Ook in het digitale tijdperk komt het in bepaalde situaties voor dat je naar klanten een zakelijke brief dient op te stellen. Denk bijvoorbeeld maar aan een uitnodiging voor je zakelijke relaties of aan een reactie op een schriftelijke klacht van een klant. Zo is een verkoopbrief eveneens onder het rijtje van zakelijke brieven te scharen. Ontdek hier een aantal tips om zo professioneel mogelijk over te komen.
Inhoudsopgave
• Start met een inleiding
• Uitleg, toelichting of onderbouwing
• Slot
• Nog wat tips
Start met een inleiding
Een zakelijke brief begint met een inleiding. Betreft het een reactie op een brief van een klant dan vat je de situatie in de inleiding samen. In andere situaties maak je gebruik van de inleiding om met een aantrekkelijke openingszin te komen. Bijvoorbeeld als het om een verkoopbrief of zakelijke uitnodiging gaat.
Uitleg, toelichting of onderbouwing
Na de inleiding komt de kern van het verhaal in de zakelijke brief naar klanten te staan. Je geeft bijvoorbeeld een toelichting op de inleiding met meer uitleg of een onderbouwing van je verhaal. Het is handig om per alinea één onderwerp te behandelen en de belangrijkste informatie komt vooraan te staan. Het is van belang om er een logisch verhaal van te maken, waarbij de onderwerpen verder op elkaar aansluiten.
Slot
Het slot van de zakelijke brief hoeft niet heel lang te zijn. Het is zelfs beter om het slot kort en krachtig te houden. Net als voor de inleiding geldt dat het van belang is om clichés zoveel mogelijk te vermijden.
Nog wat tips
Bij een zakelijke brief is het niet verstandig om met een tijdsbepaling of met ’ik’ te beginnen. Dat komt namelijk niet erg professioneel over. Het is verder aan te raden om een positieve insteek te hebben. Bijvoorbeeld door met een oplossing voor een probleem te komen. Verder vinden de meeste klanten het prettig als er een bedankje volgt, zoals in een reactie vergezeld van een offerte. Ook is het belangrijk om een zakelijke brief persoonlijk te maken door de naam van de ontvanger in de aanhef te benoemen. Vergeet verder niet om je contactgegevens in de zakelijke brief op te nemen.
Lees ook ons artikel: tips voor het versterken van je personal branding
Mijnzzp.nl