Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om een automatische koppeling te maken tussen hun boekhouding en andere software. Dit biedt veel voordelen, waar we in dit artikel dieper op ingaan. Zo verklein je bijvoorbeeld de kans op het invoeren van foutieve informatie, en is de boekhouding altijd up-to-date. Ook zal dit je veel tijd besparen, omdat je geen gegevens meer handmatig hoeft in te voeren. Het handmatig invoeren van gegevens is tegenwoordig bijna niet meer nodig. Met alle online boekhoudprogramma's is het mogelijk om automatische bankkoppeling te maken. Ook kun je een koppeling maken met de Belastingdienst voor de btw-aangifte en CRM-systemen koppelen.
Online boekhouden maakt de financiële administratie bijhouden veel makkelijk en je kunt de zakelijke bankrekening koppelen. De online boekhouding is hierdoor op ieder moment up-to-date en dubbele werkzaamheden worden voorkomen. Het koppelen van de zakelijke rekening is mogelijk met alle Nederlandse banken, zoals de ABN-AMRO bank en de Rabobank. Een online boekhoudprogramma maakt deze optie mogelijk. Hiermee kun je ook online factureren en bijvoorbeeld e-facturen versturen. Met onder andere Exact Online en e-boekhouden is het mogelijk om de koppelingen te maken. Exact Online is ideaal voor grotere bedrijven en e-boekhouden voor kleine ondernemers. Met beide boekhoudpakketten kun je de financiële administratie compleet behouden.
Inhoudsopgave:
- Het automatiseren van de boekhouding
- Koppeling met de bank
- Afschrift automatisch toegewezen aan de juiste posten
- Online boekhoudpakket en zakelijke rekening
- Online boekhouden en het verwerken van mutaties
- Flexibel boekhouden dankzij online boekhoudprogramma’s
- Debiteurenbeheer automatiseren
- Bankkoppeling instellen boekhoudprogramma
- Voorraadbeheer in je boekhouding
- Koppeling maken met de Belastingdienst
- Eenvoudig boekhouden
- Boekhoudprogramma's met koppelingen vergelijken
Het automatiseren van de boekhouding
De meeste ondernemers hebben te maken met verschillende systemen die niet altijd even makkelijk met elkaar werken. Zo heb je misschien een facturatiesysteem, een CRM-systeem en een online boekhoudprogramma. Als je de gegevens handmatig overzet van het ene systeem naar het andere, is de kans groot dat je fouten maakt. Een automatische koppeling zorgt ervoor dat de gegevens direct vanuit het ene systeem in het andere worden overgezet, waardoor de kans op fouten aanzienlijk wordt verkleind. Hierdoor kun je de online boekhouding beter en sneller bijhouden.
Koppeling met de bank
Als je een online boekhoudprogramma gebruikt, is het mogelijk om een koppeling te maken met je bank, zoals met de ABN-AMRO bank. Dit betekent dat alle bankmutaties automatisch herkend worden en in de boekhouding terechtkomen. Dit is ook weer handig voor het maken van de winst- en verliesrekening en/of jaarrekening aan het einde van het jaar. Daarnaast kun je hierdoor ook de cashflow beter onder controle houden. Het is ook mogelijk om vanuit het boekhoudprogramma betalingen door te voeren zonder dat je fysiek aan het internetbankieren bent. Vanzelfsprekend moet je wel beschikken over internetbankieren met je zakelijk rekening.
Het is niet nodig om eerst in te loggen bij de bank met je zakelijke rekening. De zakelijke bankrekening moet je eenmalig koppelen met het boekhoudpakket. Het handmatig invoeren van gegevens is hierna door middel van niet de automatische bankkoppeling. De automatische bankkoppeling geeft je op ieder moment inzicht in de cashflow van je onderneming.
Afschrift automatisch toegewezen aan de juiste posten
Een ander groot voordeel van een boekhoudpakket is dat een afschrift automatisch toegewezen kan worden aan de juiste posten. Dit wordt vaak gedaan met behulp van de automatische bankkoppeling. Het systeem vergelijkt de transacties met de openstaande facturen, betalingen en andere boekhoudkundige posten en wijst ze automatisch toe aan de juiste categorieën.
Online boekhoudpakket en zakelijke rekening
Een online boekhoudpakket kan dus gekoppeld worden aan een zakelijke rekening. Via internetbankieren worden dan alle gegevens in het boekhoudprogramma geladen. Het verkeerd overtikken en invoeren van gegevens zal hiermee voorkomen worden. Een nieuwe boekhoudkoppeling maken is over het algemeen niet mogelijk, maar soms kan de hulp van helpdesk nodig zijn. Ook kan het zijn dat bepaalde rekeninginformatie eerst zal moeten worden bijgewerkt. Er zijn verschillende aanbieders die dit mogelijk maken en de kosten kunnen variëren per aanbieder
Welke banken bieden de bandkoppeling aan?
Online boekhouden en het verwerken van mutaties
Boekhoudsoftware maakt het dus mogelijk om mutaties automatisch te verwerken in de boekhouding. Denk hierbij niet alleen aan bankmutaties, maar bijvoorbeeld ook aan voorraadbeheer. Dit is ideaal, want je hoeft hier geen rekening meer mee te houden en alles staat altijd up-to-date in je boekhouding. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat de kans op fouten aanzienlijk wordt verkleind.
Flexibel boekhouden dankzij online boekhoudprogramma’s
De meeste ondernemers hebben tegenwoordig te maken met e-facturen in combinatie met online bankieren. Het is dan ook logisch dat je boekhouding ook online gedaan wordt. Dit heeft namelijk veel voordelen ten opzichte van de traditionele manier van boekhouden. Zo is alles veilig opgeslagen in de cloud en kun je overal ter wereld inloggen op je boekhouding. De online administratie kun je ook raadplegen met de mobiele app. Alle online boekhoudpakketten beschikkingen tegenwoordig over een handige mobiele app. Hiermee kun je de originele factuur direct versturen naar boekhouding.
Alle binnenkomende e-facturen kun je mailen naar een speciaal e-mailadres, waarna de facturen automatisch in je boekhouding terechtkomen. Dit bespaart niet alleen veel tijd, maar zorgt er ook voor dat je altijd een overzicht hebt van alle binnengekomen facturen. Eventuele losse bonnetjes kun je eenvoudig scannen met de mobiele app van je boekhoudprogramma en deze worden dan automatisch in je boekhouding verwerkt. Dit is niet alleen heel eenvoudig, maar zorgt er ook voor dat je geen bonnetjes meer kwijtraakt of vergeet in te boeken.
Debiteurenbeheer automatiseren
Het automatiseren van het debiteurenbeheer is ideaal voor ondernemers die veel facturen versturen. Zo kun je ervoor kiezen om automatisch een herinnering te versturen wanneer een factuur niet betaald is. Ook hiermee kan boekhoudsoftware helpen. Zoals de meeste ondernemers wel begrijpen, is het belangrijk om je debiteuren goed in de gaten te houden. Wanneer een factuur niet betaald wordt, kun je hierdoor sneller reageren.
Bankkoppeling instellen boekhoudprogramma
Het eenmalig instellen van de bankkoppeling is nodig voor het automatisch verwerken van bankmutaties in je boekhouding. Dit doe je door in te loggen op je online boekhoudprogramma en de gegevens van je bank in te voeren. Vervolgens worden alle bankmutaties die plaatsvinden, automatisch in je boekhouding verwerkt. Ook zul je door middel van internetbankieren toestemming moeten geven voor de koppeling.
Voorraadbeheer in je boekhouding
Als je een online boekhoudprogramma gebruikt, kun je eenvoudig een koppeling maken met je voorraadsysteem. Dit zorgt ervoor dat alle mutaties direct in je boekhouding verwerkt worden, waardoor je altijd overzicht hebt van de actuele voorraad. Dit is niet alleen heel eenvoudig, maar zorgt er ook voor dat je geen fouten meer maakt in de voorraadadministratie. Het is vooral handig voor webshops en andere ondernemers die producten verkopen. Het is ook mogelijk om de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) automatisch te laten verwerken in je boekhouding. De meeste dienstverlenende zzp'ers zullen hiermee niet echt te maken hebben.
Koppeling maken met de Belastingdienst
Het is ook mogelijk om vanuit het boekhoudprogramma een koppeling te maken met de Belastingdienst. Hierdoor kun je met één druk op de knop de btw-aangifte verzenden naar de Belastingdienst. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je nooit meer een aangifte vergeet in te dienen. Het boekhoudprogramma zal je helpen herinneren wanneer de aangifte moet worden gedaan. De Belastingdienst raad online boekhouden ook aan.
Boekhouden voor zzp'ers en mkb'ers:
Eenvoudig boekhouden
Voor een ondernemer is het belangrijk om de boekhouding zo eenvoudig mogelijk te houden. Dit kan door middel van automatisering. Zoals je hebt kunnen lezen, zijn er veel voordelen te noemen van het koppelen van de boekhouding. Wanneer je ervoor kiest om alles handmatig in de boekhouding in te voeren, loop je het risico dat er verkeerde gegevens overgenomen worden.
Door alles automatisch te laten verwerken in de boekhouding, weet je zeker dat alles goed geboekt wordt en heb je altijd overzicht van alle inkomende facturen, uitgaven en eventuele voorraadmutaties. Het is dus zeker de moeite waard om te kijken naar de mogelijkheden van het automatiseren van de boekhouding!
Boekhoudprogramma's met koppelingen vergelijken
Op onze vergelijkingspagina hebben wij de populairste boekhoudprogramma's voor je op een rijtje gezet. Zo kun je makkelijk zien welk programma het beste bij je past. Het is tegenwoordig mogelijk om met alle boekhoudpakketten verschillende koppelingen te maken. Hiervoor moet de softwareleverancier wel beschikken over een keurmerk online boekhouden.
Het maken van koppelingen heeft dus verschillende voordelen. Hierdoor is het een stuk eenvoudiger om alle mutaties automatisch te verwerken.
Er zijn meerdere boekhoudkoppelingen te maken wanneer je gebruikmaakt van online boekhouden.
Mijnzzp.nl