Als zzp’er verhuur je jezelf aan bedrijven en je kunt tarieven per uur of per opdracht rekenen. Deze uren moet je natuurlijk registreren, maar je moet de opdrachtgever ook factureren. Startende ondernemers zijn vaak zoekende naar hoe ze de boekhouding kunnen doen en hoe ze facturen moeten opstellen. Met veel boekhoudprogramma’s kun je ook facturen opstellen, maar in de basis moet je hiervoor betalen. Vaak ook in een abonnementsvorm dat je wellicht niet wilt. Vooral starters willen nog zoveel mogelijk kosten besparen. Je kunt dan ook bijvoorbeeld facturen opstellen in Excel. Maar hoe je dat en wat zet je op de factuur? In dit artikel geven wij hier antwoord op.
Inhoudsopgave
• Minder professioneel
Template
Op een factuur staat minimaal?
Factuur opstellen
Regels facturen maken
Btw-tarief
Het factureren automatiseren
Facturen bewaren
Gratis facturen maken
• Moderne manieren van factureren: Self Billing
Hoe het beste de administratie en boekhouding bij te houden?
Ondernemen en boekhouden
Minder professioneel
Een factuur in Excel is natuurlijk minder professioneel dan een programma waarmee je een factuur kunt maken, maar dat hoeft het niet te zijn. Een Excelsheet kun je ook voorzien van kleuren en afbeeldingen. Wanneer je een factuur hebt opgesteld en deze via het menu bestand exporteert naar pdf, zijn deze facturen haast niet te onderscheiden van professionele facturen. Het wordt pas onprofessioneel wanneer je de Excelsheet opslaat als een Excel-bestand en deze naar je klanten toestuurt. De klant ziet dan niet alleen de belijningen van de sheet, maar heeft ook nog eens de mogelijkheid om aanpassingen te doen.
Template
Als je met Excel (of voor Mac gebruikers met Numbers) aan de slag gaat, is het goed om eerst een template van een factuur te maken. In de basis staan de gegevens van de klant, jouw eigen bedrijfsgegevens en de opdrachten op de factuur. Wanneer je een template hebt, hoef je niet telkens een nieuwe factuur van de grond af op te bouwen en hoef je enkel de gegevens te wijzigen die gewijzigd moeten worden. Zoals de gegevens van de opdrachtgever, de specificatie van de opdracht(en) en natuurlijk de bedragen. Je kunt ook voor iedere klant een template maken. Zo hoef je enkel de opdrachtgegevens en de bedragen aan te passen als je een nieuwe factuur voor een klant wilt opstellen.
Op een factuur staat minimaal?
Op een factuur staan ten eerste jouw bedrijfsgegevens en ook het logo van je bedrijf. Gevolgd door een factuurnummer, factuurdatum, betalingscondities en een vervaldatum. Je vervolgt de sheet met een specificatie van de opdrachten en werkzaamheden die je hebt verricht en het is belangrijk om hier zowel de bedragen exclusief btw als inclusief btw te vermelden. Het inclusief btw-bedrag is het bedrag dat de opdrachtgever moet voldoen. Je sluit deze opsomming af met een totaal van het aantal opdrachten, het aantal uren waarin er werkzaamheden zijn verricht en de totaalbedragen exclusief en inclusief de btw.
Als afsluiting (ook wel de footer genoemd) kun je de sheet voorzien van al jouw gegevens. Zoals factuur- en bezoekadres, het handelsnummer van de Kamer van Koophandel, bankgegevens, Btw-nummer en contactgegevens, zoals e-mailadres, web adres en telefoonnummer. Het is belangrijk om de volledige naam van je bedrijf op te nemen. Dit betreft de volledige naam, zoals opgenomen bij de Kamer van Koophandel.
Als laatste tip willen we meegeven om op de factuur ook altijd te verwijzen naar je algemene voorwaarden die je wellicht op de website hebt staan of als een los document in de mail meestuurt.
Factuur opstellen
Het opstellen van facturen is niet alleen met Excel mogelijk. Er zijn ook facturatieprogramma's en boekhoudprogramma's waarmee je facturen kunt opstellen. Het maakt de Belastingdienst verder niet uit hoe je ze maakt en stuurt, zolang de facturen maar juist en volledig zijn. De meeste ondernemers maken tegenwoordig gebruik van een boekhoudprogramma. Het grote voordeel hiervan is dat je geen verschillende systemen hebt. De facturatie en boekhouding sluiten in dat geval op elkaar aan. Ook heb je de beschikking over een app waarmee je facturen kunt maken.
Regels facturen maken
Bij het maken en versturen van facturen is het tegenwoordig wel belangrijk om op de regelgeving te letten. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van verschillende btw-tarieven en vrijstellingen. Ook is het belangrijk dat je factuurnummer achtereen oplopend is. De Belastingdienst kan bij ernstige overtredingen een boete opleggen aan een onderneming. Het bijhouden van wet- en regelgeving en het controleren van gegevens is dus belangrijk voor ondernemers.
Btw-tarief
De meeste zzp'ers hebben te maken met het 21 procent btw-tarief, echter hoeft dit niet het geval te zijn. Er zijn bijvoorbeeld ook zzp'ers die te maken hebben met de verleggingsregeling of btw-vrijgestelde ondernemers. Daarnaast kunnen ondernemers te maken hebben met intracommunautaire leveringen. Geleverde goederen naar het buitenland (naar andere landen in Europa) of diensten verricht voor buitenlanders (buiten de EU) kennen speciale regelingen. Zorg dat je goed op de hoogte bent van de regels die van toepassing zijn op je diensten of producten.
Het factureren automatiseren
Zelfstandig ondernemers die te maken hebben met periodieke facturen, kunnen het beste gebruikmaken van professionele software. Het verwerken van een factuur zal dan sneller zijn. Om dit te doen kun je een factuurprogramma of boekhoudsoftware gebruiken. In de praktijk zijn dit vaak internetondernemers die veel online-zaken doen. De geleverde goederen of diensten worden in dat geval automatisch gefactureerd per e-mail. De facturen worden dan ook vanzelf opgenomen in de administratie en boekhouding.
Facturen bewaren
Alle ondernemers zijn verplicht om de boekhouding minimaal zeven jaar te bewaren. Dit heeft niet alleen betrekking op de facturatie van de onderneming. De meeste bedrijven bewaren alle financiële gegevens die de onderneming aangaan. Denk bijvoorbeeld ook aan de journaalposten, de rittenadministratie en aan de urenregistratie. Alles wat met cijfers te maken heeft moet bewaard worden. Dit heeft echter geen betrekking op de aangifte inkomstenbelasting, omdat dit een privéaangelegenheid is.
Gratis facturen maken
Wie een beetje handig is met computers, kan ook op zijn eigen computer facturen maken. Dit kost verder niets en kan prima werken. Wel is het zo dat de meerderheid van de ondernemers op een brede manier controle wenst te houden over de administratie en hun boekhouding. Hiervoor zul je dan wel een boekhoudprogramma moeten gebruiken. In dat geval kun je ook andere belangrijke documenten en rapportages maken die grotendeels automatisch opgesteld worden.
Moderne manieren van factureren: Self Billing
Er zijn steeds meer ondernemers die Self Billing toepassen. Bij Self Billing is het de afnemer die de factuur opmaakt. Het grote voordeel hiervan is dat de afnemer zelf de diensten en/of producten kan controleren. Op deze manier worden onjuiste inkoopfacturen voorkomen. Vanzelfsprekend moet er bij deze manier van factureren wel sprake zijn van vertrouwen tussen een leverancier en afnemer. Bij particulieren is deze methode van factureren niet mogelijk.
Hoe het beste de administratie en boekhouding bij te houden?
De boekhouding voor je onderneming is erg belangrijk, dus dit moet professioneel aangepakt worden. De meeste ondernemers gebruiken een boekhoudprogramma om hun boekingen en kwitanties te ordenen. Het voordeel is dat alles op een overzichtelijke manier gecontroleerd kan worden met facturen, banktransacties en betalingen. Het biedt ook de mogelijkheid om rapporten te maken. Ook het maken van facturen is met boekhoudsoftware mogelijk. Voor het verwerken van alle inkomsten en uitgaven kun je beter gebruikmaken van een goed programma.
Ondernemen en boekhouden
Ondernemen brengt verplichtingen met zich mee. Het gaat om de administratie van je bedrijf en de rekeningen. Dit zijn belangrijke aspecten van elke onderneming. De boekhouding wordt vaak gedaan met een computerprogramma of soortgelijke software. Bovendien zijn er programma's die het mogelijk maken om snel en gemakkelijk facturen te maken. Bezuinig als ondernemer niet op een goed programma en bespaar tijd.
Als professional is het veel slimmer om gebruik te maken van online boekhouden. Dit werkt veel beter en vooral ook sneller.
De meeste zzp'ers maken tegenwoordig gebruik van boekhoudsoftware.
Mijnzzp.nl