De administratie op orde hebben is voor elke zzp’er belangrijk. Voor de Belastingdienst, die je gegevens kan opvragen en controleren, maar ook voor jezelf. Een up-to-date administratie geeft immers direct inzicht in hoe de zaken ervoor staan. Het is als zzp'er belangrijk om een goede administratie op te zetten. Zo kan je alle zakelijke kosten terugvinden en alle bonnen en facturen op de juiste manier inboeken. Als zzp'er kun je tegenwoordig het beste gebruikmaken van een online boekhoudprogramma om de financiële administratie bij te houden. Daarnaast kun je natuurlijk ook een boekhouder inhuren voor de complete administratie. Als zzp'er is in ieder geval het goed bijhouden van de eigen administratie erg belangrijk. Wij proberen in dit artikel de veelgestelde vragen te beantwoorden en geven precies aan waar je allemaal op moet letten als zzp'er.
Voor veel zzp’ers is de administratie een behoorlijke uitdaging. Dat geldt nog meer wanneer je starter bent. Hoe pak je dit nu het beste aan? Begin bij de basis: een kloppende boekhouding vormt de kern van je administratie. Voor het bijhouden van de boekhouding zijn drie mogelijkheden:
- Helemaal zelf doen (bijvoorbeeld in Excel).
- Uitbesteden aan een boekhouder.
- Of een goed boekhoudprogramma gebruiken.
Voor de laatste optie kiezen verreweg de meeste zzp’ers. De volgende tien tips helpen je op weg je boekhouding als zzp’er optimaal te regelen!
Inhoudsopgave:
- Zet alle inkoop- en verkoopfacturen in je boekhouding
- Houd werk- en privéuitgaven gescheiden
- Zet ‘overtollig’ geld op een bedrijfsspaarrekening
- Doe de boekhouding zoveel mogelijk zelf om de kosten laag te houden
- Bewaar alle bonnen en facturen geordend
- Vraag leveranciers om digitale facturen
- Plan vaste uren in om aan de boekhouding te werken
- Wees niet bang om hulp in te schakelen
- In aanmerking komen voor zzp aftrekposten
- Neem alsnog een boekhouder als je denkt dat het fout gaat
- Online boekhoudsoftware en btw-aangifte
- Online boekhouden
- Zzp administratie opzetten
- Verschillende boekhoudprogramma's
1. Zet alle inkoop- en verkoopfacturen in je boekhouding
Inkoop- en verkoopfacturen verwerken behoort tot de meest voorkomende, boekhoud handelingen voor ondernemers. Controleer altijd goed of je echt alle verkoop én inkoopfacturen hebt verwerkt. In de praktijk blijkt namelijk dat vooral de inkoopfacturen nogal eens vergeten worden. Dat is zonde, want de btw daarvan is aftrekbaar van de belasting. Weet je niet precies hoe dat werkt? Lees hier hoe het zit met de btw-aangifte! Het facturen maakt voor de meeste zzp'ers een belangrijk onderdeel uit van de administratie. Facturen maken in de eigen huisstijl doe je overigens eenvoudig met online boekhoudsoftware. Hiervoor heb je echt geen boekhouder nodig. Bij het facturen maken is het wel belangrijk om de juiste gegevens op te nemen. Er zijn beste startende zzp'ers die in het begin hun KvK-nummer vergeten te vermelden.
2. Houd werk- en privéuitgaven gescheiden
Om overzicht te houden over zowel werk- als privéuitgaven, is het aan te raden een zakelijke bankrekening te nemen. Woonlasten, boodschappen en dergelijke gaan dan via de privérekening en kosten voor je bedrijf van de zakelijke bankrekening. Het is namelijk om verschillende redenen onhandig als privé en zakelijke uitgaven door elkaar gaan lopen. Het maakt bijvoorbeeld btw-aangifte doen lastiger en tijdrovender wanneer je bij elke aangifte eerst moet uitzoeken welke uitgaven zakelijk zijn en welke privé. Als je alle zakelijke uitgaven consequent via je zakelijke rekening laat lopen is dit direct inzichtelijk. De zakelijke inkomsten moet dus je op een aparte bankrekening binnen krijgen.
Het aantal aanbieders van zakelijke rekeningen is groot. Wanneer je moeite hebt om te kiezen, lees dan: hoe kies je een zakelijke bankrekening als zzp’er, om je op weg te helpen. Een zakelijke rekening hoeft niet duur te zijn. Bovendien zijn er regelmatig aantrekkelijke aanbiedingen voor - startende - zelfstandig ondernemers. Maak er ook een gewoonte van jezelf een salaris uit te betalen, van je zakelijke naar je privérekening, op een vaste dag in de maand. Voor beginnende zzp’ers kan dit in het begin lastig zijn, maar jezelf salaris uitbetalen zorgt voor structuur en overzicht in je geldzaken en draagt bij aan het gescheiden houden van zakelijke en privékosten.
3. Zet ‘overtollig’ geld op een bedrijfsspaarrekening
Als de zaken goed gaan houd je geld over, en dat is natuurlijk een prettig gevoel. Maar wat doe je met het geld dat overblijft? Het klinkt als een luxeprobleem, toch is het goed om hier verstandig mee om te gaan. Als zelfstandig ondernemer ben je immers zelf verantwoordelijk voor het organiseren van je financiën.
De spaarrente is al een tijd erg laag, waardoor je misschien minder snel geneigd bent geld op een bedrijfsspaarrekening te zetten. Toch is het goed om dit wel te doen: een klein beetje rente is nog altijd beter dan niets. Bovendien staat het geld op een aparte rekening, zodat je altijd een buffer achter de hand hebt. Dat is handig wanneer je voor onverwachte uitgaven komt te staan, maar ook bijvoorbeeld om geld te reserveren voor nog te betalen belastingen.
4. Doe de boekhouding zoveel mogelijk zelf om de kosten laag te houden
De kosten van het volledig uitbesteden van de boekhouding aan een boekhouder zijn voor veel zzp’ers aan de hoge kant. Het ligt dus voor de hand dat veel van hen zoveel mogelijk zelf de boekhouding bijhouden. Zelf de boekhouding doen betekent niet dat je er alleen voor staat. Maak zoveel mogelijk gebruik van een online boekhoudprogramma. Zo werk je makkelijker en voorkom je fouten. Online boekhouden is steeds belangrijker aan het worden. Een online boekhoudprogramma biedt nog meer voordelen:
- Via internet is je online boekhoudprogramma altijd bereikbaar, vanaf thuis, je werkplek of zelfs je vakantieadres.
- Je kunt online je facturen samenstellen en digitaal versturen. Handig, en ook nog eens tijd- en kostenbesparend.
- Je hoeft niet zelf te zorgen voor beveiliging en back-up van je boekhoudprogramma en gegevens.
- Het is mogelijk om online een cursus boekhouden te volgen.
5. Bewaar alle bonnen en facturen geordend
In elke administratie kom je de volgende basisonderdelen tegen:
- Uitgaande facturen.
- Inkomende facturen.
- Nota’s.
- En bankafschriften.
Het is wettelijk verplicht voor ondernemers om de administratie zeven jaar te bewaren. Daar vallen ook je bonnen en facturen onder. Vroeger zorgde dit voor kasten vol met dikke mappen, maar tegenwoordig is bijna alles digitaal. Door deze digitalisering ligt de keuze voor een online boekhoudprogramma voor de hand. Een goed boekhoudprogramma helpt om je administratie te structureren, zodat je makkelijk alles terug kunt vinden en zo heb je altijd alles overzichtelijk bij de hand voor bijvoorbeeld de belastingaangifte, btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting. Gegevens over onroerende zaken moet je zelfs minimaal 10 jaar bewaren.
‘‘Extra tip: je hebt vast wel eens gemerkt dat kassabonnen na een tijdje vervagen. Maak daarom op de dag van aankoop een digitale foto of scan van de bon die je wilt bewaren, en sla deze op in je digitale administratie. Bewaar ook alle digitale facturen goed en gebruik een back-up. Zonder bonnetjes kun je aftrekposten niet meenemen in de btw-aangifte.’’
6. Vraag leveranciers om digitale facturen
De administratie van de meeste zzp’ers is tegenwoordig dan wel vrijwel geheel digitaal, toch heb je soms nog te maken met leveranciers die met papieren facturen werken. Vraag dan of het alsnog mogelijk is om een digitale factuur te krijgen. Digitale facturen zijn nu eenmaal makkelijker te verwerken in een online boekhoudprogramma en zo hou je een compleet overzicht op één plek van je facturen.
Het tijdperk van papieren facturen loopt op zijn einde, maar ondernemers die veel onderweg zijn met de auto hebben nog wel vaak te maken met papieren bonnetjes: bij het tanken. Is een tankpas handig voor zzp’ers? Een zakelijke tankpas biedt zeker voordelen: hiermee heb je de mogelijkheid een overzicht te maken van gemaakte reiskosten. Dit overzicht kun je dan direct verwerken in de boekhouding, zonder dat je alle bonnetjes van het tanken hoeft bij te houden. Bovendien krijg je zo ook direct inzicht in de terug te vragen btw.
7. Plan vaste uren in om aan de boekhouding te werken
Als ondernemer heb je vaak een volle agenda. Het gevaar bestaat daardoor dat je boekhoudwerk uitstelt. Hierdoor kan stress ontstaan bij opdoemende deadlines, bijvoorbeeld vlak voor de belastingaangifte. Dit is eenvoudig te voorkomen: breng structuur aan in de tijd die je besteedt aan je boekhouding. Laat het niet versloffen, dit kan problemen veroorzaken en ook uiteindelijk geld kosten: bijvoorbeeld een boete van de Belastingdienst.
Het werk stapelt zich snel op als je het een tijdje laat liggen. Dit kan weer leiden tot het overzicht kwijtraken, achterlopen met ontvangsten en betalingen, of dingen die zoekraken. Het is aan te raden om in je planning rekening te houden met een aantal uren boekhouden per week. Plan deze tijd in je agenda in, en hou je er zo goed mogelijk aan: zo maak je er een vaste routine van.
8. Wees niet bang om hulp in te schakelen
Veruit de meeste zzp’ers krijgen de gangbare aspecten van het boekhouden na een tijdje wel onder de knie. Maar je kunt natuurlijk ook tegen unieke of ingewikkelde uitdagingen aanlopen. Vooral bij diensten naar andere EU-landen kan het al snel complex worden.
Gelukkig is er altijd wel een administratiekantoor of instantie te vinden om jou als zzp’er te helpen met zowel eenvoudige als complexe vragen. Wacht niet te lang met hulp zoeken als je ergens niet uitkomt. Zeker bij complexe onderwerpen is het onmogelijk om alles zelf snel op te lossen.
9. In aanmerking komen voor zzp aftrekposten
Voor zzp’ers zijn er aantrekkelijke fiscale aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Hoe kom je hiervoor in aanmerking?
Een van de eisen van de Belastingdienst voor de zelfstandigenaftrek is voldoen aan het urencriterium. Om te weten of je voldoet aan dit urencriterium, is het essentieel te weten hoeveel uren je hebt besteed aan je bedrijf. Het belang van het bijhouden van een urenadministratie als onderdeel van je boekhouding is dan ook groot. Het is dan ook belangrijk om de gewerkte uren nauwkeurig bij te houden. Dit kan tegenwoordig met een handige gratis app. De mobiele app maakt onderdeel uit van je boekhoudpakket.
Een andere bekende aftrekpost is de startersaftrek. Dit is eigenlijk een verhoging van de zelfstandigenaftrek. Het is dan ook zo dat je alleen in aanmerking komt voor startersaftrek als je al voldoet aan de eisen voor de zelfstandigenaftrek. Als zzp'er krijg je zelf ook te maken bepaalde kosten. Denk bijvoorbeeld aan de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering. Er zijn beste veel zzp'ers die de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering vergeten wanneer we het hebben over de zzp administratie.
Dan is er nog de kleineondernemersregeling (KOR). Deze houdt in dat je kunt kiezen voor vrijstelling van de btw-aangifte als je in Nederland bent gevestigd en je omzet onder € 20.000 is in een kalenderjaar. In dat geval heb je verder niks te maken met de btw-aangifte. Deze regeling moet je wel eerst aanvragen bij de Belastingdienst. Je kan niet eenzijdig bepalen dat je van de KOR gebruik wenst te maken.
10. Neem alsnog een boekhouder als je denkt dat het fout gaat
Ondanks alle voorzorg, goede bedoelingen en inzet zijn er toch nog relatief veel zzp’ers die na een tijdje het overzicht kwijtraken. Ze zijn in een of meerdere valkuilen voor de startende zzp'er gestapt. Mocht je het overzicht kwijtraken, blijf hier dan niet te lang mee rondlopen. Het kan iedereen overkomen, maar roep wel hulp in van een professionele boekhouder. Dat is niet gratis, maar vrijwel altijd voordeliger én verstandiger dan de zaken nog verder uit de hand te laten lopen. Er zijn veel zzp boekhouders te vinden die op verschillende manieren ondersteuning kunnen bieden. Je kan een boekhouder bijvoorbeeld ook toegang geven tot je boekhoudpakket. In dat geval zal de boekhouder bijvoorbeeld alleen de boekhouding controleren voor je. Een goede boekhouder kan veel mogelijke problemen voorkomen. Ook bij complexe fiscale regelingen is het inhuren van een boekhouder zinvol. Zo weet je zeker dat je alle fiscale voordelen optimaal kunt benutten. Als zzp'er zijn er meerdere fiscale voordelen.
Extra tips
- Zorg als freelancer voor algemene voorwaarden;
- Online boekhouden maakt ondernemen een stuk makkelijker;
- Een boekhoudpakket is er voor alle bedrijven. Het beste boekhoudpakket kan wel verschillen per zelfstandig ondernemer.
Zo doen zzp'ers hun boekhouding:
Online boekhoudsoftware en btw-aangifte
Als zzp'er ben je verplicht om ieder kwartaal btw-aangifte te doen bij de Belastingdienst. De ontvangen btw moet je afdragen door middel van de btw-aangifte. Dit kun je als zzp'er op verschillende manieren doen, maar de makkelijkste manier voor de btw-aangifte is het gebruiken van boekhoudsoftware. Het programma zal precies berekenen hoeveel de btw-aangifte bedraagt. Je hoeft dus niet handmatig de btw-aangifte te berekenen. Dit werkt veel sneller en fouten worden voorkomen. Voor de btw-aangifte moet je wel eerst een koppeling maken met de Belastingdienst. Zie ook onze handige btw-calculator.
Online boekhouden
De meeste freelancers, zzp'ers en andere zakelijke dienstverleners maken tegenwoordig gebruik van online boekhouden. De belangrijkste reden hiervoor is dat online boekhouden effectief is. Denk aan het makkelijk maken van uitgaande facturen, het opstellen van de winst- en verliesrekening, het maken van jaarcijfers en aan het doen van de aangifte inkomstenbelasting. De financiële administratie is hierdoor makkelijker en vooral sneller bij te houden. Online boekhoudprogramma's zijn dan ook een ware uitkomst voor de drukke zzp'er. De beste boekhoudprogramma's werken allemaal ongeveer op dezelfde manier, echter kunnen er onderling wel verschillen zijn. Vergelijk dan ook de verschillende programma's om tot de beste keuze te kunnen komen.
Zzp administratie opzetten
Een zzp administratie opzetten is dus op verschillende manieren mogelijk en er zijn verschillende belangrijke aandachtspunten. Voor de Belastingdienst ben je als zzp'er verplicht om de financiële administratie op de juiste manier op te zetten en dit heeft betrekking op de volledige administratie. De gehele boekhouding kun je tegenwoordig veilig opslaan met online boekhoudsoftware. Zo weet je zeker dat je op ieder moment up-to-date bent. Als startende ondernemer is het dan ook slim om gebruik te maken van een boekhoudpakket. Hiermee kun je de gehele boekhouding mee bijhouden en dit bespaart ook veel tijd. Alle belangrijke gegevens worden in de cloud opgeslagen en zijn overal toegankelijk. De administratie bijhouden is erg belangrijk als zzp'er en de meeste ondernemers doen dit online. Vergeet niet om meteen een zakelijke rekening te openen voor alle financiële transacties. Zo kun je met een gerust hart je zzp onderneming starten.
Verschillende boekhoudprogramma's
Startende ondernemers die hun eigen administratie willen opzetten, doen er verstandig aan om te kijken naar de complete boekhouding. Het opzetten van een goede boekhouding is vanaf de eerste dag belangrijk. Een goed boekhoudpakket voor startende ondernemers moet eigenlijk alles kunnen. Het beste boekhoudprogramma hiervoor is bijvoorbeeld e boekhouden. Er zijn veel ondernemers die gebruikmaken van e boekhouden. Een ander voordeel van e-boekhouden is, dat e boekhouden de eerste 15 maanden gratis te gebruiken is voor starters. Met e-boekhouden moet het je zeker lukken om een goede boekhouding op te zetten.
Als zzp'er is het dus erg belangrijk om de financiële administratie goed te organiseren.
Bezuinig dan ook niet op de verkeerde zaken. Een verkeerde boekhouding zal je in de meeste gevallen veel meer kosten.
Meer weten over succesvol ondernemen? Lees dan onze 10 tips om een succesvolle zzp’er te worden!
Als zzp'er is het dus erg belangrijk om de financiële administratie goed te organiseren.Mijnzzp.nl