Online boekhouden wordt steeds populairder onder ondernemers. Alle boekhoudprogramma's maken gebruik van verschillende innovatieve functies om de financiële administratie te kunnen bijhouden. Maar welke functies heb je nodig om online te kunnen boekhouden? Niet alle zelfstandigen hebben dezelfde functies en mogelijkheden nodig. De btw-aangifte opstellen en indien kan tegenwoordig met alle boekhoudpakket. Ook zijn er basisprogramma's beschikbaar voor een eenvoudige administratie. In dit artikel bespreken we de verschillende functies die je echt nodig hebt én geven we een overzicht van de beste online boekhoudprogramma's.
Voor het goed bijhouden van de financiële administratie heb je tegenwoordig een boekhoudprogramma nodig. Vooral het eenvoudig kunnen behouden van de inkomsten en uitgaven is voor veel mensen belangrijk. Boekhoudsoftware maakt het eenvoudig mogelijk om verschillende werkzaamheden te automatiseren. Er zijn meerdere boekhoudpakketten op de markt en niet alle boekhoudpakketten bieden dezelfde mogelijkheden aan. Het is dus belangrijk om voor jezelf een goede vergelijking te maken en te bepalen welke functies je echt nodig hebt om tot het beste boekhoudprogramma te kunnen komen. Het kiezen van een boekhoudprogramma is niet moeilijk met ons speciale formulier.
Inhoudsopgave:
- Boekhouding online bijhouden
- Functies en mogelijkheden
- Basisfunctie boekhouden
- Belangrijkste functies boekhoudprogramma
- Welke verschillende functies zijn er
- Belangrijkste functies als zzp'er
- Kan een boekhoudprogramma een financieel jaarverslag maken?
- Heb je officiële jaarstukken nodig als zzp'er?
- Kun je met een boekhoudpakket zelfstandig de boekhouding doen?
- Toepassen van fiscale regelingen en aftrekposten
- Veelgestelde vragen over online boekhouden
- Boekhoudpakketten vergelijken
Boekhouding online bijhouden
Er zijn al veel ondernemers die de boekhouding online bijhouden. Dit is mogelijk met een online boekhoudpakket. Ook krijg je dan de beschikking over een boekhoud app waarmee je de financiële situatie op ieder moment kunt overzien. Een eenvoudig boekhoudpakket maakt het al mogelijk om aan al je fiscale verplichtingen te voldoen. Het aantal facturen dat je mag maken is tegenwoordig onbeperkt en dat kan belangrijk zijn voor e-commerce bedrijven. In dat geval zal voorraadbeheer ook voor een belangrijk deel de uiteindelijke keuze bepalen.
Er zijn ook meerdere boekhoudprogramma's beschikbaar waarmee je vreemde valuta moeiteloos kunt inboeken. De verschillende functies en mogelijkheden zijn dan ook groot te noemen. Een goed boekhoudprogramma helpt je als ondernemer door je te ontlasten. Er zijn verschillende boekhoudprogramma's die ook verschillende ondernemers kunnen bedienen. Er zijn aanbieders die zich richten op de zzp'er, maar er zijn ook aanbieders die zich juist meer richten op het mkb.
Functies en mogelijkheden
Het is zeker niet zo dat je voor online boekhouden per se meer functies nodig hebt dan voor ‘gewoon’ boekhouden. Sterker nog, eigenlijk is het net andersom. Dankzij de automatisering van taken die je met digitaal boekhouden kunt doen, heb je minder werk. Bovendien kun je met een boekhoudprogramma eenvoudig aan de eisen van de Belastingdienst voldoen. Zo zijn er speciale programma’s waarmee je aangifte kunt doen voor de omzetbelasting. Het kunnen berekenen van de btw-aangifte is voor veel zzp'ers belangrijk, net als het elektronische btw-aangifte doen. Door middel van een boekhouding Belastingdienst koppeling is het mogelijk om eenvoudig de btw-aangifte in te dienen. De btw-aangifte doe je dus gewoon vanuit het boekhoudprogramma
Een andere handige functie is de koppeling met je bank. Dankzij deze koppeling hoef je niet alle transacties met de bank handmatig in te voeren in het boekhoudprogramma. Het programma haalt de gegevens van je bankrekening automatisch op. Dit bespaart je veel tijd en moeite. Hiervoor moet je wel eerst de zakelijke bankrekening koppelen.
Basisfunctie boekhouden
Voor het boekhouden als zzp'er of andere kleine onderneming is de basisfunctie ‘invoeren facturen’ vaak al voldoende. Dit is een eenvoudige functie waarmee je facturen kunt invoeren in het programma. Het enige wat je hoeft te doen is de gegevens van de factuur in te voeren. De rest wordt door het programma gedaan. Als je bedrijf groeit, zul je echter meer functies nodig hebben. Een voorbeeld hiervan is de mogelijkheid om personeelsuren te kunnen registreren. Dit is handig als je bijvoorbeeld werknemers in dienst hebt. Een andere functie die je dan nodig hebt, is de mogelijkheid om loonstroken te maken.
Belangrijkste functies boekhoudprogramma
Factureren
- Het is met alle boekhoudprogramma's mogelijk om professionele facturen te maken in de eigen huisstijl. Ook kun je bij de meeste aanbieders periodieke facturen maken en alle factuurgegevens koppelen aan andere systemen. Dit is vooral handig voor ondernemers die met veel facturen te maken hebben. Voor de meeste dienstverlenende zzp'ers zal dit minder belangrijk zijn. Een aantal aanbieders heeft het maken van periodieke facturen vrij gegeven. Dit kan een belangrijk punt zijn om op te vergelijken. Ook kun je gebruikmaken van de scan herken functie voor het inboeken van bonnetjes en facturen. Deze functie is ideaal en voorkomt verloren facturen en bonnetjes. Vanzelfsprekend kun je ook automatische betalingen instellen en facturen versturen via de e-mail. De facturatie mogelijkheden kunnen verschillen per aanbieder, net zo als andere functionaliteiten.
Winst- en verliesrekening maken
Alle zzp'ers met een eenmanszaak zijn jaarlijks verplicht om de balans op te maken. Ook ben je verplicht om de winst- en verliesrekening op te maken. De winst- en verliesrekening heb je nodig voor het doen van de aangifte inkomstenbelasting. De winst- en verliesrekening is niks meer dan een optelsom van alle inkomsten en uitgaven. Deze functie mag dan ook zeker niet ontbreken. Met een goed boekhoudpakket zzp is deze in ieder geval te maken.
Alle zzp'ers met een eenmanszaak zijn jaarlijks verplicht om de balans op te maken. Ook ben je verplicht om de winst- en verliesrekening op te maken. De winst- en verliesrekening heb je nodig voor het doen van de aangifte inkomstenbelasting. De winst- en verliesrekening is niks meer dan een optelsom van alle inkomsten en uitgaven. Deze functie mag dan ook zeker niet ontbreken. Met een goed boekhoudpakket zzp is deze in ieder geval te maken. Welke verschillende functies zijn er:
- Het bijhouden van de financiële administratie (het boekhouden).
- Het opstellen van facturen en bewaren van factuurgegevens.
- Het opstellen van offertes.
- Het automatisch factureren.
- Het bijhouden van de urenregistratie.
- Het bijhouden van relatiebeheer.
- Het koppelen van bankgegevens.
- Het doen van de aangifte omzetbelasting.
- Het bijhouden van voorraadbeheer.
- Het maken van financiële rapporten (balans en resultatenrekening).
- De scan herken functie.
Het is niet zo dat alle zelfstandig ondernemers alle functies nodig hebben. Welke functies je nodig hebt, hangt af van de grootte en aard van je bedrijf. Voor een klein bedrijf of zzp'er volstaan meestal de basisfuncties. Als je bedrijf groeit, zul je echter meer gebruik gaan maken van de geavanceerde functies. Daarnaast is het ook niet zo dat alle zzp'ers maandelijks evenveel facturen en/of offertes versturen.
Belangrijkste functies als zzp'er:
- Het bijhouden van debiteurenbeheer en crediteurenbeheer.
- Het automatisch kunnen maken van factureren en deze verzenden.
- Het maken van vaste journaalposten.
- Het kunnen delen van de boekhouding (boekhouder).
- Het bijhouden van de urenadministratie.
- De jaarlijkse balans opmaken.
- Het kunnen maken van de winst- en verliesrekening inclusief aangifte
- Het kunnen maken van jaarverslagen.
- Het geautomatiseerd doen van belastingaangifte.
- Het kunnen doen van de btw-aangifte.
- Het kunnen maken van bankkoppelingen.
- Het kunnen bijhouden van de rittenregistratie.
Welke aanvullende functies heb je misschien nodig:
- Het kunnen invoeren van handel en het bijhouden van de voorraad.
- Het kunnen inboeken van de reiskosten.
- Het kunnen maken van CRM-koppelingen.
- Het integreren van een kassasysteem.
- Het bijhouden van de salarisadministratie.
- Het kunnen maken van een webshop koppeling.
- Het kunnen inboeken van vreemde valuta.
- Het kunnen inboeken van samengestelde artikelen.
- Het kunnen bijhouden van het voorraadbeheer.
- De functie inkoop (automatisch inkopen voorraad).
- De functie aangifte salarisadministratie.
Kan een boekhoudprogramma een financieel jaarverslag maken?
Met alle online boekhoudprogramma's is het mogelijk om een financieel jaarverslag te maken. Dit is een overzicht van de financiële gegevens van je bedrijf over het afgelopen boekhoudkundige jaar. In dit verslag staan onder andere de omzet, de winst, de balans en de kosten vermeld. Het maken van een winst- en verliesrekening is dus eenvoudig mogelijk. Een andere benaming hiervoor is ook wel de resultatenrekening.
Heb je officiële jaarstukken nodig als zzp'er?
De meeste zzp'ers hebben gekozen voor de rechtsvorm eenmanszaak. In dat geval is er geen verplichting om een goedgekeurde jaarrekening op te laten stellen. Wel is het verstandig om een financieel jaarverslag bij te houden. Dit geeft je inzicht in de financiële gegevens van je bedrijf en kan je helpen bij het maken van strategische beslissingen. Ook voor het verkrijgen van een mogelijke lening of hypotheek is het handig om een goedgekeurde jaarrekening te kunnen overhandigen.
Kun je met een boekhoudpakket zelfstandig de boekhouding doen?
De meeste zzp'ers zijn prima in staat om zelf hun boekhouding bij te houden. Er zijn daarnaast verschillende cursussen, videotrainingen, handleidingen en klassikale bijeenkomsten die je kunnen helpen bij het leren boekhouden. Mocht je er toch niet uitkomen, dan is het verstandig om een deskundige in te schakelen. Dit kan een administratie- of boekhoudkantoor zijn. Ook is het mogelijk om hybride te werken. Dit houdt in dat je zelf de boekhouding bijhoudt, maar dat je voor het controleren en verwerken van de gegevens een specialist inschakelt.
Beste boekhoudprogramma voor jouw bedrijf:
Toepassen van fiscale regelingen en aftrekposten
De meeste startende zzp'ers maken gebruik van verschillende fiscale regelingen. Dit zijn regelingen die ervoor zorgen dat je minder (of in sommige gevallen bijna geen) belasting hoeft te betalen. Zo is er bijvoorbeeld de MKB-winstvrijstelling of de middelingsregeling. Het op de juiste manier toepassen van deze regelingen kan je veel belasting besparen. Met een boekhoudprogramma is het een stuk eenvoudiger om deze regelingen toe te passen. Ook kun je met een boekhoudprogramma makkelijker aftrekposten declareren. Dit zijn kosten die in mindering worden gebracht op de inkomstenbelasting. Een ander groot voordeel in het automatisch afschrijven op vaste activa. Daarnaast kun je ook alle transitorische posten eenvoudig monitoren. Dit zijn openstaande vorderingen die nog voldaan moeten worden. De vaste activa zijn ook weer belangrijk voor het kunnen opmaken van de balans.
Lees hierover ons artikel: Met welke fiscale regelingen heb je als zzp'er te maken? (het zijn er best veel)
Veelgestelde vragen over online boekhouden:
-
Is het verstandig om een boekhouder in te schakelen?
Dit is afhankelijk van je eigen situatie. Als je weinig tijd hebt of niet goed bent in boekhouden, dan kan het verstandig zijn om een boekhouder in te schakelen. Een boekhouder kan je helpen bij het invoeren van gegevens, het maken van jaarverslagen en het doen van belastingaangiften. Als je goed bent in boekhouden en je bedrijf niet te groot is, dan is het vaak niet nodig om een boekhouder in te schakelen. Je kunt dan zelf je boekhouding bijhouden met behulp van een boekhoudprogramma.
-
Wat is het verschil tussen online en offline boekhouden?
Online boekhouden houdt in dat je de boekhouding bijhoudt met behulp van een online programma. Dit programma wordt via internet aangeboden door een softwarebedrijf. Je kunt hiermee op elk moment en vanaf elke plek inloggen en werken aan je boekhouding. Offline boekhouden houdt in dat je de boekhouding bijhoudt met behulp van een programma op je computer. Dit programma wordt geïnstalleerd op je computer en kan alleen op die computer gebruikt worden.
-
Is online boekhouden veilig?
Ja, online boekhouden is veilig. De meeste bedrijven die online boekhoudprogramma's aanbieden maken gebruik van een beveiligde server. Dit betekent dat je gegevens alleen toegankelijk zijn voor mensen die jij toestemming geeft. Daarnaast is het ook mogelijk om een back-up te maken van je gegevens. Op deze manier kan je altijd terugvallen op een reservekopie als er iets misgaat met je gegevens. De aanwezigheid van back-ups is erg belangrijk wanneer we het hebben over de boekhouding. Hiermee voldoe je ook meteen aan de wettelijke bewaarplicht. Alle boekhoudprogramma's werken in de cloud en servers staan in Nederland. Op de lange termijn hoef je dus niet bang te zijn dat de financiële administratie verloren gaat. Ook zijn er belangrijke keurmerken met betrekking tot online boekhouden.
-
Is online boekhouden makkelijk?
Ja, online boekhouden is relatief makkelijk. Je hoeft niet langer te werken met een papieren boekhouding. Gegevens met de hand invoeren is voor een groot deel verleden tijd. Alles kan online worden bijgehouden en je hebt altijd en overal toegang tot je gegevens. Daarnaast zijn er veel hulpmiddelen beschikbaar om je te helpen bij het bijhouden van je boekhouding. De meeste boekhoudkundige fouten worden voorkomen door het gebruik van een boekhoudprogramma. Denk alleen al aan het grote voordeel van het eenvoudig btw-aangifte doen. Daarnaast voorkomt een boekhoudpakket fouten met de btw-aangifte. De Belastingdienst heeft al verschillende keren aangegeven voorstander te zijn van boekhoudprogramma's. De software voorkomt namelijk fouten tijdens het boekhouden. Dit is een groot voordeel van boekhoudprogramma's
-
Kan ik mijn gegevens exporteren naar Excel?
Ja, je kunt je gegevens exporteren naar Excel of een ander programma. Dit is handig als je de gegevens wilt gebruiken voor een bepaald doel, bijvoorbeeld het maken van een rapport of een jaarverslag. Het exporteren van gegevens is vaak heel eenvoudig. Je klikt op de knop 'Exporteren' en kiest vervolgens het formaat waarin je de gegevens wilt exporteren.
-
Is online boekhouden gratis?
Nee, online boekhouden is niet gratis. De meeste bedrijven die online boekhoudprogramma's aanbieden, vragen een maandelijkse of jaarlijkse vergoeding. Dit is afhankelijk van het type programma en de extra functionaliteiten die je gebruikt. Alle aanbieders bieden een gratis proefperiode aan. Dit is handig als je wilt uitzoeken of een bepaald programma geschikt is voor je. Gratis boekhouden is eigenlijk alleen mogelijk met Excel. Ook dan is het gratis boekhouden niet echt mogelijk, omdat een spreadsheet boekhouden vaak ook gekocht zal moeten worden. Daarnaast is het voor de financiële situatie echt beter om gebruik te maken van een online boekhoudpakket. Dat is alles wat je nodig hebt als zzp'er.
Overzicht van boekhoudprogramma’s
Nu je weet wat de belangrijkste functies zijn, is het tijd voor een overzicht van de beste online boekhoudprogramma’s. Wij hebben de volgende boekhoudprogramma’s voor je uitgezocht:
Boekhoudpakketten vergelijken
Op onze vergelijkingspagina kun je de verschillende programma’s met elkaar vergelijken. Let bij het maken van je keuze vooral op de prijs, de gebruikerservaring en op de functionaliteiten die je echt nodig hebt. Als je een keuze hebt gemaakt, kun je meteen aan de slag met het programma. Voor extra hulp kun je ook eerst kijken op onze keuzewijzer. Hier is ook andere software te vinden om tot het juiste boekhoudpakket te komen. De belangrijkste functies voor de financiële administratie zijn allemaal standaard opgenomen in een boekhoudpakket. Ook kun je met een boekhoudpakket voldoen aan de regels omtrent de fiscale verplichtingen. Alles wat je nodig hebt, is aanwezig binnen de verschillende boekhoudprogramma's. Een boekhoudpakket kun je gratis uitproberen met een proefaccount.
Een van de belangrijkste voordelen is toch wel het gemak. Daarnaast zul je minder snel fouten maken in de boekhouding.
Er zijn veel voordelen te bedenken om gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Het bijhouden van de inkomsten en uitgaven is vaak het belangrijkst.Mijnzzp.nl