Als startende ondernemer moet je niet alleen je bedrijf inschrijven bij de kamer van koophandel, maar ook de boekhouding goed opzetten. Dit ka het beste gedaan worden door middel van een online boekhoudprogramma. Er zijn veel ondernemers die gebruikmaken van online boekhouden vanwege de voordelen. Je hebt bijvoorbeeld altijd en overal toegang tot je gegevens, het is eenvoudig om informatie te delen met je boekhouder of accountant en je kunt gemakkelijk rapportages opvragen. Met een online boekhoudprogramma bespaar je ook veel tijd en maak je minder snel vergissingen. Maar er zijn ook enkele nadelen. In dit artikel bespreken we de nadelen en voordelen van online boekhouden.
Als zzp'er kun je de boekhouding op verschillende manieren bijhouden. Je kunt dit zelf doen, maar je kunt ook een boekhouder inschakelen of gebruikmaken van online boekhoudsoftware. Naast online boekhouden kun je er ook voor kiezen om je boekhouding offline bij te houden. Dit doe je dan met behulp van een boekhoudprogramma op je computer of met pen en papier. Welke manier je ook kiest, het is belangrijk dat je de boekhouding op de juiste manier bijhoudt. De voordelen van online boekhouden is zijn vandaag de dag wel groot te noemen.
Inhoudsopgave:
- Voordelen boekhoudprogramma
- Nadelen boekhoudprogramma
- Wanneer kies je voor online boekhouden?
- Waar moet je op letten bij online boekhouden?
- Veiligheid en betrouwbaarheid
- Kosten van online boekhouden
- Overige kosten
- Voordelen van online boekhouden
Voordelen boekhoudprogramma
Online boekhouden heeft een aantal voordelen ten opzichte van offline boekhouden. Zo heb je altijd en overal toegang tot je gegevens en kun je gemakkelijk informatie delen met je boekhouder of accountant. Hieronder een kleine opsomming van de belangrijkste voordelen:
- Flexibiliteit: Je kunt je gegevens bijwerken wanneer je maar wilt. Je bent dus niet afhankelijk van de thuiscomputer of een boekhouder.
- Realtime-inzicht: Je kunt altijd en overal inloggen en zien hoe het met de boekhouding van je bedrijf gaat. Dit kan voor sommige zzp'ers erg belangrijk zijn.
- Overal toegang: Ook als je op vakantie bent, kun je inloggen en je boekhouding bijwerken. Dit is niet mogelijk als je offline boekhoudt.
- Koppelingen maken: Het is mogelijk om online boekhoudsystemen te koppelen met andere systemen, zoals met je bank en de Belastingdienst. Dit bespaart tijd, moeite en voorkomt fouten.
- Delen van gegevens: Als je online boekhoudt, kun je gemakkelijk gegevens delen met je boekhouder of accountant. Dit is niet automatisch mogelijk als je offline boekhoudt.
- Eenvoudig rapportages maken: Het is makkelijker om online-rapportages op te vragen dan wanneer je offline boekhoudt. Dit komt doordat je geen boekhouder of accountant hoeft in te schakelen om de rapportages voor je op te stellen.
- Automatisch een back-up maken: Online boekhoudsystemen maken automatisch een back-up van je gegevens. Dit is niet het geval bij offline boekhouden, waardoor je gegevens verloren kunnen gaan als er iets misgaat met de computer of het programma.
Nadelen boekhoudprogramma
Ondanks deze voordelen, zijn er ook een aantal nadelen verbonden aan online boekhouden. Zo is het belangrijk om te weten dat je gegevens veilig opgeslagen worden in de cloud. Ook is online boekhouden niet altijd even eenvoudig als het lijkt en kan het alsnog nodig zijn om een boekhouder in te schakelen. Hieronder een kleine opsomming van de belangrijkste nadelen:
- Beveiligingsrisico's: Als je online boekhoudt, staan je gegevens op servers van een externe partij. Dit betekent dat je afhankelijk bent van de beveiliging van die servers. Als er iets misgaat met de servers, kan dit gevolgen hebben voor je boekhouding en kun je gegevens verliezen.
- Niet offline kunnen werken: Als je internet wegvalt of er iets misgaat met de servers, kun je niet verder werken aan je boekhouding. Dit is wel mogelijk bij offline boekhouden.
- Complexiteit: Online boekhoudsystemen zijn vaak wat complexer dan offline boekhoudprogramma's. Dit komt doordat je online meer mogelijkheden hebt, zoals het maken van koppelingen met andere systemen. Als je niet bekend bent met online boekhoudsystemen, kan dit dus wat complexer zijn.
- Boekhouder of accountant nodig: Als je online boekhoudt, is het nog steeds mogelijk dat je een boekhouder of accountant nodig hebt. Dit hangt af van de mate waarin je online boekhoudt en de complexiteit van je boekhouding.
- Je hebt met een abonnement te maken: Als je online boekhoudt, heb je meestal een abonnement nodig. Dit betekent dat je maandelijks of jaarlijks moet betalen om gebruik te maken van de boekhoudsoftware.
- Vertrouwenskwestie: Je moet er vertrouwen in hebben dat je gegevens veilig zijn opgeslagen bij de externe partij. Als dit niet het geval is, kan dit een lastig punt zijn als ondernemer.
Over het algemeen zijn er meer voordelen dan nadelen verbonden aan online boekhouden. Dit maakt het voor veel bedrijven een interessante optie. Het is dus belangrijk om de voor- en nadelen van online boekhouding tegen elkaar af te wegen. Alleen dan kun je bepalen of online boekhouden iets voor jou is.
Wanneer kies je voor online boekhouden?
Als je een bedrijf hebt met weinig boekhoudtransacties, is online boekhouden vaak niet nodig. Je kunt dan gemakkelijk zelf je boekhouding bijwerken in een offline programma of Excel-bestand. Zzp'ers die een meer complexe boekhouding hebben, kunnen baat hebben bij online boekhouden. Zo kun je met online boekhouden gemakkelijk koppelingen maken met andere systemen, zoals je bank en de Belastingdienst. Als je online boekhoudt, is het ook mogelijk om gegevens te delen met je boekhouder of accountant. Dit maakt het werken aan de boekhouding eenvoudiger en sneller.
Waar moet je op letten bij online boekhouden?
Voor sommige ondernemers is het belangrijk om andere bedrijfssystemen te kunnen koppelen aan hun boekhoudsysteem. Zo kun je met de meeste online boekhoudpakketten eenvoudig een koppeling maken met andere CRM-systemen. Dit kan bijvoorbeeld belangrijk zijn om te zien hoe je klanten door het verkoopproces lopen of voor de digitale facturatie. Elektronisch factureren is overigens ook met een boekhoudsoftware zelf mogelijk. De meeste zelfstandig ondernemers maken tegenwoordig van deze mogelijkheid gebruik. Het beheren van de cashflow is vanzelfsprekend een belangrijk onderdeel van het ondernemerschap.
Veiligheid en betrouwbaarheid
De opgenomen boekhoudprogramma's op onze vergelijkingspagina zijn allemaal betrouwbare systemen. Dit betekent dat je er vanuit kunt gaan dat je gegevens veilig zijn opgeslagen. Toch is het altijd belangrijk om de algemene voorwaarden door te lezen en na te gaan of je akkoord gaat met de manier waarop de gegevens worden opgeslagen. De beschikbare programma's zijn voorzien van een keurmerk online boekhouden.
Kosten van online boekhouden
Online boekhoudpakket aanbieders werken allemaal met een abonnementsmodel. Dit houdt in dat je maandelijks of jaarlijks een bedrag betaalt voor het gebruik van de boekhoudsoftware. De kosten voor zzp'ers liggen meestal tussen de € 10,- en € 50,- per maand. Dit is meestal afhankelijk van de hoeveelheid transacties die je maakt en de complexiteit van je boekhouding. Als je bedrijf groeit, kun je meestal eenvoudig doorstromen naar een duurdere variant. Dit kan dan handig zijn als je meer gebruik gaat maken van de mogelijkheden die het boekhoudpakket biedt.
Overige kosten
Naast de abonnementskosten voor het online boekhoudpakket, zijn er vaak nog andere kosten verbonden aan online boekhouden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat je alsnog een boekhouder of accountant nodig hebt. Dit hangt af van de mate waarin je online boekhoudt en de complexiteit van je boekhouding. Ook de kosten voor het invoeren van gegevens kunnen een rol spelen. Als je weinig tijd hebt om zelf je boekhouding bij te werken, dan kan dit extra kosten met zich meebrengen.
Voordelen van online boekhouden
Met een online boekhoudprogramma werk je tegenwoordig in de cloud. Cloudgebaseerde boekhoudprogramma's zijn verbonden met internet en zijn potentieel kwetsbaarder voor hackers. Dit is dan ook de belangrijkste reden dat online boekhoudprogramma's voorzien moeten zijn van een keurmerk. Online boekhoudsoftware moeten natuurlijk veilig te gebruiken zijn en niemand mag toegang tot de financiële administratie hebben. Deze veiligheid heeft natuurlijk ook betrekking op het digitaal factureren. Het grote voordeel van online boekhouden is dan ook het veilig bijhouden van de boekhouding. Online boekhoudprogramma's zijn veilig te gebruiken voor jouw bedrijf.
Mijnzzp.nl