Boekhouding en urenregistratie: waarom bijhouden?

Weblog Van de redactie

do, 17 feb 2022Team Mijnzzp

Als startende ondernemer krijg je te maken met bijhouden van de gewerkte uren. Dit gaat niet alleen om de declarabele uren maar om alle uren. Het boekhouding en de urenregistratie bijhouden is voor zzp'ers vaak een vanzelfsprekende combinatie. In de eerste plaats omdat er fiscaal voordeel mee te behalen valt. In de tweede plaats omdat je zo als ondernemer zicht krijgt op waar je al je uren aan besteedt. Het is niet de meest favoriete klus voor zzp'ers om de urenregistratie in de boekhouding bij te houden, maar dus wel belangrijk. Hoe dat allemaal precies zit, ontdek je hier net als tips om de urenregistratie op een gemakkelijke, snelle en efficiënte manier bij te houden. Het bijhouden van een zzp urenregistratie is overigens niet verplicht. Wij proberen de veelgestelde vragen te beantwoorden.

Het bijhouden van de urenregistratie als zzp'er is dus belangrijk om verschillende redenen. Zzp'ers hebben bijvoorbeeld te maken met declarabele uren en indirecte uren. Deze gezamenlijke uren mag je optellen om aan het urencriterium te kunnen voldoen. Zonder een urenregistratie kan je niet aantonen hoeveel uren je aan de onderneming hebt gewerkt en hierdoor kun je fiscale voordelen mislopen. Wanneer de Belastingdienst je als zelfstandig ondernemer aanmerkt, is het toegestaan fiscale voordelen te benutten. Een urenregistratie bijhouden kan op verschillende manieren gedaan worden. De meeste zzp'ers maken hiervoor gebruik van online urenregistratie software zoals in de vorm van een online boekhoudprogramma.

Inhoudsopgave:

Boekhouding en urenregistratie zzp: fiscaal voordeel
Urenregistratie voor urencriterium
Halverwege het jaar starten en urencriterium
Urenregistratie in boekhouding: dit telt allemaal mee
Inzicht voor jezelf
Geen gewerkte uren verloren laten gaan: uren bijhouden
Urenverantwoording op verschillende manieren
Boekhoudprogramma met urenregistratie
Urenregistratie app
Geregistreerde uren voor het versturen van facturen
Excel gebruiken voor de urenregistratie
Inrichten Excel spreadsheet urenregistratie
Ideaal voor een optimale cashflow
Gewerkte tijden bijhouden
Online urenregistratie programma 

Boekhouding en urenregistratie zzp: fiscaal voordeel

Je bent door in de boekhouding de urenregistratie zzp bij te houden, in staat om bewijs te leveren aan de Belastingdienst met betrekking tot de zelfstandigenaftrek. Er is namelijk sprake van een urencriterium waar je als ondernemer aan moet voldoen om van bepaalde fiscale voordelen gebruik te mogen maken zoal de zelfstandigenaftrek. Het gaat hierbij om de ondernemersaftrek die uit de zelfstandigenaftrek en startersaftrek bestaat. Je moet voldoen aan het urencriterium om hiervan te profiteren en dat is een reden waarom het in de boekhouding opnemen van de urenregistratie belangrijk is. Ook voor de uiteindelijke inkomstenbelasting kan dit belangrijk zijn. Voor de administratie is het tegenwoordig mogelijk om verschillende handige koppelingen te maken. Ook voor jezelf is het natuurlijk belangrijk om te registreren hoeveel uur je precies werkt aan een project.

Urenregistratie voor urencriterium

• Het urencriterium bestaat uit 1.225 uur dat je in een kalenderjaar besteedt aan je bedrijf. Daarnaast geldt dat als je ook in loondienst werkt je meer tijd dient te besteden aan je bedrijf dan aan je werk in dienstverband. Deze voorwaarde vervalt echter weer als je in een van de vijf voorafgaande jaren geen ondernemer bent geweest. Ben je arbeidsongeschikt en ondernemer dan is er een verlaagd urencriterium van toepassing van 800 uur. Ook in dit geval dien je natuurlijk de urenregistratie in je boekhouding bij te houden om de uren te kunnen aantonen.

Halverwege het jaar starten en urencriterium

• Start je ergens in een jaar met je onderneming? Dan dien je toch aan het volledige urencriterium in het betreffende kalenderjaar te voldoen. Het maakt verder niet uit of je zelf de boekhouding doet of gebruikmaakt van een boekhouder. Dit is belangrijk om gebruik te mogen maken van de zelfstandigenaftrek. De urenverantwoording als zzp'er moet dan ook niet onderschat worden. Dit kan extra belangrijk zijn voor parttime zzp'ers en voor zzp'ers die vaak voor dezelfde opdrachtgever werkzaam zijn.

Urenregistratie in boekhouding: dit telt allemaal mee

Er zijn allerlei soorten werkzaamheden die meetellen om als uren in je administratie op te nemen. In principe gelden namelijk alle uren die je aan je bedrijf besteedt als uren die meetellen om aan het urencriterium te voldoen. Het maken van een offerte telt bijvoorbeeld mee net als een bezoek aan een klant, promoten van je website en zelfs het bijhouden van de urenadministratie in de boekhouding. Het enige wat belangrijk is voor de Belastingdienst is dat je aannemelijk kan maken dat de opgevoerde uren in je boekhouding ook echt zijn gemaakt. Bijvoorbeeld aan de hand van het aantal offertes en facturen dat je hebt verwerkt in je boekhouding. Er zijn in elk geval veel uren die meetellen:

• Offertes maken.
• Bezoek aan klanten.
• Promoten van je website.
• Bijhouden van de boekhouding.
• Tijdsbesteding btw-aangifte.
• Telefoontjes met zakelijke relaties.
• Mailverkeer afhandelen. 

Inzicht voor jezelf

• Naast het fiscale voordeel dat voortvloeit uit de urenadministratie in je boekhouding is er nog een ander belangrijk voordeel. Dat is dat alle gewerkte uren voor jezelf overzichtelijk zijn en dat biedt inzicht in de tijdsbesteding. Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt met het maken van offertes of krijg je veel telefoontjes die tijd in beslag nemen? In dat geval kan je kijken op welke manier je op een snellere en efficiëntere manier kan werken. Bijvoorbeeld door offertes te maken vanuit een online boekhoudprogramma en alleen tijdens bepaalde tijden telefonisch bereikbaar te zijn. Op deze manier is de urenregistratie natuurlijk te gebruiken om je bedrijfsproces te optimaliseren en efficiënter met je tijd om te gaan.

Geen gewerkte uren verloren laten gaan: uren bijhouden

• De urenregistratie van de gewerkte uren draagt bij aan de uiteindelijke facturatie aan de opdrachtgever. Een urenoverzicht toont immers aan waar je de gewerkte uren aan hebt besteed. Op deze manier voorkom je ook dat je vergeet om gewerkte uren te schrijven. Dat zou jammer zijn, want niet genoteerde uren zijn in de richting van je opdrachtgever niet te verantwoorden. Op deze manier kan je in het ergste geval inkomsten mislopen. Het is daarom raadzaam om gebruik te maken van goede urenregistratie software. Dit kan het beste gedaan worden door middel van een online urenregistratie. De juiste urenregistratie software zorgt ervoor dat je alle declarabele uren ook kunt facturen.

Urenverantwoording op verschillende manieren

• Er zijn allerlei manieren om de gewerkte uren bij te houden. Je kan elke keer een notitie maken in je agenda of de uren in een sheet van Excel registreren. Er is echter een snellere en efficiëntere manier om dat te doen en dat is door gebruik te maken van boekhoudsoftware met urenregistratie. Wil je de uren toch liever op papier of in Excel bijhouden, let dan op dat je alles nauwkeurig registreert. Denk bijvoorbeeld aan het noteren van de datum net als de klant, de beschrijving van de werkzaamheden en het aantal uren. Je kan daarbij ook een onderscheid maken tussen directe en indirecte uren.

Boekhoudprogramma met urenregistratie

Er zijn speciaal voor zzp'ers boekhoudprogramma’s met urenadministratie als functionaliteit beschikbaar. Online boekhouding en de urenregistratie zorgen ervoor dat je snel je gewerkte uren kan inboeken, maar ook dat je er altijd en overal toegang tot hebt. Bij online boekhouden stellen veel aanbieders onder meer een handige urenregistratie app beschikbaar. In dat geval heb je de boekhouding natuurlijk altijd bij de hand en kan je via je mobiel op elk moment de uren verantwoorden door de gegevens in te voeren in de boekhoud app. 

Urenregistratie app

• Een handige app is tegenwoordig onmisbaar wanneer om de gewerkte uren bij te kunnen houden. Gebruiksvriendelijk boekhouden is natuurlijk erg belangrijk voor ondernemers. Alle aanbieders van online boekhoudprogramma's beschikken tegenwoordig over een urenregistratie app. Deze urenregistratie app kan wel per aanbieder verschillen. Het gratis uitproberen van de app is mogelijk voor een bepaalde periode. Dé makkelijkste urenregistratie app is vindbaar op onze boekhoudprogramma vergelijkingspagina.

Geregistreerde uren voor het versturen van facturen

• Het versturen van facturen is een van de belangrijkste werkzaamheden die te maken hebben met online boekhouden. Door je urenadministratie te verwerken in je boekhouding zijn de gewerkte uren beschikbaar om een factuur op te stellen. Door deze informatie op orde te hebben, profiteer je van meerdere voordelen. De tijdregistratie als je op basis van een uurtarief werkt vormt de basis voor het versturen van een factuur. 

Excel gebruiken voor de urenregistratie

Als zzp'er kun je voor de urenregistratie ook gewoon gebruikmaken van een Excel urenregistratie template. Er zijn redelijk veel zzp'ers die Excel op verschillende manieren gebruiken voor de administratie en boekhouding. Voor sommige zzp'ers kan het gebruiken van Excel misschien best goed werken. Een nadeel van Excel is wel dat je zeer beperkt bent in de verdere mogelijkheden. Dit is ook het geval wanneer we het hebben over een Excel boekhouden template.

Inrichten Excel spreadsheet urenregistratie

• Het inrichten van de Excel spreadsheet urenregistratie lukt de meeste zzp'ers wel. Het gaat meer om de verdere mogelijkheden die beperkt zijn. Ook is het gebruiken van Exel omslachtig te noemen. Het werken met cellen en het toepassen van de juiste celeigenschappen staat vroeg of laat gerant voor het maken van fouten. Met een goed boekhoudprogramma zul je dit voorkomen. Dit is ook het geval wanneer je de btw-aangifte gaat opmaken in Excel. En wanneer je extra hulp nodig hebt, dan kun je ook gewoon de gratis helpdesk raadplegen. Het bijhouden van de zzp urenregistratie kan je dus beter op een professionele manier aanpakken.

Ideaal voor een optimale cashflow

Een zorgvuldige urenadministratie maakt het dus mogelijk om op correcte manier facturen op te stellen en te versturen. Je bent dan niet onnodig veel tijd kwijt met het nagaan van al je uren om tot een factuur te komen. De informatie is beschikbaar en direct te gebruiken om de uren op je factuur te verantwoorden. Dat heeft als extra voordeel dat je de facturen sneller de deur uit kan doen en betalingen eerder ontvangt. Op deze manier zorgt de combinatie van boekhouding en urenadministratie ook nog eens voor een optimale cashflow in je bedrijf. Het factureren zelf behoort ook tot de algemene ondernemingswerkzaamheden. Daarnaast zorgt een zorgvuldige boekhouding ook voor het optimaliseren van alle fiscale voordelen.

Gewerkte tijden bijhouden

Het is van groot belang niet alleen de gewerkte uren bij te houden, maar ook alle tijden zorgvuldig te registreren. Door dit te doen, voorkom je dat er vragen komen over het aantal gewerkte uren. Registreer dus alle starttijden en de eindtijden. Een goede urenregistratie kan conflicten voorkomen met de opdrachtgever. De gewerkte tijden bijhouden is dus belangrijk als zzp'er.

Online urenregistratie programma

Er zijn verschillende goede urenregistratie software programma's die je kunt gebruiken als zzp'er. Een goed voorbeeld hiervan is het boekhoudprogramma van e-boekhouden. Met e-boekhouden.nl kun je de complete boekhouding verzorgen en het programma is de eerste 15 maanden gratis te gebruiken. Hiermee kun je de gefactureerde uren direct opslaan in de boekhouding en hoef je geen handmatige berekeningen meer te maken. Deze tijdrovende klus is dan voortaan niet meer nodig. De beste online urenregistratie software is beschikbaar via onze boekhouden pagina. Gratis uitproberen van de boekhoudpakketten met urenregistratie is mogelijk door middel van een gratis proefperiode. Hiermee kun je dus een goede urenregistratie opzetten. Een goede urenadministratie is belangrijk als zzp'er.

Voor de meeste zzp'ers is het bijhouden van de urenregistratie erg belangrijk.

De urenregistratie bijhouden kun je ook doen in een boekhoudprogramma. Het is belangrijk om problemen te voorkomen met de urenregistratie. De beste software voor de urenregistratie is hieronder te vinden.

Mijnzzp.nl