Een grootboekrekening bestaat uit een verzameloverzicht van inkomsten en uitgaven die betrekking hebben op een specifieke categorie. Daarbij is er sprake van een overzicht met inkomsten en uitgaven die logischerwijs bij elkaar passen. Een grootboekrekening maakt onderdeel uit van een grootboek en is in stukken verdeeld. Een grootboekrekening is nog geen grootboek. Verschillende grootboekrekeningen vormen uiteindelijk het grootboek binnen de boekhouding. De term grootboek kan nogal eens verwarring opleveren binnen de boekhouding.
Alle inkomsten en uitgaven binnen een bepaalde periode moeten dus terug te vinden zijn in de grootboekrekening. Alle rekeningen van de organisatie moeten opgenomen worden in het grootboek. De term grootboekrekening komt tegenwoordig steeds minder vaak voor, omdat er steeds meer sprake is van online boekhouden.
Inhoudsopgave:
- Grootboekrekening: inzicht en overzicht in financiële situatie
- Automatisch in de grootboekrekeningen opgenomen
- Twee soorten grootboekrekeningen
- Verschil grootboekrekening en grootboek
- Balansrekeningen
- Activa en passiva op de balans
- Balansrekening activa
- Totaal vlottende activa
- Belang van voldoende liquide middelen
- Balansrekening passiva
- Het eigen vermogen heeft verschillende belangrijke functies binnen een bedrijf
- Eigen vermogen weergeven op de balans
- Kortlopende schulden
- Wat is vaste activa?
- Beheer van activa
- Waarde vaste activa
- Resultatenrekening
- Diverse grootboekrekeningen op de winst- en verliesrekening
- Grootboekrekening in Excel
- Online boekhoudprogramma gebruiken
- Inzicht in de balans en de winst- en verliesrekening
- Voordelen boekhoudprogramma gebruiken
- Wat zijn gelijksoortige uitgaven in de grootboekrekening?
- Wat zijn langlopende schulden?
- Overzichtelijk grootboekrekeningen maken
- Post algemene kosten
- Starten met online boekhouden grootboekrekening
Grootboekrekening: inzicht en overzicht in financiële situatie
- Een grootboekrekening geeft inzicht in de financiële situatie van je bedrijf en daardoor heb je een optimaal financieel overzicht. In het boekhouden heeft elke grootboekrekening een eigen nummer. Dat maakt het gemakkelijk om overzichten terug te vinden. Dit kan ook betrekking hebben op het maken van een memoriaalboeking.
Automatisch in de grootboekrekeningen opgenomen
Heb je een online boekhoudprogramma dan zorgen je boekingen ervoor dat deze automatisch in de juiste grootboekrekening terechtkomen. Denk bijvoorbeeld aan alle kantoorbenodigdheden, huisvestingskosten, telefoonkosten en aan de autokosten. De autokosten worden in het rekenschema samen opgenomen met de autoverzekering binnen het grootboek. Grootboeken maken het dus mogelijk om alle algemene kosten, personeelskosten en andere posten apart op te nemen. Zo krijg je een beter overzicht van de soort kosten.
Heb je een online boekhoudprogramma dan zorgen je boekingen ervoor dat deze automatisch in de Twee soorten grootboekrekeningen
- Er zijn twee soorten grootboekrekeningen te onderscheiden, namelijk de balansrekeningen en de resultaatrekeningen. Bij het vertegenwoordigen van een waarde of schuld is er sprake van een balansrekening en het overzicht van opbrengsten en kosten, en er sprake van een resultatenrekening. Deze laatste wordt ook wel aangeduid met winst- en verliesrekening die samen met de balans de jaarrekening vormt.
Verschil grootboekrekening en grootboek
Een grootboekrekening heeft betrekking op de balansrekeningen en de resultaatrekeningen. Het grootboek heeft juist betrekking op de verzameling van alle grootboekrekeningen. Een grootboekrekening is dus nog geen grootboek.
Balansrekeningen
Bij een balansrekening gaat het dus om een waarde of schuld. Een voorbeeld daarvan is wat je op je zakelijke rekening hebt staan. Heb je geld in kas dan is het bedrag eveneens terug te zien op de balansrekening. Zo geldt dat eveneens voor bijvoorbeeld leningen en voor inventaris van je bedrijf.
Activa en passiva op de balans
- De balans is als grootboekrekening in twee delen te onderscheiden, namelijk in een activa zijde en in een passiva zijde. De activa staan op de linkerzijde en de passiva op de rechterzijde. De balansrekening is in evenwicht en daar is de naam balans dus ook op gebaseerd. De debetzijde of wel activa kant omvat alle bezittingen van je bedrijf net als vorderingen op debiteuren. De activa bestaan uit financiële verplichtingen die je als bedrijf hebt ofwel uit schulden. Overigens kan deze zijde bestaan uit eigen vermogen, maar ook uit leningen.
Balansrekening activa
- De activa zijde van de grootboekrekening balans is te onderscheiden in vaste activa, vlottende activa en liquide middelen. Vaste activa heeft betrekking op bezittingen die langere tijd deel uitmaken van je bedrijf, zoals een bedrijfspand. Vaste activa heeft over het algemeen betrekking op bezittingen die langer dan één jaar onderdeel uitmaken van de organisatie. Bij vlottende activa draait het om middelen die maar op korte termijn onderdeel zijn van je bedrijf. Verschillende voorbeelden van vlottende activa zijn contant geld, kortlopende beleggingen, voorraden en debiteuren.
Totaal vlottende activa
- Het totaal van de vlottende activa geeft een beeld van de liquiditeit van een bedrijf, dat wil zeggen de mogelijkheid van het bedrijf om aan zijn kortetermijnverplichtingen te voldoen. Het is belangrijk voor een bedrijf om een evenwicht te vinden tussen het hebben van voldoende vlottende activa om aan verplichtingen te voldoen Liquide middelen betreft middelen die je direct tot je beschikking hebt, zoals het bedrag op je bankrekening, de ontvangsten of in kas hebt.
Belang van voldoende liquide middelen
- Het belang van liquide middelen voor een bedrijf kan niet worden onderschat. Liquide middelen stellen een bedrijf in staat om aan de dagelijkse financiële verplichtingen te voldoen, zoals het betalen van leveranciers, salarissen van werknemers en het aflossen van leningen. Daarnaast bieden liquide middelen ook een mate van financiële flexibiliteit en kunnen ze worden gebruikt voor investeringen, het uitbreiden van activiteiten of het aangaan van nieuwe kansen.
- Het beheer van liquide middelen is een belangrijk aspect van financieel management. Ondernemers moeten ervoor zorgen dat ze voldoende liquide middelen hebben om aan hun kortetermijnverplichtingen te voldoen, maar tegelijkertijd ook niet te veel liquide middelen aanhouden, omdat dit betekent dat het geld niet wordt geïnvesteerd in andere rendabele activa. Het is een kwestie van het vinden van de juiste balans.
- Om de liquide middelen te beheren, maken bedrijven vaak gebruik van kasstroomprognoses en werkkapitaalbeheer. Een kasstroomprognose is een financiële projectie die inzicht geeft in de verwachte inkomende en uitgaande kasstromen over een bepaalde periode. Werkkapitaalbeheer omvat het beheer van de verschillende componenten van werkkapitaal, waaronder debiteuren, crediteuren en voorraden, om ervoor te zorgen dat er voldoende liquide middelen beschikbaar zijn.
Balansrekening passiva
- De grootboekrekening in de vorm van de passiva balans voorziet in de weergave van het eigen vermogen, kortlopende schulden, langlopende schulden en crediteuren. Het eigen vermogen heeft betrekking op het verschil tussen activa en passiva ofwel het verschil tussen de bezittingen en schulden.
Het eigen vermogen heeft verschillende belangrijke functies binnen een bedrijf:
- Financieringsbron: Eigen vermogen vertegenwoordigt het geld dat door de eigenaren in het bedrijf is geïnvesteerd en kan worden gebruikt om de activiteiten van het bedrijf te financieren. Het kan dienen als een bron van financiering voor uitbreiding, investeringen en kapitaalbehoeften.
- Buffer tegen verliezen: Het eigen vermogen fungeert als een buffer om eventuele verliezen op te vangen. Als het bedrijf verlies lijdt, kan het eigen vermogen worden verminderd, maar het bedrijf kan blijven functioneren zonder failliet te gaan.
- Eigendomsbelang: Het eigen vermogen vertegenwoordigt het eigendomsbelang van de aandeelhouders in het bedrijf. Het bepaalt hun aanspraak op de activa en het resultaat van het bedrijf. Aandeelhouders kunnen hun eigen vermogen vergroten door kapitaal in het bedrijf te investeren of door het behalen van winsten.
Eigen vermogen weergeven op de balans
- Het vermogen wordt meestal weergegeven op de balans van een bedrijf en kan worden onderverdeeld in verschillende componenten, zoals aandelenkapitaal, reserves, ingehouden winsten en andere opbrengsten. Het vertegenwoordigt het solide fundament van een bedrijf en speelt een belangrijke rol bij het beoordelen van de financiële gezondheid en stabiliteit van een onderneming.
Kortlopende schulden
- Bij kortlopende schulden gaat het om financiële verplichtingen die er binnen een jaar niet meer zijn. Denk maar aan het bedrag dat leveranciers nog tegoed hebben. Bij langlopende schulden gaat het om financiële verplichtingen op de lange termijn, zoals een bedrijfshypotheek. Crediteuren geeft het overzicht weer van de vorderingen op jouw bedrijf. Kortlopende schulden worden ook wel aangemerkt als kort vreemd vermogen.
Wat is vaste activa?
- Vaste activa, ook wel bekend als vaste bezittingen, zijn activa op de balans van een bedrijf die langer dan één jaar worden aangehouden en worden gebruikt in de normale bedrijfsvoering. Ze vertegenwoordigen de langdurige investeringen van een bedrijf in materiële of immateriële activa die worden gebruikt om inkomsten te genereren.
Beheer van activa
- Het beheer van vaste activa is belangrijk omdat deze activa waarde vertegenwoordigen en bijdragen aan de winstgevendheid van een bedrijf op de lange termijn. Ondernemers moeten zorgen voor onderhoud, afschrijving en eventuele vervanging van vaste activa om hun efficiënte werking en waardebehoud te waarborgen. Dit heeft dus indirect ook weer te maken met de inkomsten en uitgaven van een onderneming.
Waarde vaste activa
- De vaste activa worden op de balans van een bedrijf vermeld en de waarde ervan wordt meestal verminderd door de afschrijving van de activa gedurende hun geschatte levensduur. Het totaal van de vaste activa, samen met de vlottende activa, geeft een overzicht van de totale activa van een bedrijf en helpt bij het beoordelen van de financiële positie en het vermogen van een bedrijf om inkomsten te genereren op de lange termijn.
Resultatenrekening
Een resultatenrekening geeft de resultaten van je bedrijf weer en is daarom een winst- en verliesrekening te noemen. In deze rekening zijn onder meer opbrengsten en uitgaven terug te zien. Denk daarbij aan de inkopen en verkopen, maar ook aan kosten die gemaakt zijn in het kader van reizen of aan de uitgaven voor marketingactiviteiten, zoals kosten voor advertenties.
Diverse grootboekrekeningen op de winst- en verliesrekening
- Er zijn meerdere grootboekrekeningen te onderscheiden op de winst- en verliesrekening. Je ziet er de omzet van bijzondere baten op terug, maar ook de omzet van de verkoop. Daar staat tegenover dat er verschillende kosten zijn te zien in verschillende grootboekrekeningen. Deze zijn te onderscheiden in kosten als afschrijvingen, kosten als verkopen en kosten als kantoorkosten. Binnen de verschillende grootboekrekeningen is het mogelijk om subgrootboek rekeningen toe te voegen.
Grootboekrekening in Excel
- Je kan als zzp'er zelf in Excel de administratie bijhouden en de boekhouding voeren. Het is echter wel veel werk en ook zijn foutjes natuurlijk snel gemaakt. Wil je wel aan de slag met boekhouding in Excel dan zijn er online-voorbeelden van grootboekrekeningen te vinden. Houd alles wel zorgvuldig bij en check ook of er geen foutjes zijn, want die werken natuurlijk door, zodat je geen correct overzicht meer hebt. In plaats van Excel met grootboekrekeningen te gebruiken, is er een veel simpeler en efficiënter methode, namelijk het gebruikmaken van een online boekhoudprogramma.
Online boekhoudprogramma gebruiken
- Als de termen en de uitleg over grootboekrekeningen je weinig zeggen, maar je wel je eigen boekhouding wilt voeren dan biedt boekhoudsoftware uitkomst. Je hoeft dan helemaal geen verstand te hebben van grootboekrekeningen als balansrekeningen en resultatenrekeningen. Het enige wat je dan hoeft te doen, is je uitgaven en inkomsten netjes bij te houden. De balans en winst- en verliesrekening komen dan vanzelf tot stand. Daar zorgt de boekhoudsoftware namelijk automatisch voor. Verstuur je facturen of boek je een zakelijke uitgave, dan wordt dit allemaal nauwkeurig in het boekhoudprogramma verwerkt.
Inzicht in de balans en de winst- en verliesrekening
- Wil je inzicht in de balans of in de winst- en verliesrekening dan druk je gewoon op de betreffende knop. Zo kan je per jaar bekijken wat de grootboekrekeningen zijn betreffende de resultaten en wat de balans is, maar ook per maand of per kwartaal. De meeste boekhouders maken net zo als ondernemers ook gebruik van boekhoudsoftware. Ondernemers kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van e-boekhouden voor alle balansposten.
Voordelen boekhoudprogramma gebruiken
- Online boekhoudprogramma’s bieden niet alleen het voordeel van gemak van boekhouden en inzage in grootboekrekeningen. Er zijn nog veel meer voordelen op te noemen. Het is dan ook niet voor niets dat een groot aantal zzp'ers gebruikmaakt van boekhoudsoftware en vaak zelfs geen gebruik meer maken van een boekhouder. De boekhoudsoftware maakt het namelijk ook mogelijk om gegevens beschikbaar te krijgen voor het doen van de btw-aangifte.
- Bovendien kan je na afloop van een jaar zo de cijfers tevoorschijn toveren, net als de winst- en verliesrekening. De winst- en verliesrekening komt daarbij uitstekend van pas om de aangifte inkomstenbelasting correct in te vullen. Je moet namelijk je winst uit onderneming opgeven bij de inkomstenbelasting en deze gegevens staan in het boekhoudprogramma voor je klaar. Verder geldt dat het altijd mogelijk is om ondersteuning van een boekhouder te krijgen voor de aangiften in combinatie met boekhoudsoftware. De winst- en verliesrekening noemt ook wel eens de resultatenrekening. Er is geen verschil tussen een resultatenrekening en de winst- en verliesrekening.
Wat zijn gelijksoortige uitgaven in de grootboekrekening?
- De term gelijksoortige uitgaven binnen de grootboekrekening wordt in veel boekhoudsystemen gebruikt. Gelijksoortige uitgaven in de grootboekrekening heeft betrekking op alle uitgave en verdiensten die een bedrijf heeft gemaakt. Door alle cijfers in een grootboekrekening bij elkaar te zetten zie je eenvoudig wat je over een periode aan iets hebt betaald of juist hebt verdiend. Een korte samenvatting is dus dat je alle inkomsten en uitgaven eenvoudig kunt terugvinden per kostensoort.
Wat zijn langlopende schulden?
- Binnen de grootboekrekening moet je ook de langlopende schulden opnemen. Dit zijn kosten die je in de toekomst nog moet betalen. Aan de langlopende schulden zit meestal een betalingsverplichting vast. Denk aan de huisvestingskosten, kantoorkosten, autokosten of aan de totale kosten die je moet maken om omzet te kunnen maken. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het inkopen van grondstoffen of andere artikelen. De inkoopwaarde kan dus voor een deel ook toebehoren tot de langlopende schulden. In dat geval hebben we het ook wel over de inkoopwaarde van de omzet.
Overzichtelijk grootboekrekeningen maken
- Een grootboek bestaat meestal uit een verzameling van overzichten en cijfers. Een eenvoudige manier om alle rubrieken overzichtelijk te houden is het overzichtelijk benoemen van alle posten. De personeelskosten neem je bijvoorbeeld niet op als huisvestingskosten, maar als personeelskosten en salaris.
Post algemene kosten
- Ook een post algemene kosten komt veel voor in de boeken. De meeste grote bedrijven maken gebruik van een unieke code binnen hun grootboekrekeningen om fouten te voorkomen. Het netjes bijhouden van de grootboekrekeningen en het complete grootboek geeft je als ondernemer duidelijk inzicht in de financiële situatie van de onderneming.
Starten met online boekhouden grootboekrekening
Wanneer je zelf overweegt om aan online boekhouden te beginnen zul je merken dat dit een optie is. Zoals eerder omschreven kun je het boekhouden ook combineren met een boekhouder of accountant. De meeste zzp'ers hebben overigens geen accountant nodig. Dit is meestal alleen van toepassing op bedrijven die veel omzet maken. In dat geval zijn de grootboekrekeningen meestal ook complex.
Lees ook ons artikel: Veelvoorkomende boekhoudkundige begrippen en termen
Wanneer je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma, dan is het aanmaken en beheren van de grootboekrekeningen eenvoudig.
Mijnzzp.nl