Het opzetten van de zakelijke bedrijfsadministratie is belangrijk voor elke startende ondernemer. Een goed gestructureerde administratie kan je helpen om georganiseerd te werken, de gerelateerde kosten en inkomsten bij te houden, de belastingvoordelen te maximaliseren en ervoor te zorgen dat je voldoet aan de fiscale verplichtingen.
Inhoudsopgave
Wat houdt bedrijfsadministratie in?
• Hoe zet je een overzichtelijke bedrijfsadministratie op?
• Basisgegevens bedrijfsadministratie:
De administratie veilig online opslaan
• Koppel je boekhoudpakket aan je bedrijfsrekening
• Bewaar de administratie digitaal
• Zelf de complete bedrijfsadministratie bijhouden
• Toch de boekhouding uitbesteden
• Alleen bepaalde werkzaamheden uitbesteden
Administratie en boekhouding voor starters
• Eisen voor je bedrijfsadministratie
• Vergeet als kleine ondernemer niet de urenadministratie
• Extra uitleg en veelgestelde vragen
• Kies als ondernemer vooral voor automatisering
Wat houdt bedrijfsadministratie in?
De bedrijfsadministratie omvat alle administratieve taken die verband houden met het beheren van de financiële aangelegenheden van een bedrijf. Dit omvat bijvoorbeeld het opstellen en bijhouden van administratieve documenten, het registreren van financiële gegevens en het opmaken en verzamelen van belastingaangiften.
Hoe zet je een overzichtelijke bedrijfsadministratie op?
Om te beginnen moet je vaststellen welke informatie je moet bijhouden en hoe je dit gaat doen. Bepaal vervolgens wat je aan administratieve systemen nodig hebt, zoals een online boekhoudprogramma en eventuele aanvullende financiële software voor het compleet bijhouden van de bedrijfsadministratie.
Vervolgens is het belangrijk om een vast proces op te zetten voor de bedrijfsadministratie. Dit proces moet ingaan op alle aspecten van het beheer van financiën, van het bijhouden en verwerken van facturen en kosten tot het indienen van belastingaangiften. Je moet ook een proces opstellen voor hoe je met personeel, leveranciers, debiteuren en andere partijen omgaat die betrokken zijn bij de financiële aangelegenheden van je bedrijf. De meeste ondernemers maken hiervoor gebruik van verschillende grootboeken.
Daarnaast is het belangrijk om regelmatig een controle uit te voeren op de informatie die bijgehouden wordt in de bedrijfsadministratie. Controleer regelmatig of alle gegevens nog kloppen, of er geen fouten zijn gemaakt tijdens het invoeren van informatie en of alle benodigde documenten aanwezig zijn. Dit kan gezien worden als een persoonlijke interne audit. Het is verstandig om per maand minimaal één keer de administratie te controleren, zodat je eventuele onjuistheden kunt corrigeren.
Het is belangrijk om een goed systeem op te stellen en te blijven volgen voor het beheer van de bedrijfsadministratie. Als je jezelf op deze manier hebt georganiseerd, is het veel gemakkelijker om alle gerelateerde financiële taken te verwerken en heb je meer tijd voor andere belangrijke taken.
Basisgegevens bedrijfsadministratie:
- Diverse grootboeken;
- Debiteurenadministratie;
- Crediteurenadministratie;
- Voorraadadministratie;
- In- en verkoopadministratie;
- Eventueel de loonadministratie;
De administratie veilig online opslaan
Het veilig digitaal opslaan van de bedrijfsadministratie is mogelijk door middel van online boekhouden. Online boekhouden is de afgelopen jaren een populair middel geworden voor bedrijven om hun boekhouding te beheren. Er zijn verschillende online boekhoudoplossingen beschikbaar, elk met hun eigen structuur en functionaliteiten.
Door gebruik te maken van online boekhouden wordt de kans op fouten in de administratie beperkt, zijn er handige oplossingen beschikbaar en kun je op ieder moment bij alle gegevens.
Koppel je boekhoudpakket aan je bedrijfsrekening
Een ander groot voordeel van online boekhouden is het koppelen van je boekhoudpakket aan een bedrijfsrekening. Hiermee kan de software automatisch financiële transacties verwerken en je administratie bijwerken, waardoor je tijd bespaart.
Door middel van deze koppeling met je bedrijfsrekening kan je ook gemakkelijk zien wat er aan inkomsten en uitgaven is gedaan, waardoor je beter inzicht hebt in je financiële situatie.
Om je bedrijfsadministratie efficiënt te beheren, is het maken van koppelingen extreem belangrijk. De meeste boekhoudprogramma's kunnen dit tegenwoordig.
Bewaar de administratie digitaal
Alle ondernemers hebben te maken met de fiscale bewaarplicht met betrekking tot de financiële bedrijfsadministratie. De fiscale bewaarplicht stelt dat je financiële documenten en de administratie tot zeven jaar moet bewaren.
Je kunt de informatie opslaan op een lokale harde schijf, maar het is ook mogelijk om je administratie online op te slaan. Als je kiest voor online opslag, zorg er dan voor dat je een betrouwbare cloudopslag gebruikt die de juiste beveiligingsmaatregelen heeft genomen om te voorkomen dat derden bij je administratie komen. Wanneer je gebruikmaakt van online boekhoudsoftware, kun je ook gebruikmaken van een beveiligde opslag in de cloud.
Zelf de complete bedrijfsadministratie bijhouden
Er zijn meerdere mogelijkheden om je bedrijfsadministratie bij te houden. Zo kun je ervoor kiezen om dit zelf te doen, of om gebruik te maken van een externe boekhouder of door middel van een online boekhoudpakket. Als je zelf de administratie gaat bijhouden, is het belangrijk om een systematische aanpak te volgen.
Toch de boekhouding uitbesteden
Als je de bedrijfsadministratie uitbesteedt aan een externe boekhouder of bedrijf, zal je met aanvullende kosten te maken krijgen. Maar als je geen tijd of energie hebt om de boekhouding zelf te doen, is dit een optie die de overweging waard is. Een boekhouder of administratiekantoor heeft ervaring en kennis van fiscale wetgeving, wat een groot voordeel kan zijn als je niet goed op de hoogte bent van alle regelingen.
Alleen bepaalde werkzaamheden uitbesteden
Om kosten te besparen met betrekking tot de boekhouding, kun je er ook voor kiezen om alleen bepaalde taken uit te besteden aan de boekhouder. Denk bijvoorbeeld aan het verzorgen van de jaarrekening, het samenstellen van fiscale aangiften en aan het doen van de btw-aangifte. Wanneer je gebruikmaakt van online boekhoudsoftware, kun je ook toegang verlenen aan je boekhouder. Dit kan een aanzienlijke besparing aan kosten opleveren.
Administratie en boekhouding voor starters
Er zijn jaarlijks veel startende ondernemers die zich bezighouden met het opzetten van hun bedrijfsadministratie. Als starter kun je er voor kiezen om de boekhouding uit te besteden aan een externe partij, of je kunt ervoor kiezen om de administratie zelf bij te houden. Hoe je dit aanpakt, hangt af van de omvang en complexiteit van je bedrijf.
In sommige gevallen kan het voordeliger zijn om gebruik te maken van een online boekhoudpakket. Met deze software kun je eenvoudig financiële transacties verwerken en alle belangrijke gegevens opslaan. Ook kun je als startende ondernemer met verschillende startersregelingen te maken krijgen. De meeste programma's kunnen deze regelingen automatisch verwerken. Als zzp'er kun je meestal prima zelf de bedrijfsadministratie bijhouden.
Eisen voor je bedrijfsadministratie
Als ondernemer heb je te maken met vastgestelde eisen voor je bedrijfsadministratie. Als je deze eisen niet naleeft, kan dit leiden tot een boete of naheffing van de Belastingdienst.
Zo moet je bijvoorbeeld de boekhouding op volgorde houden, je kassabonnen goed bewaren, je bankafschriften op orde hebben en je facturen tijdig en compleet versturen. Verder moet de administratie inzichtelijk zijn, waardoor iedereen de informatie kan vinden en begrijpen.
Vergeet als kleine ondernemer niet de urenadministratie
Voor zzp'ers kan het erg belangrijk zijn om de urenadministratie goed bij te houden. Hiermee kun je als zzp'er aantonen dat je in aanmerking komt voor ondernemersaftrek. Het urencriterium voor zzp'ers is 1.225 uur per kalenderjaar, wat overeenkomt met gemiddeld 25 uur per week. Als je aan dit criterium voldoet, kun je de ondernemersaftrek gebruiken om een deel van je inkomen te verlagen.
Extra uitleg en veelgestelde vragen
Het opzetten en bijhouden van de administratie en boekhouding is iets wat veel ondernemers niet de leukste taak vinden. Gelukkig zijn er online boekhoudpakketten en boekhouders die je kunnen helpen bij het opzetten van een goed georganiseerde administratie. Verder zijn er ook nog diverse cursussen die je kunt volgen om meer te weten te komen over boekhouden en administratie.
Lees hierover ook zeker onze artikelen:
Kies als ondernemer vooral voor automatisering
Binnen Nederland zijn er veel websites met informatie over administratie en boekhouden, waaronder de website van de Belastingdienst. De website van de Belastingdienst bevat veel informatie en diverse veelgestelde vragen die je kunt gebruiken bij het opzetten van je bedrijfsadministratie. Als je er niet uitkomt, kun je altijd nog een adviseur of boekhouder inschakelen voor hulp.
De Belastingdienst heeft al verschillende keren aangegeven voorstander te zijn van het automatiseren van de boekhouding, wat veel fouten voorkomt. Deze automatisering heeft vooral betrekking op de mogelijkheden van online boekhouden. Je maakt door middel van een boekhoudpakket namelijk veel minder snel fouten en kunt bepaalde zaken vereenvoudigen.
Mijnzzp.nl