Alle ondernemers hebben te maken met de wettelijke bewaartermijn voor de financiële administratie. Hoe lang je de boekhouding moet bewaren, is afhankelijk van de soort administratie. Zelfstandig ondernemers moeten hun zakelijke administratie minimaal 7 jaar bewaren. Gegevens over onroerende zaken moet je zelfs 10 jaar bewaren. Iedere ondernemer is wettelijk verplicht om de fiscale bewaarplicht te hanteren. Deze wettelijke bepaling is van toepassing op alle administratieve gegevens. Ook zijn ondernemers wettelijk verplicht om een deugdelijke boekhouding bij te houden. De boekhouding bewaren kan het beste gedaan worden met een goed online boekhoudprogramma. Hiermee voldoe je aan de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
De boekhouding bewaren is dus verplicht voor alle ondernemers. De bewaarplicht houdt in dat je alle relevante gegevens moet bewaren. De complete boekhouding mag op papier of digitaal opgeslagen worden. Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Het is mogelijk om in bepaalde gevallen een kortere bewaartermijn te hanteren. Hiervoor moet je een afspraak maken met de Belastingdienst.
De kortere bewaartermijn is alleen van toepassing op de Belastingdienst en bijvoorbeeld niet op toezichthouders. Er zijn dus ook andere overheidsinstellingen die een controle kunnen uitvoeren. Ondernemers zijn niet alleen verplicht om de debiteuren- en crediteurenadministratie te bewaren. Het gaat om alle relevante gegevens. Het is dus niet verstandig om de gegevens zomaar bij het oud papier te zetten. Je bent verplicht om bij een controle door een inspecteur de complete administratie te laten zien.
Inhoudsopgave
Hoe lang moet ik de administratie bewaren?
• Fiscale bewaarplicht ondernemers
• Wettelijk verplicht om gegevens te bewaren
Bewaarplicht administratie onroerende zaken
Basisgegevens bewaren
• Makkelijkste manier om de boekhouding te bewaren?
• Boekhouding bewaren met boekhoudprogramma
• Boekhouding: digitaal of op papier bewaren?
• Wanneer gaat de bewaarplicht in?
• Boekhouding bewaren: digitale facturen
Bijzondere voorwaarden fiscale bewaarplicht
• Bewaarplicht televisie omroepdiensten
• Kortere bewaartermijn afspreken
• Zakelijke administratie bewaren
Hoe lang moet ik de administratie bewaren?
De fiscale bewaarplicht schrijft voor dat je de administratie, op papier en digitale gegevens, minimaal 7 jaar moet bewaren. De wettelijke verplichting om administratie te bewaren is gebaseerd op de originele vorm van de administratie. Gegevens over onroerende zaken en rechten moet je minimaal 10 jaar bewaren. Het goed bewaren van de zakelijke administratie is voor de belastingdienst van groot belang. De bewaarplicht geldt voor alle ondernemers. Particulieren hebben verder niet te maken met een fiscale bewaarplicht. De wettelijke bewaartermijn van tien jaar heeft alleen betrekking op gegevens over onroerende zaken. Dit kan een onderdeel zijn van de zakelijke administratie en andere administratieve gegevens.
Fiscale bewaarplicht ondernemers
- De administratie bewaren is voor alle ondernemers belangrijk. De Belastingdienst eist dat bij een willekeurige controle door een inspecteur de volledige boekhouding en administratie beschikbaar zijn. De bewaarplicht houdt ook in dat eventuele digitale geconverteerde gegevens direct leesbaar gemaakt kunnen worden. De gehele debiteuren- en crediteurenadministratie moet gedurende de bewaartermijn beschikbaar zijn. Dit heeft ook betrekking op de gegevens van de zakelijke rekening en de btw-aangifte over een bepaalde periode.
Wettelijk verplicht om gegevens te bewaren
- De wettelijke bewaartermijn heeft niet alleen betrekking op de financiële administratie. Denk ook aan een eventuele digitale agenda, agenda op papier, zakelijke e-mails, bestanden en aan andere gegevens die de bedrijfsvoering aangaan. Het is dus nodig deze gegevens gedurende de hele bewaartermijn te bewaren. De fiscale bewaarplicht is dus belangrijk voor ondernemers en wordt vanuit de overheid opgelegd om te voorkomen dat er fraude plaatsvindt. De wettelijke verplichting moet je dus opvolgen.
Bewaarplicht administratie onroerende zaken
- De wettelijke bewaartermijn op onroerende zaken en rechten is minimaal 10 jaar. Dit heeft vaak betrekking op papieren documenten die een bedrijfspand aangaan. Denk bijvoorbeeld aan huurinkomsten, huurcontracten, gronddeals en aan eigendomspapieren. Deze gegevens mag je papier of digitaal bewaren.
Basisgegevens bewaren
Alle ondernemers hebben te maken met verschillende basisgegevens in de administratie, zoals de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de loonadministratie en het grootboek. Bij een mogelijke controle door de Belastingdienst moeten alle documenten en gegevensdragers binnen een redelijke termijn ter beschikking gesteld worden voor de Belastingdienst. Deze gegevens heeft de Belastingdienst nodig om de controle te kunnen uitvoeren. Ook zelfstandig ondernemers moeten hun administratie 7 jaar bewaren. De bewaartermijn is niet afhankelijk van de gekozen rechtsvorm. De bewaartermijn en regelgeving kan wel verschillen per bedrijfsactiviteit.
Makkelijkste manier om de boekhouding te bewaren?
- Wanneer je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma, dan voldoe je aan de fiscale bewaarplicht. Door middel van online-boekhouden is het mogelijk om alle ontvangen facturen, verzonden facturen, de voorraadadministratie, de verkoopadministratie, de loonadministratie, het grootboek en overige gegevens te bewaren in de cloud. Hiervoor heb je dus geen boekhouder nodig.
Boekhouding bewaren met boekhoudprogramma
- De administratie eenvoudig bewaren is dus mogelijk door het gebruiken van een online boekhoudpakket dat in de cloud werkt. Hiermee kun je alle belangrijke gegevens veilig zeven jaar bewaren en voldoe je dus ook aan de wet. Het digitaal bewaren van de boekhouding werkt gewoon het beste en er is sprake van een back-up. Door de back-up kunnen er geen gegevens verloren gaan. Omdat de gegevens in de cloud opgeslagen worden heb je overal toegang. Met een boekhoudpakket kun je ook de kilometerregistratie bijhouden en opslaan. De kilometerregistratie kan voor sommige ondernemers belangrijk zijn.
Boekhouding: digitaal of op papier bewaren?
- Het maakt de Belastingdienst niet uit hoe je de gegevens bewaart. Dit mag digitaal of op papier zijn. Bij digitale bestanden is het wel belangrijk dat ze toegankelijk zijn op ieder moment. Dit heeft naast de debiteuren- en crediteurenadministratie ook betrekking op de bankafschriften van de zakelijke rekening en de gegevens van de btw-aangifte. Ook is het belangrijk om de originele gegevens te bewaren en geen kopieën.
Wanneer gaat de bewaarplicht in?
- De bewaarplicht heeft betrekking op de gehele administratie waarvan de gegevens tijdens het jaar van belastingaangifte bedoeld zijn. Alle facturen en bestanden moet je dus gedetailleerd bewaren en bij een mogelijke controle kunnen overleggen. Het maakt verder niet uit of dit een papieren document betreft of een digitale factuur. De administratie bewaren is verplicht en de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug een navorderingsaanslag opleggen. Het is dus belangrijk om de boekhouding goed te bewaren. Als zzp'er ben je verplicht om de administratie 7 jaar te bewaren.
Boekhouding bewaren: digitale facturen
- Een digitale factuur of andere digitale bestanden hoef je niet uit te printen op papier. Als de bestanden, maar minimaal zeven jaar tot je beschikking staan. Het is niet nodig om facturen dubbel te bewaren in de administratie. Je bent verplicht om de originele digitale facturen te kunnen overleggen. Ook de eventuele kilometerregistratie moet je bewaren.
Bijzondere voorwaarden fiscale bewaarplicht
Het is in sommige gevallen mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over de fiscale bewaarplicht van de boekhouding. Een belangrijke opmerking hierbij is dat het geen recht is die je zelfstandig mag inroepen, maar dat je hiervoor eerst afspraken zal moeten maken met de Belastingdienst. Daarnaast is het zo dat ook andere overheidsinstanties soms de boekhouding willen inzien.
Bewaarplicht televisie omroepdiensten
- Ook ondernemers die elektronische diensten verlenen hebben te maken met een langere bewaartermijn. Denk hierbij vooral aan telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten. Dit is van toepassing om mogelijke illegale praktijken te kunnen opsporen. Vanzelfsprekend is digitaal bewaren van de gegevens ook toegestaan.
Kortere bewaartermijn afspreken
- In sommige gevallen is het mogelijk om de basisgegevens korter te bewaren. Hiervoor zul je dan wel eerst afspraken moeten maken met de Belastingdienst. Een kortere bewaartermijn afspreken is dus alleen mogelijk in overleg met de Belastingdienst.
Zakelijke administratie bewaren
De boekhouding vormt dus een belangrijk onderdeel van de onderneming en je hebt te maken met een wettelijke bewaarplicht. De zakelijke administratie moet je volledig bewaren en het gaat om de originele bestanden. Een zakelijke administratie bewaren kun je het beste doen door middel van online boekhouden. De boekhouding bewaren gaat in ieder geval verder dan het alleen bewaren van een factuur. De eenvoudigste manier waarop je de administratie bewaart, is door gebruik te maken van een online boekhoudpakket. Hiermee kun je de complete boekhouding bijhouden, de btw-aangifte doen en de gehele debiteuren- en crediteurenadministratie beheren. Een goede administratie opzetten is belangrijk als zzp'er.
Lees ook ons artikel: Wat moet je allemaal regelen als startende zzp-er?
Als zzp'er is het dus verplicht om de boekhouding te bewaren. Daarnaast kunnen er aanvullende eisen zijn met betrekking tot de bewaarplicht.
Met een boekhoudprogramma kun je eenvoudig de complete administratie bewaren. Dit voorkomt gedoe met de fiscus.
Mijnzzp.nl