Je hebt als ondernemer de keuze om de boekhouding aan een boekhouder over te laten of om het zelf te doen. In het laatste geval is het handig om van een boekhoudprogramma gebruik te maken en op gezette tijden de administratie bij te werken. Daarbij is het handig om structuur aan te brengen in de manier waarop je bonnen en facturen verwerkt in de boekhouding. Bekijk onderstaande tips om het jezelf gemakkelijk te maken en verzekerd te zijn van een nauwkeurige en kloppende boekhouding.
Inhoudsopgave
• Scan papieren bonnen
• Maak een kopie van bonnen
• Controleer facturen
• E-factureren versturen naar de overheid
• Bonnen en facturen veilig digitaal bewaren
• Automatisch de btw verrekenen in de boekhouding
• Facturen maken en sturen
Scan papieren bonnen
Bij het doen van inkopen of bij zakelijke uitgaven, die je in een fysieke winkel afrekent, krijg je doorgaans een bon op papier. Dit is eveneens het geval als je bijvoorbeeld een aankoop contant betaalt. De papieren bonnetjes zijn niet geschikt om jarenlang te bewaren, wat volgens de regelgeving nodig is. Daarom is het aan te raden om de bonnetjes te scannen en digitaal te verwerken in je boekhouding. Er zijn meerdere boekhoudprogramma’s die in een app voorzien, waarmee het heel gemakkelijk is om bonnen te scannen en zelfs de informatie al in je boekhouding te laten verwerken. Je hoeft dan alleen nog maar een controle uit te voeren.
Maak een kopie van bonnen
Wil je toch de bonnen ook op papier bewaren, zorg er dan voor dat je een kopie maakt en deze ook bewaart bij het originele bonnetje. Op een papieren bon vervaagt de opdruk namelijk na verloop van tijd en daarmee gaat anders een bewijsstuk verloren. Vooral thermische kassabonnen vervagen in de loop van de tijd. Voor jouw financiële administratie is het dus van belang om een kopie van de bonnen te maken. Een combinatie van e-mails en gedrukte facturen is tevens denkbaar als bewijslast voor jouw administratie.
Controleer facturen
Krijg je facturen binnen per post of digitaal die je nog moet betalen? Controleer eerst dan of de factuur correct is en voldoet aan de gestelde eisen. De Belastingdienst schrijft namelijk voor waar een factuur aan moet voldoen. Dit geldt zowel voor facturen die je ontvangt als die je verstuurt. Voldoet de ingekomen factuur aan de eisen? Dan is het aan te raden om deze in je boekhouding te verwerken. Wil je niet direct betalen dan is het na de latere betaling uiteraard nog nodig om dit in je boekhoudprogramma aan te passen.
E-factureren versturen naar de overheid
Zzp'ers en leveranciers van een product of dienst in Nederland zijn verplicht facturen digitaal aan te leveren wanneer zij zaken doen met de Rijksoverheid of gemeente. Dit kan door het versturen van e-facturen en ook UBL-facturen. Alle overheidsdiensten zijn in tegenwoordig in staat om ontvangen e-facturen te verwerken. Binnen Nederland ontvangen de meeste bedrijven tegenwoordig digitale facturen. Het maakt verder niet uit of dit een product of dienst betreft. Ook naar het buitenland is het normaal om gebruik te maken van e-facturen.
Bonnen en facturen veilig digitaal bewaren
Als je boekhoudsoftware gebruikt, hoef je je geen zorgen te maken over de fiscale bewaarplicht. De boekhoudsoftware maakt dagelijks een kopie (back-up) van de volledige administratie. Bovendien worden alle gegevens op servers in Nederland opgeslagen. Je financiële gegevens zijn dus veilig en op ieder moment beschikbaar in de cloud.
Automatisch de btw verrekenen in de boekhouding
Een boekhoudprogramma heeft het voordeel dat de software de btw kan verrekenen van alle ingeboekte bonnen en facturen. Het is dus niet langer nodig het inclusief btw-bedrag te berekenen naar exclusief btw. Het is ook mogelijk de btw-aangifte vanuit de boekhoudsoftware te doen. Dit voorkomt eventuele btw fouten in de boekhouding. Online boekhouden maakt het dus mogelijk om makkelijk de boekhouding bij te houden.
Facturen maken en sturen
Het is met alle boekhoudprogramma's mogelijk om zelf facturen te maken in de eigen huisstijl van je bedrijf. In de meeste gevallen is er geen beperking met betrekking tot het aantal facturen dat je mag aanmaken en versturen. Alle binnenkomende en verstuurde e-facturen worden automatisch verwerkt in de administratie. Ook andere processen binnen je financiële administratie zijn grotendeels te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van de jaarlijkse winst- en verliesrekening die je nodig hebt voor de aangifte inkomstenbelasting als zzp'er.
Mijnzzp.nl