Excel om te boekhouden voor grote ondernemers is niet nodig als je een boekhouder hebt, maar voor kleine bedrijven en zzp’ers kan het een uitkomst zijn. Je kunt namelijk eenvoudig verschillende financiële gegevens bijhouden, zonder direct veel kwijt te zijn aan boekhoudsystemen. Je moet natuurlijk wel over voldoende basiskennis beschikken van boekhouden. Zonder kennis van Excel, is het niet handig om gebruik te maken van Excel.
Inhoudsopgave
Boekhouden in Excel
• Sjablonen
Balans en jaarrekening
• Klantenadministratie
• Overige opties
Is het toegestaan om Excel te gebruiken?
Boekhouden in Excel
Het makkelijkste om zonder boekhoudpakket jouw administratie bij te houden, is het programma Excel. Enige kennis is wel vereist. Je hoeft geen ingewikkelde draaitabellen te kunnen maken, maar kennis over formules en verwijzingen is wel handig. Mocht je echt een voorraad moeten bijhouden, dan is Excel af te raden, omdat dat zou betekenen dat er wel complete draaitabellen gemaakt moeten worden en daar sluipen al snel foutjes in.
Als je een kleine boekhouding hebt met niet te veel verschillende posten, is Excel uitstekend voor btw-aangiftes, bijvoorbeeld. Je kunt eenvoudig in een kolom de uitgaven, omzet en btw splitsen. De welbekende ‘AutoSom’ knop van Excel doet de rest en je kunt dit zo overnemen in het aangifteprogramma van de Belastingdienst.
Sjablonen
Voor je begint met alles in te voeren of als je een ingewikkeldere administratie hebt, hoef je niet het wiel opnieuw uit te vinden. Er zijn diverse sjablonen te vinden in Excel die de basis kunnen zijn voor jouw eigen boekhouding. Kies bij ‘bestand’ een ‘nieuw ontwerp’ en zoek daar in de sjablonen tussen degene die het beste bij jou past.
Balans en jaarrekening
Het is voor de beginner niet direct aan te raden om in Excel ook de jaarrekeningen en balans te maken, maar voor de gevorderde onder ons is het zeker mogelijk. Het kernwoord is goed ‘rubriceren’ van de posten, zodat het eenvoudig bij elkaar te groeperen is aan het einde.
Klantenadministratie
Los van de boekhouding zelf kun je ook de klantenadministratie eenvoudig bijhouden in Excel. Omdat je makkelijk filters toe kunt passen, kun je alle belangrijke gegevens invullen en zo nodig op sorteren. Stel je zet de contractdata erin, dan kun je eenvoudig op contracten filteren die binnen een bepaalde periode zullen vervallen. Zo kun je tijdig een nieuw aanbod aanbieden of gewoon netwerken met de klant.
Voor de uitgebreidere versie kun je zelfs per klant een tabblad aanmaken en daar alle gegevens in opslaan, inclusief omzetten en winst per klant. Een forecast maken wordt zo ook kinderlijk eenvoudig.
Overige opties
Denk als je het hebt over Excel en boekhouden zo groot als je wilt. Los van de standaard administraties kun je ook ritten-registraties bijhouden, vakantiedagen, purchase orders, eigenlijk is Excel om te boekhouden overal, want het is de basis van elk boekhoudpakket alleen zijn daar de draaitabellen uitgewerkt.
Is het toegestaan om Excel te gebruiken?
Het is zeker toegestaan om in Excel te boekhouden. De Belastingdienst heeft veel wet- en regelgeving omtrent het bewaren van een administratie en het indienen van aangiftes, maar hoe je de administratie voert is niet van belang zolang hij maar kloppend en volledig is.
Excel is een prima programma om de boekhouding te doen. Wel heb je met een online boekhoudprogramma veel meer mogelijkheden.
Het beheren van de financiële administratie werkt daarnaast met een boekhoudpakket ook veel sneller.
Mijnzzp.nl