Van de redactie

Overzichtspagina's Van De Redactie artikelen
Boekhouding Administratie
Communicatie Financieel
Internet Kantoor
Marketing Social-media
Ondernemen Mobiliteit
Boekhouding
Administratie
Communicatie
Financieel
Internet
Kantoor
Marketing
Social-media
Ondernemen
Mobiliteit

Boekhouden in de praktijk: hoe werkt dat als ondernemer?

Weblog Van de redactie

Team Mijnzzp

Bedrijf

Als startende ondernemer krijg je te maken met boekhouden. Boekhouden heeft betrekking op de financiële administratie van een onderneming. De belangrijkste administratieve verplichting waar elke ondernemer mee wordt geconfronteerd is het bijhouden van een boekhouding. Je kan ervoor kiezen om de boekhouding uit te besteden aan een boekhouder of accountant, maar steeds meer ondernemers kiezen ervoor om zelf hun boekhouding te doen. Hiervoor maken ze dan gebruik van een gebruiksvriendelijk en compleet online boekhoudpakket. Het boekhouden brengt in de praktijk verschillende belangrijke aandachtspunten met zich mee. Wil jij ook graag kunnen achterhalen hoe boekhouden in de praktijk nu precies in zijn werk gaat? Dan moet je zeker verder lezen!

Startende ondernemers zijn wettelijke verplicht om de financiële administratie bij te houden en de Belastingdienst stelt eisen aan de boekhouding. De meeste zzp'ers maken tegenwoordig gebruik van online boekhouden. Door middel van online boekhouden kun je op een eenvoudige manier de complete boekhouding digitaal bijhouden. Er zijn verschillende online boekhoudprogramma's te verkrijgen en deze zijn vaak gemaakt voor kleine ondernemers. Hiermee kun je de complete financiële administratie bijhouden volgens de eisen van de Belastingdienst.

Inhoudsopgave:

KvK-nummer

Afspraken makenNadat je het KvK-nummer hebt ontvangen, ontvang je van de Belastingdienst binnen enkele dagen je btw-nummer. Het btw-nummer moet je vermelden op alle uitgaande facturen en het btw-nummer heb je ook nodig voor de btw-aangifte. Een goed boekhoudprogramma hiervoor is e-boekhouden. Met e-boekhouden kun je ook de aangifte inkomstenbelasting verzorgen. Het opzetten van de administratie werkt het beste met een goed boekhoudprogramma. Tijdens het opzetten van de administratie moet je namelijk verplicht alle stappen doorlopen. Tijdens het opzetten van de administratie kun je dus niet echt stappen overslaan. 

De basis van je boekhouding, de inkomende en uitgaande facturen

De basis van elke boekhouding bestaat uit de inkomsten en uitgaven van de onderneming in kwestie. Het spreekt voor zich dat je voor de geleverde diensten en producten in de praktijk altijd een verkoopfactuur zal opstellen. Deze moet vervolgens worden ingeboekt in de boekhouding. Wanneer je dit zelf doet en je verkoopfacturen (net als de aankoopfacturen) gaat opnemen in bijvoorbeeld je online boekhoudpakket zal je altijd beschikken over een actueel beeld van zowel de kosten als de inkomsten waar je onderneming over beschikt. Hiervoor kun je ook weer een grootboek en journaalposten voor gebruiken. 

Inkomende en uitgaande facturen

Administratie bijhoudenDe Belastingdienst hanteert strikte eisen waaraan een factuur moet volden. Wanneer je een factuur stuurt dan moet je hieraan voldoen. Met een boekhoudpakket kun je ook alle openstaande facturen bijhouden en herinneringen versturen wanneer debiteuren deze nog niet voldaan hebben. Het is belangrijk om alle verstuurde facturen actief te monitoren om mogelijke problemen te voorkomen. 

Btw-specificatie

  • Van belang om rekening mee te houden is dus dat niet alleen jij als ondernemer facturen gaat uitschrijven voor de diensten of producten die je levert, daarnaast moet je ook een geldige factuur ontvangen voor de kosten die je maakt en de investeringen die je doet. Dit betekent onder meer dat er sprake moet zijn van een Btw-specificatie. Enkel en alleen wanneer er daar sprake van is zul je namelijk kunnen vaststellen dat je deze kan inboeken. 

Het verwerken van inkomende en uitgaande facturen

  • Hoe je de facturen gaat inboeken in je boekhouding is in principe volledig aan jou om te bepalen. Het moet wat dit betreft wel worden gezegd dat dit door de jaren heen een behoorlijk stuk eenvoudiger is geworden. Vroeger was het namelijk zo dat er doorgaans gebruik werd gemaakt van Word en/of Excel-bestanden. Tegenwoordig is dat niet langer het geval. 

Boekhoudprogramma gebruiken voor de boekhouding

  • Voor het merendeel van de ondernemers die zelf hun boekhouding voor hun rekening nemen geldt dan ook dat ze ervoor kiezen om gebruik te maken van een meer intuïtief (online) boekhoudprogramma. Dat zorgt ervoor dat het voeren van de eigen boekhouding niet alleen een stuk eenvoudiger is geworden, bovendien heeft het ook als gevolg dat het risico op fouten aanzienlijk kan worden gereduceerd. Zo kan het programma bijvoorbeeld zelf voor jou de btw berekenen, heeft ze de mogelijkheid om automatisch de bedragen en vervaldatums van inkomende facturen uit te rekenen, etc. Hoewel er uiteraard wel nog altijd een beetje tijd kruipt in het bijhouden van je facturen, is dit door de jaren heen toch een behoorlijk stuk toegankelijker geworden. Het up-to-date blijven met de boekhouding is vanzelfsprekend belangrijk als zzp'er. 

Bijhouden van debiteuren en crediteuren

Om een beetje duidelijkheid te creëren binnen je boekhouding is het van belang om gebruik te maken van twee verschillende groepen waar je facturen bij in kan boeken. Het gaat hierbij om:

  1. De debiteuren of de klanten van je onderneming.
  2. De crediteuren of de leveranciers of partners van je onderneming.

Debiteuren en crediteuren

Voordat je een bepaalde verkoopfactuur in je boekhouding gaat opnemen zal je een debiteur willen aanmaken. Door telkens de facturen toe te wijzen aan de juiste debiteur wordt het voor jou onder meer duidelijk hoe belangrijk een bepaalde klant is, welke omzet hij realiseert voor je bedrijf, etc. Hetzelfde geldt ook voor de crediteuren. Hierbij gaat het om de bedrijven die een bepaalde dienst of een specifiek product leveren aan je bedrijf. Door ook hier overzicht in te scheppen door de juiste aankoopfacturen aan de correcte crediteur toe te wijzen wordt je boekhouding veel eenvoudiger. Alle debiteuren en crediteuren kun je bijhouden met boekhoudsoftware. Naast het bijhouden van de debiteuren en crediteuren kun je eventueel ook een CRM-systeem koppelen aan de boekhoudsoftware. Hiermee kun je alle klantgegevens makkelijk beheren. Dit verlicht ook weer de administratieve werkzaamheden. 

Wat is een winst- en verliesrekening?

  • Een bekend onderdeel van de boekhouding is de zogenaamde winst- en verliesrekening. Er wordt hier in de praktijk ook vaak naar verwezen als de zogenaamde resultatenrekening. Eigenlijk is dit niets meer of minder dan één grote optel- en aftreksom van alle inkomsten evenals uitgaven van je onderneming. Dit gezien over een bepaalde periode (doorgaans één jaar). De winst- en verliesrekening moet je verplicht ieder jaar opstellen en heb je onder andere nodig voor de aangifte inkomstenbelasting. De winst- en verliesrekening kun je met alle boekhoudpakket maken. 

Winst- en verliesrekening, afschrijvingen en investeringen

  • Belangrijk om rekening mee te houden is dat er hierbij niet alleen aandacht wordt besteed aan de facturen, maar ook aan bijvoorbeeld de afschrijvingen van de investeringen. Uiteindelijk worden al deze verschillende zaken verwerkt voor het opstellen van de balans en uiteindelijk ook de jaarrekening. De winst- en verliesrekening is eigenlijk niks anders dan alle inkomsten en uitgaven verrekenen met elkaar. Hierdoor kun je totale winst van de onderneming vaststellen. 

Is het maken van de winst- en verliesrekening moeilijk?

Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma is het maken van de winst- en verliesrekening niet moeilijk. Het is niet aan te raden om de winst- en verliesrekening in een spreadsheet te maken. Hiermee kun je snel het overzicht verliezen omdat je wellicht niet alle inkomsten en uitgaven ingevoerd hebt. Met een boekhoudprogramma voorkom je dit. Een digitale boekhouding werkt gewoon veel beter en voorkomt fouten. Vanzelfsprekend kun je de boekhouding uitbesteden voor het maken van de winst- en verliesrekening. 

Hoe gebeurt het opstellen van de balans?

Voor de balans geldt dat ze bestaat uit twee verschillende onderdelen. Voor beide onderdelen geldt dat ze met elkaar in evenwicht moeten zijn. In de boekhouders wereld spreken we op dit vlak over:

  1. Activa.
  2. Passiva.

De naam 'balans' verwijst naar het evenwicht dat moet bestaan tussen de beide delen. De activa bestaat uit het aantal bezittingen waar de onderneming over beschikt. Dit is een vrij omvangrijk begrip. Denk hierbij dan ook niet alleen maar aan vastgoed, maar ook aan geld, goederen, etc. Voor de passiva geldt dat er sprake is van het eigen vermogen evenals van het vreemd vermogen van de onderneming. Op dit vlak kan je denken aan een lening die je hebt afgesloten, maar ook aan eventuele nog openstaande facturen. Het betreft hier dus eigenlijk de verschillende middelen waarmee de activa gefinancierd zijn. 

Balans opmaken als zzp'er

  • Cijfers bekijkenWanneer de beide delen van de balans worden gepresenteerd, bevindt de activa zich aan de linkerkant en de passiva zich aan de rechterkant. Aan allebei de kanten is dan, als het goed is, hetzelfde bedrag terug te vinden. Het eigen vermogen is eigenlijk een optel- evenals aftreksom van alle bezittingen evenals schulden die er bestaan. Maak je gebruik van een boekhoudpakket? Dan zul je kunnen vaststellen dat het eigenlijk vooral een kwestie is van invoeren. De juiste balansbedragen worden dan volledig automatisch doorgevoerd. Dit maakt het voeren van je boekhouding uiteraard een flink stuk eenvoudiger. 

Wat is de jaarrekening?

De jaarrekening is eigenlijk het eindoverzicht van de financiële situatie van je onderneming. Een jaarrekening wordt steeds specifiek opgesteld voor een bepaald boekjaar. Ze bestaat in principe uit drie verschillende onderdelen. Denk hierbij concreet aan:

  1. De balans.
  2. De winst- en verliesrekening.
  3. Een toelichting of jaarverslag (niet verplicht voor zzp'ers).

Voor heel wat ondernemers geldt dat ze vrezen dat de jaarrekening opstellen een hels karwei is. Dat valt in de praktijk best wel mee. Heb je doorheen het jaar alles netjes bijgehouden? Dan zal je kunnen vaststellen dat het creëren van een jaarrekening met een eigentijds boekhoudpakket mogelijk is in slechts enkele klikken. Heb je er als ondernemer voor gekozen om je boekhouding uit te besteden aan een boekhouder? Dan zal je kunnen vaststellen dat hij voor jou de jaarrekening zal opmaken. Je hoeft in dat geval doorgaans zelf niets meer te ondernemen. 

Het indienen van de belastingaangifte: waar rekening mee houden?

  • Het creëren van financiële overzichten is in eerste instantie vereist om te allen tijde over een actueel beeld te beschikken van je onderneming. Dat is echter niet alles. Daarnaast zijn deze overzichten namelijk ook vereist voor de Belastingdienst. Het doen van een belastingaangifte is dan ook een cruciaal onderdeel van je boekhouding. Voor het merendeel van de ondernemers geldt dat ze te maken krijgen met twee verschillende soorten aangiftes.

We maken hierbij een onderscheid tussen:

De BTW is eigenlijk de 'belasting over toegevoegde waarde'. Het betreft hier een belasting die door ondernemers moet worden betaald over hun gemaakte omzet. Voor het merendeel van de ondernemers geldt dat ze hun btw-aangifte één keer per kwartaal doen. Dit betekent dat dit op jaarbasis vier keer moet gebeuren. Er gelden op moment van schrijven drie verschillende Btw-tarieven. Het gaat hierbij om:

Een btw-aangifte gebeurt op basis van de inkomende en uitgaande facturen. Je kijkt dan bijvoorbeeld naar hetgeen je hebt betaald aan BTW, bijvoorbeeld door iets te kopen en wat je zelf aan BTW hebt ontvangen door de verkoopfacturen die je hebt uitgeschreven. Met een boekhoudprogramma is het mogelijk om een koppeling te maken met de Belastingdienst voor je belastingaangiftes. Op deze manier kun je snel en veilig al je belastingaangiftes indienen. 

Wat moet je verder nog weten over de btw-aangifte?

  • De BTW die door jou werd betaald noemen we ook wel de zogenaamde 'voorbelasting'. Wanneer jij er als ondernemer voor kiest om btw te factureren mag je deze aftrekken van de btw die door jou werd gefactureerd aan je klanten. Op deze manier kan je er dus een bepaald voordeel uit halen. Kleine ondernemers kunnen eventueel ook gebruikmaken van de KOR regeling. 

Btw-aangifte btw berekenen

  • RekeningenVroeger was het zo dat er behoorlijk wat rekenwerk was vereist voor het kunnen indienen van een correcte btw-aangifte. Tegenwoordig verloopt dat een behoorlijk stuk eenvoudiger. Door gebruik te maken van een modern, online boekhoudprogramma zal je kunnen vaststellen dat je mits een beetje moeite perfect de btw-aangifte zelf kan uitvoeren. 

Hoe doe je de aangifte van de inkomsten- of vennootschapsbelasting?

  • De btw-aangifte en de boekhouding wordt door heel wat ondernemers zelf gedaan. De aangifte inkomstenbelasting of aangifte vennootschapsbelasting is echter een stuk ingewikkelder. Voor de eerste type belasting geldt dat ze moet gebeuren door eenmanszaken. Voor de twee geldt dat ze is vereist voor vennootschappen. Menig aantal zzp'ers en andere ondernemers kiezen ervoor om voor deze aangifte toch maar een beroep te doen op de diensten van een boekhouder. Voor BV's evenals voor de Naamloze Vennootschappen geldt zelfs dat ze wettelijk verplicht zijn om hun cijfers te laten controleren door een accountant. 

Hoeveel belasting moet je reserveren?

  • Bovenstaande vraag is er één die door heel wat ondernemers wordt gesteld. Tegelijkertijd is het echter een zeer lastige vraag om te beantwoorden. De hoogte van de belasting die je bijvoorbeeld als zzp'er over je inkomsten betaalt, hangt namelijk samen met de winst. Voor Nederland geldt dat er sprake is van een progressief belastingstelsel. Met andere woorden, hoe meer winst je realiseert, des te meer belastingen je ook zal moeten betalen. Naarmate je meer winst maakt kom je immers terecht in een hogere belastingschijf. 

Welke vrijstellingen kan je benutten?

  • Voor zzp'ers geldt dat er aanspraak kan worden gemaakt op verschillende vrijstellingen. Hierdoor kan je winst behoorlijk worden gedrukt. Jammer genoeg is het wel zo dat het effect van de vrijstellingen die verkregen kunnen worden steeds minder wordt naarmate je inkomsten toenemen. Bovendien geldt voor eenmanszaken dat er ook enkele specifieke vrijstellingen bestaan. Voor startende ondernemers is er bijvoorbeeld de startersaftrek. Andere vrijstellingen zijn onder meer de zelfstandigenaftrek evenals de aftrekposten die samenhangen met de investeringen die je doet. 

De boekhouding is voor elke ondernemer anders

  • Het is als ondernemer altijd interessant om te weten dat de manier waarop je, je boekhouding moet voeren sterk afhankelijk is van je onderneming. Neem nu bijvoorbeeld een professionele meubelmaker. Voor deze professional geldt dat hij wellicht veel tijd zal moeten investeren in het opstellen van offertes. Voor een freelance trainer die gebruikmaakt van vastgestelde pakketten geldt dan weer dat hij of zij vooral veel kilometeradministratie zal hebben. Dit natuurlijk omdat de trainingen veelal op externe locaties worden gegeven. Ben jij een online-ondernemer met een eigen webwinkel? In dat geval zal je mogelijk heel wat tijd moeten investeren in het bijhouden van de voorraad, etc. Voor al deze verschillende zaken geldt dat ze perfect toegeschreven kunnen worden aan je financiële administratie waardoor ook zij deel uitmaken van je boekhouding. Overigens zijn alle ondernemers ook verplicht om de complete financiële administratie te bewaren. 

Zelf je boekhouding doen of toch maar uitbesteden?

Vroeger was het voor de meeste startende ondernemers een uitgemaakte zaak. Zij kozen er dan ook doorgaans blind voor om hun boekhouding uit te besteden aan een professionele boekhouder. Tegenwoordig wordt duidelijk dat heel wat ondernemers er toch voor kiezen om hun boekhouding zelf te doen. Dat is het gevolg van het feit dat er tegenwoordig uitstekende online boekhoudprogramma’s verkrijgbaar zijn. Voor deze software geldt dat ze het op een toegankelijke manier mogelijk maken om alle vereiste data in te voeren. Vervolgens gaat de software zelf aan de slag om diverse berekeningen voor je uit te voeren. Ook het maken van een afdruk van de jaarrekening is hierdoor erg eenvoudig. 

Zelf de zzp boekhouding bijhouden

In ieder geval, zou je graag jouw boekhouding zelf willen doen en op die manier de kosten van een boekhouder of accountant willen uitsparen? Dan zijn er menig aantal boekhoudprogramma’s op de markt terug te vinden die je daar ongetwijfeld bij kunnen helpen. De meeste bedrijven maken tegenwoordig gebruik van online boekhouden. Hiermee blijf je op ieder moment up-to-date en kun je al je belastingaangiftes indienen. De belastingaangiftes verlopen via een beveiligde verbinding met de Belastingcent. 

Online boekhouden boekhouder

Online boekhouden is overigens ook mogelijk in samenwerking met een boekhouder. In dat geval kan de boekhouder zelf inloggen en de boekhouding controleren voor je. Er zijn redelijk veel zzp'ers die alsnog gebruikmaken van een boekhouder. Vooral bij complex vraagstukken kan het raadzaam zijn om alsnog een boekhouder in te huren. Denk bijvoorbeeld aan ondernemers die te maken hebben met een grote voorraadadministratie. Alleen de balans opmaken voor de voorraadadministratie kan al veel werk zijn.

Ondernemer aan het boekhoudenOm de boekhouding makkelijker te maken, is het raadzaam om gebruik te maken van hulpmiddelen. Een goed boekhoudprogramma mag dan ook niet ontbreken als zzp'er.

Een boekhoudpakket maakt het boekhouden veel eenvoudiger en ook sneller.

Mijnzzp.nl