+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Waaruit bestaat de financiële administratie? Dit moet je als ondernemer bijhouden
Als startende ondernemer krijg je vroeg of laat te maken met boekhouden. Boekhouding gaat over het systematisch vastleggen van alle gegevens die te maken hebben met de inkomsten en uitgaven van je bedrijf. De financiële administratie bestaat dus uit alles wat met geldstromen en cijfers te maken heeft: van facturen en bankmutaties tot belastingaangiftes.
Naast de financiële administratie is er meestal ook een algemene administratie, zoals e-mails, afspraken en projectinformatie. In dit artikel leggen we uit waar de financiële administratie precies uit bestaat, wat je moet bewaren en hoe je dit slim organiseert.
Alle ondernemers moeten hun financiële administratie zorgvuldig bijhouden volgens de eisen van de Belastingdienst. Aan het einde van het jaar maken veel zzp’ers de balans op en stellen zij een winst- en verliesrekening op. Op basis daarvan kan een zzp’er met een eenmanszaak de aangifte inkomstenbelasting doen. Veel ondernemers kiezen hiervoor een online boekhoudprogramma, omdat dit overzicht geeft en het bijwerken eenvoudiger maakt.
Wat is financiële administratie?
De financiële administratie bestaat uit alle gegevens binnen je administratie die direct te maken hebben met financiële cijfers. Hieronder vallen zowel de boekhouding als de belastingaangifte. Het doel is helder: inzicht krijgen in inkomsten, uitgaven en resultaten, zodat je kunt beoordelen of je onderneming winst maakt en waar je kunt bijsturen. Het bijhouden van deze gegevens is verplicht.
Onderdelen van de financiële administratie
- Grootboekadministratie.
- In- en verkoopadministratie.
- De omzetbelasting en btw-overzichten.
- Debiteuren- en crediteurenadministratie.
- Voorraadadministratie (als je met voorraad werkt).
- Belastingaangiften (btw, inkomstenbelasting en eventueel loonheffingen).
- Salarisadministratie (als je personeel hebt).
Waarom is de financiële administratie zo belangrijk?
De financiële administratie is belangrijk, omdat je hiermee grip houdt op je onderneming. Je ziet in één oogopslag wat er binnenkomt, wat eruit gaat en hoe je resultaat zich ontwikkelt. Ook helpt het je om beter te sturen op liquiditeit en de cashflow van je bedrijf.
Daarnaast is een goed bijgehouden administratie vaak nodig bij een financiering of lening. Geldverstrekkers willen inzicht in geldstromen en cijfers voordat zij een aanvraag beoordelen. Ook is de financiële administratie de basis voor belastingaangiften. De Belastingdienst kan bovendien je administratie controleren, waardoor het belangrijk is dat je gegevens kloppen en goed terug te vinden zijn.
Verschil tussen boekhouding en administratie
Er is een duidelijk verschil tussen de boekhouding en de administratie. De boekhouding gaat over alle financiële gegevens (facturen, bankmutaties, grootboek, btw, rapporten). De algemene administratie is breder en omvat ook zaken zoals contactgegevens, e-mails, offertes, projectinformatie en afspraken. Zodra documenten of afspraken financiële gevolgen hebben (bijvoorbeeld contracten met tarieven), kunnen ze wél onderdeel worden van de financiële administratie.
Boekhouden en de Belastingdienst
Zzp’ers zijn net als andere ondernemers verplicht om de financiële administratie bij te houden. De Belastingdienst stelt geen eisen aan het hulpmiddel dat je gebruikt: dit kan in Excel of via een online boekhoudprogramma. Veel starters kiezen direct voor online boekhouden, omdat dit het bijhouden makkelijker maakt en je sneller inzicht hebt in je cijfers.
Online boekhouden of Excel gebruiken?
Online boekhouden heeft voordelen ten opzichte van Excel: gegevens zijn vaak automatisch bijgewerkt, je kunt bankkoppelingen gebruiken en je hebt meestal een app om onderweg bonnetjes of facturen te verwerken. Eenmanszaken hoeven aan het einde van het jaar meestal alleen een balans en resultatenrekening op te stellen. Dat kan ook in Excel, maar is vaak minder overzichtelijk, zeker als je daarnaast ook btw-aangiftes doet en bankmutaties wilt verwerken.
Btw-afdracht als onderdeel van je administratie
De meeste ondernemers doen ieder kwartaal btw-aangifte. Met online boekhouden kun je de btw-aangifte vaak automatisch laten berekenen op basis van je ingevoerde inkoop- en verkoopfacturen. Je hoeft dus niet eerst zelf te rekenen. Wil je snel een indicatie berekenen? Gebruik dan de btw-calculator.
Gratis btw-calculator Mijnzp.nl
Is het bijhouden van financiële administratie verplicht?
Ja, het bijhouden van de financiële administratie is verplicht. Met deze gegevens kun je aantonen welke inkomsten en uitgaven er zijn geweest en waarop belastingaanslagen gebaseerd moeten worden. Ook voor de correcte aangifte omzetbelasting is een kloppende administratie nodig. Daarnaast kunnen externe partijen, zoals banken, investeerders of financiers, om cijfers vragen.
Welke soorten administratie zijn er?
Ondernemers kunnen te maken hebben met verschillende vormen van administratie. Denk aan urenregistratie, rittenadministratie en contractadministratie. Administratie is dus breder dan alleen facturen en bankmutaties.
Hoe houd je de financiële administratie eenvoudig bij?
De meeste ondernemers kiezen voor een boekhoudprogramma. Daarmee verwerk je inkomsten, uitgaven, facturen en rapportages in één systeem. Veel starters houden hun administratie online bij, maar ook voor mkb-bedrijven zijn er geschikte pakketten.
Financiële administratie uitbesteden: volledig of deels
Veel zzp’ers besteden (een deel van) de financiële administratie uit. Volledig uitbesteden geeft rust, maar brengt kosten met zich mee. Een slimme middenweg is hybride werken: jij voert de basis in (bankmutaties, facturen, urenregistratie) en besteedt complexere onderdelen uit, zoals jaarafsluiting of fiscale vragen. Dat is vaak goedkoper dan alles uit handen geven.
Administratief bewijs: waarom vastleggen zo belangrijk is
De financiële administratie is ook bewijs. Met jouw vastlegging kun je aantonen welke uitgaven je hebt gedaan, welke inkomsten je ontving en wat de financiële gevolgen waren. Denk aan betaalbewijzen, facturen, contracten en bankafschriften. Dit helpt bij controles, discussies met klanten of leveranciers en bij het onderbouwen van aftrekposten.
Factureren als onderdeel van je boekhouding
Goede facturatie hoort bij een gezonde administratie. Je wilt voorkomen dat betalingen te lang uitblijven, dus factureren doe je het liefst zo snel mogelijk na het leveren van je product of dienst. Zorg daarnaast dat facturen netjes zijn opgesteld en voldoen aan de juiste gegevens. Opdrachtgevers en de Belastingdienst letten hier vaak scherp op.
Boekhouding bewaren: bewaarplicht en termijnen
Ondernemers zijn meestal verplicht om alle financiële gegevens minimaal zeven jaar te bewaren. Voor gegevens rondom onroerende zaken geldt vaak een langere termijn (tien jaar). Zorg dus voor een duidelijke structuur en veilige opslag, bijvoorbeeld via online boekhouden of met goede back-ups.
Zzp-administratie opzetten: wat heb je nodig?
Veel zzp’ers werken met een boekhoudpakket en hebben te maken met enkelvoudig boekhouden. Met een eenmanszaak of vof ben je meestal niet verplicht om officiële jaarstukken door een accountant te laten opstellen. Een winst- en verliesrekening met de jaarlijkse balans is doorgaans voldoende. Veel boekhoudprogramma’s helpen je om automatisch een resultatenrekening te maken.
Administratiesoftware vergelijken
Wil je een pakket kiezen dat bij jouw manier van werken past? Op onze vergelijkingspagina kun je eenvoudig administratiesoftware vergelijken. Je kunt filters gebruiken en je voorkeuren aangeven, zodat je snel ziet welke opties aansluiten op jouw onderneming en budget. Zo is er voor iedere ondernemer een passend pakket beschikbaar.
Mijnzzp.nl