Verstuur je als ondernemer een offerte, factuur of nieuwsbrief aan je klanten? Dit betekent dat je te maken hebt met persoonsgegevens en dat de privacywetgeving van toepassing is. De Algemene verordening persoonsgegevens (AVG) kent een verplichtend karakter voor wat betreft het beschermen van klantgegevens. Dit geldt ook als je bijvoorbeeld adresgegevens vastlegt of als je afspraken in een agenda noteert. Het is dan ook belangrijk om zorgvuldig met klantgegevens om te gaan.
Inhoudsopgave
• Vraag niet naar gegevens die je niet nodig hebt
• Bewaar gegevens niet langer dan nodig
• Termijn gegevens bewaren
• Bewaar persoonsgegevens offline
Vraag niet naar gegevens die je niet nodig hebt
Heb je alleen een naam en een adres nodig van je klant? Vraag dan niet naar overbodige zaken, zoals de geboortedatum. Je hoeft dan geen onnodige gegevens op te slaan en te beschermen.
Bewaar gegevens niet langer dan nodig
Je kan klanten laten weten in bijvoorbeeld een privacyverklaring dat je gegevens niet langer dan nodig bewaart. Indien een klant zich heeft ingeschreven voor een nieuwsbrief is het bijvoorbeeld nodig om het e-mailadres te bewaren. Schrijft een klant zich uit voor de nieuwsbrief dan hoef je het e-mailadres niet meer te bewaren. Dit dient dan namelijk geen doel meer. Daarom is het aan te raden om dergelijke gegevens te verwijderen.
Termijn gegevens bewaren
Bij een ingevuld contactformulier, waarop een vraag is gesteld, kan je de gegevens verwijderen als er antwoord is gegeven of als het probleem is opgelost. Eventueel is het mogelijk om er een termijn aan vast te maken, zodat de gegevens op een vast moment in de toekomst worden verwijderd. Bijvoorbeeld na een periode van drie maanden. Dit geldt niet voor alle gegevens, want er is informatie die je langer moet bewaren. Bijvoorbeeld als een klant een product heeft gekocht. Je moet dan namelijk aan de bewaarplicht van de Belastingdienst voldoen.
Bewaar persoonsgegevens offline
Het is mogelijk om klantgegevens zorgvuldig te bewaren als je deze niet meer nodig hebt, maar wel aan de bewaarplicht moet voldoen. In dit geval is het mogelijk om de persoonsgegevens bijvoorbeeld offline op te slaan. Het is wat dat betreft altijd belangrijk om te kijken naar wat de beste manier is om klantgegevens te bewaren die je niet meer voor je bedrijf gebruikt.
Mijnzzp.nl