Nadat je een kamer van koophandel nummer hebt ontvangen, is het van belang de boekhouding op te zetten. Je hebt als startende ondernemer wellicht geen idee hoe je de boekhouding moet bijhouden en bent op zoek naar een oplossing. Er zijn talloze manieren waarop je aan de slag kunt gaan met de boekhouding, maar wat is nu precies het verschil tussen bijvoorbeeld een digitale online boekhouding en een papieren boekhouding? De meeste ondernemers maken tegenwoordig gebruik van een online boekhoudpakket. In dit artikel leggen we uit welke mogelijkheden er zijn om jouw boekhouding goed op orde te brengen en wat een goed boekhoudprogramma is
De boekhouding zzp is belangrijk en het is verstandig om een digitale boekhouding op te zetten. De meeste startende ondernemers hebben geen idee hoe ze een deugdelijke administratie moeten opzetten. De administratie opzetten is nodig om alle zakelijke inkomsten en zakelijke uitgaven te kunnen bijhouden. De inkomsten en uitgaven vormen dan ook het belangrijkste onderdeel van een goede administratie.
Wanneer we het hebben over een zakelijke administratie, dan hebben we het over de financiële administratie. Een ander woord hiervoor is ook wel de boekhouding. Het opzetten van een overzichtelijke boekhouding is niet moeilijk als je de juiste hulpmiddelen gebruikt. Het zelf de boekhouding voeren heeft verschillende voordelen. Denk bijvoorbeeld aan het houden van een compleet overzicht van de debiteuren- en crediteurenadministratie. Iedere zzp'er kan in principe zelf de bijhouding bijhouden.
Inhoudsopgave
Boekhouden is wettelijk verplicht
• Wat is online boekhouden?
Online boekhoudpakket gebruiken
• Mijnzzp.nl: boekhouden voor zzp'ers en mkb'ers
Zelf de btw-aangifte doen
• Boekhoudpakket btw-aangifte doen
• Zakelijke bankrekening openen
• Winst- en verliesrekening maken met een boekhoudpakket
• Startende ondernemer en zzp boekhouding
• Kosten boekhouder
• Boekhouder nodig voor de administratie?
• Goede boekhouder inhuren
Administratie opzetten
• Uitgaande facturen
• Zakelijke uitgaven gescheiden houden
• Eenvoudig facturen maken
Wat is het voordeel van online-boekhouding?
Rendement investering berekenen
• Afschrijvingen berekenen boekhouding
• Aangifte inkomstenbelasting
• Boekhouding uitbesteden als zzp'er
• Waarom een urenregistratie bijhouden?
Wat zijn de beste boekhoudprogramma's?
Boekhouden is wettelijk verplicht
Alle ondernemers zijn wettelijk verplicht om de boekhouding bij te houden. Daarnaast moet je de administratie zeven jaar bewaren voor de Belastingdienst. De Belastingdienst kan achteraf alle zakelijke inkomsten en uitgaven opvragen. Bij onroerende zaken is de bewaarplicht zelfs minimaal tien jaar. Het bewaren van de zakelijke financiën is dus verplicht voor ondernemers. Startende ondernemers kunnen dan ook het beste gebruikmaken van online boekhouden.
Wat is online boekhouden?
- Online boekhouden heeft betrekking op het gebruiken van een online boekhoudprogramma. Een online boekhoudprogramma maakt het mogelijk om alle administratie digitaal te bewaren. Het digitaal bewaren van de administratie voorkomt dat je problemen krijgt met de Belastingdienst. De boekhouding bijhouden met een online boekhoudprogramma is daarnaast ook voor jezelf veel eenvoudiger. Er worden ook cursussen boekhouden aangeboden.
‘‘Maak het jezelf vooral gemakkelijker met een boekhoudprogramma’’
Online boekhoudpakket gebruiken
Voor een goed boekhoudprogramma is als zzp'er geen boekhoudkennis vereist. Wel moet je beschikken over de basiskennis van boekhouden. Daarnaast kun je de boekhouding ook in overleg doen met een boekhouder voor het optimaal benutten van de fiscale aftrekposten. De boekhouder kan dan bijvoorbeeld alle zakelijke kosten controleren of de aangifte verzorgen.
Er zijn redelijk veel zzp'ers die hun aangifte laten verzorgen door een boekhouder. Het gedeeltelijk uitbesteden van de boekhouding aan een boekhouder komt veel voor. Daarnaast kun je natuurlijk ook de gehele boekhouding uitbesteden aan een boekhouder. Een boekhouder inhuren is als zzp'er niet nodig, echter kan dit voor sommige zzp'ers wel handig zijn. Een zzp'er kan in de meeste gevallen ook zelf de eigen administratie bijhouden.
Mijnzzp.nl: boekhouden voor zzp'ers en mkb'ers
Zelf de btw-aangifte doen
De meeste zzp'ers doen tegenwoordig zelf hun btw-aangifte. De btw-aangifte doen is niet moeilijk, maar wel is het verstandig om hiervoor een boekhoudpakket te gebruiken. Een boekhoudpakket voorkomt dat je fouten maakt met de btw-aangifte. Daarnaast heeft de Belastingdienst aangegeven voorstander te zijn van een online boekhouden. De meeste online boekhoudprogramma's kunnen een boekhoudsoftware belastingdienst koppeling maken. Hierdoor kun je veilig de btw-aangifte doen. Overigens kun je deze koppeling ook gebruiken voor de aangifte inkomstenbelasting.
Boekhoudpakket btw-aangifte doen
- Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma is het dus niet nodig om handmatig de btw-aangifte te berekenen. Als je de facturen invoert, doet het boekhoudprogramma de berekening voor de btw-aangifte. Dit is bijvoorbeeld een groot verschil met het gebruiken van Excel. Met Excel moet je eerst alle gegevens handmatig overnemen en invoeren. Vergeet overigens niet om alle belangrijke gegeven op je factuur te vermelden zoals je kamer van koophandel nummer, btw-nummer en het toegepaste btw-tarief. Zie ook onze eigen handige btw-calculator voor het berekenen van de btw-aangifte.
Zakelijke bankrekening openen
Als je zelf de administratie wilt bijhouden, dan kun je ook gebruikmaken van een zakelijke bankrekening. Een zakelijke bankrekening kun je ook als starter openen. Zonder zakelijke rekening is het moeilijk om alle bankafschriften te onderscheiden. Zorg dan ook voor een aparte rekening waarop alleen je zakelijke financiën staan. Een andere mogelijkheid is om een rekening te openen bij dezelfde bank waar je ook je privérekening hebt. Dit maakt de verschillende bankafschriften overzichtelijker. De bankafschriften kun je ook uploaden naar je boekhoudpakket. Een zakelijke rekening openen is eenvoudig en kan ook geheel online.
Winst- en verliesrekening maken met een boekhoudpakket
- Met alle boekhoudpakketten is het mogelijk om aan het einde van het jaar de winst- en verliesrekening te maken. De winst- en verliesrekening heb je onder andere nodig voor de aangifte inkomstenbelasting. Het betreffende boekhoudpakket moet hiervoor wel over de module Automatische Winstaangifte beschikken. Het automatisch doen van de IB aangifte is alleen mogelijk wanneer je als zzp'er beschikt over een eenmanszaak zonder personeel. Hiervoor moet je natuurlijk ook over een kloppende boekhouding beschikken, omdat anders de cijfers niet kloppen. De cijfers worden overgenomen vanuit de boekhoudsoftware. Je kunt natuurlijk ook een goede boekhouder inschakelen voor de aangifte IB en bijvoorbeeld de btw-aangifte.
Startende ondernemer en zzp boekhouding
- Als je een startende ondernemer bent, wil je natuurlijk geen fiscale voordelen missen. In de eerste jaren kunnen de fiscale voordelen als startende ondernemer flink oplopen. Wanneer je een online boekhoudpakket gebruikt, dan moet je zelf wel rekening houden met de extra aftrekposten. Het is daarom zo belangrijk om de boekhouding zzp op de juiste manier op te zetten. Heb je zelf onvoldoende kennis van boekhouden, dan kan het inhuren van een boekhouder zinvol zijn.
Kosten boekhouder
- Een goede boekhouder is niet gratis, maar een boekhouder is wel bekend met de fiscale regels. Het gedeeltelijk uitbesteden van de boekhouding behoort ook tot de mogelijkheden. Dit zal al een aanzienlijke besparing opleveren. Het hoeft overigens niet om een boekhouder te gaan, omdat een andere financieel expert ook de boekhouding kan verzorgen. Heb je geen idee wat een zzp boekhouding kost op jaarbasis? Geruik dan onze gratis calculator.
Boekhouder nodig voor de administratie?
- Als zelfstandig ondernemer kan het zinvol zijn om hulp in te schakelen van een boekhouder. Het is wel slim om verschillende offertes op te vragen, omdat boekhouders verschillende uurtarieven kunnen hanteren. Daarnaast zit er een groot verschil tussen een zzp boekhouder, administratiekantoor en groot kantoor. Het is dus belangrijk om goede afspraken te maken met je boekhouder. Je wil natuurlijk precies weten wat het kost om jouw administratie bij te houden.
Goede boekhouder inhuren
- Er zijn boekhouders die een extra vergoeding vragen voor het opstellen van de jaarrekening. Als zzp'er heb je geen jaarrekening nodig. Dit laat niet weg dat ook een jaarrekening belangrijk kan zijn als zzp'er. Kleine ondernemers zijn al jaren niet meer verplicht om een jaarrekening te laten maken. Kleine ondernemers hebben voldoende aan de resultatenrekening (winst- en verliesrekening). Er zijn vanuit de overheid geen verplichtingen om een jaarrekening te laten maken met een eenmanszaak.
Administratie opzetten
Het opzetten van de administratie is niet moeilijk. Wel is het belangrijk om de verschillende gegevens los van elkaar op te slaan. Denk aan de crediteurenadministratie, de loonadministratie, de verkoopadministratie en aan mogelijke contracten. Zorg ervoor dat alle gegevens overzichtelijk terug te vinden zijn in verschillende grootboekrekeningen. Inkomende facturen mogen bijvoorbeeld niet bij de uitgaande facturen komen te staan.
Hierdoor zal de btw-aangifte opstellen ook een stuk lastiger worden. De inkomsten en uitgaven moeten netjes gescheiden blijven in de boekhouding. Dit brengt verwarring en is onduidelijk. Hiervoor gebruik je onder andere een online boekhoudpakket. Een kloppende boekhouding is belangrijk als zzp'er. Meer informatie hierover kun je lezen in ons artikel: administratie opzetten voor een eenmanszaak.
Uitgaande facturen
- Als zzp'er zul je ook regelmatig facturen versturen. In de meeste gevallen zal dit gebeuren aan bedrijven. Bedrijven verwachten dan ook dat je de facturen op een bepaalde manier invult. Facturen moeten bijvoorbeeld voldoen aan de wet- en regelgeving. De wet- en regelgeving is met name van belang voor de datum, het btw-nummer en de IBAN-code op de factuur. Facturen die niet voldoen aan de regels, kunnen geretourneerd worden door de opdrachtgevers. Voorkom dus dat je verkeerde facturen verstuurt.
Zakelijke uitgaven gescheiden houden
- Als ondernemer is het belangrijk om alle zakelijke uitgaven gescheiden te houden in de boekhouding. Met andere woorden mogen privé-uitgaven en zakelijke uitgaven niet door elkaar heen lopen. Open dus een zakelijke bankrekening om dit te voorkomen. De boekhouding zelf bijhouden zal hierdoor een stuk eenvoudiger worden. Het is veel werk dit later in de boekhouding te corrigeren. Een goede manier om dit te voorkomen is de zakelijke bankpas op kantoor te houden wanneer je deze niet nodig hebt.
Eenvoudig facturen maken
- Ook voor het eenvoudig maken van facturen kun je gebruikmaken van een boekhoudprogramma. Dit is zeker nuttig wanneer je bedrijf groeit. In dat geval is het wel belangrijk om te bekijken of je onbeperkt factureren kan. Het facturen maken is voor veel zzp'ers belangrijk en facturen maken in de eigen huisstijl is mogelijk met een boekhoudprogramma.
Wat is het voordeel van online-boekhouding?
Een boekhoudprogramma helpt bij het opzetten van een goede boekhouding en zorgt ervoor dat je precies weet hoe jouw bedrijf ervoor staat. Daarnaast kun je veel makkelijker de administratie bewaren. De urenregistratie, de voorraadadministratie en alle verkoopfacturen kun je overzichtelijk bewaren. Zeker wanneer je bedrijf groeit, is het belangrijk om de administratie goed bij te houden.
Boekhouden met een boekhoudpakket maakt het mogelijk om alle uitgaven op een makkelijke manier bij te houden. Ook kun je eenvoudig alle uren bijhouden door middel van een app. Een ander groot voordeel is de automatische back-up van de administratie. Wanneer je geen boekhoudprogramma gebruikt, dan moet je zelf zorgen voor een externe harde schijf. Ook kun je de btw-aangifte veel makkelijker opmaken en heb je beter inzicht in de fiscale voordelen waarmee je te maken hebt. Het boekhouden zelf werkt ook gewoon sneller en bespaart dus tijd. Een goede boekhouding opzetten doe je dus met een online boekhoudpakket.
Rendement investering berekenen
- Als je bedrijf groeit, wil je misschien doorgroeien. In dat geval is het belangrijk om eerst het rendement te bepalen van een toekomstige investering. Je hebt bijvoorbeeld de mogelijkheid om de boekhoudkundige rentabiliteit te berekenen. Het berekenen van de GBR kan helpen bij het bepalen van het mogelijke rendement van een investering. Deze berekening kan ook onderdeel uitmaken van een bedrijfsplan. Zie hiervoor ook onze eigen calculator.
Afschrijvingen berekenen boekhouding
- Als zzp'er heb je ook regelmatig te maken met nieuwe bedrijfsmiddelen. Alle bedrijfsmiddelen die meer dan 450,- euro kosten mogen niet in één keer afgeschreven worden. Het bedrag dient dus op de balans van de onderneming te worden opgenomen. De afschrijving berekening kan gedaan worden met behulp van een goed boekhoudpakket. Het is ook mogelijk om onze eigen tool te gebruiken.
Afschrijvingen en boekwaarde berekenen
Aangifte inkomstenbelasting
Als zzp'er krijg je ook te maken met de aangifte inkomstenbelasting. Hoeveel inkomstenbelasting je moet betalen, hangt af van hoeveel je verdient. Daarnaast heb je als zzp'er nog te maken met mogelijke aftrekposten. De winst is het bedrag dat overblijft na aftrek van alle kosten. Overigens zijn niet alle zzp'ers ondernemer voor de inkomstenbelasting. Dit hangt weer af van verschillende factoren:
- Heb je winst gemaakt en hoeveel?
- Hoe zelfstandig is je onderneming?
- Beschik je over kapitaal?
- Hoeveel tijd ben je kwijt aan alle werkzaamheden?
- Wie zijn de opdrachtgevers?
Boekhouding uitbesteden als zzp'er
Zzp'ers kunnen er ook voor kiezen om het boekhouden uit te besteden. Boekhouden is lang niet voor alle zzp'ers een leuke bezigheid. In dat geval doe je er verstandig aan om de administratie en het boekhouden over te laten aan een professional. Zzp'ers moeten voorkomen dat het boekhouden of andere geldzaken hun werkzaamheden gaan beïnvloeden. Bovendien kun je zo meer tijd besteden aan het verkopen van je product of dienst. Het laten bijhouden van de administratie is in sommige gevallen wel kostbaar. Het kan dus verstandig zijn om verschillende offertes op te vragen voor het boekhouden. Als zzp'er kun je kiezen uit een aantal aanbieders.
‘‘Je kunt de boekhouding ook deels zelf bijhouden. Dit zal al een aanzienlijke jaarlijkse besparing opleveren. Dit noemt men ook wel het hybride werken’’
Waarom een urenregistratie bijhouden?
Binnen je administratie moet je ook een urenregistratie bijhouden. Dit heeft ook betrekking op starters en parttime zzp'ers. Je moet binnen de boekhouding kunnen aantonen hoeveel uur je gewerkt hebt als ondernemer. Zonder urenregistratie kan de Belastingdienst vragen stellen over je zelfstandig ondernemerschap. Boekhouden heeft dus ook betrekking op de urenregistratie. Vooral voor zzp'ers een eenmanszaak kan dit belangrijk zijn. De meeste zzp'ers houden hun gewerkte uren nauwkeurig bij. Dit kan met alle boekhoudprogramma's. Het bijhouden van de uren is overigens niet verplicht, maar wel heel verstandig.
Wat zijn de beste boekhoudprogramma's?
Er zijn redelijk veel zzp'ers die gebruikmaken van e-boekhouden. Starters kunnen de eerste periode gratis gebruikmaken van e-boekhouden. Naast e-boekhouden zijn er nog veel meer goede boekhoudpakketten. Het is belangrijk om vooral op het gebruikersgemak te letten. De boekhoudpakketten zijn allemaal voorzien van het keurmerk Betrouwbaar Boekhouden en werken in de cloud. Dagelijks worden er back-ups gemaakt en hierdoor kunnen er geen gegevens verloren gaan. Alle aanbieders van de boekhoudpakketten beschikken over een gratis helpdesk voor alle vragen en hulp die je maar nodig hebt als zzp'er. Een gratis account aanmaken kan met je e-mailadres.
Zzp'ers zijn niet verplicht om officiële jaarstukken te laten opstellen. Een resultatenberekening inclusief balans is voldoende voor zzp'ers. De boekhouding zzp kun je bijhouden met verschillende goede boekhoudpakketten die speciaal gemaakt zijn voor zzp'ers. Ook het opmaken van de aangifte inkomstenbelasting is tegenwoordig mogeijk.
‘‘Zzp'ers hebben met een relatief eenvoudige manier van boekhouden te maken’’Mijnzzp.nl