Wil je zelf de boekhouding bijhouden als startende zzp'er? Dat kan, maar het is niet altijd even eenvoudig. In dit artikel vertellen we je precies hoe je dat aanpakt. We bespreken alle stappen die nodig zijn om je financiële administratie op orde te krijgen. Daarnaast geven we wat handige tips, zodat het bijhouden van de boekhouding voor jou zo eenvoudig mogelijk is. Als zzp'er kun je de boekhouding ook uitbesteden aan een boekhouder of accountant. In dat geval zal de boekhouder of accountant de administratie verzorgen voor je. Wanneer je zelf de boekhouding gaat doen, dan is het belangrijk om een goed online boekhoudprogramma te gebruiken.
Inhoudsopgave
Zelf de boekhouding bijhouden als zzp'er
• Hoe doen ondernemers hun boekhouding?
• Extra voordeel voor zzp'ers met een eenmanszaak
Voor- en nadelen van online boekhouden
• Online of offline boekhouden?
Betaalde boekhoudprogramma's
• Gratis boekhoudprogramma gebruiken
• Maar wat is dan een goed boekhoudprogramma?
• Zzp'er en de belastingdienst
Zelf de boekhouding bijhouden als zzp'er
De boekhouding is een belangrijk onderdeel van je financiële administratie. Het geeft inzicht in de inkomsten en uitgaven van je bedrijf. Op die manier kun je beter bepalen waar je geld aan uitgeeft en waar je eventueel kosten kunt besparen. Daarnaast is het wettelijk verplicht om een boekhouding bij te houden en moet deze voldoen aan de eisen van de belastingdienst. Als je dat niet doet, riskeer je een boete van de belastingdienst. Als zzp'er is het dus belangrijk om te beschikken over een compleet overzicht van de opbrengsten en uitgaven. De inkomsten en uitgaven kun je het beste bijhouden door middel van online boekhoudsoftware. Zoals eerder omschreven kun je de administratie ook overlaten aan een boekhouder of accountant. Een boekhouder of accountant is voor de meeste kleine ondernemers met een eenmanszaak niet nodig.
Hoe doen ondernemers hun boekhouding?
De meeste zzp'ers en mkb'ers maken tegenwoordig gebruik van een online boekhoudprogramma. Dit heeft veel voordelen. Je kunt je boekhouding bijvoorbeeld makkelijk delen met je accountant, boekhouder of belastingadviseur. Daarnaast zijn online programma's vaak fiscaal geaccepteerd, wat betekent dat je ze kunt gebruiken voor je aangifte inkomstenbelasting. Door vergaande automatisering kun je in de meeste programma's zelfs je banktransacties importeren. Dit scheelt weer veel tijd en moeite. Ook het doen van de btw-aangifte is hierdoor een stuk eenvoudiger geworden. Met een online boekhoudprogramma kun je de boekhouding ook laten controleren door een boekhouder.
Als je een eenmanszaak, vof of andere rechtsvorm hebt, dan ben je volgens de wet verplicht om een boekhouding bij te houden. Dit geldt ook voor bedrijven die onder de small business-regeling vallen. Je boekhouding moet dan aan bepaalde eisen voldoen, zoals het bijhouden van een kas- of bankboek. Ook moet je aan de Belastingdienst kunnen laten zien hoe je tot bepaalde bedragen bent gekomen. Dit doe je door middel van facturen, bonnen en andere betaalbewijzen. Als zzp'er is ook van belang om je administratie minimaal 7 jaar te waren. Als ondernemer moet je de fiscale bewaarplicht in acht nemen. Met een online boekhoudprogramma kun je de complete administratie eenvoudig bewaren. Alle gegevens worden veilig opgeslagen in de cloud gedurende de bewaarplicht.
Extra voordeel voor zzp'ers met een eenmanszaak
Kleine ondernemers mogen in de meeste gevallen enkelvoudig boekhouden toepassen. Dit is een relatief simpele manier van boekhouden. De meeste zzp'ers hoeven aan het einde van het jaar alleen een winst- en verliesrekening inclusief balans op te stellen. Grote ondernemers moeten meestal dubbelzijdig boekhouden toepassen en zijn soms ook verplicht om een jaarrekening op te stellen. Dit is een veel complexere manier van boekhouding, waarbij je alle inkomsten en uitgaven apart moet verwerken. Als zzp'er kun je dus relatief eenvoudig zelf de boekhouding doen. Grotere ondernemers hebben al snel een boekhouder nodig voor een goede boekhouding. Daarnaast kan in dat geval ook het inschakelen van een accountant verplicht zijn.
Voor- en nadelen van online boekhouden
Online boekhouden heeft veel voordelen, maar er zijn ook een aantal nadelen aan verbonden. Het belangrijkste nadeel is dat je gegevens op internet (cloud) staan. Dit betekent dat ze kwetsbaar zijn voor hackers en andere cybercriminelen. Daarnaast is het mogelijk dat je gegevens verloren gaan als de servers van het boekhoudprogramma crasht of worden gehackt. Online boekhouden heeft als voordeel dat je overal toegang hebt tot je gegevens. Je kunt de gegevens ook makkelijk delen met anderen, zoals met je accountant of boekhouder. Ook hoef je niet langer een papieren boekhouding bij te houden, wat veel tijd en moeite kan besparen. Het zelf boekhouden is dus veilig mogelijk wanneer je gebruikmaakt van goede boekhoudsoftware. Daarnaast weet je door de online hulp van de software zeker dat je een goede boekhouding hebt. Met een boekhoudprogramma worden namelijk de meeste vergissingen voorkomen.
Online of offline boekhouden?
Als je gaat kiezen tussen online of offline boekhouden, is het belangrijk om na te denken over je eigen situatie. Hoeveel tijd en moeite wil je erin steken? Heb je wel genoeg kennis van boekhouding? En hoe groot is het risico dat je gegevens verloren gaan of worden gehackt? Als je er niet zeker van bent of online boekhouden wel geschikt is voor jou, kun je altijd een boekhouder of accountant inschakelen. Zij kunnen je helpen met het opzetten en bijhouden van je boekhouding. Daarnaast kunnen zij je ook adviseren over de fiscale consequenties van bepaalde keuzes.
Er zijn dus verschillende manieren om je boekhouding bij te houden. Welke manier het beste bij jou past, hangt af van je eigen situatie en wensen. Bedenk dus goed wat voor soort boekhouding het beste bij jouw onderneming past. Het is niet aan te raden om de boekhouding te doen met een gratis programma zoals Excel. De boekhouding doen met Excel is namelijk nogal omslachtig. Excel kan bijvoorbeeld fouten veroorzaken bij het uitrekenen van de btw-aangifte. Ook is het dan niet mogelijk om een koppeling te maken met de belastingdienst voor de btw-aangifte van jouw bedrijf. Een boekhoudprogramma kan daarnaast met een druk op de knop de btw-aangifte klaarzetten voor je.
Betaalde boekhoudprogramma's
Alle betaalde boekhoudprogramma's werken tegenwoordig in de cloud. Dit betekent dat je online toegang hebt tot je gegevens. Je kunt de programma's dus gebruiken op elk apparaat met internetverbinding, zoals een laptop, tablet of smartphone. Daarnaast zijn de meeste programma's makkelijk te gebruiken en bieden ze een goed support. Sommige programma's zijn alleen bedoeld voor specifieke branches of bedrijven, dus let hier altijd even op. De beste boekhoudprogramma's zijn voorzien van een keurmerk boekhouden.
Gratis boekhoudprogramma gebruiken
Het is ook mogelijk om een gratis boekhoudprogramma te gebruiken. Dit heeft als voordeel dat je geen maandelijkse kosten hebt. Wel moet je er rekening mee houden dat deze programma's vaak minder uitgebreid zijn dan de betaalde varianten. Daarnaast bieden ze vaak minder support en zijn ze niet altijd even makkelijk te gebruiken. Als je toch liever een gratis programma wilt gebruiken, kun je altijd even rondkijken op internet. Er zijn diverse websites waar je gratis boekhoudprogramma's kunt downloaden of online kunt gebruiken.
Maar wat is dan een goed boekhoudprogramma?
Een online boekhoudpakket heeft verschillende modules die je kunt weglaten of juist toevoegen. Voor de boekhouding van kleine ondernemers is een basispakket boekhouden ruim voldoende. Een goede optie is bijvoorbeeld de software van e-boekhouden. Met e-boekhouden kun je de complete administratie van je bedrijf bijhouden. Het maken van facturen of offertes is allemaal mogelijk. Ook krijg je beschikking over e-boekhouden app. Met de e-boekhouden app kun je bijvoorbeeld alle gewerkte uren bijhouden. Voor de meeste zzp'ers is de urenregistratie belangrijk. Als zzp'er kun je voor je bedrijf ook de balans opmaken en andere financiële rapporten uitdraaien.
Zzp'er en de belastingdienst
Van de belastingdienst mag je de boekhouding gewoon zelf bijhouden. Het uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor is dus niet verplicht. Wel is het verplicht om de administratie bij te houden volgens de regel van de fiscus. Zelf de boekhouding doen is dus gewoon toegestaan als ondernemer. Als ondernemer is het natuurlijk wel van belang om een goede boekhouding op te zetten. Wanneer je kiest voor online boekhouden, dan hoef je voor de boekhouding zelf niet meer te berekenen. Dat kan de software allemaal voor je bedrijf doen.
Zonder de juiste boekhoudsoftware is het onmogelijk om je administratie op een goede manier bij te houden wanneer je de boekhouding zelf gaat doen. Zoals eerder aangegeven is de boekhouding doen met een gratis programma niet echt aan te raden. De kans op fouten of vergissingen is hiermee simpelweg te groot. Ook is het belangrijk dat je in de gaten houdt of een gratis programma wel up-to-date is met de laatste fiscale regels. Ook dat zit met betaalde boekhoudprogramma's goed. Deze worden regelmatig bijgewerkt.
Het is dus zeer goed mogelijk om zelf je boekhouding te doen als zzp'er. Daarnaast kun je alsnog samenwerken met een boekhouder. Dit noemt men ook wel het hybride boekhouden.
Het grotendeels zelf boekhouden zal een aanzienlijke besparing in de jaarlijkse boekhoudkosten opleveren.
Mijnzzp.nl