Als startende ondernemer ben je wettelijk verplicht om je eigen boekhouding bij te houden. Het bijhouden van de financiële administratie maakt dan ook een essentieel onderdeel uit van het opbouwen van een succesvol bedrijf. Maar waar moet je allemaal rekening mee houden? In dit artikel geven we je een overzicht van de belangrijkste boekhoudregels en andere zaken waarmee je te maken kunt krijgen. Zo ben je goed voorbereid op het starten van je eigen onderneming! Wanneer je een onderneming begint, dan is het belangrijk dat je de boekhouding op de juiste manier opzet. De meeste zzp'ers gebruik hiervoor een online boekhoudprogramma. Hiermee kun je eenvoudig de inkomsten en uitgaven bijhouden. Vanzelfsprekend kun je als startende zzp'er ook een boekhouder inhuren waar het bijhouden van de boekhouding.
Inhoudsopgave
• Beginnen met boekhouden
Basis van boekhouden
Aftrekposten voor ondernemers
• Fiscale regels zzp'er
Een investering boekhoudkundig berekenen
• Voorbeeld GBR berekening
• Afschrijving bedrijfmiddel berekenen
Wat is de makkelijkste manier van boekhouden?
• Mijnzzp.nl: boekhouden voor zzp'ers en mkb'ers:
• Voordelen van zelf boekhouden
• Btw-aangifte onderneming
• Winst- en verliesrekening opstellen
• Het draait voor een groot deel om de voorbereiding
Online boekhouden
• Maak alleen gebruik van de functies die je nodig hebt
• Hulp nodig met de boekhouding zzp
Welke boekhoudprogramma's zijn geschikt voor zzp'ers?
Beginnen met boekhouden
De zzp boekhouding kun je dus op verschillende manieren bijhouden. Boekhouden is het kort het op een systematische manier bijhouden van de financiële situatie van je bedrijf. Zo heb je inzicht in de inkomsten en uitgaven van je onderneming. Daarnaast helpt het bij het maken van belangrijke beslissingen voor je bedrijf. Boekhouden is echter niet alleen een kwestie van cijfers bijhouden. Er komen ook heel wat andere administratieve werkzaamheden bij kijken. Denk hierbij aan het invullen van belastingformulieren of aan het eventueel bijhouden van de voorraad gekoppeld aan de boekhouding.
Ook heb je als zzp'er recht op verschillende interessante fiscale voordelen om de belastbare winst te verlagen. Zeker startende ondernemers kunnen met de juiste regelingen de belastbare winst fors verlagen. Het is slim om gebruik te maken van een online boekhoudpakket. Dit zijn ook weer zakelijke kosten die de belastbare winst verder kunnen verlagen. Voor de zzp boekhouding kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van e-boekhouden. Zo weet je zeker dat je op ieder moment up-to-date bent met de administratie.
Basis van boekhouden
De basis van boekhouden is het dubbel boekingssysteem. Dit houdt in dat elke financiële transactie twee keer wordt geboekt. Een boeking is een vermelding van een bedrag op de balans of op de winst- en verliesrekening. Deze twee boekingen staan met elkaar in verband, waardoor er altijd sprake is van een zogenaamd gelijkwaardige boeking. Het dubbel boekingssysteem zorgt ervoor dat de financiële administratie van je onderneming op orde is. Ondernemers met een eenmanszaak mogen strikte gezien enkelvoudig boekhouden toepassen. Dit heeft betrekking op de eenvoudigste vorm van boekhouden. Als zzp'er hoef je daarnaast ook alleen een winst- en verliesrekening te maken en geen jaarrekening.
Aftrekposten voor ondernemers
Ondernemers hebben in de meeste gevallen te maken met verschillende aftrekposten. Dit zijn kosten die je mag aftrekken van de winst, waardoor je minder belasting hoeft te betalen. Er zijn verschillende soorten aftrekposten, zoals:
- Kosten voor materiaal en inventaris.
- Kosten voor huur, gas, water en elektriciteit.
- Kosten voor personeel.
- Kosten voor verzekeringen.
- Kosten voor marketing en advertenties.
- Kosten voor reizen en accommodaties.
Fiscale regels zzp'er
Zzp'ers hebben te maken met verschillende fiscale regelingen. Denk bijvoorbeeld aan de zelfstandigenaftrek of aan de Mkb-winstvrijstelling. Zie hieronder een filmpje met verschillende aftrekposten waarmee ondernemers te maken hebben.
Een investering boekhoudkundig berekenen
Zoals eerder omschreven draait boekhouden niet alleen om het inboeken van facturen. Boekhouden is ook een manier om inzicht te krijgen in de financiële situatie van je bedrijf. Zo kan het helpen bij het maken van belangrijke beslissingen voor je onderneming, zoals het bepalen of een investering rendabel is. Hiervoor kun je eerst de boekhoudkundige rentabiliteit berekenen (GBR).
Een investering kan verschillende vormen aannemen, zoals het kopen van machines of het bouwen van een nieuwe productiehal. Wanneer je een bedrag inboekt als investering, dan wordt dit bedrag afgeschreven over de looptijd van de investering. Dit is het bedrag dat je jaarlijks kwijt bent aan de afschrijving van de investering.
Voorbeeld GBR berekening
Stel, je bouwt een nieuwe productiehal voor je bedrijf. De totale kosten van de bouw bedragen € 500.000,-. Je bent van plan om de hal over twintig jaar af te schrijven. Dit betekent dat je jaarlijks € 25.000,- mag afschrijven. Naast de afschrijvingskosten heb je ook te maken met andere kosten, zoals rentekosten en onderhoudskosten. Wanneer je deze kosten meerekent in je berekening, dan heet dit de economische rentabiliteit (ER). ‘‘Let op: dit is alleen een voorbeeld. Het afschrijven op vastgoed is aan strenge regels gebonden. Meestal mag je vastgoed alleen over een periode van 20 tot 30 jaar afschrijven. Daarnaast mag je niet afschrijven over grond. Het gaat dus alleen om de gebouwen.’’
Afschrijving bedrijfmiddel berekenen
Het afschrijven op bedrijfsmiddelen en vastgoed is aan strikte regels gebonden. Gebruik hiervoor onze handige calculator. Vul bijvoorbeeld de waarde van het bedrijfsmiddel in en kies vervolgens over welke periode je wilt afschrijven.
Wat is de makkelijkste manier van boekhouden?
De makkelijkste manier van boekhouden is door gebruik te maken van boekhoudsoftware. Dit is speciaal ontwikkelde software waarmee je eenvoudig je boekhouding kunt bijhouden. Deze software is in de meeste gevallen geschikt voor zowel zzp'ers als mkb'ers. Een groot voordeel van boekhoudsoftware is dat je niet alles handmatig hoeft in te voeren. Zo kun je bijvoorbeeld eenvoudig je bankafschriften importeren in de software. Het maakt verder niet uit of het om een eenmanszaak, vof, bv of mkb-bedrijf gaat.
Mijnzzp.nl: boekhouden voor zzp'ers en mkb'ers:
Voordelen van zelf boekhouden
Als ondernemer is het verstandig om je eigen boekhouding bij te houden. Dit geeft je namelijk inzicht in de financiële situatie van je bedrijf. Zo kun je tijdig ingrijpen wanneer er iets misgaat. Daarnaast kun je hierdoor aanzienlijk besparen op de boekhoudkosten. Je kunt bijvoorbeeld alleen gebruikmaken van een boekhouder wanneer je jaarcijfers moet aanleveren of wanneer je aangifte inkomstenbelasting moet doen. Overigens is dit door de slimme software ook bijna niet meer nodig. Door middel van online boekhouden is het met sommige boekhoudpakketten oom mogelijk om de aangifte inkomstenbelasting automatisch op te maken en in te dienen bij de Belastingdienst.
Btw-aangifte onderneming
Als zzp'er ben je meestal verplicht om per kwartaal de btw-aangifte te doen. Per kwartaal moet dus de ontvangen btw verrekenen met de betaalde btw voor de btw-aangifte. De btw-aangifte berekenen hoef je niet handmatig te doen wanneer je beschikt over een boekhoudpakket. De software kan de btw-aangifte automatisch berekenen aan de hand van de ingeboekte facturen. Door middel van een handige koppeling met de Belastingdienst kun je de btw-aangifte rechtstreeks bij de Belastingdienst indienen en betalen.
Het blijft wel belangrijk om alle facturen goed te controleren op de verschillende btw-tarieven om vergissingen te voorkomen. Er worden best veel fouten gemaakt met het btw-tarief. Het is belangrijk om dit te voorkomen. Vergeet overigens ook niet om het btw-nummer van nieuwe opdrachtgevers te controleren in het Vies database. Voor het berekenen van de btw-aangifte kun je ook onze calculator gebruiken.
Winst- en verliesrekening opstellen
Het online organiseren van de boekhouding heeft nog een groot voordeel, namelijk dat je eenvoudig de winst- en verliesrekening kunt opmaken. Wanneer je als zzp'er begint moet je aan het einde van het jaar de balans opmaken inclusief de winst- en verliesrekening. Met een boekhoudpakket is het maken van de winst- en verliesrekening zo gedaan. De winst- en verliesrekening heb je nodig voor de jaaraangifte inkomstenbelasting. Een andere benaming voor de winst- en verliesrekening is ook wel de resultatenrekening.
Het draait voor een groot deel om de voorbereiding
Het starten van een eigen bedrijf draait voor een groot deel om de voorbereiding en de boekhouding. Wanneer je niet weet waar je allemaal rekening mee moet houden, dan kun je al snel in de problemen komen. Daarom is het verstandig om een goede administratie bij te houden, zodat je altijd weet waar je aan toe bent. Dit kun je doen door gebruik te maken van boekhoudsoftware of door een boekhouder in te schakelen.
‘‘Tip: vergeet niet alle opstartkosten bij te houden’’
Online boekhouden
Met een online boekhoudprogramma kunnen ondernemers op een flexibele manier hun eigen administratie bijhouden. Het maakt verder niet uit of je een dienstverlenende zzp'er bent of dat je een digital nomad bent. Je kunt de software eenvoudig aanpassen aan je eigen bedrijfsvoering. Daarnaast is het ook nog eens heel erg makkelijk om mee te werken, zodat je er geen al te grote moeite voor hoeft te doen. Ook worden veel vergissingen door de software voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan het toepassen van een verkeerd btw-tarief of aan helpen van facturen opstellen op de juiste manier. Online boekhouden gaat verder dan het alleen in kunnen voeren van cijfers.
Maak alleen gebruik van de functies die je nodig hebt
Als zzp'er is het niet nodig om een groot boekhoudprogramma aan te schaffen. Je kunt er ook voor kiezen om alleen gebruik te maken van de functies die je echt nodig hebt. Zo zijn er speciale facturatieprogramma's waarmee je eenvoudig offertes kunt maken en facturen kunt versturen. Dit is ideaal wanneer je weinig tijd hebt of wanneer je niet veel administratieve taken hebt. De meeste grote bedrijven gebruiken veel meer functies voor de financiële administratie en zijn bijvoorbeeld ook verplicht om een volledige jaarrekening te maken.
Hulp nodig met de boekhouding zzp
De boekhouding online bijhouden wil niet inhouden dat er geen extra hulp mogelijk is. Wanneer je een boekhouder nodig hebt, dan is dit gewoon mogelijk. De aanbieders van boekhoudsoftware beschikken zelf ook over boekhouders en beschikken ook over een gratis helpdesk. Een goed boekhoudprogramma kun je dus gebruiken in samenwerking met je eigen boekhouder. Een boekhouder of accountant kan met een eigen account ook gewoon inloggen.
Deze kunnen bijvoorbeeld helpen met het berekenen van de fiscale voordelen zoals de mkb winstvrijstelling. Ook de fiscale regels met betrekking tot onroerende zaken kunnen al snel complex worden. Ook voor startende ondernemers is het soms slim om alsnog gebruik te maken van een boekhouder om te waken over de financiële positie. De boekhouding goed organiseren is in ieder geval noodzakelijk en zeker verstandig. Kleine ondernemers kunnen in de kern wel gewoon zelf de complete boekhouding bijhouden.
Welke boekhoudprogramma's zijn geschikt voor zzp'ers?
Er zijn heel veel verschillende boekhoudprogramma's beschikbaar voor zzp'ers. Welk boekhoudpakket je uiteindelijk kiest, is afhankelijk van je eigen wensen en behoeften. Zo zijn er speciale programma's voor zzp'ers die weinig administratieve taken hebben. Andere programma's zijn juist geschikt voor ondernemers met veel administratieve werkzaamheden. Kies dus een programma dat past bij je eigen bedrijfsvoering. Online boekhouden is maatwerk en niet alle ondernemers hebben een compleet boekhoudpakket nodig. Er zijn bijvoorbeeld zzp'ers die vooral het facturen maken belangrijk vinden, net zo als het kunnen doen van de btw-aangifte. Het grote voordeel van online boekhouding is dat je op ieder moment up-to-date bent met de administratie. Ook kun je eenvoudig de winst- en verliesrekening maken.
Mijnzzp.nl