Als startende ondernemer krijg je met boekhouding te maken. De boekhouding heeft betrekking op het systematisch verzamelen van alle financiële administratie. De financiële administratie van een bedrijf bestaat dan ook uit alle gegevens die te maken hebben met de inkomsten en uitgaven van een bedrijf. Dit omvat zowel de boekhouding als de belastingaangifte. Naast de financiële administratie, is er meestal ook sprake van een algemene administratie. Elk van deze administraties heeft zijn eigen specifieke doelstellingen en regels. In dit artikel gaan we in op waaruit de financiële administratie bestaat en gaan we in op veelgestelde vragen. We bespreken alle onderdelen die hierbij komen kijken, zodat je een goed beeld hebt van wat er allemaal bij komt kijken.
Alle ondernemers moeten de financiële administratie nauwkeurig bijhouden volgens de eisen van de Belastingdienst. Aan het eind van het jaar maken zzp'ers de balans op en stellen de winst- en verliesrekening op. Dit is ieder jaar opnieuw wettelijk verplicht. Op basis van deze gegevens kunnen zzp'ers met een eenmanszaak de aangifte inkomstenbelasting bij de Belastingdienst doen. De meeste zzp'ers gebruiken hiervoor een online boekhoudprogramma.
Inhoudsopgave:
- Financiële administratie bijhouden
- Het doel van de financiële administratie?
- Wat is het verschil tussen een boekhouding en een administratie?
- Boekhouden en de Belastingdienst
- Online boekhouden of Excel gebruiken
- Financiële administratie en btw-afdracht
- Is het bijhouden van de financiële administratie verplicht?
- Welke soorten administratie zijn er?
- Hoe kun je eenvoudig de financiële administratie bijhouden?
- Financiële administratie uitbesteden
- Administratief bewijs
- Factureren en boekhouden
- Bewaren van de boekhouding
- Uitbesteden van de financiële rompslomp
- Zzp administratie opzetten
- Administratiesoftware vergelijken
Financiële administratie bijhouden
De financiële administratie bestaat alleen uit de administratie die te maken heeft met financiële cijfers. Dit omvat zowel de boekhouding als de belastingaangifte. Het doel van de financiële administratie is het inzichtelijk maken van alle inkomsten en uitgaven van een bedrijf. Hierdoor kan de ondernemer bepalen of het bedrijf winst maakt of niet. Het bijhouden van de financiële administratie is verplicht voor ondernemers. De financiële administratie bestaat uit de volgende onderdelen:
Onderdelen van de financiële administratie:
- Grootboekadministratie.
- In- en verkoopadministratie.
- De omzetbelasting.
- Debiteuren- en crediteurenadministratie.
- Voorraadadministratie.
- Belastingaangiften.
- Salarisadministratie.
Het doel van de financiële administratie?
De financiële administratie is om verschillende redenen belangrijk. Zo kan je als ondernemer met behulp van de financiële administratie bepalen of het bedrijf winst maakt of niet. Daarnaast geeft de financiële administratie inzicht in alle inkomsten en uitgaven, waardoor je als ondernemer grip houdt op de cashflow van de onderneming.
Ook voor het verkrijgen van een mogelijke lening is de financiële administratie van groot belang. Kredietverstrekkers willen namelijk graag inzicht hebben in de geldstromen van een bedrijf voordat ze een lening toekennen. Tot slot is de financiële administratie ook belangrijk voor het doen van belastingaangiften. Daarnaast heeft de Belastingdienst de financiële gegevens nodig om de administratie eventueel te kunnen controleren.
Wat is het verschil tussen een boekhouding en een administratie?
Er is een belangrijk verschil tussen de boekhouding en de administratie. De boekhouding heeft betrekking op alle financiële gegevens van een bedrijf. De administratie omvat daarentegen alle gegevens die te maken hebben met de dagelijkse gang van zaken binnen een bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan contactgegevens, mails en aan de registratie van de gemaakte uren. De facturen, financiële overeenkomsten en bijvoorbeeld het grootboek behoren wel toe tot de financiële administratie.
Boekhouden en de Belastingdienst
Zzp'ers zijn net zo als andere ondernemers verplicht om de financiële administratie bij te houden. Het maakt de Belastingdienst verder niet uit of je dit doet in Excel of binnen een online boekhoudprogramma. De meeste startende ondernemers maken tegenwoordig meteen gebruik van online boekhouden. Online boekhouden maakt het mogelijk om de financiële situatie nauwkeurig bij te houden.
Online boekhouden of Excel gebruiken
Online boekhouden heeft veel voordelen ten opzichte van het bijhouden van een administratie in Excel. Zo worden je gegevens automatisch gesynchroniseerd en ben je altijd en overal up-to-date. Ook kun je gebruikmaken van een app waarmee je onderweg snel je administratie kunt bijwerken. Ondernemers met een eenmanszaak hoeven alleen een balans en resultatenrekening op te stellen aan het einde van het jaar. Dit kun je ook met een Excel-bestand doen, maar dit is wel omslachtig. Daarnaast kun je met Excel geen btw-aangifte doen of de zakelijke rekening koppelen. Met een boekhoudprogramma kun je tegenwoordig ook de aangifte inkomstenbelasting opmaken en indienen bij de Belastingdienst.
Financiële administratie en btw-afdracht
De meeste ondernemers zijn verlicht om ieder kwartaal aangifte voor de btw doen bij de Belastingdienst. Met een online boekhoudprogramma is het berekenen en indienen van de btw-aangifte eenvoudig. Het boekhoudprogramma zal de btw-aangifte automatisch berekenen aan de hand van alle ingevoerde inkoopfacturen en verkoopfacturen. Je hoeft de btw-aangifte dus niet eerst zelf te berekenen. De btw-aangifte vormt een belangrijk onderdeel van de financiële administratie. Hoeveel btw je moet betalen kun je ook berekenen met onze btw-calculator.
Gratis btw-calculator Mijnzp.nl
Aftrekposten voor zzp'ers met een eenmanszaak:
Is het bijhouden van de financiële administratie verplicht?
Zoals je hebt kunnen lezen, is het verplicht om de financiële administratie bij te houden. Dit komt doordat je met behulp van de financiële administratie voor iedereen inzichtelijk kunt maken welke inkomsten en uitgaven er precies zijn geweest. Daarnaast heeft de Belastingdienst de gegevens nodig voor de belastingaanslagen. Ook voor de correcte aangifte omzetbelasting zijn de gegevens nodig. Het is daarom zo belangrijk om de financiële administratie goed bij te houden. Ook externe partijen kunnen belang hebben bij de cijfers met betrekking tot de financiële administratie. Denk bijvoorbeeld aan banken en aan mogelijke investeerders.
Welke soorten administratie zijn er?
Ondernemers kunnen te maken hebben met verschillende vormen van administratie. Denk bijvoorbeeld ook aan de urenregistratie die voor zzp'ers belangrijk kan zijn. Daarnaast kan er ook nog sprake zijn van een rittenadministratie. De administratie heeft dus niet alleen betrekking op binnenkomende en uitgaande facturen.
Hoe kun je eenvoudig de financiële administratie bijhouden?
De meeste ondernemers maken tegenwoordig gebruik van een boekhoudprogramma. Met een boekhoudprogramma kun je eenvoudig alle geldzaken en andere administratieve werkzaamheden bijhouden. De meeste starters houden tegenwoordig de administratie online bij. Ook voor mkb-bedrijven zijn er handige boekhoudpakketten beschikbaar.
Financiële administratie uitbesteden
Er zijn redelijk veel zzp'ers die de complete financiële administratie uitbesteden. Het uitbesteden van de financiële administratie is over het algemeen niet goedkoop, maar geeft wel veel rust. Het is dan wel belangrijk om een goede boekhouder of administratiekantoor uit te kiezen. De administratie uitbesteden kan overigens ook voor een deel gedaan worden. In dat geval gebruik je zelf een boekhoudprogramma en voer je alle basislevens zelf in zoals de bankafschriften, urenregistratie en alle andere financiële administratie. In dat geval hoef je alleen bepaalde werkzaamheden uit te besteden. Het uitbesteden van specifieke taken is al een stuk voordeliger dan het in het geheel uitbesteden van de financiële administratie.
Administratief bewijs
Het registreren van financiële gegevens moet dus gezien worden als bewijs. Met dit bewijs kun je op ieder moment aantonen wat er is gebeurd en welke financiële consequenties dit heeft. Zo kun je bijvoorbeeld aantonen dat een bepaalde uitgave is gedaan of welk bedrag er op de bankrekening staat. De financiële administratie vormt dus het bewijs voor alle financiële gebeurtenissen.
Factureren en boekhouden
Binnen de administratie is het belangrijk om goed te factureren. Je wilt tenslotte niet dat je klanten te lang op hun rekening moeten wachten. Factureren doe je het beste zo snel mogelijk na de levering van een product of dienst. Op deze manier voorkom je dat je klanten ontevreden zijn en misschien wel naar een andere leverancier overstappen. Ook is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de facturen netjes opgemaakt worden. Daarnaast is het belangrijk dat iedere factuur voorzien is van de juiste gegevens. Ook opdrachtgevers controleren hierop meestal streng.
Bewaren van de boekhouding
Ondernemers zijn in de meeste gevallen verplicht om alle financiële gegevens zeven jaar te bewaren. Wanneer het vastgoed betreft, geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar. Het is dus belangrijk dat je de financiële administratie goed bewaart. Denk bijvoorbeeld aan het maken van back-ups of aan het online bewaren van de gegevens.
Uitbesteden van de financiële rompslomp
Vanzelfsprekend behoort het uitbesteden van de werkzaamheden ook tot de mogelijkheden. Er zijn redelijk veel ondernemers die deels of volledig gebruikmaken van een boekhouder of accountant. Een groot voordeel hiervan is dat je zeker weet dat alle regels en wetten worden nageleefd. Daarnaast kun je ook advies inwinnen bij een boekhouder of accountant. De meeste zzp'ers hebben voor hun zaken voldoende aan een boekhouder. Het is wel gewoon mogelijk om de complete financiële administratie zelf bij te houden. Er is ook geen verplichting voor zzp'ers om de financiële administratie ui te besteden. De financiële administratie bijhouden mag dus gewoon zelf doen. Het is wel erg belangrijk om een goede administratie op te zetten. Het systematisch verzamelen van alle gegevens mag bijvoorbeeld niet versloffen.
Zzp administratie opzetten
De meeste zzp'ers boekhouden met een boekhoudpakket. Zzp'ers hebben te maken met enkelvoudig boekhouden. Enkelvoudig boekhouden is een relatief simpele manier van boekhouden. Ondernemers met een eenmanszaak of VOF zijn ook niet verplicht om officiële jaarstukken te laten maken. Een simpele winst- en verliesrekening inclusief de jaarlijkse balans is voldoende. Met de meeste boekhoudprogramma's kun je automatisch de resultatenrekening opstellen.
Administratiesoftware vergelijken
Op onze vergelijkingspagina is het eenvoudig om administratiesoftware te vergelijken voor je onderneming. Ook kun je zelf makkelijk je eigen voorkeuren aangeven. Met andere woorden is er voor iedere ondernemer wel een geschikt pakket beschikbaar. Ook kun je kiezen uit verschillende passende abonnementen. We hopen in ieder geval dat we de meest veelgestelde vragen over de financiële administratie hebben kunnen beantwoorden voor je.
Zzp'ers en andere ondernemers hebben dus te maken met algemene administratie en de financiële administratie.
De boekhouding noemt men ook wel de financiële administratie. De boekhouding gaat alleen om de cijfers en financiële afspraken.
Mijnzzp.nl