Start je een bedrijf als zzp'er dan is het nodig om een administratie bij te houden. Je kan ook alles aan een boekhouder overlaten, maar een zzp administratie is vaak niet eens zo ingewikkeld. Het is alleen wel belangrijk om een goede administratie op te zetten en deze met de nodige discipline bij te houden. Er zijn een aantal onderdelen belangrijk in de administratie die bijvoorbeeld ook in online boekhoudprogramma’s zijn terug te vinden. In ieder geval is het belangrijk om alle inkomsten en uitgaven bij te houden en de financiële situatie goed in de gaten te houden als zzp'er. Als zelfstandig ondernemer heb je te maken met verschillende administratieve verplichtingen. Wij proberen in dit artikel de veelgestelde vragen over het opzetten van de zzp administratie te beantwoorden.
Inhoudsopgave
Administratie opzetten als zzp'er
• Grootboekadministratie
• Debiteuren en crediteuren
• Inkoop en verkoop
Online administratieprogramma
• Online boekhouden
Wat is het hét online boekhoudprogramma?
• Voordelen van online boekhoudprogramma's
Online zzp administratie bijhouden
• Zzp administratie urenregistratie
• Voordelen van online-software zijn:
• Aangifte inkomstenbelasting doen als zzp'er
Administratie opzetten als zzp'er
Als zzp'er ben je net zo als andere ondernemers wettelijk verplicht om de zzp administratie nauwkeurig bij te houden volgens de richtlijnen van de Belastingdienst. De basis voor het opstarten van de administratie is online boekhouden. Wanneer je gebruik wilt maken van een boekhoudpakket, dan kun je alsnog bepaalde werkzaamheden overlaten aan een goede boekhouder. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van de aangifte inkomstenbelasting. Het is als startende zzp'er slim om meteen ook een zakelijke rekening te openen.
Een zakelijke bankrekening maakt het mogelijk om privé en zakelijk netjes gescheiden te houden van elkaar. Ook kun je zonder zakelijke bankrekening geen koppeling maken vanuit de boekhoudsoftware. Deze koppeling heb je bijvoorbeeld nodig voor de btw-aangifte. Als zzp'er ben je verplicht kwartaal aangifte btw te doen. De btw-aangiften kun je opmaken en versturen met boekhoudsoftware.
Grootboekadministratie
- De grootboekadministratie vormt je complete boekhouding en is te zien als een mappen verzameling met daarin alle inkomsten en uitgaven. Hierin zijn onder meer de inkoopfacturen opgenomen net als de verkoopfacturen. Zo is het banksaldo eveneens in de grootboekadministratie opgenomen, net als eventuele abonnementen, zoals voor je online boekhoudprogramma.
Debiteuren en crediteuren
Het is heel belangrijk als zzp'er om de zzp administratie bij te houden in het kader van debiteurenbeheer. Een goede debiteuren- en crediteurenadministratie kan veel problemen voorkomen. Daarom houd je per debiteur bij welke bedragen er nog openstaan en doe je dat uiteraard eveneens voor crediteuren. Het is daarbij gemakkelijker om eventueel actie te nemen indien een openstaande factuur bijvoorbeeld niet betaald wordt. Bijvoorbeeld met het sturen van een herinnering. De debiteuren- en crediteurenadministratie moet als zzp'er niet onderschat worden.
Het is heel belangrijk als zzp'er om de zzp administratie bij te houden in het kader van Inkoop en verkoop
- Je maakt facturen als je een dienst hebt verleend of een bon als je een product hebt verkocht. Hierop staan de aantallen en ook de ontvanger. Elke uitgaande factuur krijgt een nummer en met een uniek kenmerk is het mogelijk om het voorraadbeheer bijvoorbeeld gelijk te laten zijn aan het banksaldo. Zo geldt dat natuurlijk ook als je bijvoorbeeld een inkomende factuur hebt betaald. Hierdoor is het boekhouden veel makkelijker.
Online administratieprogramma
Het is niet nodig om als zzp'er helemaal zelf de zzp administratie op te zetten als je gebruikmaakt van een online administratieprogramma. Het handige hiervan is dat alle boekingen automatisch worden verwerkt. Zet je bijvoorbeeld een factuur op betaald dan wordt automatisch het banksaldo in de grootboekadministratie aangepast. Als je de administratie netjes bijhoudt, komen ook de gegevens voor de btw-aangifte netjes in een overzicht te staan. Op die manier is het dus ook heel gemakkelijk om zelf de aangifte voor de btw te verzorgen en hoef je daarvoor geen boekhouder in te schakelen. Zie voor het btw berekenen en de btw-aangifte ook onze handige btw-calculator.
Online boekhouden
De boekhouding bijhouden doe je tegenwoordig met een online boekhoudprogramma. Er zijn verschillende boekhoudprogramma's die in de meeste gevallen ook een gratis proefperiode aanbieden, inclusief een gratis opstartservice. Vooral voor startende ondernemers is het belangrijk om meteen goed van start te gaan met de boekhouding. Een gemakkelijk boekhoudprogramma is gebruiksvriendelijk en boekhoudkennis is niet echt nodig.
Het doen van btw-aangifte of het opstellen van de winst- en verliesrekening zijn allemaal werkzaamheden die eenvoudig uit te voeren zijn. De beste boekhoudprogramma's maken ook het opstellen van periodieke facturen mogelijk. Een administratie voeren is voor alle ondernemers wettelijk verplicht. Daarnaast moet je de financiële administratie minimaal 7 jaar bewaren voor de Belastingdienst. Als zzp'er kun je ook een gratis account aanmaken voor de boekhouder of accountant.
Wat is het hét online boekhoudprogramma?
Er zijn meerdere boekhoudprogramma's voor zzp'ers beschikbaar. Voor dienstverlenende zzp'ers en startende zzp'ers is het meest gebruiksvriendelijke boekhoudpakket wellicht nog wel e boekhouden. Het boekhoudpakket van E-boekhouden.nl is een goed boekhoudpakket. Het grote voordeel van e-boekhouden, is dat het boekhoudpakket 15 maanden gratis te gebruiken is voor starters. Met e-boekhouden is het eenvoudig bijhouden van de online boekhouding makkelijk. De slimme software van e-boekhouden werkt eenvoudig en beschikt ook over een gratis helpdesk.
Voordelen van online boekhoudprogramma's
Het grote voordeel voor de zelfstandig ondernemer is tijdsbesparing. Denk alleen al aan het automatisch berekenen van de activa en passiva. Een online boekhoudpakket voorkomt daarnaast fouten. Door middel van een directe koppeling is een automatische bankkoppeling mogelijk. Hierdoor is het online factureren eenvoudig. Ook krijg je de mogelijkheid om een duidelijke debiteuren- en crediteurenadministratie op te zetten. Hierdoor worden de administratieve zaken overzichtelijker en dit bespaart weer tijd om de administratie bij te houden.
Een ander groot voordeel is de overzichtelijke interface en de handige app. Met de app kun je alle losse bonnetjes inscannen en uploaden naar het boekhoudprogramma. Ook het doen van aangifte omzetbelasting bij de Belastingdienst is eenvoudig. De gehele boekhouding zal dus eenvoudiger worden en bespaart een hoop tijd. Ook is een boekhoudprogramma steeds up-to-date met betrekking tot wet- en regelgeving en werkt veilig in de cloud.
Hoe kies je het beste boekhoudprogramma:
Online zzp administratie bijhouden
Een online boekhoudpakket bestaat in de meeste gevallen uit verschillende modules. Wanneer je bedrijf groeit, kun je dus extra functionaliteiten toevoegen. De meeste boekhoudpakketten voor zzp'ers zijn multifunctioneel en kunnen ook werken met andere programma's. Hierdoor kun je door middel van CRM ook relatiebeheer toepassen. Kleine ondernemers hebben in de meeste gevallen genoeg aan een basispakket voor de zzp administratie. Er is in ieder geval een complete debiteuren- en crediteurenadministratie aanwezig voor het opzetten van goede administratie. Daarnaast kun je verschillende diensten toevoegen.
Hiermee kun je bijvoorbeeld de urenregistratie bijhouden, de rittenadministratie bijhouden, btw-aangifte doen en de jaarrekening opstellen. Ook voor de personeelsadministratie zijn er meestal mogelijkheden. De software is gebruiksvriendelijk en bestaat meestal uit meerdere modules. Dit alles maakt het werken in Excel overbodig. Online boekhoudprogramma's zijn dan ook de toekomst voor alle ondernemers en zzp'ers. Speciaal voor zzp'ers zijn er ook regelmatig interessante acties te vinden.
Zzp administratie urenregistratie
Voor de meeste zzp'ers is een zzp urenregistratie belangrijk voor het bijhouden van de gewerkte uren. Daarnaast kan de urenregistratie belangrijk zijn om aan te kunnen tonen dat je voldoet aan het urencriterium van de Belastingdienst. De gemaakte uren bijhouden kan door middel van een gratis app.
Voordelen van online-software zijn:
- Boekhoudsoftware Belastingdienst koppeling mogelijk.
- Het factureren gaat veel sneller en het factureren is te koppelen met de bank.
- Boekhoudsoftware kun je laten meegroeien met jouw bedrijf.
- Een boekhoudprogramma is veilig en is overal te gebruiken.
- De prijs van een boekhoudprogramma is laag.
- Het toepassen van de eigen huisstijl voor facturen en offertes is mogelijk.
- Een goed boekhoudprogramma beschikt over een uitstekende klantenservice.
- Het boekhouden gaat sneller.
- Extra modules toevoegen is mogelijk.
- Boekhoudprogramma's zijn speciaal gemaakt voor zzp'ers.
- Btw-aangifte doe je eenvoudig online.
- Toegang voor de boekhouder of accountant is mogelijk.
- Uitbesteding van de boekhouding is niet meer nodig.
Aangifte inkomstenbelasting doen als zzp'er
Het is mogelijk om door middel van boekhoudprogramma's de aangifte inkomstenbelasting op te maken en in te dienen bij de Belastingdienst. Deze functie is alleen mogelijk voor zzp'ers met een eenmanszaak zonder personeel. De gegevens worden dan overgenomen vanuit de online software. Voor het kunnen doen van de aangifte inkomstenbelasting moet de boekhoudsoftware wel beschikken over de module Automatische Winstaangifte. Binnen de aangifte inkomstenbelasting is het belangrijk om rekening te houden met aanvullende fiscale aftrekposten. Denk bijvoorbeeld aan de zelfstandigenaftrek. Het opmaken en indienen van de aangifte inkomstenbelasting is voor zzp'ers dus niet langer meer een tijdrovende klus.
Er is wel een belangrijk verschil tussen de algemene administratie en de financiële administratie. In het laatste geval hebben we het over de boekhouding van de onderneming. De zzp administratie kun je het beste online regelen.
Mijnzzp.nl