Voor het starten van een nieuwe onderneming moet je investeren in bedrijfsmiddelen en maak je dus voor het eerst zakelijke kosten. Denk hierbij aan de aanschaf van apparatuur, gereedschap, kantoorinrichting of aan software die gaat gebruiken. Sommige kosten mag je in het geheel aftrekken en andere kosten zijn beperkt aftrekbaar van de aangifte inkomstenbelasting. Bij de start van je onderneming is het belangrijk om meteen alle facturen te bewaren. Dit kun je het beste doen door middel van online boekhouden. Met het boekhoudprogramma van e-boekhouden kun je bijvoorbeeld eenvoudig alle inkomsten en uitgaven bijhouden. Het boekhoudpakket van e-boekhouden is als startende zzp'er tot 15 maanden gratis te gebruiken. De boekhoudsoftware is ook te gebruiken voor het doen van de btw-aangifte en ook voor het opmaken van de aangifte inkomstenbelasting. In dit artikel lees je alles over opstartkosten voor je onderneming!
Om als zzp'er zakelijke kosten te mogen aftrekken moet je wel aangemerkt worden als btw-ondernemer. Om voor de zelfstandigenaftrek in aanmerking te komen moet je weer voldoend aan het minimumaantal benodigde uren van 1.225 per jaar. De zelfstandigenaftrek is een fiscale aftrekpost en dit heeft niet direct te maken met de gemaakte zakelijke kosten. Het is overigens niet zomaar toegestaan om alle zakelijke kosten af te trekken. Daarnaast kan er sprake zijn van beperkte aftrekbare kosten. Denk bijvoorbeeld aan de internetverbinding thuis die je deels zakelijk gebruikt. De belastingdienst staat het niet toe om dit soort zakelijke kosten in het geheel af te trekken. De Belastingdienst staat alle kosten toe, die binnen de redelijke grenzen nodig zijn voor de bedrijfsvoering. Vanzelfsprekend moet het hierbij wel gaan om zakelijke kosten en je mag alleen het zakelijk deel van de kosten aftrekken. Hiervoor moet meestal een formule van de Belastingdienst toepassen.
Inhoudsopgave
Kosten gemaakt in de aanloopfase
• Zzp'er met een eenmanszaak
Fiscaal aftrekken van gemaakte kosten
Bonnen bewaren en inboeken
• Zakelijke kosten die niet aftrekbaar zijn
• Wat zijn bedrijfsmiddelen?
• Afschrijving en boekwaarde
• Startende zzp'ers en extra hulp
• Btw-aangifte volledig aftrekbaar
Kosten gemaakt in de aanloopfase
Bijna alle startende ondernemers maken in de aanloopfase kosten. Dit zijn kosten die je maakt om bepaalde werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Alle zakelijke kosten die je maakt in de aanloopfase zijn aftrekbaar. Dit is fiscaal toegestaan, omdat alle starters hiermee te maken hebben. De gemaakte kosten moeten vanzelfsprekend wel met de onderneming te maken hebben. De betaalde btw mag je in de meeste gevallen ook als voorbelasting aftrekken. Voor het zakelijke kosten moet je wel ingeschreven staan bij de kamer van koophandel. Wanneer je ingeschreven staat, dan is het nog aan de Belastingdienst om te bepalen of je ook ondernemer bent voor de inkomstenbelasting. Is dit het geval, dan ontvang je vanzelf een btw-nummer van de Belastingdienst.
Bijna alle Zzp'er met een eenmanszaak
- Kleine ondernemers kunnen gebruikmaken van verschillende fiscale regelingen. Denk bijvoorbeeld aan de zelfstandigenaftrek. In dat geval kan het ook belangrijk zijn om de gewerkte uren bij te houden vóór het inschrijven van je eenmanszaak bij de Kamer van Koophandel. Dit kan ook belangrijk zijn wanneer je start vanuit een uitkeringsituatie.
Kleine ondernemers kunnen gebruikmaken van verschillende fiscale regelingen. Denk bijvoorbeeld aan de Fiscaal aftrekken van gemaakte kosten
Voordat je gemaakt kosten fiscaal mag aftrekken, moet je ingeschreven zijn als ondernemer. Zonder Kamer van Koophandel inschrijving is het fiscaal aftrekken van gemaakte kosten niet toegestaan. Vanzelfsprekend is het wel belangrijk dat je alle gemaakte kosten duidelijk kunt verantwoorden. Denk bijvoorbeeld aan het bewaren van alle gemaakte reiskosten met openbaar vervoer of de privéauto. Voor het openbaar vervoer kun je hiervoor bijvoorbeeld de gegevens van de ov-chipkaart bijvoegen als bewijslast of de tankbonnetjes voor de zakelijke kilometers.
Bonnen bewaren en inboeken
- Als startende zzp'er is het erg belangrijk dat je meteen de boekhouding op orde hebt. De meeste zzp'ers maken hiervoor gebruik van een online boekhoudpakket. Binnen een boekhoudpakket kun je eenvoudig alle bonnetjes inboeken. Dit kan tegenwoordig ook met een mobiele app. Het fysiek bewaren van bonnetjes is in dat geval niet meer nodig. Zorg ervoor dat je alle facturen netjes inboekt, want anders kun je geen gebruik maken van de fiscale aftrekregelingen.
Als startende zzp'er is het erg belangrijk dat je meteen de boekhouding op orde hebt. De meeste zzp'ers maken hiervoor gebruik van een Zakelijke kosten die niet aftrekbaar zijn
- Niet alle gemaakte zakelijke kosten zijn fiscaal aftrekbaar. Dit hangt vaak af van de aard van de kosten. Sommige kosten zijn privé en hebben dan ook niets met je onderneming te maken. Over het algemeen mogen alle bedrijfsmiddelen fiscaal afgetrokken worden van de winst en voorbelasting met betrekking tot de btw.
Wat zijn bedrijfsmiddelen?
- Dit zijn producten of diensten die je inzet voor het uitvoeren van werkzaamheden die nodig zijn voor de bedrijfsvoering. Dit kan gaan om machines, gereedschap, software, licenties of kantoorapparatuur. Voor de aanschaf van deze middelen geldt wel een aantal voorwaarden. Zo moet je de aanschaf van het bedrijfsmiddel kunnen verantwoorden met betrekking tot je onderneming. Het middel moet ook echt in gebruik worden genomen voor je onderneming.
Afschrijving en boekwaarde
Het is niet toegestaan om alle zakelijke aankopen in één keer af te schrijven. Dit hangt samen met de waarde van het bedrijfsmiddel. Een laptop mag je bijvoorbeeld in vijf jaar afschrijven. Alleen zakelijke aankopen tot € 450,- mag je in één keer afschrijven. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfskleding, drukwerk of aan benodigdheden voor op kantoor. Zie voor het berekenen van de afschrijving ook onze handige calculator. Er is ook een overzicht opgenomen in hoeveel je jaar een zakelijke aankoop mag afschrijven. Let op: Tijdens de start van je onderneming mag je in de beginfase willekeurige afschrijving toepassen.
Afschrijving en boekwaarde berekenen
Startende zzp'ers en extra hulp
De meeste zzp'ers die net zijn gestart met hun eigen onderneming kunnen wel wat extra hulp gebruiken. Wanneer je kiest voor online boekhouden, dan krijg je ook de beschikking over een deskundige helpdesk. Vaak is dit een ervaren boekhouder die je kan helpen met de administratie. Wanneer je twijfelt of je bepaalde kosten zakelijk mag aftrekken, dan is het inwinnen van goed advies wel belangrijk. Onder bepaalde voorwaarden mag je de opstartkosten ook verder fiscaal aftrekken. Hiervoor zijn verschillende regelingen beschikbaar.
Btw-aangifte volledig aftrekbaar
Als zzp'er heb je meestal ook te maken met de btw-aangifte. Als ondernemer fungeer je als tussenpersoon voor de btw. Je ontvangt btw en betaald btw over producten en diensten. Uiteindelijk draag je de btw af aan de Belastingdienst door middel van de btw-aangifte. De btw kan dus niet beschouwd worden als zakelijke kosten, aangezien de btw betrekking heeft op toegevoegde waarde en niet op zakelijke kosten. De btw volledig aftrekken is alleen toegestaan wanneer de aangeschafte goederen en diensten voor de onderneming nodig zijn.
Het is wel belangrijk om zorgvuldig alle facturen te bewaren. In sommige gevallen kan het raadzaam zijn om advies in te winnen van een boekhouder. Ook kun je gebruikmaken van een goed boekhoudprogramma zoals e-boekhouden. Ook deze kosten zijn zakelijk aftrekbaar mits je een btw-ondernemer bent.
Lees ook ons artikel Startende ondernemer: Houd rekening met bijkomende kosten
Mijnzzp.nl