratie zolang moet bewaren?
• Verschil administratie, stichting, vereniging en bedrijven
• Ledenadministratie van vereniging
• Donateursadministratie van een stichting
• Boekhouding uitbesteden aan een boekhouder
• Hybride boekhouden
Goede administratie opzetten
• Zakelijk en privé gescheiden houden
Boekhouding uitbesteden
• Hét complete boekhoudpakket om je administratie op te zetten
• Voordelen van online boekhouden zijn:
• Zzp boekhouding opzetten startende ondernemer
Overzichtelijke administratie opzetten
Het is handig om over een aantal basisvaardigheden te beschikken bij het opzetten van een financiële administratie. Heb je kennis van de basis van bedrijfsadministratie en boekhouding in het algemeen dan is het wat gemakkelijker. Ontbreekt de kennis dan zijn de vaardigheden snel aan te leren als je van boekhoudsoftware gebruikmaakt. Het is als eerste belangrijk om een zakelijke rekening te openen. Daarmee vindt er een scheiding plaats tussen de financiële privésituatie en bedrijfssituatie. De volgende stap is het selecteren van een online boekhoudprogramma. Het openen van een zakelijke rekening is overigens niet verplicht, maar wel verstandig.
Administratie opzetten startende ondernemer
Neem de tijd om even rond te kijken, want er zijn veel vormen van boekhoudsoftware. Kies dus boekhoudsoftware dat bij je bedrijf past. Er zijn bijvoorbeeld voor zzp’ers eenvoudig toegankelijk en gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma’s beschikbaar. Hierdoor is de financiële administratie opzetten een stuk makkelijker. Vergeet niet dat je de zakelijke administratie minimaal 7 jaar moet bewaren voor de Belastingdienst. Je boekhouding aan het einde van het jaar weggooien is dus niet handig.
Bewaarplicht administratie
Er geldt voor de financiële administratie van bedrijven een bewaarplicht. Dat is een wettelijke plicht en er geldt een termijn van zeven jaar voor. Het is voor te stellen dat je niet zeven jaar lang je papieren administratie wilt bewaren. Dat neemt nogal veel ruimte in beslag. Dat is dus ook nog een prima reden om de keuze voor een online boekhoudprogramma te maken. Overigens moet je alle gegevens over onroerende zaken 10 jaar bewaren. Dit zijn bijvoorbeeld onroerende zaken zoals huurcontracten, verkoopcontracten en gegevens van de notaris.
Je bent dus wettelijk verplicht om de zzp administratie te bewaren. Overigens ben je ook verplicht om een deugdelijke administratie op te zetten. Het helpt als je een vast moment kiest voor de administratie. Hierdoor zal het bijhouden van de administratie van jouw bedrijf een stuk eenvoudiger worden. Begin dus goed, en zorg ervoor dat jouw bedrijf administratief alles op orde heeft. Ook het maken van een back-up is zelf niet meer nodig wanneer je kiest voor online boekhouden. De boekhoudsoftware maakt iedere dag een complete back-up.
Zo begin je met de financiële administratie
Een eenvoudig online boekhoudpakket biedt wellicht een demoversie of gratis proefperiode. Maak daar gebruik van. Je begint met het personaliseren van de standaardfacturen. Daar zet je jouw bedrijfsgegevens op, net als je KvK-nummer, btw-nummer en je bedrijfslogo voor de herkenbaarheid. Let op dat je alle gegevens zo standaardiseert dat deze aan de eisen van een factuur voldoen. Het alleen vermelden van je KvK-nummer is bijvoorbeeld die voldoende. Je moet aan de eisen van de Belastingdienst voldoen.
Nu heb je al een conceptfactuur die je in de toekomst altijd kan gebruiken. Heb je al relaties zoals leveranciers of debiteuren? Deze zakelijke relaties zijn in te voeren in de online boekhouding en blijven bewaard. Nieuwe relaties zijn natuurlijk ook eenvoudig toe te voegen. Deze twee stappen liggen aan de basis van het opzetten van de financiële administratie.
Bijhouden van de administratie
Na de eerste opzet van de administratie is het een kwestie van de administratie bijhouden. Dat dient uiteraard zorgvuldig en nauwkeurig te gebeuren. Spaar dus niet alle bonnen en facturen op voor een lange tijd, maar verwerk deze regelmatig in de boekhouding. Er zijn verder naast de basisgegevens die je bijhoudt nog een aantal zaken om rekening mee te houden. Denk bijvoorbeeld aan het digitaal factuur sturen en bijkomende eisen.
Basisgegevens zakelijke administratie
De basisgegevens van een administratie bestaat uit het bijhouden van facturen. Het gaat zowel om het maken en versturen van facturen als om het inboeken van betaalde facturen. Bij het verzenden van een factuur selecteer je de relatie, omschrijf je het product of dienst, het bedrag en de van toepassing zijnde btw. De boekhoudsoftware rekent het totaalbedrag voor je uit naast het bedrag en btw-bedrag (omzetbelasting). Het is mogelijk indien de optie er is om de factuur direct vanuit je boekhouding te versturen. Of je slaat de factuur op als Pdf-document en verstuurt deze in een bijlage per mail.
Vergeet niet om de factuur in je administratie op te slaan, want anders komt het factuurnummer in de war en klopt je boekhouding niet. Is een factuur betaald? Dan verwerk je dat in de administratie. Moet je een factuur betalen? Dan voer je deze op als zakelijke kosten en voer je de relatie in met een omschrijving en het bedrag exclusief en inclusief btw.
Zakelijke uitgaven inboeken als investering
Let op als je zakelijke uitgaven doet en het een investering betreft. Dat dien je te vermelden in de boekhouding, waarbij je onder meer de keuze hebt om aan te geven of het een investering over meerdere jaren betreft. Hiervoor moet je afschrijving berekenen om tot de boekwaarde kunnen komen. Zie hiervoor onze handige calculator.
Afschrijving en boekwaarde berekenen
Bijhouden inkomsten en uitgaven
Het bijhouden van inkomende en uitgaande facturen is een kwestie van discipline en kost in een online boekhoudprogramma weinig tijd. Daarnaast krijg je binnen van het programma een melding wanneer uitgaande facturen voldaan hadden moeten worden. Er zijn nog een aantal basisgegevens die tot de zakelijke administratie behoren. Denk maar aan het bijhouden van de voorraadadministratie met betrekking tot goederen. Of aan de loonadministratie als je personeel in dienst hebt. De Belastingdienst beschouwt de onderstaande gegevens als basis van een bedrijfsadministratie:
- Debiteurenadministratie.
- Crediteurenadministratie.
- Voorraadadministratie.
- Inkoopadministratie.
- Verkoopadministratie.
- Loonadministratie bij personeel.
Uren bijhouden in een urenadministratie
Als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting kom je onder voorwaarden in aanmerking voor de ondernemersaftrek. Hierop is het urencriterium van toepassing. Je dient minimaal 1.225 uur per jaar aan je bedrijf te besteden en meer tijd besteden aan je bedrijf dan aan werk met een dienstverband. Om aan de Belastingdienst aan te tonen dat je aan het urencriterium voldoet, is het handig om de uren in een urenadministratie bij te houden. Kies daarom voor een online boekhoudprogramma dat deze functionaliteit te bieden heeft.
De ondernemersaftrek wil je als zzp’er namelijk niet mislopen. Deze bestaat uit een zelfstandigenaftrek en als je starter bent ook uit een startersaftrek. Het is begrijpelijk dat het bijhouden van je uren niet de leukste klus is, maar het is wel een klus die geld oplevert. Maak je gebruik van boekhoudsoftware waarin de uren niet bij te houden zijn? Er zijn ook andere oplossingen voor, zoals het gebruikmaken van een urenadministratie app, bijhouden in Excel of op papier. Het gaat er om dat de uren die je aan je bedrijf besteedt voor de Belastingdienst te verantwoorden zijn. Het is niet zo dat de Belastingdienst elk jaar aan je vraagt om je urenadministratie te tonen, maar het moet bij twijfel dus wel te verantwoorden zijn.
Digitaal bewaren van de administratie
Je hoeft geen dikke ordners te vullen met papieren administratie als je een online boekhoudprogramma gebruikt. Alle gegevens die je invoert en opslaat, worden namelijk automatisch bewaard. Het digitaal bewaren van de administratie bespaart een hoop moeite. Je hoeft niets meer uit te printen en bovendien heb je daarmee de basis voor de digitale aangifte tot je beschikking. De btw-aangifte doe je namelijk via een digitaal portaal bij de Belastingdienst voor ondernemers. Hiervoor is een boekhoudsoftware belastingdienst koppeling wel raadzaam.
Houd je de administratie goed bij in de online boekhouding dan staan de btw-gegevens met een druk op de knop voor je klaar. Deze zijn vaak een-op-een over te nemen voor de btw-aangifte. Ook de aangifte inkomstenbelasting verloopt via de digitale weg. Daar komt de online boekhouding overigens ook weer bij van pas. Een compleet online boekhoudprogramma tovert namelijk met een druk op de knop de balans en de verlies- en winstrekening tevoorschijn. De informatie hiervan vormt de basis om de belastingaangifte te doen betreffende de winst uit onderneming.
Eenvoudige boekhouding zzp'ers
Vanzelfsprekend heeft een digitale administratie tegenwoordig de voorkeur van de meeste ondernemers. Ook het bijhouden van alle zakelijke kilometers is digitaal veel makkelijker. Je administratie online bijhouden is op verschillende manieren mogelijk. Een online boekhoudpakket voor zzp'ers maakt ondernemen veel makkelijker. Een online boekhoudprogramma voor zzp'ers beschikt ook over de mogelijkheid om een gratis helpdesk te benaderen. Dit is vooral handig wanneer je tegen bepaalde problemen aanloopt met je boekhouding.
Waarom je de bedrijfsadministratie zolang moet bewaren?
Dat heeft te maken met het mogelijk opvragen van bewijslast als het gaat om de belastingaangiften. Bijvoorbeeld met betrekking tot de btw-aangifte, aangifte inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting indien van toepassing. Het gaat er dus om dat je gedurende een lange periode van zeven jaar in staat bent om je administratie te verantwoorden en te bewijzen. Overigens geldt voor onroerende zaken, zoals onroerend goed dat je een nog langere bewaarplicht hebt van wel tien jaar. Deze periode van tien jaar is van toepassing op alle gegevens en niet alleen de financiële gegevens.
Verschil administratie, stichting, vereniging en bedrijven
Stichtingen en verenigingen hebben te maken met een bestuur dat doorgaans in elk geval bestaat uit een voorzitter, penningmeester en secretaris. Het is voor verenigingen en stichtingen vaak extra veel werk om de administratie bij te houden. Daarom is het goed om te weten dat er tegenwoordig speciale boekhoudprogramma’s zijn voor stichtingen en verenigingen.
Een stichting kenmerkt zich door het ontbreken van commerciële doeleinden. Het doel is niet om winst te maken. Mocht een stichting winst maken dan dient er in de boekhouding opgenomen te zijn wat er gebeurt met de winst. De winst mag niet aan het bestuur ten deel vallen. Een vereniging kan ook winst draaien en bijvoorbeeld de keuze maken om de winst in kas te serveren voor volgende jaren. Net als bij bedrijven geldt er een bewaarplicht van de administratie en die is voor stichtingen en verenigingen zeven jaar.
Ledenadministratie van vereniging
Bij een vereniging is de ledenadministratie van belang. Daarom is het handig om speciale boekhoudsoftware voor verenigingen te hebben. De boekhoudsoftware voorziet in dat geval in de functionaliteit van het bijhouden van de ledenadministratie. De vereniging houdt daarmee ook eenvoudig een begroting bij en presenteert jaarlijks aan de leden een jaarverslag. Deze zaken zijn beschikbaar in de online boekhouding. Uiteraard geldt voor verenigingen dat zij btw-aangifte doen en ook de btw is terug te vinden in de boekhouding.
Donateursadministratie van een stichting
Bij een stichting is het van belang om de donateursadministratie op orde te hebben. Er is speciale boekhoudsoftware voor stichtingen beschikbaar. Met dit soort boekhoudsoftware is het mogelijk om de contactgegevens van donateurs te bewaren. Een mailing optie voorziet in de optie om op een gemakkelijke manier contact te onderhouden. Ook is het mogelijk om bankgegevens aan de boekhouding voor stichtingen te koppelen. Zo is het simpel om te zien hoeveel donaties erbinnen komen. Verder is het handig dat ontvangen subsidies in de boekhouding te verwerken zijn. Het hangt verder af van de activiteiten van de stichting of er een verplichting bestaat tot het voldoen van btw.
Boekhouding uitbesteden aan een boekhouder
Een administratie opzetten en administratie bijhouden is helemaal niet moeilijk als je boekhoudsoftware gebruikt. Ook de btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting zijn prima zelf te doen. Toch zijn er ondanks de eenvoudige boekhouding ook nog redenen om de administratie uit te besteden aan een boekhouder. Bijvoorbeeld als je helemaal niets met cijfers hebt of er gewoon geen tijd aan kwijt wilt zijn. Of dat je de aangiften bij de Belastingdienst liever niet zelf wilt doen. Een boekhouder is een deskundige op het gebied van bedrijfsadministratie en heeft bovendien nog wat extra’s te bieden. Bijvoorbeeld met het geven van advies, maar ook met betrekking tot het gebruikmaken van fiscale voordelen.
Hybride boekhouden
Dat is ook een reden dat er veel zzp’ers zijn die wel van de diensten van een boekhouder gebruikmaken. Dat betekent weer niet dat je alles uit handen hoeft te geven. Je kan ook prima zelf de facturen bijhouden en zakelijke kosten opvoeren. De boekhouder kan de gegevens dan controleren en de aangiften bij de Belastingdienst verzorgen.
Het één hoeft het ander dan ook niet uit te sluiten, maar een boekhoudprogramma is wel altijd de beste keuze. Daar maken boekhouders ook gebruik van bij het opzetten en bijhouden van een administratie. Je hebt dan ook de keuze om zelf de administratie op te zetten en bij te houden en/of van de hulp van een boekhouder gebruik te maken.
Goede administratie opzetten
De zzp boekhouding moet dus aan wettelijke verplichtingen voldoen. Het is dus van essentieel belang dat je een boekhouding hebt die op orde is. Fouten in de zakelijke administratie kunnen grote gevolgen hebben als ondernemer. Een zzp administratie opzetten is overigens niet heel moeilijk. Wel is het belangrijk dat je over voldoende basiskennis beschikt van boekhouden. Denk bijvoorbeeld aan het netjes registreren van alle zakelijke inkomsten, het bijhouden van alle uitgaven en aan het bijhouden van de gewerkte uren.
Overigens is het raadzaam om alle gewerkte uren bij te houden. Dit kunnen ook uren zijn dat je aan een offerte werkt of aan de financiële administratie werkt. De uren bijhouden is belangrijk om aan te kunnen tonen dat je ondernemer bent. Dit noemt men ook wel een urenregistratie. Een goede administratie gaat verder dan het alleen het registreren van zakelijke inkomsten. Een deugdelijke administratie heeft betrekking op de gehele financiële administratie van de onderneming.
Zakelijk en privé gescheiden houden
Als zzp'er is het belangrijk om de zakelijke uitgaven en privé uitgaven gescheiden te houden. Zakelijke kosten, inkomsten en uitgaven binnen je zzp administratie moeten gescheiden blijven, om problemen binnen je zzp administratie te voorkomen. Het komt redelijk vaak voor dat zzp'ers makkelijk fouten maken, wanneer ze geen aparte zakelijke bankrekening hebben. Denk bijvoorbeeld aan zzp'ers die hun privéauto zakelijk gebruiken en de kosten afschrijven de zakelijke bankrekening.
Administratief zal dit in de meeste gevallen snel onduidelijk worden. Het netjes gescheiden houden van alle onkosten en zakelijke kilometers is zo veel makkelijker. Privé en zakelijke uitgaven moeten dan op de juiste manier gescheiden zijn. Privé en zakelijke kosten zijn boekhoudkundig gezien, twee verschillende categorieën. Open een zakelijke rekening om dit soort problemen te voorkomen. Daarnaast komt een zakelijke rekening professioneler over als zzp'er. Het gebruiken van een zakelijke bankrekening heeft ook als voordeel dat je de boekhoudsoftware kunt koppelen met de Belastingdienst en de bank. Het bekijken van alle openstaande facturen op de mobiel is hiermee bijvoorbeeld mogelijk, net zo als het uploaden van kassabonnen en andere bonnen.
Boekhouding uitbesteden
Het uitbesteden van je zakelijke administratie is een prima optie. Er zijn redelijk veel zzp'ers die hun boekhouding uitbesteden aan een boekhouder. Vooral zzp'ers binnen de zakelijke dienstverlening doen dit vaak. Het bijhouden van je boekhouding kan dan ook prima gedaan worden door een boekhouder. In dat geval geeft je jouw administratie uit handen aan een boekhouder. Overigens blijf je zelf wel verantwoordelijk voor jouw eigen administratie.
De belangrijkste reden dat sommige zzp'ers ervoor kiezen om de boekhouding ui te besteden is de tijdsbesparing, maar ook de boekhoudkennis. Boekhoudkennis vereist dat je over voldoende kennis beschikt van boekhouding. Denk bijvoorbeeld aan het op de juiste manier registreren van alle inkomende facturen. Dit kan voor sommige zzp'ers veel werk zijn. Wanneer je kiest voor offline boekhouden is het wel raadzaam om een externe harde schijf te gebruiken. Zo weet je zeker dat er geen data verloren gaat.
Hét complete boekhoudpakket om je administratie op te zetten
De meeste zzp'ers en freelancers kiezen er tegenwoordig voor om een digitale administratie op te zetten. Een digitale administratie opzetten heeft betrekking op online boekhouden. Online boekhouden maakt het mogelijk om op een makkelijke manier al je zakelijke inkomsten en uitgaven bij te houden. Hét makkelijkste boekhoudprogramma kan verschillen per zzp'er, echter is e-boekouden.nl populair. Startende ondernemers kunnen tot wel 15 maanden gratis gebruikmaken van e-boekhouden.
Je kunt ook overwegen een gratis rompslomp account aan te maken. Rompslomp is tot 30 dagen gratis te gebruiken. Slim boekhouden doe je dus door online boekhoudsoftware te gebruiken. Hét complete boekhoudpakket dat het beste past bij je, kun je voor onbeperkte tijd gebruiken met een abonnement. Het abonnementsgeld is natuurlijk fiscaal aftrekbaar.
Maak een gratis account aan en verwerk al je uitgaven, inkomsten en facturen. Je kunt ook een overzicht van je financiële transacties maken, zoals door het koppelen van de bank.
Voordelen van online boekhouden zijn:
- Boekhoudsoftware Belastingdienst koppeling.
- Boekhoudsoftware, zakelijke rekening, koppeling.
- Makkelijk uitgaande documenten versturen.
- Ontvangen facturen makkelijk inboeken.
- Geen boekhoudkennis vereist.
- Alle gemaakte afspraken online vastleggen.
- Geen externe harde schijf nodig voor belangrijke documenten.
- Automatische back-up van alle gegevens.
- Makkelijk offertes maken.
- Uitgaande facturen monitoren en beheren.
- Het toepassen van de eigen huisstijl.
- Het gebruiken van mobiele app.
- Het werkt een stuk eenvoudiger.
Zzp boekhouding opzetten startende ondernemer
Voor de meeste startende ondernemers gaat het vooral om de meest gebruiksvriendelijke oplossing voor het bijhouden van de inkomsten en uitgaven. Boekhoudsoftware is speciaal ontwikkeld voor het bijhouden van je boekhouding. Het bijhouden van je boekhouding was hiermee nog nooit zo makkelijk. Maak dus snel een gratis startersaccount aan en ontdek alle voordelen. Zo maak je de zzp boekhouding supermakkelijk en start je administratief goed met je onderneming.
Een eenvoudig online boekhoudpakket zal je veel tijd besparen. Een gratis startersaccount verplicht je overigens tot niets. Wanneer je een online boekhoudprogramma gebruikt, dan heb je ook de beschikking over een online boekhouder voor hulp. Alle boekhoudprogramma's bieden op verschillende manieren extra ondersteuning aan en passen het automatiseren op een slimme manier toe. Denk alleen al aan het eenvoudig kunnen betalen van de omzetbelasting.
Het opzetten van de administratie kun je het beste doen met boekhoudsoftware. Dit werkt het beste.
Vergeet niet dat je de boekhouding in ieder geval 7 jaar moet bewaren als ondernemer. In sommige gevallen kan dit 10 jaar bedragen.
Mijnzzp.nl