Er gelden regels voor het bewaren van je boekhouding als zzp'er en daar vallen facturen eveneens onder. Je bewaart de facturen die je verzendt of die je binnenkrijgt in je administratie. Dit is niet vrijblijvend, maar heeft een verplichtend karakter. Verstuur je facturen per post dan bewaar je die in papieren vorm. Voor digitale facturen geldt dat je deze opslaat en dus niet hoeft af te drukken. De termijn voor het bewaren van facturen is vastgesteld op 7 jaar. Daar is één uitzondering op van toepassing en dat is dat facturen die betrekking hebben op onroerende zaken. Die bewaar je een periode van 10 jaar.
Inhoudsopgave
Facturen en bonnen scannen
Wettelijke eisen voor facturen
• Bewaarplicht online boekhoudprogramma's
Wettelijke bewaarplicht financiële administratie
Wettelijke bewaartermijn fysieke facturen
• Fiscale bewaarplicht
• Administratie bewaren als ondernemer
• Controleerbare administratie
Controle door de Belastingdienst
Facturen en bonnen scannen
Er geldt tevens een bewaarplicht voor facturen en bonnen die je scant. Bij het scannen van facturen en bonnen geldt dat je deze dan digitaal opslaat. Het is wel heel belangrijk om er op te letten dat een factuur of bon volledig leesbaar is. Daarbij dien je de echtheidskenmerken eveneens op te slagen. Kies je voor het scannen van facturen en bonnen en sla je deze digitaal op dan hoef je de originelen niet te bewaren.
Wettelijke eisen voor facturen
Er gelden een aantal wettelijke eisen waaraan je facturen dienen te voldoen. Het is bijvoorbeeld verplicht om een aantal basisgegevens te vermelden. Denk daarbij aan het btw-identificatienummer net als aan het btw-bedrag en aan de factuurdatum en factuurnummer. Ook je naam en die van de afnemer komen op de factuur te staan. Verder is het belangrijk om op je factuur het KvK-nummer op te nemen. Uiteraard geldt dat je ook omschrijft welk product of dienst er geleverd is en bijvoorbeeld het aantal producten met prijsvermelding. Facturen dienen van een opeenvolgende nummer te worden voorzien.
Bewaarplicht online boekhoudprogramma's
Een groot aantal zzp'ers houdt de boekhouding digitaal bij met boekhoudsoftware. Dan verstuur je de facturen bijvoorbeeld online en boek je deze digitaal in de boekhouding in. De bewaarplicht van de geautomatiseerde boekhouding met facturen is ook gewoon zeven jaar. Het is belangrijk om aan de bewaarplicht van facturen te voldoen als zzp'er. Kom je deze verplichting niet na dan kan de Belastingdienst de informatie niet meer op juistheid controleren.
Wettelijke bewaarplicht financiële administratie
Om controles van de Belastingdienst mogelijk te maken, dienen ondernemers alle administratieve gegevens minimaal zeven jaar te bewaren. Deze wettelijke bepaling heeft ook betrekking op de digitale administratie. De wettelijke bewaartermijn van onroerende zaken geldt voor minimaal tien jaar.
Alle ondernemers zijn wettelijk verplicht om de originele facturen en contant betaalde bonnen te bewaren in de administratie. De bewaartermijn heeft ook betrekking op elektronische communicatiemiddelen, zoals e-mailberichten of een pdf-bestand. Het is dus verplicht om de complete digitale administratie te bewaren naast de papieren facturen en andere papieren documenten.
Wettelijke bewaartermijn fysieke facturen
De fiscale bewaarplicht heeft betrekking op de gehele financiële administratie. Het maakt dus geen verschil of de facturen op papier of in elektronische vorm zijn uitgereikt. Ook een digitaal bestand moet je minimaal zeven jaar bewaren. De bewaartermijn van een digitale factuur is dus niet anders. Ook geconverteerde gegevens moeten bij een dergelijke controle binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn voor de Belastingdienst. Het is wel toegestaan om papieren facturen alleen digitaal te bewaren. Het dubbel bewaren is niet nodig.
Fiscale bewaarplicht
Het is mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over hoe je de bewaartermijn moet toepassen, zolang er maar sprake is van een controleerbare administratie. De Belastingdienst verwijst op hun website naar de specifieke voorwaarden hiervan.
Overigens kunnen er ook andere overheidsinstellingen zijn die aanspraak kunnen doen op de bewaartermijn. Eventuele afspraken met betrekking tot de bewaartermijn met de Belastingdienst heeft niet automatisch betrekking op andere inspectiediensten. De bewaartermijn kan zeker op meerdere diensten van toepassing zijn.
Administratie bewaren als ondernemer
Als zzp'er moet je dus voldoen aan de wettelijke bewaarplicht. Het werken met oude vertrouwde ordners is tegenwoordig eigenlijk niet meer van toepassing. Kleine ondernemers kunnen veel beter gebruikmaken van een boekhoudprogramma om te voldoen aan de wettelijke verplichting. Hiermee is het ook mogelijk om fysieke facturen digitaal te bewaren. De hele debiteuren- en crediteurenadministratie en andere administratieve gegevens kun je door middel van online boekhouden veilig bewaren. De digitale ontwikkelingen maken het ook mogelijk om gebruik te maken van een digitale kluis.
Controleerbare administratie
De Belastingdienst is heel duidelijk wanneer het aankomt op de fiscale bewaarplicht. De fiscale bewaarplicht heeft betrekking op alle bescheiden én gegevensdragers die relevant zijn voor een onderneming. Wanneer je niet aan de bewaarplicht voldoet, dan kunnen de gevolgen groot zijn. Het aan de bewaarplicht voldoen is dus belangrijk om geen problemen te krijgen met de Belastingdienst.
Ook zzp'ers zijn wettelijk verplicht om de wettelijke bewaartermijn te hanteren. De bewaarplicht administratie is voor kleine ondernemers niet anders dan voor grote bedrijven. De bewaarplicht administratie heeft met een boekhoudprogramma wel betrekking op het digitaal bewaren van gegevens. Het digitaal bewaren van de administratie is veel veiliger. Op de website van de Belastingdienst is alle informatie te vinden over de voorwaarden waaraan je moet voldoen.
Controle door de Belastingdienst
Een inspecteur verricht jaarlijks verschillende onderzoeken namens de Belastingdienst. De inspecteur heeft het recht de administratie te bekijken en te onderzoeken. Zodra de belastinginspecteur arriveert, kan hij of zij nagaan of de boekhouding klopt. Dit geldt ook voor alle details van de administratie, zoals bankafschriften en grootboeken. De Belastingdienst gebruikt geautomatiseerde procedures voor overeenkomsten tussen inkomsten- en uitgavenposten die in verhouding moeten zijn.
Er kunnen verschillende aanleidingen zijn voor een controle, zoals ingediende aangiftes die de Belastingdienst verdacht vindt. Bij een controle moet je de volledige weergave geven van de administratie. De administratie kan ook betrekking hebben op agenda's en andere relevante gegevens. Het hoeft dus niet alleen om de cijfers te gaan. De hele administratie moet een betrouwbare bron zijn voor de inspecteur.
De bewaartermijn van de complete administratie is dus minimaal zeven jaar. Wanneer je bepaalde basisgegevens korter wenst te bewaren, dan zul je hierover afspraken moeten maken. Het digitaal bewaren van de administratie is in de meeste gevallen de beste optie. Het digitaal bewaren van de administratie en boekhouding doe je met een goed boekhoudpakket.
Als ondernemer kun je het beste de gehele financiële administratie bewaren. Dit heeft ook betrekking op agenda's en documenten waarbinnen relevante gegevens zijn opgenomen.
Het is belangrijk om de boekhouding veilig op te slaan.
Mijnzzp.nl