Het bijhouden van de financiële administratie en het opmaken en versturen van facturen is voor veel zzp'ers een dagdagelijkse bezigheid. Er zijn online hulpmiddelen die je hierbij kunnen helpen. Het bijhouden van alle inkomsten en uitgaven van je eigen onderneming is belangrijk en kan het beste met een online boekhoudprogramma. Je kunt de boekhouding zelf doen, maar je kunt het ook uitbesteden aan een boekhouder. Het eenvoudig facturen maken is mogelijk met behulp van goede boekhoudsoftware, net zo als het bijhouden van alle transacties. Ook ben je wettelijk verplicht om alle inkomsten en uitgaven bij te houden volgens de eisen van de Belastingdienst. Het is daarom belangrijk om de zzp boekhouding op de juiste manier op te zetten. In dit artikel lees je alles over online boekhouden, en hoe je dit het beste kunt toepassen!
Als zelfstandig ondernemer zul waarschijnlijk op zoek zijn naar een goed boekhoudpakket voor de facturatie van je eigen onderneming. Ook wil je de zakelijke bankrekening kunnen koppelen voor de facturatie en wil je een koppeling kunnen maken met de Belastingdienst voor de aangifte omzetbelasting. Dit is allemaal mogelijk door middel van online boekhouden. De boekhouding bijhouden gaat natuurlijk verder dan het alleen bijhouden van de uitgaande facturen. De belastingdienst stelt verschillende eisen en dot heeft onder meer te maken met de facturatie. Zo ben je verplicht om het KvK-nummer op te nemen en moet je ook het btw-nummer vermelden op je facturen. Voor de aangifte omzetbelasting moet je ook gebruikmaken van je btw-identificatienummer. Als zelfstandig ondernemer met een eenmanszaak ben je meestal verplicht om ieder kwartaal aangifte voor de btw te doen.
Inhoudsopgave
• Facturatie of boekhoudprogramma gebruiken?
Startende ondernemer
Wat zijn de voordelen van boekhoudsoftware?
• Tips bij het gebruik van boekhoudsoftware?
Waar moet ik op letten?
Facturering en btw-aangifte
• Btw-tarief en btw-aangifte controleren
Factuur opstellen
Facturen versturen
• Heb je als zzp'er te maken met veel facturatie?
Boekhouding en facturering voor zzp'ers
Starters en boekhouding
• Gratis boekhoudprogramma's facturatie
• Eenmanszaak starten als zzp'er
• Eenvoudig de aangifte inkomstenbelasting doen
• Wanneer ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting?
Facturatie en verantwoordelijkheid
Hoelang de facturatie bewaren als zzp'er?
Kun je zelf boekhouden als zzp'er?
Facturatie of boekhoudprogramma gebruiken?
De meeste bedrijven maken tegenwoordig gebruik van een online boekhoudprogramma. Met een boekhoudprogramma kun je ook facturen maken in je eigen huisstijl. Het is dus niet nodig om een facturatieprogramma te kopen. De meeste zelfstandig ondernemers houden alle zakelijke administratie bij in een boekhoudprogramma. Hierdoor kun je de facturen, bankafschriften en andere zaken die betrekking hebben op jouw bedrijf gelijk in één systeem vastleggen!
Ook is het mogelijk om de zakelijke rekening te koppelen aan de boekhoudsoftware. Door het koppelen van de zakelijke rekening kun je geautomatiseerd verschillende handelingen uitvoeren. Het is wel nodig om de eerste keer de zakelijke rekening te koppelen. Dit kan alleen met goedgekeurde boekhoudsoftware en bijvoorbeeld niet mer een gratis boekhoudprogramma.
Startende ondernemer
Startende zzp'ers doen er verstandig aan de facturatie te automatiseren. Boekhoudsoftware is namelijk heel gemakkelijk in gebruik. Je hoeft enkel de klantgegevens, het bedrag van de factuur en eventuele bijzonderheden in te vullen, om vervolgens gelijk een factuur te kunnen versturen. De inkomende facturen en de uitgaande facturen kun je overzichtelijk in verschillende grootboekrekeningen opnemen. De facturen kun je tegenwoordig ook versturen als e-factuur en voorzien van een betaallink. De facturen opstellen kan vanzelfsprekend gedaan worden in de eigen huisstijl.
Wat zijn de voordelen van boekhoudsoftware?
Het grootste voordeel is dat alles in één systeem wordt bijgehouden. Het enige wat je hoeft te doen is je bankafschriften te uploaden. Je hebt dus geen last meer van dubbele administratie! Daarnaast ben je met boekhoudsoftware altijd up-to-date over de financiën van je bedrijf. Zo kun je tijdig beslissingen nemen over de toekomst van je bedrijf.
Tips bij het gebruik van boekhoudsoftware?
Een goede tip is om alles zo volledig mogelijk in te voeren, zodat je later geen problemen kunt krijgen. Als je bijvoorbeeld ook de Btw-percentages en andere berekeningen automatiseert, zul je veel minder fouten maken. Ook is het belangrijk om rekening te houden met fiscale voordelen. Bijvoorbeeld de mkb-winstvrijstelling en de zelfstandigenaftrek. De zelfstandigenaftrek en de mkb winstvrijstelling kunnen je fiscaal voordeel opleveren. Er zijn verschillende regels voor deze regelingen, en die kunnen per situatie verschillen. Het is voor iedere zzp'er raadzaam om van deze regelingen gebruik te maken.
Waar moet ik op letten?
Ondernemers hebben niet alleen te maken met facturatie. Ook de algemene financiële administratie en de boekhouding is belangrijk. Voor zzp'ers is het bijvoorbeeld ook belangrijk om de urenadministratie en de rittenadministratie te kunnen bijhouden. Ook het kunnen bijhouden van alle crediteuren en debiteuren en het maken van een grootboek is belangrijk. De meerderheid van alle zzp'ers gebruikt een online boekhoudprogramma die op onze vergelijkingspagina te vinden is.
Facturering en btw-aangifte
De Belastingdienst maakt het mogelijk om vanuit je boekhoudprogramma automatisch de btw-aangifte te doen. De meeste zzp'ers moeten ieder kwartaal de omzetbelasting voldoen. Alleen zzp'ers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling hebben niks te maken met btw. In de praktijk is bijna iedere onderneming btw-plichtig. De btw-aangifte is belangrijk en binnen een goede boekhouding moet er een btw-overzicht aanwezig zijn. Het is mogelijk om de btw-aangifte automatisch te berekenen op basis van alle ingeboekte facturen. Het is dus niet nodig om de btw-aangifte handmatig te berekenen. Dit voorkomt vergissingen met de btw-aangifte die later lastig te corrigeren zijn.
Btw-tarief en btw-aangifte controleren
Als ondernemer is het belangrijk om alle binnenkomende en uitgaande facturen te controleren op het juiste btw-tarief. Het komt regelmatig voor dat er een verkeerd btw-tarief is opgenomen. Ook het opgenomen btw-bedrag klopt nogal een niet. Hoeveel btw je precies moet afdragen is afhankelijk van ontvangen btw en betaalde btw. Zorg er dus voor dat je alle factureren controleert voordat je btw-aangifte doet. Zie ook onze handige calculator om een bedrag exclusief btw en inclusief btw te berekenen.
Factuur opstellen
Het opstellen van een factuur is niet moeilijk, maar er zijn wel een aantal dingen waar je rekening mee moet houden. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om de factuur altijd als pdf te versturen, zodat de ontvanger de factuur kan bewaren. Verder moet je op de factuur altijd het btw-nummer van jouw bedrijf vermelden. Ook is het belangrijk om aan te geven op welke datum de factuur betaald moet worden. Het is daarom zo belangrijk om de factuurdatum te vermelden op de factuur. Hierop moet je zelf ook goed letten wanneer je een inkoopfactuur binnen krijgt. Het is ook belangrijk dat de facturatie een professionele uitstraling heeft. Voor jezelf is het weer belangrijk dat je een goed overzicht hebt van de facturen.
Facturen versturen
Je kunt je facturen het beste per e-mail versturen. Hierdoor ben je er zeker van dat de ontvanger de factuur ook daadwerkelijk in zijn of haar inbox ontvangt. Verder is het ook een goed idee om je facturen op te slaan in een online archief, zodat je de facturen altijd kan terugvinden. Het is mogelijk om e-factureren te voorzien van een betaallink. Hiermee vergroot je het betaalgemak en krijg je over het algemeen ook sneller de betaling binnen.
Heb je als zzp'er te maken met veel facturatie?
Met een boekhoudprogramma is het mogelijk om periodieke facturen automatisch aan te maken en te versturen. Het steeds opnieuw opmaken van de facturen is in dat geval niet nodig. Er zijn tegenwoordig verschillende boekhoudpakketten die onbeperkte facturering toestaan. Dit kan bijvoorbeeld belangrijk zijn wanneer je de eigenaar bent van een webshop. In dat geval kan het ook belangrijk zijn om de verkoopadministratie te kunnen koppelen door middel van een crm functie.
Boekhouding en facturering voor zzp'ers
Om succesvol te zijn als ondernemer, moet je altijd op de hoogte blijven van het openstaande bedrag. Mocht je hier geen tijd voor hebben, dan kun je dit uiteraard ook uitbesteden aan een boekhouder. De meeste boekhouders werken met een uurtarief, maar er zijn ook enkele die werken op basis van een vaste prijs per maand. Tegenwoordig kun je ook gebruikmaken van een handige app voor de boekhouding. Hierdoor kun je op ieder moment zien hoe je bedrijf ervoor staat.
Starters en boekhouding
Startende ondernemers kunnen kiezen uit verschillende programma's voor de boekhouding. De meeste boekhoudprogramma's zijn speciaal gemaakt voor kleine ondernemers. Ook zijn er extra modules en functionaliteiten toe te voegen wanneer je bedrijf groeit. Veel ondernemers beginnen met gratis boekhoudsoftware, maar wanneer het bedrijf groter wordt, kiezen ze voor een betaald programma.
Gratis boekhoudprogramma's facturatie
Er zijn verschillende manieren om gratis te boekhouden. Zo is er bijvoorbeeld een speciale module voor de boekhouding in Excel. Hiermee kun je op eenvoudige manier offline je facturen maken en je inkomsten en uitgaven bijhouden. Het online voldoen van belasting is echter op deze manier niet mogelijk. Hiervoor moet je een koppeling kunnen maken met de Belastingdienst vanuit het programma.
Eenmanszaak starten als zzp'er
De meeste zelfstandig ondernemers kiezen voor de rechtsvorm eenmanszaak. Een eenmanszaak kent verschillende voordelen. Je hebt bijvoorbeeld geen jaarrekening nodig en je mag enkelvoudig boekhouden. Mkb-bedrijven zijn verplicht om een dubbele boekhouding te voeren. Een dubbele boekhouding is veel complexer. Daarnaast moet je in dat geval soms ook verplicht gebruikmaken van een accountant. Een groot nadeel van de rechtsvorm, eenmanszaak, is dat deze niet beschermd is tegen faillissement en dat je persoonlijk aansprakelijk bent voor alle financiële schulden.
Eenvoudig de aangifte inkomstenbelasting doen
Het is tegenwoordig mogelijk voor zzp'ers met een eenmanszaak zonder personeel om de aangifte inkomstenbelasting vanuit je boekhoudpakket op te maken en te versturen. Voor het kunnen doen van de aangifte inkomstenbelasting moet de boekhoudsoftware wel beschikken over de module Automatische Winstaangifte. De gegevens voor de aangifte inkomstenbelasting worden in dat geval overgenomen vanuit de software. Het is nog niet mogelijk om met alle boekhoudpakketten de aangifte inkomstenbelasting op te maken. Dit kan per aanbieder verschillen.
Wanneer ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting?
Het is niet zo dat alle ondernemende mensen automatisch aangemerkt worden als ondernemer voor de inkomstenbelasting. Je moet namelijk aan een aantal voorwaarden voldoen. Zo moet je winst maken en moet je voldoen aan het urencriterium.
Facturatie en verantwoordelijkheid
Als ondernemer kun je te maken krijgen met verschillende btw-tarieven en vrijstellingen. Het is belangrijk om je hier goed in te verdiepen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Je moet als ondernemer altijd het btw-nummer van jouw bedrijf vermelden op de factuur. Ook is het belangrijk om aan te geven of er sprake is van omzetbelasting. Vooral bij intracommunautaire leveringen en bij de verleggingsregeling, moet je de btw goed regelen. Er zijn verschillende btw-plichtige handelingen. De Belastingdienst kan controleren of je de btw-regels op de juiste manier toepast.
Hoelang de facturatie bewaren als zzp'er?
Ondernemers zijn verplicht om de complete financiële administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Dit heeft dus ook betrekking op alle ontvangen en verzonden facturen en andere rekeningen. Rekeningen mogen ook digitaal opgeslagen worden. Het dubbel bewaren van facturen en rekeningen is niet nodig. Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudpakket, dan voldoe je automatisch aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Hoelang je gegevens bewaart, is door jezelf te bepalen. Voor de Belastingdienst moet je de gegevens minimaal 7 jaar bewaren. Gegevens over onroerende zaken moet je minimaal 10 jaar bewaren. Dit kun je beter niet in Excel doen. De bewaarplicht heeft overigens ook betrekking op de zakelijke rekening.
Kun je zelf boekhouden als zzp'er?
Boekhouden is tegenwoordig een stuk eenvoudiger geworden. Er zijn veel zelfstandig ondernemers die zelf hun boekhouding doen. Echter, het kan wel een tijdrovende klus zijn en veel ondernemers vinden de administratie niet de leukste kant van het ondernemen. Veel startende ondernemers geven aan dat ze in eerste instantie de boekhouding zelf willen bijhouden, maar het inhuren van een boekhouder kan ook slim zijn. Bij het ondernemen komt veel administratieve rompslomp kijken en het is prettig om je hierover te laten adviseren of de boekhouding uit te besteden aan een professioneel bedrijf. Online zijn er wel steeds meer mogelijkheden om zelf je boekhouding bij te houden. De werkzaamheden zijn verder niet heel moeilijk of lastig.
Er zijn dus verschillende opties wanneer het aankomt op het maken van facturen en de boekhouding.
De meeste zzp'ers maken gebruik van een boekhoudprogramma. Hiermee kun je eenvoudig alle werkzaamheden uitvoeren.
Mijnzzp.nl