De boekhouding is belangrijk voor elke ondernemer. Het zorgt ervoor dat je inzicht hebt in je financiële situatie en je kunt precies inzien of je winst maakt of niet. Sommige ondernemers doen hun boekhouding zelf, in Excel. Anderen gebruiken online boekhoudsoftware. In dit artikel bespreken we de voor- en nadelen van beide opties.
Er is geen wettelijke verplichting over hoe je de boekhouding moet bijhouden. Excel of een ander programma op je computer is dus net zo goed toegestaan als online boekhoudsoftware. Wel moet je aan de Belastingdienst kunnen aantonen dat je boekhouding betrouwbaar is en dat deze klopt. Je mag de financiële administratie zelfs op papier bijhouden. In dat opzicht maakt het dus niet uit hoe je de boekhouding bijhoudt, zolang je maar aan de eisen van de fiscus voldoet. Het is wel zo dat de Belastingdienst voorstander is van online boekhouden.
Inhoudsopgave
Gratis Excel-sheet gebruiken
Online boekhoudsoftware gebruiken
• Nadelen van online boekhoudsoftware
Tijdsbesparing
Boekhouden met een eenmanszaak
• Fouten in de boekhouding voorkomen
Bewaarplicht boekhouding
• Conclusie
Gratis Excel-sheet gebruiken
Door middel van een Excel-sheet kun je je financiële administratie gratis bijhouden. Dit is eenvoudig en snel te doen, maar het nadeel is dat er geen automatische back-up wordt gemaakt van de gegevens. Als je computer kapot gaat, of als je het Excel-bestand per ongeluk wist, dan ben je alle gegevens kwijt. Bovendien is het moeilijker om inzicht te krijgen in je financiële situatie met een Excel-sheet. Je moet de gegevens handmatig invoeren en verwerken, waardoor er ook meer kans is op fouten.
Online boekhoudsoftware gebruiken
Online boekhoudsoftware werkt anders dan een Excel-sheet. Je hoeft niet zelf alle gegevens in te voeren, maar je kunt de boekhouding direct online bijhouden. Dit is makkelijker en sneller, en je hebt altijd en overal toegang tot je gegevens. Ook worden de gegevens automatisch geback-upt, zodat je nooit iets kwijtraakt. Daarnaast is online boekhoudsoftware vaak gebruiksvriendelijker en heb je realtime-inzicht in je financiële situatie. Ook heb je de beschikking over een mobiele app.
Nadelen van online boekhoudsoftware
Online boekhoudsoftware kost maandelijks een bepaald bedrag. Bovendien ben je afhankelijk van een goede internetverbinding, want als die wegvalt, heb je geen toegang tot de software. Ook kan online boekhoudsoftware complex overkomen, waardoor je er misschien hulp bij nodig hebt om alles goed in te kunnen stellen.
Tijdsbesparing
Er zijn redelijk veel startende ondernemers die de boekhouding eerst bijhouden in Excel. Op een bepaald moment merken ze dat dit steeds meer tijd kost en besluiten ze om over te stappen naar online boekhoudsoftware. Het kan dan verstandig zijn om direct voor een betaalde variant te kiezen, omdat je dan meteen alle mogelijkheden tot je beschikking hebt. Bovendien hoef je dan niet twee keer te switchen als je bedrijf groeit en de boekhouding steeds complexer wordt.
Boekhouden met een eenmanszaak
Zzp'ers, freelancers en andere kleine ondernemers die gekozen hebben voor de rechtsvorm eenmanszaak, mogen enkelvoudig boekhouden toepassen. Dit is een vereenvoudigde manier van boekhouden, waarbij je minder gegevens hoeft bij te houden. Daarnaast is een winst- en verliesrekening (resultatenrekening) aan het einde van het jaar voldoende voor de fiscus. Het maken van de resultatenrekening is met een online boekhoudpakket gemakkelijk en snel te doen. Ook het opmaken van de jaarlijkse balans is mogelijk met een boekhoudprogramma.
Fouten in de boekhouding voorkomen
Of je nu kiest voor boekhouden in Excel of online boekhoudsoftware, het is belangrijk dat de gegevens kloppen. Als er fouten in de boekhouding staan, kan dit leiden tot problemen met de Belastingdienst. Zorg ervoor dat je de boekhouding regelmatig controleert, zodat je fouten kunt corrigeren. Het is ook aan te raden om een boekhouder in te schakelen die de boekhouding jaarlijks controleert. Zo weet je zeker dat alles klopt en ben je minder tijd kwijt aan de boekhouding. Een goed boekhoudprogramma kan redelijk veel boekhoudkundige fouten voorkomen. Dit is met Excel niet het geval.
Bewaarplicht boekhouding
Ondernemers zijn wettelijk verplicht om de boekhouding zeven jaar te bewaren. Dit geldt voor de facturen, bankafschriften en andere financiële documenten. Als je kiest voor online boekhoudsoftware, dan worden de gegevens automatisch geback-upt en hoef je ze niet zelf te bewaren. Je hebt dan altijd toegang tot de gegevens, ook als je ze over zeven jaar nog nodig mocht hebben. Wanneer je Excel gebruikt voor de boekhouding, moet je zelf een back-up maken en de gegevens bewaren.
Conclusie
Hoe je de boekhouding bijhoudt, is vooral afhankelijk van persoonlijke voorkeuren. Sommige ondernemers voelen zich meer comfortabel bij Excel, terwijl anderen liever online boekhoudsoftware gebruiken. Wanneer je bedrijf groeit en de boekhouding complexer wordt, kan het verstandig zijn om te kiezen voor online boekhoudsoftware. Dit is makkelijker, sneller en je hebt altijd en overal toegang tot je gegevens. Bovendien worden de gegevens automatisch geback-upt, waardoor je nooit iets kwijtraakt. Kies wel voor een boekhoudprogramma met keurmerk. De boekhoudprogramma's op onze vergelijkingspagina zijn allemaal voorzien van een keurmerk boekhouden.
Er zijn redelijk veel ondernemers die gebruikmaken van Excel om te boekhouden. Het gebruiken van Excel kent verschillende voordelen en nadelen.
Voor de meeste zzp'ers is het verstandiger om gebruik te maken van online boekhouden.
Mijnzzp.nl