Een UBL factuur is een digitale factuur. De afkorting UBL staat voor Universal Business Language ofwel digitale taal voor het opstellen van documenten. Er is hierbij sprake van een standaard XML-formaat. Dit betekent dat de gegevens op een UBL factuur standaard op eenzelfde plek aanwezig zijn. Er zijn verschillende benamingen op van toepassing, want naast digitale factuur komt ook de term e-factuur voor. Als zzp'er kun je dus op verschillende manieren gebruikmaken van e-facturatie. Een UBL formaat factuur heeft dus ook betrekking op e-facturatie.
Inhoudsopgave:
- UBL factuur
- Toelichting UBL (Universal Business Language)
- Voordelen van het gebruik van UBL facturen
- Verschillende UBL facturen
- UBL facturen specificaties
- Herkenning UBL facturen in systeem
- UBL factuur maken
- UBL factuur versturen
- Peppol
UBL factuur
UBL ofwel Universal Business Language zorgt voor een standaardisering bij het versturen van elektronische facturen. Dit heeft tot gevolg dat de administratieve taken in de boekhouding op een efficiëntere wijze uit te voeren zijn. De kans op het maken van fouten in de financiële administratie verkleint hierdoor. Het maken van een UBL factuur en versturen ervan, is mogelijk als je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma. Wil je UBL facturen sturen dan kies je een boekhoudprogramma uit dat beschikt over een UBL-ready functionaliteit. Indien de UBL-standaard beschikbaar is in het boekhoudpakket, herkent het programma XML-bestanden en zijn deze te verwerken.
Toelichting UBL (Universal Business Language)
UBL bestaat uit een verzameling van XML-bestanden met documenten die gestandaardiseerd zijn. Een voorbeeld hiervan is een UBL factuur, maar ook andere documenten, zoals een inkooporder is een standaard XLM-document. De digitale is ontwikkeld om zakelijke communicatie via brieven of via de fax te vervangen. Ook is UBL ontwikkeld om processen op elektronische wijze op elkaar af te stemmen.
De standaard is overigens redelijk uitgebreid en daarom is er doorgaans sprake van het definiëren van profielen. Hierbij is er sprake van een beschrijving van welke velden van toepassing zijn die daarna weer te specificeren zijn. Een voorbeeld van een dergelijke profieldefinitie is een SI-UBL factuur. De Rijksoverheid accepteert bijvoorbeeld een factuurformaat in de vorm van SI-UBL 2.0.
Voordelen van het gebruik van UBL facturen
Het gebruik van een UBL factuur kent meerdere voordelen. Een belangrijk voordeel is de snelheid, maar ook de betrouwbaarheid en efficiënte bieden voordelen. Het is bovendien mogelijk om zonder handmatige actie een UBL factuur via het systeem van een leverancier naar het systeem van de afnemer te laten gaan.
Het is een veilige en betrouwbare methode, waarbij beide partijen de zekerheid hebben dat het een complete factuur betreft die afkomstig is van een vertrouwde verzender. Dit is ook een reden dat de Rijksoverheid het factuurformaat UBL ondersteunt en daar vaak zelfs een voorkeur voor heeft. Een groot voordeel is dat door deze manier van e-facturatie spookfacturen worden voorkomen.
Een ander voordeel is dat ontvangers van een elektronische factuur deze doorgaans sneller betalen. Een snelle betaling is positief voor de cashflow van bedrijven. Er is alleen een nadeel en dat is dat niet elk bedrijf een boekhoudsysteem heeft dat ondersteuning biedt aan de verzending en verwerking van een UBL factuur. Om gebruik te maken van UBL facturen is het nodig dat beide partijen een systeem hebben dat hier ondersteuning voor biedt.
- Geen handmatige actie voor proces van factuurverwerking
- Snellere betaling van e-factuur
- Efficiënter en sneller
- Betrouwbaar en veilig
- Optimaal inzicht in financiële administratie
- Foutloze factuur
Verschillende UBL facturen
Er zijn verschillende UBL facturen te onderscheiden. In dien zin dat er sprake is van doorontwikkeling van de standaarden. Bovendien hebben aanvullende normen ervoor gezorgd dat de UBL facturen beter te gebruiken en toe te passen zijn. Bij het verschil in standaarden en soorten geldt dat de afspraken het onderscheid maken. Bijvoorbeeld met betrekking tot de gegevens die onderdeel moeten zijn van de factuur, net als de locatie van deze informatie.
UBL facturen specificaties
In Nederland, maar ook in België is UBL 2.0 de standaard voor het formaat bij elektronisch factureren. In het verleden zijn er voorschriften gegeven met betrekking tot de specificaties van UBL 2.0 facturen. In aanvulling daarop zijn er specificaties gekomen voor UBL 2.1. Deze standaard kent ruim tweeduizend elementen en dat zijn er meer in vergelijking met 2.0. Iedere partij maakt gebruik van de eigen voorkeur betreffende het standaardformaat, zoals een UBL factuur 2.0 of UBL factuur 2.1.
Herkenning UBL facturen in systeem
Een kenmerk van UBL facturen is dat er sprake is van volledige herkenning door het systeem van de ontvanger. De automatische herkenning van data van dergelijke facturen zorgt voor een optimale accuraatheid. Het is niet mogelijk dat er een menselijke fout ontstaat, omdat er geen handmatige handeling plaatsvindt. Een ander kenmerk is dat het inboeken van de factuur in het boekhoudsysteem direct plaatsvindt. Door de herkenning van de e-factuur is er minder personeelsinzet nodig en dit bespaart tijd en geld.
UBL factuur maken
De moderne boekhoudprogramma’s bieden ondersteuning om UBL facturen te maken. In dat geval verstuur je de factuur in de bijlage als een XML-bestand. Het is goed om te weten dat elk land een eigen standaard gebruikt, zoals Nederland UBL-SI (versie 2.1) gebruikt. In Nederland is het gemakkelijk om een UBL-SI factuur te verwerken. Heb je te maken met partijen in een ander land dan is het formaat aan te passen. Bij het versturen van een UBL factuur als bijlage is het mogelijk om de pdf te embedden. Het hangt af van je boekhoudprogramma of dit een optie is. Er zijn boekhoudpakketten die niet de gelegenheid bieden om een pdf als afzonderlijke bijlage toe te voegen aan de e-mail.
UBL factuur versturen
Er zijn verschillende methoden om een UBL formaat factuur te verzenden, zoals via e-mail of door gebruik te maken van Peppol, Dit is een beveiligd netwerk. Het versturen van facturen via e-mail kent veiligheidsrisico’s. Daarom wil onder meer de Rijksoverheid, maar ook steeds meer andere partijen dat UBL facturen via het Peppol netwerk verstuurd en ontvangen worden. Er zijn tegenwoordig al meerdere boekhoudprogramma’s die deze optie in het systeem beschikbaar hebben. Zoals de meeste ondernemers inmiddels we weten komen e-facturen steeds meer voor en deze service brengt extra gemak en is veilig te gebruiken.
Peppol
Het Peppol netwerk voorziet in een internationale standaard om op een veilige manier digitale facturen te verwerken. Er is in Nederland sprake van een Peppolautoriteit (NPa) die toezicht houdt op de afspraken die gemaakt zijn. Het is mogelijk om rechtstreeks van Peppol gebruik te maken als deze functionaliteit aanwezig is in je boekhoudprogramma. Je krijgt een Peppol ID om daarmee toegang te krijgen tot het netwerk van Peppol. Het is dan mogelijk om snel en efficiënt van UBL facturen gebruik te maken. Boekhoudprogramma’s die het Peppol netwerk geïntegreerd hebben, bieden directe toegang. Hier zijn overigens geen extra kosten aan verbonden.
Mijnzzp.nl