Er bestaat nogal eens onduidelijkheid over het verschil tussen de administratie en de boekhouding. Veel mensen denken dat ze hetzelfde zijn, maar niets is minder waar. Ook ondernemers gebruiken de termen administratie en boekhouden vaak door elkaar. Dit kan verwarrend zijn, want het zijn twee verschillende dingen. In dit artikel leggen we het verschil uit tussen administratie en boekhouding.
Inhoudsopgave
Wat is administratie?
Wat is boekhouden?
• Waarom is het belangrijk om het verschil te kennen?
• Moet je de volledige administratie bewaren voor de Belastingdienst?
Hoe bewaar je de administratie en boekhouding?
• Conclusie
Wat is administratie?
Administratie is het bijhouden van alle gegevens die met je bedrijf te maken hebben. Dit kan bijvoorbeeld gaan over klantgegevens, voorraad en personeelszaken. Je moet meestal alle administratieve handelingen bijhouden, zodat je weet wat er precies binnen je bedrijf gebeurt. Boekhouding is een onderdeel van de administratie, maar heeft ook een aantal andere taken.
Wat is boekhouden?
Boekhouden heeft betrekking op de financiële administratie van de onderneming. Dit houdt in dat je onder andere alle inkomsten en uitgaven bijhoudt, zodat je een goed overzicht hebt van de financiële situatie van je bedrijf. Denk hierbij aan alle inkoopfacturen, verkoopfacturen en bijvoorbeeld aan de kasadministratie. Alles wat met financiële zaken te maken heeft, valt onder boekhouding.
Boekhouden is dus een onderdeel van de administratie, maar heeft wel een aantal andere taken. Het is belangrijk om het verschil tussen administratie en boekhouden goed te begrijpen, zodat je weet welke handelingen bij welk onderdeel horen. Zo weet je precies wat er binnen je bedrijf gebeurt en kun je de financiële situatie goed in de gaten houden.
Waarom is het belangrijk om het verschil te kennen?
De boekhouding gaat in het kort over alle schulden, kosten en bezittingen die je bedrijf heeft. Het geeft je dus een goed overzicht van de financiële situatie van je onderneming. Op basis hiervan kun je bepalen of je bedrijf geld verdient of verliest en welke stappen je kunt nemen om dit te verbeteren.
Zonder de financiële kennis die je opdoet tijdens het boekhouden, kun je onder andere niet sturen op de cashflow. Het is dus belangrijk om de financiële administratie van je bedrijf goed bij te houden. De administratie daarentegen gaat over alle andere gegevens die met je bedrijf te maken hebben, zoals de voorraad, klantgegevens en personeelszaken.
Moet je de volledige administratie bewaren voor de Belastingdienst?
De meeste ondernemers zijn alleen verplicht om de boekhouding te bewaren. Algemene administratieve gegevens hoef je niet te bewaren. De fiscale bewaarplicht voor de boekhouding bedraagt zeven jaar. Dit betekent dat je de boekhouding zeven jaar moet bewaren, voordat je ze mag vernietigen.
Er zijn wel een aantal uitzonderingen waarbij je de volledige administratie moet bewaren. Daarnaast is de bewaarplicht voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Overigens heeft de bewaarplicht niet alleen betrekking op de Belastingdienst. Ook andere overheidsinstanties kunnen de boekhouding of andere gegevens opvragen.
Hoe bewaar je de administratie en boekhouding?
De meeste ondernemers maken tegenwoordig gebruik van een online boekhoudprogramma voor het bewaren van de administratie en boekhouding. Dit is de makkelijkste manier om de gegevens bij te houden en je hoeft ze hierdoor niet zelf op te slaan. Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s beschikbaar, dus kies vooral een programma dat bij jouw bedrijf past.
Conclusie
Boekhouding is dus een onderdeel van de administratie, maar valt niet helemaal samen met de administratie. Het is belangrijk om het verschil tussen de twee te kennen, zodat je weet welke handelingen bij welk onderdeel horen. Zo weet je precies wat er binnen je bedrijf gebeurt en kun je de financiële situatie goed in de gaten houden. Administratie moet gezien worden als verzamelnaam voor alle gegevens die de onderneming aangaan.
Ondernemers hebben dus te maken met algemene administratie en de boekhouding.
In de praktijk noemt men de boekhouding ook wel de financiële administratie.
Mijnzzp.nl