Rijd je als ondernemer in een auto van de zaak? Dan heb je meestal te maken met fiscale bijtelling. De Belastingdienst telt dan een deel van de waarde van je auto op bij je belastbaar inkomen. Wil je geen bijtelling? Dat kan alleen als je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met de auto van de zaak. Om dit aan te kunnen tonen, ben je verplicht om een sluitende kilometerregistratie of rittenregistratie bij te houden. Ook wanneer je zakelijke kilometers in je privéauto rijdt, moet je een sluitende rittenregistratie bijhouden. Daarnaast kan er ook sprake zijn van een vereenvoudigde rittenregistratie. De vereenvoudigde rittenregistratie is van toepassing op bestuurders van bestelauto's en heeft niet te maken met woon-werkverkeer of reguliere zakelijke kilometers. Vanzelfsprekend kun je ook een verklaring geen privégebruik auto invullen. Een sluitende rittenregistratie bijhouden is automatisch verbonden aan een wettelijke bewaartermijn en dit moet voldoen aan de eisen van de belastingdienst.
Als zzp'er kan het erg belangrijk zijn om de rittenadministratie goed bij te houden. Wanneer je minder dan 500 kilometer privé met je zakelijke auto rijdt, heb je geen fiscale bijtelling. Je kunt de zakelijke kosten wel aftrekken, maar je hebt geen bijtelling. Je kunt een zakelijke auto dus rijden zonder bijtelling. Hiervoor moet je wel een sluitende kilometerregistratie bijhouden. Je kilometerregistratie moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Maar wat zijn nu precies de regels voor het bijhouden van ritten? Het is belangrijk dat je deze regels goed kent, want als je de ritten in de auto van de zaak niet goed bijhoudt, kan je dat veel geld kosten. Hoe zit dit precies, en hoe kan je het beste je kilometerregistratie bijhouden in je boekhouding? In dit artikel zetten we het voor je op een rij.
Inhoudsopgave
• Kilometerregistratie en de Belastingdienst
• Let hierbij ook op de volgende zaken:
• Uitzonderingen rittenregistratie voor bestelwagens of rijinstructeurs
• Kilometerregistratie 7 jaar bewaren
• Handmatig of automatisch kilometerregistratie bijhouden?
• Zelf doen (handmatig je kilometerregistratie bijhouden):
• Automatische kilometerregistratie of uitbesteden:
• Boekhoudprogramma met rittenregistratie
Verschillen per ondernemer
Gevolgen van het niet bijhouden kilometerregistratie
• Extra tips
Online boekhoudprogramma met rittenadministratie
Kilometerregistratie en de Belastingdienst
Hoe moet je kilometerregistratie of rittenregistratie eruitzien om aan de regels van de Belastingdienst te voldoen? Dit zijn de eisen:
Leg de volgende basisgegevens vast:
- Het merk, type en kenteken van de auto.
- En de periode waarin je jouw auto hebt gebruikt.
Daarnaast leg je de volgende gegevens vast per rit:
- De datum van de rit.
- De kilometerstand bij vertrek en aan het einde van de rit.
- Het vertrek- en aankomstadres van de rit.
- En of het een zakelijke rit of privérit is (gereden aard).
Let hierbij ook op de volgende zaken:
- Had je een afspraak en reed je vanaf je werkadres heen en terug? Dan telt dat als twee ritten.
- Heb je niet de meest gebruikelijke route genomen? Dan moet je jouw afwijkende ritgegevens vastleggen.
- Heb je tijdens één rit zowel zakelijke als privékilometers gereden? Geef dan aan welke privékilometers je hebt gemaakt door om te rijden.
Uitzonderingen rittenregistratie voor bestelwagens of rijinstructeurs
Heb je een bestelwagen en maak je zoveel ritten per dag dat het bijhouden daarvan een te grote last is? Of ben je rijinstructeur? Dan mag je een vereenvoudigde rittenregistratie bijhouden. Kijk voor alle regels en uitzonderingen op de site van de Belastingdienst.
Kilometerregistratie 7 jaar bewaren
Houd er rekening mee dat je als ondernemer je administratie zeven jaar moet bewaren van de Belastingdienst. Dit geldt ook voor je kilometerregistratie of rittenregistratie. Dit is belangrijk voor de zakelijke auto en privéauto en alle zakelijke kilometers moeten nauwkeurig geregistreerd zijn. Ook moet er sprake zijn van een gebruikelijke route. Een foutieve kilometerregistratie kan nadelige gevolgen hebben en de kilometerregistratie moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Dit is ook het geval met een zakelijke auto.
Handmatig of automatisch kilometerregistratie bijhouden?
Hoe houd je het beste je rittenregistratie bij? Daarvoor zijn verschillende mogelijkheden.
Zelf doen (handmatig je kilometerregistratie bijhouden):
- Op papier: dat kan nog steeds, maar er zijn steeds minder ondernemers die dat doen.
- Op je computer: gebruik bijvoorbeeld Excel of Google Sheets.
- In een online boekhoudprogramma: dat is niet gratis, maar met name voor zzp’ers en starters zijn er voordelige boekhoudprogramma’s.
- In een app op je mobiele telefoon.
Automatische kilometerregistratie of uitbesteden:
- Automatische rittenregistratie: rijd je veel, overweeg dan een systeem dat automatisch ritten registreert in te bouwen in je auto. Let op dat het systeem van jouw keuze voldoet aan het Keurmerk RitRegistratieSystemen.
- Uitbesteden: je kunt je boekhouding, inclusief rittenregistratie, door een boekhouder laten doen.
Boekhoudprogramma met rittenregistratie
Ben je ondernemer en rijd je veel zakelijke kilometers? Dan biedt het voordelen om een boekhoudpakket te kiezen waarin je jouw ritten kan bijhouden:
- Je hebt geen extra administratieve kosten.
- Je doet je volledige administratie op één vaste, centrale plek.
- In de meeste boekhoudprogramma’s is de rittenregistratie zo ingericht dat je automatisch voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Heb je nog geen online boekhoudpakket, maar denk je erover er een te nemen? Denk er van tevoren goed over na wat je precies nodig hebt, ook wat betreft de rittenregistratie. Er zijn boekhoudpakketten waarin je:
- Helemaal geen rittenregistratie bij kunt houden.
- Een eenvoudige rittenregistratie bij kunt houden, die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
- En pakketten waarbij je uitgebreide mogelijkheden hebt om je rittenregistratie bij te houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een koppeling met andere systemen, of de mogelijkheid ritten in rekening te brengen bij klanten.
Hoe kies je het beste boekhoudprogramma:
Verschillen per ondernemer
Het verschilt per ondernemer hoeveel tijd en moeite het kost om een kilometerregistratie bij te houden. Heb je maar af en toe een zakelijke rit? Dan ben je snel klaar als je het in een spreadsheet, app of in je boekhoudpakket bijhoudt. Rijd je veel zakelijke kilometers, omdat je bijvoorbeeld pakketbezorger, rijinstructeur of taxichauffeur bent? Dan komt er veel meer bij kijken. Naast het registeren van je ritten zijn er dan nog meer zaken waar over na moet denken, zoals:
- Wil je vanuit je rittenadministratie factureren aan klanten?
- Wil je ritten koppelen aan projecten of activiteiten?
- Wil je jouw boekhoudpakket koppelen aan een automatisch rittenregistratiesysteem in je auto?
- Hoe overleg je de ritgegevens makkelijk aan je boekhouder of accountant?
Gevolgen van het niet bijhouden kilometerregistratie
Wat gebeurt er als je jouw kilometerregistratie niet goed bijhoudt? Je vergeet bijvoorbeeld ritten, of je houdt het aantal kilometers niet zorgvuldig bij? En wat gebeurt er als je jouw kilometerregistratie helemaal niet bijhoudt?
Een niet of onzorgvuldig bijgehouden rittenregistratie kan je geld kosten. Op meerdere manieren zelfs. Als de Belastingdienst constateert dat jouw rittenregistratie onvolledig is, of ontbreekt, kan dat de volgende gevolgen hebben:
- Je krijgt een naheffing en moet alsnog de bijtelling betalen.
- Blijkt uit controle dat de bijtelling privégebruik auto niet is toegepast, terwijl dit wel zou moeten? Dan legt de belastinginspecteur een fikse boete op. Dit heet een verzuimboete.
- Constateert de Belastingdienst grove opzet of grove schuld? Dan krijg je een vergrijpboete. Deze kan oplopen tot 100% van de naheffing.
Extra tips
Tot slot geven we je vijf tips die je op weg helpen naar een overzichtelijke en kloppende kilometerregistratie:
- Werk je administratie direct bij na elke rit. Doe je dit niet, dan vergroot je de kans dat je rittenregistratie op termijn niet meer klopt. Daardoor kun je in de problemen komen met de Belastingdienst.
- Merk je in de loop van het jaar dat je toch over de grens van 500 kilometer heen gaat? Meld het dan direct bij de Belastingdienst.
- Bewaar je tank- en onderhoudsbonnen. De Belastingdienst kan hiernaar vragen.
- Maak je gebruik van vervangend vervoer? Ook dan moet je de kilometers bijhouden in je rittenadministratie.
- Vergeet niet de verklaring ‘geen privégebruik auto’ in te vullen. De Belastingdienst weet dan dat je geen bijtelling gaat betalen.
Online boekhoudprogramma met rittenadministratie
Als zzp'er kun je gebruikmaken van een online boekhoudpakket met rittenadministratie. Door middel van een handige app kun je eenvoudig de rittenadministratie bijhouden. Op deze manier weet je zeker dat je een sluitende rittenadministratie hebt. Dit is belangrijk wanneer je geen fiscale bijtelling wil krijgen over de zakelijke auto. Hiervoor moet je beschikken over een sluitende kilometerregistratie. Daarnaast kun je de rittenadministratie ook gebruiken voor de facturatie aan de opdrachtgevers. Het is belangrijk om de zakelijke adressen nauwkeurig te registeren als je zakelijke kilometers rijdt.
Voor veel ondernemers is het noodzakelijk om een kilometerregistratie te voeren. Zonder registratie krijg je in de meeste gevallen te maken met fiscale bijtelling.
Afhankelijk van de situatie kan dit behoorlijk negatief uitpakken. Het is ook verstandig om de gereden woon-werkverkeer afstanden te registreren.
Mijnzzp.nl