Van de redactie

Overzichtspagina's Van De Redactie artikelen
Boekhouding Administratie
Communicatie Financieel
Internet Kantoor
Marketing Social-media
Ondernemen Mobiliteit
Boekhouding
Administratie
Communicatie
Financieel
Internet
Kantoor
Marketing
Social-media
Ondernemen
Mobiliteit

Boekhouding eenvoudig digitaal bijhouden

Weblog Van de redactie

Team Mijnzzp

Digitaal boekhouden

Als startende ondernemer kun je op verschillende manieren de zzp boekhouding bijhouden. Het bijhouden van je boekhouding was jarenlang een tijdrovende gebeurtenis, daarnaast nam het ook behoorlijk wat ruimte in beslag. Tegenwoordig maken de meeste zzp'ers gebruik van online boekhouden. Je boekhouding digitaal bijhouden zorgt er in de praktijk voor dat je kan rekenen op tal van voordelen. Niet alleen kan je er namelijk altijd en overal mee aan de financiële administratie werken, het is ook nog eens een stuk voordeliger. Wil jij graag meer te weten komen over hoe je op een eenvoudige manier je administratie digitaal kan bijhouden? Dan is het zeker de moeite waard om je even te verdiepen in de hieronder terug te vinden informatie! Wij proberen de veelgestelde vragen over het digitaal boekhouden zo goed mogelijk te beantwoorden.

In de Cloud opslaanEen goed online boekhoudprogramma maakt het mogelijk de volledige administratie digitaal te beheren en te bewerken. Het digitaal boekhouden heeft de afgelopen jaren een aanzienlijke groei doorgemaakt en kent eigenlijk geen beperkingen. Alle gegevens worden in Nederland opgeslagen en zijn online beschikbaar. Hiermee kun je dus de financiële situatie inzien op ieder moment van de dag. Als startende ondernemer is het zeker slim om gebruik te maken van digitaal boekhouden. Dit kan al met een relatief goedkoop boekhoudprogramma. Voor de administratie bijhouden is het niet nodig om gebruik te maken van een kostbaar abonnement. Het boekhoudprogramma van e-boekhouden is zelfs de eerste 15 maanden geheel kosteloos te gebruiken. Daarna kost e-boekhouden nog geen 10,- euro per maand. Dit raak het gratis boekhouden bijna aan.

Inhoudsopgave:

Boekhouding eenvoudig digitaal bijhouden?

Je boekhouding eenvoudig digitaal bijhouden is op verschillende manieren mogelijk. Door de jaren heen zijn er op de markt heel wat verschillende boekhoudprogramma’s verschenen. Voor deze software geldt dat ze het mogelijk maakt voor ondernemers om eenvoudig zelf hun boekhouding te kunnen doen. Dit is bovendien mogelijk voor verschillende soorten ondernemingen. Zowel voor zzp’ers als voor Mkb’ers is er dan ook software op de markt beschikbaar die het perfect mogelijk maakt om alle boekhoudkundige taken digitaal uit te kunnen voeren. 

Boekhoudprogramma's vergelijken op prijzen en functies

  • Aan het werkenVoordat je ervoor kiest om met een bepaald boekhoudprogramma aan de slag te gaan is het altijd interessant om even een vergelijking uit te voeren. Deze vergelijking zal meteen verschillende zaken duidelijk maken. In eerste instantie zal ze je een goed beeld geven van de verschillende prijzen die gelden voor de diverse boekhoudprogramma’s. Dat is echter niet alles. Daarnaast zal je kunnen vaststellen dat ook de mogelijkheden die boekhoudpakketten je bieden niet onaanzienlijke verschillen kunnen vertonen. Daarover verderop deze pagina echter meer. 

Voordelen administratie digitaal bijhouden?

  • Je boekhouding digitaal bijhouden zorgt ervoor dat je als ondernemer kan rekenen op tal van interessante voordelen. Het zijn deze voordelen die er door de jaren heen voor hebben gezorgd dat menig aantal ondernemers de overstap hebben gemaakt van een papieren boekhouding naar een digitale versie. In het geval van een papieren administratie was het doorgaans ook zo dat er in het merendeel van de gevallen een beroep werd gedaan op de diensten van een boekhouder of een accountant. 

Stop met handmatige berekeningen uitvoeren

  • In het verleden moest je zelf boekhoudkundige berekeningen uitvoeren. Tegenwoordig kan een boekhoudprogramma je daarbij helpen. In ieder geval, ben je benieuwd naar wat precies de meest interessante voordelen zijn van digitaal je boekhouding bijhouden? We stellen ze hieronder graag aan je voor.

Calculators boekhouden 

Je kan ongelofelijk veel tijd besparen

  • Verschillende onderzoeken die zijn uitgevoerd onder ondernemers hebben aan het licht gebracht dat de keuze voor online boekhouden hen ongelofelijk veel tijd heeft bespaard. Dat is echter niet alles. Daarnaast is het zo dat ook het risico op slordigheden in de praktijk aanzienlijk kleiner wordt wanneer je kiest voor online boekhouden. In het merendeel van de boekhoudprogramma’s is het bijvoorbeeld mogelijk om meteen de uren in te voeren, ook al ben je onderweg. Dit kan dan gebeuren door middel van een mobiele applicatie. Vroeger was dat doorgaans niet mogelijk. 

Moderne vorm van boekhouden

In het verleden was het zo dat uren vaak gewoon op papier werden bijgehouden waardoor ze later pas werden verwerkt. Dat brengt echter niet zelden de nodige problemen met zich mee. Het papiertje met daarop de uren kon bijvoorbeeld verloren gaan, maar daarnaast was het ook mogelijk dat er iets over het hoofd werd gezien. Door alles rechtstreeks in te vullen in de software is het uiteraard zonder probleem mogelijk om dergelijke fouten te voorkomen. Dit kan tegenwoordig ook met een gratis app. De mobiele app maakt het onder andere mogelijk om bonnetjes en facturen rechtstreeks te uploaden naar de administratie. De mobiele app is beschikbaar binnen alle online boekhoudprogramma's. Voor de meeste zzp'ers is de mobiele app onmisbaar. Hiermee kun je ook gewoon de administratie bijhouden wanneer je onderweg bent. 

Boekhouding veilig digitaal opslaan

  • De fysieke ruimte die je boekhouding inneemt kan stevig worden beperkt. Lang niet elk bedrijf beschikt over een grote ruimte waarin het papieren archieven bij kan houden. Voor deze ondernemingen is het dan ook doorgaans een absolute zege dat er zoiets bestaat als (online) boekhoudprogramma’s. Het invoeren van alle documenten zorgt er namelijk voor dat je altijd van de volledige boekhouding digitale kopieën hebt. Deze kan je raadplegen voor je eigen administratie, maar ook voor de Belastingdienst is een digitale boekhouding geen probleem. 

Je realiseert eenvoudig een koppeling met andere software

  • Je zzp boekhouding bijhouden door middel van online boekhouden zorgt er in de praktijk ook voor dat je een koppeling kan creëren tussen je boekhoudprogramma en bijvoorbeeld je bankrekening. Het voorzien van je verkoopfacturen van een gestructureerde betalingsmededeling zorgt ervoor dat betalingen die je ontvangt automatisch kunnen worden afgepunt. Zo hoef je alle facturen niet meer manueel te doorlopen. Het spreekt voor zich dat dit lang niet de enige koppeling is die kan worden gerealiseerd. 

Boekhouden en koppelingen maken

Facturen betalenAfhankelijk van het boekhoudprogramma waar je gebruik van maakt, is het eveneens mogelijk om bijvoorbeeld een koppeling te voorzien met de webwinkelsoftware waar je gebruik van maakt. Dat is zeer handig voor eigenaars van één of meerdere webwinkels. Op deze manier is het immers mogelijk om zaken zoals het voorraadbeheer, maar ook de facturatie te automatiseren. Het facturen sturen kan vanzelfsprekend door middel van e-facturen via de mail. Dat is dus nog een voordeel van digitaal boekhouden als zzp'er. 

Boekhoudprogramma's en koppelingen

  • Let wel, niet alle boekhoudprogramma’s beschikken over dezelfde koppelingen. Indien je gebruikmaakt van specifieke e-commercesoftware is het dan ook altijd belangrijk om te controleren of het boekhoudpakket van je keuze daar compatibel mee is of niet. Met de meeste boekhoudingsprogramma's kun je tegenwoordig ook van automatische incasso gebruikmaken. De automatische incasso kan voor bepaalde ondernemers belangrijk zijn. 

Je beschikt altijd over een digitale back-up om op terug te vallen

  • Dat je boekhouding digitaal bijhouden ervoor zorgt dat je kan rekenen op een aantal interessante zekerheden mag inmiddels wel duidelijk zijn. Toch hebben we een zeer belangrijk voordeel nog niet aangehaald. Wanneer je een online boekhoudprogramma gaat gebruiken beschik je namelijk ook altijd over automatische back-ups die worden genomen. Eigenlijk kan je de garanties die op dit vlak worden geboden op twee verschillende manieren bekijken, namelijk:
  1. Je hebt een digitale versie van je papieren administratie.
  2. Ook van je digitale boekhouding wordt nog een extra back-up gemaakt. 

Eenvoudig een back-up maken

Bovenstaande voordelen zorgen ervoor dat je eigenlijk nooit je administratie nog kan verliezen. In het verleden zijn menig aantal ondernemers met dit probleem geconfronteerd met als gevolg dat ze bij een controle van de Belastingdienst tegen enkele vervelende vragen aanliepen. Het digitaal bijhouden van je boekhouding zorgt ervoor dat je je hier dus geen zorgen meer om hoeft te maken! 

Hoe eenvoudig is je boekhouding digitaal bijhouden?

  • De eenvoud waarmee je, je boekhouding digitaal kan uitvoeren is afhankelijk van verschillende factoren. In eerste instantie dient er uiteraard rekening te worden gehouden met het soort onderneming waarover je beschikt. Voor een eenmanszaak geldt bijvoorbeeld dat het voldoende is om een zogenaamde vereenvoudigde boekhouding te voeren. Dat is niet het geval wanneer je eigenaar bent van een vennootschap. Dan is een dubbele boekhouding vereist. 

Online boekhouden als zzp'er

Zzp-erEen andere factor die van belang is om rekening mee te houden heeft betrekking tot het type boekhoudpakket waar je gebruik van maakt. Voor verschillende boekhoudprogramma’s geldt dat ze specifiek zijn ontworpen om zo gebruiksvriendelijk mogelijk te werken. Deze software is vaakst het interessant omdat je erin kan “groeien”. Als startende ondernemer kan je er prima mee uit de voeten terwijl je ook op latere tijdstippen alle vereiste functies ter beschikking zal hebben. 

Je administratie eenvoudig digitaal bijhouden kan zelfs gratis!

  • Voor veel voornamelijk nieuwe ondernemers is het best spannend om de stap te zetten richting zelf online boekhouden. Dat is natuurlijk zeer begrijpelijk. Daar komt bij dat er voor verschillende boekhoudprogramma’s ook (afhankelijk van de noden waarover je beschikt) vrij stevige kosten aangerekend worden. Het kan gelukkig ook anders. 

Aanbieders van boekhoudsoftware vergelijken

  • In eerste instantie is het zo dat heel wat aanbieders van boekhoudsoftware een vrij toegankelijke kostprijs hanteren voor hun software. Daarnaast zijn er zelfs aanbieders van boekhoudsoftware die hun nieuwe klanten de mogelijkheid bieden om hun boekhoudprogramma gratis uit te proberen! Op deze manier kan je altijd met honderd procent zekerheid bepalen of een bepaald boekhoudprogramma voor jou een goede keuze kan zijn of niet. 

Gratis overstapservice bij verschillende aanbieders van boekhoudsoftware

  • Je boekhouding eenvoudig digitaal bijhouden is in de praktijk zonder probleem mogelijk. Zoals eerder op deze pagina reeds aangegeven is het echter zo dat de gebruiksvriendelijkheid van boekhoudprogramma’s in de praktijk uiteraard niet onaanzienlijke verschillen kan vertonen. Het is dan ook best mogelijk dat je in eerste instantie hebt gekozen voor een bepaald programma die uiteindelijk toch niet volledig aan je vooropgestelde verwachtingen tegemoet weet te komen. Dat is vervelend, maar geen onoverkomelijk probleem. Overstappen is namelijk veelal perfect mogelijk. 

Overstappen en online boekhoudprogramma's

  • Voor menig aantal boekhoudprogramma’s geldt in de praktijk dat ze een gratis overstapservice aanbieden. Deze overstapservice zorgt ervoor dat je zeer eenvoudig je boekhouding over kan laten zetten naar de andere partij. Let wel, het is mogelijk dat de nieuwe software niet over alle functionaliteiten beschikt van het boekhoudprogramma waar je voorheen gebruik van maakte. Wanneer dat het geval is, is het dus mogelijk dat je niet langer gebruik zal kunnen maken van bepaalde functies. Daar moet je wel even aandachtig voor zijn. 

Extra modules die het nog eenvoudiger maken om je boekhouding bij te houden

Het digitaal bijhouden van je administratie wordt in de praktijk als zeer toegankelijk bestempeld. Dat is omdat ervan uit wordt gegaan dat het merendeel van de mensen die gebruik gaan maken van de software nog geen ervaring hebben met boekhouden. Daarnaast wordt er ook alles in het werk gesteld om ervoor te zorgen dat er zoveel mogelijk zaken geautomatiseerd kunnen worden. Dit blijkt uit de verschillende modules die doorgaans deel uitmaken van de boekhoudsoftware. Denk wat dit betreft onder meer aan de volgende mogelijkheden:

  • Het realiseren van een bankkoppeling.
  • Het opstellen van de belastingaangifte.
  • Handels- en voorraadmogelijkheden.
  • Een koppeling met een kassasysteem.
  • Speciale klantentoegang.
  • Een scan functie voor facturen.
  • Urenadministratie.
  • Een koppeling met webshopsystemen. 

Mogelijkheden eenvoudig boekhoudprogramma

Door de jaren heen zijn de mogelijkheden waar online boekhoudprogramma’s over beschikken duidelijk aanzienlijk uitgebreid. De vele verschillende modules die hierboven zijn aangehaald zijn overigens nog maar het puntje van de ijsberg. Indien je op zoek bent naar specifieke functies dien je er wel voor te zorgen dat je eerst even een goede vergelijking uitvoert tussen de verschillende boekhoudprogramma’s die op de markt zijn terug te vinden. Zo weet je zeker dat de software van jouw keuze je precies die mogelijkheden aanbiedt waar je naar op zoek bent. 

Waar dien je rekening mee te houden wanneer je zelf je boekhouding gaat doen?

Freelancer aan het werkHet feit dat je op deze pagina terecht bent gekomen is ongetwijfeld het resultaat van het feit dat je op zoek bent naar een interessante mogelijkheid om zelf je boekhouding te gaan doen. Voor heel wat mensen is dit de eerste keer dat ze zelf de handen uit de mouwen gaan steken voor wat hun administratie betreft. Dat heeft als gevolg dat men doorgaans nog niet helemaal precies weet wat er allemaal dient te gebeuren. Wel, in principe dien je rekening te houden met het volgende:

Beste manier van boekhouden

  • De manier waarop je de zakelijke administratie zal moeten worden gevoerd is zoals eerder op deze pagina reeds aangegeven wel afhankelijk van verschillende factoren. Zo dien je altijd rekening te houden met het soort onderneming waarover je beschikt. Wil je er honderd procent zeker van zijn dat het gekozen boekhoudpakket zo optimaal mogelijk aansluit bij de eisen van jouw onderneming? Dan is het altijd interessant om tijdens het uitvoeren van een vergelijking een passende filter in te stellen. Door een specifieke filter in te stellen voor een bepaalde bedrijfsvorm ben je er zeker van dat het boekhoudprogramma waar je gebruik van gaat maken perfect geschikt is voor jouw onderneming. 

Eenvoudig btw-aangifte doen

Tegenwoordig is het zelf doen van de btw-aangifte eenvoudig wanneer je gebruikmaakt van online boekhouden. Alle benodigde btw-gegevens worden met een druk op de knop naar de Belastingdienst verzonden. Het is dus niet meer nodig om de btw-aangifte handmatig te berekenen. Hiermee ben je er iedere keer zeker van dat btw-aangifte klopt. Voor het automatisch indienen van de btw-aangifte is het wel nodig om de eerste een koppeling te maken met de Belastingdienst. Hierna kun je rechtstreeks de btw-aangifte opmaken en indienen. Ook de aangifte inkomstenbelasting kun je met online boekhouden verzorgen. Vanzelfsprekend kun je de aangifte inkomstenbelasting ook door een boekhouder laten verzorgen. 

Btw-aangifte handmatig overnemen

  • Veel fouten met de btw-aangifte werden in het verleden veroorzaakt door het handmatig overnemen van btw-gegevens. Dit is tegenwoordig niet meer nodig en zo worden vervelende fouten met de btw-aangiftes voorkomen. De Belastingdienst heeft ook aangegeven voorstander te zijn van digitaal boekhouden, omdat hierdoor juist fouten voorkomen worden met onder andere de btw-aangifte. Met een online boekhoudprogramma doe je dus op een veilige manier de btw-aangifte. Voor het berekenen van de btw-aangifte kun je overigens ook onze gratis btw-calculator tool gebruiken.

Btw berekenen  

Startende ondernemers en boekhouden

Werken op laptopVoor startende ondernemers is het belangrijk om de boekhouding professioneel aan te pakken. Sommige starters onderschatten de administratie of denken er juist te moeilijk over. Het boekhouden is niet moeilijk, echter is het wel belangrijk dat je beschikt over de benodigde basiskennis van boekhouden. Denk bijvoorbeeld aan het inboeken van de facturatie, de reiskosten inboeken, het opvoeren van aftrekposten en aan de voorbelasting. Starters kunnen bij de Belastingdienst of via de software leverancier eventueel ook een korte cursus volgen. Deze cursus is in bijna alle gevallen via de computer te volgen. Voor zzp'ers zijn hier meestal geen kosten aan verbonden. 

Digitale gegevens en online boekhouden

  • Online boekhouden werkt in de cloud. Dit betekent dat alle gegevens in externe servers worden opgeslagen. Daardoor hoef je je geen zorgen meer te maken over de veiligheid van je gegevens. Als je je gegevens zelf opslaat, kunnen ze gehackt worden of beschadigd raken. Je hoeft niets op je computer te installeren en je hebt geen dure hardware nodig. Het verwerken van de administratie is aan strikte regels gebonden. Het behulp van een app kun je tegenwoordig ook onderweg de administratie bijwerken. 

Boekhouden en de Belastingdienst

  • De Belastingdienst heeft eerder aangegeven voorstander te zijn van online boekhouden. De belangrijkste reden hiervoor, is dat fouten voorkomen worden en dat de Belastingdienst zzp'ers beter kan helpen bij mogelijke vragen of problemen. Als zzp'er of als freelancer is het dus raadzaam om gebruik te maken van een goed boekhoudprogramma. Dit bespaart veel tijd, geeft meer vrijheid en je hebt inzicht in alle cijfers. Daarnaast voldoe je ook aan de fiscale bewaarplicht. Voor de Belastingdienst moet je de financiële administratie minimaal 7 jaar bewaren. 

Boekhouden automatiseren

Met een boekhoudprogramma is het uitbesteden van de financiële administratie niet meer nodig. Alle inkomsten en uitgaven kun je eenvoudig zelf verwerken in de administratie. Vanzelfsprekend kan een zzp'er ook de financiële administratie uitbesteden, echter is dit voor de meeste zzp'ers niet meer nodig. Ook voor particulieren en het mkb kan boekhoudsoftware een goede aanvulling zijn. Als zzp'er heb je in de meeste gevallen te maken met enkelvoudig boekhouden. 

Gratis boekhoudprogramma gebruiken

  • Het is niet echt mogelijk om een gratis boekhoudprogramma te gebruiken. Er zijn aanbieders die beweren een gratis boekhoudprogramma aan te bieden, maar in de praktijk zijn deze gratis boekhoudprogramma's zeer beperkt. Met andere woorden moet of laat gewoon betalen voor aanvullende functies. Ook is het onbeperkt offertes maken en het onbeperkt facturen maken niet mogelijk. Het offertes maken en facturen maken is juist zo belangrijk als zzp'er. Let hier dus goed op wanneer je kiest voor een (niet) gratis boekhoudprogramma. Voor het bijhouden van de complete boekhouding ben je dus aangewezen op een abonnement. De meeste boekhoudprogramma's zijn goedkoop en bieden alles wat je nodig hebt. 

Open source boekhoudsoftware

  • Met open source boekhoudsoftware is het ook mogelijk om een gratis boekhoudprogramma te gebruiken. Het gebruiken van deze boekhoudprogramma's is niet aan te raden. Je weet niet wie de gegevens heeft en je weet niet waar ze staan. Als startende ondernemer kun je echt beter kiezen voor de betere boekhoudprogramma's. Met een gratis boekhoudprogramma kun je daarnaast ook geen btw-aangifte doen of een koppeling maken met de bank. Er zijn dus best veel nadelen aan een gratis boekhoudprogramma. 

Beste boekhoudprogramma

  • Het beste boekhoudprogramma kun je zelf selecteren door de juiste functionaliteiten te selecteren. Het beste boekhoudprogramma kan een goedkoop boekhoudprogramma zijn maar ook een uitgebreider boekhoudpakket. Het beste boekhoudprogramma is het boekhoudprogramma dat past bij je zzp bedrijf past. Wil je bijvoorbeeld alleen de gewerkte uren bijhouden of wil je de complete boekhouding kunnen bijhouden? De betaalde boekhoudprogramma's beschikken over veel verschillende functies die de taken automatiseren. De taken automatiseren is belangrijk en geeft boekhoudkundige rust. 

Conclusie; je boekhouding digitaal bijhouden is ongelofelijk interessant!

Voor heel wat ondernemers geldt dat ze graag zelf te allen tijde de controle willen houden over hun complete boekhouding. Bovendien is het eigenlijk ook wel wenselijk om altijd inzage te hebben in de actuele (financiële) situatie van je onderneming. Wanneer je kiest voor digitaal boekhouden is dat zonder problemen mogelijk. Bovendien hoeven de kosten ook helemaal niet hoog uit te vallen en kan je bovendien ook nog eens besparen op de prijs van de boekhouder. Wil jij ook graag zelf eenvoudig beginnen met digitaal boekhouden? Voer dan zeker even een vergelijking uit tussen de verschillende boekhoudpakketten die er bestaan en ontdek op die manier de voor jou beste optie! De meeste boekhoudprogramma's bieden een gratis proefperiode aan inclusief gratis opstartservice.

Boekhouding doenHet digitaal bijhouden van de boekhouding heeft dus veel voordelen. Het is niet voor niets dat veel zzp'ers gebruikmaken van een online boekhoudprogramma.

Een goed boekhoudpakket werkt sneller en voorkomt ook problemen met de boekhouding. Wij hopen dat de veelgestelde vragen nu beantwoord zijn.

Mijnzzp.nl