Je mag als zzp'er zelf weten hoe je de boekhouding bewaart. Het is voor de Belastingdienst belangrijk dat je inzicht kan bieden in je administratie. Het maakt dan niet uit of je de boekhouding in Excel bijhoudt of dat je alle gegevens in een online boekhoudprogramma hebt opgeslagen. Het belangrijkste van een boekhouding bewaren, is dat je een zogenoemde fiscale bewaarplicht hebt.
Inhoudsopgave
• Fiscale bewaarplicht
• Basisgegevens bewaren
• Maak gebruik van een boekhoudprogramma
Fiscale bewaarplicht
Het is belangrijk om te weten dat je de basisinformatie van je boekhouding 7 jaar moet bewaren. Let op, want als je online gegevens print moet je ook het betreffende digitale bestand bewaren. Bovendien moet je bij een eventuele inspectie van de Belastingdienst de inspecteur toegang kunnen bieden tot de bestanden. Deze moeten dus bij een inspectie bruikbaar zijn net als de software waarmee je een bestand gebruikt. Het is wat dat betref handig om van een online boekhoudprogramma gebruik te maken. Daar kan je alle belangrijke gegevens in opslaan en bewaren om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen.
Basisgegevens bewaren
Er zijn een aantal gegevens verplicht om te bewaren. Dit zijn de zogenoemde basisgegevens, zoals de administratie van debiteuren en crediteuren (verzonden en ontvangen facturen). Bij inkoop en verkoop van producten is het van belang om de voorraadadministratie te bewaren net als de in- en verkoopadministratie. Heb je als zzp'er personeel in dienst, dan bewaar je ook de salarisadministratie net als de informatie die van belang is voor belastingheffing van andere personen. Verder bewaar je natuurlijk de gegevens van je zakelijke bankrekening net als de urenregistratie en eventuele rittenregistratie. Het is ook aan te raden om agenda’s te bewaren, zoals wanneer je lunchkosten als zakelijke post hebt opgevoerd. Daarnaast is het ook belangrijk om belangrijke e-mailberichten te bewaren, zoals met betrekking tot een overeenkomst van opdracht.
Maak gebruik van een boekhoudprogramma
Het is niet echt meer van deze tijd om je boekhouding onprofessioneel bij te houden. Je loopt dan het risico dat je niet aan de fiscale bewaarplicht voldoet en het ontbreekt je dan ook aan financieel inzicht in je eigen bedrijf. De meeste zzp'ers die de boekhouding zelf doen, gebruiken dan ook een boekhoudprogramma.
Mijnzzp.nl