Wanneer je een eenmanszaak opstart zijn er uiteraard verschillende administratieve verplichtingen waaraan je moet zien te voldoen. Het voeren van de boekhouding is voor menig aantal ondernemers toch een beetje een vervelend punt. Omwille van die reden wordt er in de praktijk ook vaak voor gekozen om een beroep te doen op de diensten van een boekhouder of accountant. Op deze manier zorg je ervoor dat je zelf zo goed als geen omkijken meer zal hebben naar je administratie. Daar tegenover staat natuurlijk wel dat je voor het inschakelen van een boekhouder bepaalde kosten zal moeten betalen. Wij willen je graag laten weten hoeveel deze kosten bedragen en waar je bij de prijzen voor een goede zzp boekhouder vergelijking rekening mee moet houden. Vanzelfsprekend kun je alsnog zelf ook gebruikmaken van een online boekhoudprogramma. Wij proberen de veelgestelde vragen te beantwoorden in dit artikel.
Het vergelijken van boekhouders is natuurlijk wel maatwerk omdat een boekhouder met verschillende bedrijven en werkzaamheden te maken kan krijgen. Het verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting betreft natuurlijk andere werkzaamheden dan het verzorgen van de aangifte dividendbelasting. Ook de aangifte omzetbelasting kan bedrijf enorm verschillen. Bovendien kan een boekhouder zzp werkzaam zijn als zelfstandig ondernemer, maar ook voor een groot kantoor. Als je geld wilt besparen op de boekhoudkosten, kun je het beste meerdere offertes aanvragen en een kennismakingsgesprek hebben met de nieuwe boekhouder. Overigens kun je ook geld besparen door het krijgen van goed fiscaal advies. Zie voor het inschatten van de jaarlijkse boekhoudkosten ook onze handige rekentool
Inhoudsopgave
Gemiddelde kosten boekhouder?
• Uurtarief boekhouder
Welke taken wil uitbesteden aan je boekhouder?
De basis voor het uitvoeren van een vergelijking, wat moet je aangeven?
• 1.) Voor welk type onderneming wil je een boekhouder inschakelen?
• 2.) Hoeveel transacties worden er maandelijks uitgevoerd?
• 3.) Welke belastingaangiften wil je precies uitbesteden aan je boekhouder?
• 4.) Beschik je over speciale adviesbehoeften of niet?
• 5.) Hoeveel van je boekhouding wil je zelf gaan doen?
Besparen op de boekhouding van je eenmanszaak? Dat kan met deze tips!
• Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?
• Is je onderneming door de jaren heen aanzienlijk gegroeid?
Prijzen van (online) boekhoudprogramma’s vergelijken loont!
• Een eenmanszaak kent verschillende belangrijke aandachtspunten
Mkb-winstvrijstelling
Aangifte inkomstenbelasting
• Aangifte inkomstenbelasting doen met een boekhoudprogramma
Voordeel online boekhouden
• Aangifte omzetbelasting opmaken en indienen
• Conclusie; denk goed na over de boekhouding van je eenmanszaak!
• Informatie over een boekhouder inhuren
• Boekhouding zelf doen
Gemiddelde kosten boekhouder?
Wanneer je de kosten van boekhouders gaat vergelijken is het van belang om met een aantal factoren rekening te houden. In eerste instantie is er de ervaring waar de boekhouder over beschikt. Veel ondernemers houden er geen rekening mee, maar de prijs wordt voor een significant deel berekend aan de hand van de ervaring die een boekhouder al dan niet heeft.
Uurtarief boekhouder
Voor een beginnende boekhouder kan er bijvoorbeeld sprake zijn van een uurtarief dat is gelegen rond de 40 à 45 euro per uur. Voor een boekhouder met een aantal jaren aan ervaring ligt die prijs al snel rond de 50 euro per uur. Kies je voor een zeer ervaren boekhouder? Dan mag je al snel rekening houden met een te betalen uurtarief dat is gelegen rond de 75 à 80 euro per uur. Het uurtarief boekhouder kan dus verschillen per boekhouder en het uurtarief boekhouder is zeker ook afhankelijk van de soort werkzaamheden. Het gemiddeld uurtarief van een boekhouder bedraagt ongeveer 55 euro per uur.
Een boekhouder voor een kleine bv is meestal wel duurder dan een boekhouder voor een eenmanszaak. Dit kan is ook van invloed zijn op het gemiddeld uurtarief. Een boekhouder inhuren is dan ook maatwerk en de kosten voor een boekhouder inhuren kunnen verschillen per rechtsvorm en het de specifieke financiële zaken.
Welke taken wil uitbesteden aan je boekhouder?
De exacte kosten die je voor de boekhouding van jouw eenmanszaak zal moeten betalen zijn uiteraard ook afhankelijk van de exacte taken die je wenst uit te besteden. In principe zijn er twee zaken die je op dit vlak moet aangeven aan de boekhouder, namelijk:
- Hoeveel boekingen verwacht je te hebben op jaarbasis.
- Welke onderdelen van je boekhouding wil je allemaal uitbesteden.
Voor heel wat ondernemers geldt namelijk dat ze er de voorkeur aan geven om hun zzp boekhouder niet per gewerkt uur te betalen, maar wel volgens een vastgesteld abonnement. Het afsluiten van een dergelijk abonnement brengt in de praktijk verschillende voordelen met zich mee. Denk hierbij aan:
- Het is altijd duidelijk hoeveel je periodiek voor je boekhouding moet betalen.
- Je wordt niet geconfronteerd met onverwachte (extra) kosten.
- Doorgaans vallen de kosten lager uit dan wanneer je, je boekhouder per uur zou betalen.
De prijzen vergelijken die boekhouders voor de boekhouding van jouw eenmanszaak in rekening brengen is in de praktijk altijd de moeite meer dan waard. Het spreekt immers voor zich dat deze kosten niet zijn vastgesteld, in tegendeel. Door het uitvoeren van een vergelijking zal je dan ook altijd kunnen vaststellen dat er een meer dan degelijk bedrag kan worden uitgespaard. De meeste kleine bedrijven kunnen in ieder geval flink besparen door het gebruik te maken van online boekhouden. De volgende stap is dan wellicht alles zelf doen nadat je de boekhoudsoftware hebt leren kennen. Een jaarrekening opstellen is overigens niet nodig als zzp'er.
De basis voor het uitvoeren van een vergelijking, wat moet je aangeven?
De bovenstaande informatie heeft reeds aangegeven waar je ongeveer rekening mee moet houden tijdens je zoektocht naar een geschikte boekhouder voor jouw eenmanszaak. Het spreekt echter voor zich dat dit nog maar het puntje van de ijsberg is. In de praktijk zijn er dan ook zeker nog menig aantal andere factoren waar je ook de nodige aandacht aan zal moeten besteden. De kosten boekhouder zijn wel afhankelijk van verschillende factoren, Wat dit betreft raden we je aan om rekening te houden met de onderstaande aandachtspunten.
1.) Voor welk type onderneming wil je een boekhouder inschakelen?
- In eerste instantie is het bij het uitvoeren van een vergelijking altijd zeer belangrijk om rekening te houden met het soort bedrijfsvorm waarover je beschikt. De boekhouding van een eenmanszaak wil namelijk nog wel eens sterk verschillen ten opzichte van de boekhouding van een vennootschap. In dit specifieke geval ben je op zoek naar een boekhouder die je kan inschakelen voor je eenmanszaak. Dit betekent dat je gemiddelde boekhoudkosten sowieso al een stukje lager zijn gelegen.
2.) Hoeveel transacties worden er maandelijks uitgevoerd?
Voor het merendeel van de boekhouders geldt dat ze bij het bepalen van hun kosten in eerste instantie rekening houden met het aantal transacties of boekingen die worden gemaakt. Hoe meer transacties er zijn, des te meer werk de boekhouder heeft en des te hoger dus ook de kosten zullen komen te liggen. Omwille van deze reden loont het in de praktijk ook altijd de moeite om te proberen om zoveel mogelijk diensten of producten op één en dezelfde factuur te plaatsen. Dit uiteraard uitsluitend wanneer alle diensten en producten geleverd worden aan één en dezelfde klant, maar dat spreekt voor zich. Zo kan je de kostprijs van je boekhouding meteen danig inperken.
Voor het merendeel van de boekhouders geldt dat ze bij het bepalen van hun kosten in eerste instantie rekening houden met het 3.) Welke belastingaangiften wil je precies uitbesteden aan je boekhouder?
- Van belang om bij stil te blijven staan zijn het soort belastingaangiften die je wil uitbesteden aan een boekhouder. Voor menig aantal zzp'ers geldt in de praktijk dat ze niet alleen de Btw-aangifte, maar ook de jaarlijkse aangifte voor de inkomstenbelasting uitbesteden. Let op, heb jij als eenmanszaak bijvoorbeeld een webwinkel waarmee je ook producten naar het buitenland verkoopt? In dat geval moet je ook rekening houden met bijvoorbeeld de ICP-aangifte. De bedrijfsactiviteiten en de rechtsvorm bepalen voor een groot deel de verplichtingen en boekhoudkundige werkzaamheden.
4.) Beschik je over speciale adviesbehoeften of niet?
- Bij de prijzen van een boekhouder voor een eenmanszaak vergelijken dient er ook rekening te worden gehouden met mogelijke speciale adviesbehoeften waarover je zou kunnen beschikken. Voor het indienen van de aangiften geldt dat ze op verschillende manieren wat complexer kunnen worden. Dit bijvoorbeeld wanneer je zaken doet met buitenlandse ondernemingen. Beschik je bovendien als eenmanszaak over groeiambities en speel je bijvoorbeeld met het idee om met personeel te gaan werken? In al deze gevallen kan advies van een professionele boekhouder geen overbodige luxe zijn.
5.) Hoeveel van je boekhouding wil je zelf gaan doen?
- Het vijfde punt waar je aandacht aan zal moeten besteden heeft te maken met hoeveel van je administratie je zelf wil gaan doen. Voor steeds meer ondernemers geldt namelijk dat ze ook zelf gebruikmaken van een bepaald boekhoudprogramma. Dit zorgt ervoor dat ze uitsluitend een beroep doen op de diensten van een boekhouder voor het controleren van hun boekhouding of om advies bij in te winnen. Het spreekt voor zich dat de kosten in dit geval gevoelig lager zullen uitvallen. Een boekhouder inhuren kan best kostbaar zijn.
Besparen op de boekhouding van je eenmanszaak? Dat kan met deze tips!
Uiteindelijk dien je er rekening mee te houden dat een boekhouder je bedrijf best een aardige euro kan kosten. Dit geldt niet alleen voor vennootschappen, maar ook voor eenmanszaken. Het hoeft dan ook niet te verbazen dat heel wat ondernemers op zoek gaan naar mogelijkheden om deze kosten enigszins te kunnen drukken. Dat is mogelijk op verschillende manieren. Denk hierbij aan:
- Verzamel alle uitgaande facturen digitaal en sorteer ze op datum.
- Scan bonnen in en verzamel ze samen met je inkomende facturen en sorteer ze op datum.
- Zorg voor het verzamelen van onduidelijke bankafschriften en licht ze toe aan je boekhouder.
- Leg een overzichtelijke rittenadministratie aan wanneer je vaak zakelijke ritten doet.
- Contante uitgaven en inkomsten hou je bij voorkeur overzichtelijk bij in een kasboek.
Zoals eerder op deze pagina reeds aangegeven proberen heel wat eenmanszaken ook de kosten van hun boekhouder te drukken door een deel van de administratie zelf te doen. Dat is door de jaren heen veel eenvoudiger geworden. Tegenwoordig is het bijvoorbeeld mogelijk om gebruik te maken van verschillende online boekhoudprogramma’s. Niet alleen kan je hier zeer eenvoudig bijvoorbeeld je aan- en verkoopfacturen in toevoegen, daarnaast kan je ook een debiteuren- en crediteurenbestand aanleggen.
Wanneer je alle gegevens goed bijhoudt, zul je kunnen vaststellen dat deze software je boekhouder ongelofelijk veel werk uit handen kan nemen. Het spreekt voor zich dat je dit in de praktijk ook altijd vertaalt, zal zien in de kostprijs die je boekhouder in rekening brengt.
Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?
Wanneer je de prijzen van een boekhouder voor een eenmanszaak gaat vergelijken zul je kunnen vaststellen dat er hier en daar mogelijk ook een accountant tussen zal verschijnen. Voor menig aantal ondernemers die een eenmanszaak hebben is het niet helemaal duidelijk wat nu precies het verschil is tussen beiden. Het belangrijkste verschil zit hem in de expertise waarover men beschikt.
Een accountant is doorgaans een stuk gespecialiseerder en beschikt over (nog) meer kennis dan een boekhouder. Deze kennis is eigenlijk echter uitsluitend vereist wanneer er zich een complexe situatie voordoet. Ook grotere ondernemingen kunnen gebaat zijn bij de diensten van een accountant. In het geval van een eenmanszaak is het doorgaans meer dan voldoende om een beroep te doen op de diensten van een boekhouder. Een boekhouder inhuren is in ieder geval minder kostbaar dan een accountant inhuren.
Is je onderneming door de jaren heen aanzienlijk gegroeid?
Speel je dan ook met het idee om uit te breiden naar het buitenland of wil je graag gaan werken met personeel? Is er bovendien op een zeker ogenblik ook sprake van de aanwezigheid van meer complexe bedrijfsmiddelen zoals immateriële vaste activa? In deze gevallen kan het interessant zijn om een beroep te doen op de diensten van een accountant. Hij beschikt immers over alle vereiste expertise om je in dergelijke situaties optimaal van dienst te kunnen zijn. Accountants kunnen in veel gevallen ook gezien worden als belangrijke adviseur. Accountants zijn ook aan meer regels gebonden dan boekhouders. Denk bijvoorbeeld aan de aansprakelijkheid met betrekking tot een controle.
Prijzen van (online) boekhoudprogramma’s vergelijken loont!
Het vergelijken van de prijzen die door boekhouders voor de boekhouding van een eenmanszaak in rekening worden gebracht is dus duidelijk de moeite waard. Het uitvoeren van een vrij eenvoudige vergelijking kan er dan ook in de praktijk al vrij snel voor zorgen dat je behoorlijk wat kosten kan uitsparen. Wat echter wanneer je er als ondernemer graag voor zou willen kiezen om (een gedeelte van) je administratie zelf in handen te nemen?
In dat geval is het mogelijk om over te gaan tot de aankoop van een bepaald online boekhoudprogramma. Nu zeggen we wel aankoop, maar in het merendeel van de gevallen is het zo dat je voor het gebruik een periodieke vergoeding betaalt.
In het bijzonder wanneer je eigenaar bent van een eenmanszaak zal je kunnen vaststellen dat een eigentijds online boekhoudprogramma nagenoeg alle vereiste boekhoudkundige taken voor jou kan uitvoeren. Bovendien zijn er nog meer voordelen waar je op kan rekenen.
- Je hebt waar en wanneer je dat wenst altijd inzage in je boekhouding.
- Je beschikt altijd over een digitale kopie van je boekhouding.
- Diverse berekeningen kunnen door het programma zelf worden uitgevoerd.
- Je beschikt altijd over een actuele inzage in je bedrijfsfinanciën.
Bovenstaande zijn uiteraard nog lang niet alle voordelen. Door een groot deel van je boekhouding zelf te doen zul je automatisch (nog) meer voeling creëren met je eenmanszaak. Bovendien is ook het financiële voordeel dat je op deze manier kan realiseren voor wat het uitbesteden van je boekhouding betreft niet onaanzienlijk te noemen.
Heb je bovendien omwille van wat voor reden dan ook behoeften aan bijvoorbeeld een (tussentijdse) balans van je bedrijf? Dan ben je daarvoor niet afhankelijk meer van een derde partij. Je kan deze wanneer je dat maar wenst opvragen.
Een eenmanszaak kent verschillende belangrijke aandachtspunten
De administratie voor een eenmanszaak draait niet alleen om de omzetbelasting of de financiën. Denk bijvoorbeeld ook aan de zelfstandigenaftrek. De zelfstandigenaftrek is voor kleine ondernemers meestal erg belangrijk. De overheid en de Belastingdienst hebben verschillende extra aftrekposten in het leven geroepen voor kleine ondernemers. Denk bijvoorbeeld ook aan de mkb winstvrijstelling. Goed financieel advies is voor veel zzp'ers belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan het krijgen van financieel advies over de aangifte vennootschapsbelasting. Deze aangifte kan beste complex zijn en daarom is het krijgen van goed advies belangrijk.
Deze aftrekposten kunnen grote invloed hebben op de financiële positie van je onderneming. Als zzp'er kan het fiscaal voordeel behoorlijk oplopen wanneer je gebruikmaakt van de verschillende regelingen. Ook de startersaftrek maakt hiervan een belangrijk onderdeel uit. De startersaftrek komt op verschillende manieren voor wanneer je gaat beginnen als zelfstandig ondernemer.
Mkb-winstvrijstelling
Voor de inkomstenbelasting kan het als startende zzp'er raadzaam zijn om gebruik te maken van de Mkb-winstvrijstelling. De meeste ondernemers kunnen hierdoor de winst behoorlijk verlagen. Bij de Belastingdienst is veel informatie te vinden over deze fiscale regeling. Ook een boekhouder moet op de hoogte zijn van deze regeling. Kijk goed of je boekhouder rekening heeft gehouden met de regeling wanneer je belastingaangifte doet.
Aangifte inkomstenbelasting
Als zzp'er moet je, net als iedereen, elk jaar een aangifte inkomstenbelasting indienen. Als kleine ondernemer kun je echter extra aftrekposten gebruiken om je winst te verminderen en je teruggavebedrag te verhogen. Voor de aangifte inkomstenbelasting is het met een eenmanszaak niet nodig om een jaarrekening te laten maken.
Een jaarrekening is niet verplicht wanneer je gekozen hebt voor de rechtsvorm eenmanszaak. Wel moet je als zzp'er een winst- en verliesrekening of resultatenberekening opstellen inclusief de balans. Grote bedrijven zijn wel verplicht om een jaarrekening te laten opstellen. Ook voor een besloten vennootschap is het verplicht om een jaarrekening te laten opstellen. Grotere bedrijven maken in de meeste gevallen gebruik van dubbel boekhouden. Dit is veel complexer dan enkelvoudig boekhouden.
Aangifte inkomstenbelasting doen met een boekhoudprogramma
Het is mogelijk om zelf de aangifte inkomstenbelasting op te maken en in te dienen bij de Belastingdienst. Dit kan alleen als je zzp'er bent met een eenmanszaak zonder personeel. Het boekhoudpakket moet dan wel beschikken over de module Automatische Winstaangifte. Voor het doen van de aangifte inkomstenbelasting moet je wel een koppeling maken met de Belastingdienst vanuit het boekhoudpakket. Deze koppeling kun je ook gebruiken voor andere taken binnen de financiële administratie. Denk bijvoorbeeld aan het delen van financiële rapportages.
Voordeel online boekhouden
Het is tegenwoordig ook prima mogelijk om zelf de administratie bij te houden met boekhoudsoftware. Met je btw-identificatienummer kun je bijvoorbeeld zelf eenvoudig btw-aangifte doen en andere aangiftes verzorgen. Dit kun je ook in samenwerking doen met een boekhouder of administratiekantoor. Door middel van online boekhouden kun je de gehele financiële administratie eenvoudig zelf bijhouden. Als zzp'er of als freelancer heb je dan ook de beschikking over een app voor de administratie.
Hierdoor kun je ook buiten kantoor werken aan de administratie. Een goed boekhoudpakket voor zzp'ers is bijvoorbeeld e-boekhouden. Met dit boekhoudpakket kun je financiële rapportages opstellen, de jaarrekening opstellen en natuurlijk de complete financiële administratie bijhouden. Naast e-boekhouden zijn er nog meer goede boekhoudpakketten beschikbaar. All boekhoudpakketten zijn overigens voorzien van een keurmerk Betrouwbaar Boekhouden. Zie voor meer informatie ook onze keuzewijzer.
Aangifte omzetbelasting opmaken en indienen
Voor de aangifte omzetbelasting kun je vanzelfsprekend gebruikmaken van een boekhouder. In de praktijk is het zo dat veel zzp'ers zelf de aangifte omzetbelasting opmaken en indienen. Het indienen van de aangifte omzetbelasting kan via de website van de Belastingdienst maar ook met behulp van een boekhoudprogramma. Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudpakket dan zal de software de btw-aangifte automatisch berekenen aan de hand van de ingeboekte facturen.
Het is dus niet nodig om handmatig de btw-aangifte te berekenen. Er zijn nog steeds redelijk veel zzp'ers die Excel gebruiken voor het berekenen van de btw-aangifte. Dit gaat redelijk vaak fout en is ook niet echt aan te raden. Een boekhoudpakket voorkomt vergissingen met de btw-aangifte. Zie ook onze eigen btw- calculator voor het uitrekenen van de btw-aangifte.
Conclusie; denk goed na over de boekhouding van je eenmanszaak!
De boekhouding die je moet voeren als eigenaar van een eenmanszaak wordt in de praktijk vaak omschreven als een noodzakelijk kwaad. We hoeven echter niet te benadrukken hoe belangrijk ze is. Dit niet alleen omdat je moet zien te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, maar ook omdat je uiteraard alleen door middel van je boekhouding een correct en actueel beeld kan krijgen van je onderneming. Ook kun je door op de juiste manier te boekhouden verschillende fiscale voordelen behalen. Een niet onbelangrijke keuze die je hoe dan ook zal moeten maken heeft betrekking tot de manier waarop je die boekhouding gaat voeren.
Informatie over een boekhouder inhuren
Om dat totale kosten laag te houden van een boekhouder kun je bijvoorbeeld zelf de facturen inboeken en andere eenvoudige financiële zaken zelf uitvoeren. Ook kun je met een boekhoudpakket de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting zelf indienen. Het is zoals eerder omschreven ook mogelijk om de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting op te maken met een goed boekhoudpakket.
Een boekhouder inschakelen kan ook alleen voor bepaalde werkzaamheden. Een boekhouder verzorgt alleen wat je afspreekt met de boekhouder. Wanneer je een boekhouder inschakelt is het wel belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de werkzaamheden en de jaarlijkste kosten. Vanzelfsprekend kun je ook de gehele boekhouding laten verzorgen. Het laten verzorgen van de gehele boekhouding is relatief gezien wel kostbaar. Aan de andere kant zijn het wel weer zakelijke kosten.
Boekhouding zelf doen
Ga je, je boekhouding bijvoorbeeld (grotendeels) zelf doen en ga je daarvoor gebruikmaken van een online boekhoudprogramma of ga je, je boekhouding toch uitbesteden? In het laatste geval is een vergelijking uitvoeren tussen de verschillende boekhouders waar je een beroep op kan doen sterk aanbevolen. Verschillende boekhouders voor je eenmanszaak vergelijken zorgt ervoor dat je niet alleen een goed beeld krijgt van de verschillen in kosten, daarnaast zal ook het verschil in bijvoorbeeld ervaring en mogelijkheden al snel duidelijk worden. Betrouwbaarheid is overigens wel een belangrijk woord wanneer we het hebben over de bedrijfsvoering. Dit heeft vanzelfsprekend ook betrekking op de financiële administratie.
Ook zijn er veel zzp'ers die bepaalde werkzaamheden liever zelf uitvoeren. Hierdoor kun je de boekhoudkosten als zzp'er relatief laag houden. De tarieven boekhouder kunnen enorm verschillen tussen de boekhouders. Een goedkope boekhouder hoeft overigens geen slechte boekhouder te zijn. We hopen dat de veelgestelde vragen inmiddels duidelijk geworden zijn.
Mijnzzp.nl