Debiteurenbeheer heeft betrekking op alle debiteuren waarmee een ondernemer te maken heeft. Debiteuren zijn klanten die nog een openstaande vordering hebben bij jou als ondernemer. Zodra een debiteur de factuur heeft voldaan, is er geen sprake meer van een debiteur. Debiteurenbeheer richt zich dus op alle debiteuren met nog openstaande facturen. In dit artikel leggen we uit waarom goed debiteurenbeheer zo belangrijk is.
Als ondernemer heb je te maken met een volledig debiteurenproces dat betrekking heeft op alle klanten aan wie je uiteindelijk een factuur stuurt voor een dienst of product. Het debiteurenproces eindigt pas wanneer een klant alle openstaande facturen heeft voldaan.
Inhoudsopgave
• Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk voor ondernemers?
• Debiteurenbeheer als zzp'er
• Debiteuren problemen voorkomen als ondernemer
• Factuur direct versturen na de werkzaamheden
• Aanmaningsproces bij uitblijven betaling
Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk voor ondernemers?
Afhankelijk van de organisatie kan een debiteurenadministratie van aanzienlijke omvang zijn, daarom is het belangrijk om deze goed te organiseren en te beheren. Voor de meeste kleine ondernemers, zoals zzp'ers, is het bijhouden van debiteuren doorgaans niet erg moeilijk, maar voor grotere bedrijven kan dit wel het geval zijn. Wanneer de debiteurenadministratie niet goed georganiseerd is, kan dit in een extreem geval de liquiditeit van de onderneming in gevaar brengen. Het is daarom nodig om de debiteurenadministratie professioneel aan te pakken.
Debiteurenbeheer als zzp'er
Vanzelfsprekend is het ook belangrijk voor een zzp'er om alle debiteuren op de juiste manier te beheren. Als zzp'er kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van een boekhoudprogramma waarmee je ook alle debiteuren kunt bijhouden. Met een goed boekhoudprogramma is het zelfs mogelijk om geautomatiseerd herinneringen te versturen, waardoor je nooit meer vergeet een herinnering te sturen wanneer een factuur niet is voldaan.
Debiteuren problemen voorkomen als ondernemer
Er zijn meerdere manieren om mogelijke debiteuren problemen te voorkomen als ondernemer. Een van de belangrijkste maatregelen die je zelf kunt nemen, is het leren kennen van nieuwe klanten. Onderzoek bijvoorbeeld eerst hoe een klant bij je terecht is gekomen en zoek de klant eens op via Google. Vooral bij twijfelachtige klanten kan het raadzaam zijn om eerst onderzoek te doen. Afhankelijk van de opdracht kan het ook slim zijn om de tekenbevoegdheid en kredietwaardigheid van de persoon in kwestie te onderzoeken.
Het is ook raadzaam om zoveel mogelijk te werken met schriftelijke afspraken. Op deze manier kun je er zeker van zijn dat er op een later moment geen misverstanden ontstaan wanneer je de factuur verstuurt. Bovendien kun je eventuele aanvullende voorwaarden, zoals de algemene voorwaarden, op deze manier meesturen. Vanzelfsprekend is het ook belangrijk om de levertijd en leveringsvoorwaarden te vermelden in een offerte of e-mail.
Factuur direct versturen na de werkzaamheden
Na het afronden van de opdracht is het verstandig om de factuur zo snel mogelijk te versturen. Op deze manier voorkom je dat je vergeten wordt en zal de opdrachtgever meestal ook sneller betalen. Het is professioneel en verstandig om niet te lang te wachten met het versturen van de factuur. Zorg er ook voor dat de betalingstermijn duidelijk is opgenomen in de factuur.
Aanmaningsproces bij uitblijven betaling
Wanneer een klant de factuur niet op tijd heeft voldaan, hoeft dat nog geen groot probleem te zijn. Vaak helpt het om een e-mail te versturen of de debiteur te bellen. Als dit niet werkt, is het nodig om een eerste herinnering te sturen. Na een tweede herinnering is het verstandig om een incassobureau in te schakelen. Soms kan het ook verstandig zijn om, afhankelijk van de situatie, een betalingsregeling te treffen met de debiteur.
Mijnzzp.nl