Als startende ondernemer krijg je te maken met de financiële administratie. Een andere benaming voor de financiële administratie is ook wel de boekhouding. Een veel gebruikte term binnen de boekhouding is debiteuren- en crediteurenbeheer. Debiteuren zijn mensen of bedrijven die je nog geld schuldig zijn, crediteuren zijn mensen of bedrijven waar je nog geld aan moet voldoen. Binnen de financiële administratie houd je bij welke debiteuren en crediteuren er zijn, en wat er nog voldaan moet worden. Zo houd je altijd een goed overzicht van de financiële situatie van je bedrijf! Maak ook goede afspraken zodat klanten op tijd betalen.
Als zelfstandig ondernemer is het erg belangrijk dat je het debiteuren- en crediteurenbeheer goed beheert. Het bijhouden van de debiteuren en crediteuren doe je het eenvoudigst met een online boekhoudprogramma. Dit is de makkelijkste manier om alle crediteuren en debiteuren op de juiste manier te beheren. Als zzp'er heb je op veel manieren te maken met debiteuren en crediteuren. Het is daarom zo belangrijk om het debiteuren- en crediteurenbeheer professioneel aan te pakken. Dit kan met een goed online boekhoudprogramma. Alle inkomende facturen en uitgaande facturen kun je geautomatiseerd wegwerken. Ook kun je een handige mobiele app gebruiken voor onderweg.
Inhoudsopgave:
- Verschil tussen debiteuren en crediteuren
- Crediteuren en debiteuren
- Debiteurenadministratie opzetten
- Goed debiteurenbeheer
- Grip houden op openstaande facturen
- Debiteuren verzekeren afsluiten
- Crediteurenadministratie
- Crediteurenadministratie en betalingstermijnen
- Boekhoudprogramma debiteuren en crediteuren
- Wat doet een crediteuren medewerker?
- Bedrijven en crediteuren
- Factuur versturen als ondernemer
- Online factuur maken
- Controleer nieuwe debiteurs zorgvuldig
- Online boekhoudprogramma gebruiken
- Zzp boekhouding
- Gratis cursus boekhouden
- Crediteurenbeheer en administratie goed regelen
- Is zelf de boekhouding bijhouden moeilijk?
Verschil tussen debiteuren en crediteuren
- Debiteuren zijn personen die nog moeten betalen voor een product of dienst. Met andere woorden, debiteuren zijn klanten die nog moeten betalen voor de producten of diensten die ze hebben ontvangen. Een bedrijf dat goederen levert of diensten verleent zonder directe betaling te ontvangen, houdt een openstaand bedrag tegoed van de debiteuren. Dit openstaande bedrag wordt uitgedrukt als een vordering op de debiteurenzijde van de balans van het bedrijf.
- Crediteuren daarentegen zijn personen of bedrijven aan wie een bedrijf geld verschuldigd is vanwege aankopen die op krediet zijn gedaan. Met andere woorden, crediteuren zijn leveranciers of verkopers van goederen of diensten die nog betaald moeten worden. Wanneer een bedrijf goederen koopt of diensten afneemt op krediet, ontstaat er een schuld aan de crediteur. Deze schuld wordt weergegeven als een verplichting aan de crediteurenzijde van de balans van het bedrijf.
Crediteuren en debiteuren
- Als zzp'er heb je te maken met debiteuren en debiteurenbeheer. De meeste debiteuren betalen hun factuur netjes binnen de termijn. Wanneer er debiteuren zijn die niet betalen, dan dien je deze een betalingsherinnering of aanmaning te sturen. Voor de meeste debiteuren zal dit niet nodig zijn. Wanneer een debiteur niet overgaat tot betalen, dan zul je een incassoprocedure moeten opstarten. In eerste instantie is het raadzaam om zelf contact op te nemen met de debiteur. Als zzp'er is het daarom belangrijk om een strak debiteurenbeheer te voeren.
Debiteurenadministratie opzetten
- Zorg ervoor dat je een goede debiteurenadministratie voert, zodat je sneller en eenvoudiger kunt incasseren. Bovendien voorkom je dat er geld verloren gaat door openstaande rekeningen die te lang blijven liggen. Zorg ervoor dat je als zelfstandig ondernemer ook gebruikmaakt van algemene voorwaarden om problemen te voorkomen. Nadat de factuur is voldaan, is de debiteur niet langer aan te merken als debiteur en kun je deze verwijderen uit de debiteurenadministratie.
Goed debiteurenbeheer
Als je net een bedrijf bent begonnen, is het belangrijk om je debiteuren goed in de gaten te houden. Als je een opdracht hebt afgerond, moet je de factuur zo snel mogelijk versturen. Op die manier kun je het verschuldigde bedrag snel ontvangen en voorkom je ook misverstanden. Het is tegenwoordig ook mogelijk om openstaande facturen uit handen te geven.
Dit noemt men ook wel factoring. Als ondernemer is het ook raadzaam om duidelijke betalingsvoorwaarden te hanteren. Denk bijvoorbeeld aan een leverancierskrediet. Met een leverancierskrediet beperkt je het risico tegen wanbetaling door debiteuren. Het compleet uitbesteden van het debiteurenbeheer behoort ook tot de mogelijkheden. In dat geval zal een gespecialiseerd bedrijf het bedrag incasseren. Dit kan ook door middel van aanmaningen wanneer nodig.
Grip houden op openstaande facturen
- Als zzp'er is het erg belangrijk om jezelf te beschermen tegen het risico van wanbetalers. Een wanbetaler is iemand die een betalingstermijn heeft overschreden of helemaal niet betaalt voor afgenomen producten of diensten. Te veel openstaande facturen kunnen vroeg of laat liquidaties problemen opleveren. Het is erg belangrijk om dit te voorkomen. Het actief benaderen van debiteuren is in dat geval raadzaam. Iemand kan de factuur ook gewoon vergeten zijn. Met een goede debiteurenadministratie kun je dit soort problemen met vroegsignalering voorkomen.
Debiteuren verzekeren afsluiten
- Het is tegenwoordig mogelijk om je te verzekeren tegen debiteuren. Deze verkering is niet gratis, maar kan in bepaalde situaties wel nuttig zijn. Een debiteurenverzekering beschermt je tegen de financiële gevolgen van debiteuren. In dat geval heb je he debiteurenrisico afgedekt en worden openstaande rekeningen alsnog voldaan.
Crediteurenadministratie
- De tegenhanger van debiteurenbeheer is de crediteurenadministratie. Crediteuren zijn personen of bedrijven waaraan je nog geld moet voldoen. In de crediteurenadministratie houd je bij welke crediteuren er zijn, en wat er al is betaald. Zo kun je goed inzichtelijk maken welk bedrag je al hebt betaald en welk bedragen nog openstaan. Wanneer je dus geld verschuldigd bent, spreken we van crediteuren. Het verschil tussen debiteuren en crediteuren is dat debiteuren je nog moeten betalen, terwijl je zelf de crediteuren nog moet voldoen.
Crediteurenadministratie en betalingstermijnen
- Voor jezelf is het erg belangrijk om als betrouwbare partner over te komen. Dit doe je onder andere door een goede crediteurenadministratie te voeren. Zakenpartners zitten niet te wachten op debiteuren die steeds te laat de factuur voldoen. Het is daarom belangrijk om je aan de betalingstermijnen te houden. In het ergste geval zal een schuldeiser maatregelen moeten nemen.
Boekhoudprogramma debiteuren en crediteuren
- Wanneer je gebruikmaakt van boekhoudsoftware, dan staan de crediteuren aan de rechterkant. Vanzelfsprekend is het belangrijk om ook het crediteurenbeheer niet te laten versloffen. Binnen je crediteurenbeheer heb je ook te maken met een betalingstermijn. Als ondernemer is het belangrijk om een goed overzicht te hebben van alle crediteuren. Dit voorkomt problemen aan de creditzijde van de onderneming. Dit noemt men ook wel cashflowmanagement.
Wat doet een crediteuren medewerker?
- Er zijn binnen de meeste grotere bedrijven verschillende financieel medewerkers werkzaam. Het controleren van alle binnenkomende facturen en het op tijd betalen van facturen zijn bijvoorbeeld taken van een crediteuren medewerker. De algemene benaming voor een crediteuren medewerker is ook wel financieel-administratief medewerker. Het is vanzelfsprekend dat een crediteuren medewerker ook verantwoordelijk kan zijn voor het opstellen en versturen van facturen. In dat geval kan ook de benaming facturist van toepassing zijn.
Bedrijven en crediteuren
- Grote bedrijven hebben vaak te maken met veel crediteuren. Een van de taken die hierbij van groot belang is, is het controleren van alle binnenkomende facturen op wet- en regelgeving. Facturen van crediteuren moeten voldoen aan wettelijke eisen. Denk bijvoorbeeld aan het btw-nummer dat moet kloppen. De meeste bedrijven gaan pas over tot betaling wanneer alles klopt. Zorg daarom voor concrete facturen.
Factuur versturen als ondernemer
Wanneer je een factuur verstuurd, dan spreken we van een debiteur. Alle afnemers die nog moeten betalen worden in de boekhouding aangemerkt als debiteur. Wanneer je zelf een factuur hebt ontvangen van een leverancier, dan spreken we van crediteur. De termen debiteuren en crediteuren zijn wellicht de meest bekende termen wanneer we het hebben over boekhouden. Andere veelvoorkomende termen zijn activa, passiva en balans. Lees hiervoor ook ons artikel: Veelvoorkomende boekhoudkundige begrippen en termen.
Online factuur maken
- Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudpakket, dan kun je tegenwoordig e-facturen opstellen en versturen. Dit werkt erg prettig en je kunt zelfs een betaallink opnemen in de factuur. Alle uitstaande facturen worden vanuit het boekhoudpakket verzonden en jouw afnemers betalen hierdoor over het algemeen sneller. Dit is goed voor de financiële gezondheid van je bedrijf.
Controleer nieuwe debiteurs zorgvuldig
- In het bedrijfsleven en grootbedrijf wordt er vaak op krediet gekocht. Jouw afnemers verwachten dit misschien ook wel. Het is daarom belangrijk om nieuwe afnemers en nieuwe leveranciers eerst te controleren. Ook is daarnaast ook raadzaam om de tekenbevoegdheid te controleren van personen. Het is tevens slim om niet te veel op krediet mee te geven. Kijk bijvoorbeeld eerst of de nieuwe debiteuren de facturen binnen de betalingstermijn betalen. Zoals eerder omschreven is het ook mogelijk om een debiteur verzekeren af te sluiten voor alle uitstaande facturen. Op deze manier bescherm je de onderneming tegen wanbetaling.
Online boekhoudprogramma gebruiken
- Als zzp'er is het bijhouden van de boekhouding steeds eenvoudiger aan het worden. Er staan verschillende boekhoudprogramma's tot je beschikking, waardoor het bijhouden van de boekhouding eenvoudig is. Een gratis boekhoudpakket dat je tot wel 15 maanden kunt uitproberen, is het boekhoudpakket van e-boekhouden. Door het gebruiken van de slimme software zul je niet snel meer een vergissing maken tussen debiteuren en crediteuren. Ook is het eenvoudig mogelijk om alle debiteuren en crediteuren te beheren. Online boekhouden is tegenwoordig de norm als zzp'er.
Zzp boekhouding
- De meeste zzp'ers maken dan ook gebruik van online boekhouden. Je kan bijvoorbeeld precies zien hoeveel dagen je nog hebt om een factuur te betalen en alle openstaande facturen automatisch op betalen zetten. Ook kun je precies zien of er sprake is van een niet betaalde bedrag en kun je betalingsherinneringen versturen. Daarnaast worden betaalde rekeningen meteen weggewerkt door de software. Ook kun je veel makkelijker onthouden wat de verschillen tussen debiteuren en crediteuren zijn. Dit zijn enkele praktische voorbeelden van boekhoudsoftware.
Gratis cursus boekhouden
- Wanneer je zelf helemaal geen kennis hebt van boekhouden, dan is het een goed idee om een cursus te volgen. Er zijn verschillende online cursussen beschikbaar, waardoor je binnen no-time de basis leert van boekhouden. Ook de Belastingdienst geeft online regelmatig seminars aan startende ondernemers. Overigens heeft de Belastingdienst ook aangegeven voorstander te zijn van online boekhouden.
Geheugensteun: verschil debiteuren en crediteuren:
Om de debiteuren administratie te kunnen bijhouden, moet je het verschil kennen tussen debiteuren en crediteuren.
Debiteuren zijn:
- Klanten die je nog moeten betalen voor een geleverde dienst of product.
Crediteuren zijn:
Crediteurenbeheer en administratie goed regelen
Als kleine ondernemer is het belangrijk om alle debiteuren en crediteuren onder controle te houden. Beheer is dan ook een belangrijk woord wanneer we spreken van debiteuren en crediteuren. Dit heeft ook betrekking op de creditzijde en cashflow van de onderneming. Ook wil je als ondernemer op geen enkele manier in conflict raken met mogelijke leveranciers.
Voor starters is het belangrijk om snel en tijdig te factureren. Het komt helaas vaak voor dat starters te lang wachten met het maken en versturen van facturen. Het onthouden wat je precies gedaan hebt, en wat je moet factureren kan al snel verwateren. Voor het onthouden van alle werkzaamheden kun je het beste gebruikmaken van een urenregistratie.
Is zelf de boekhouding bijhouden moeilijk?
Het zelf bijhouden van de boekhouding is niet moeilijk. Wel is het raadzaam om gebruik te maken van boekhoudsoftware. Zo heb je op ieder moment inzicht in de balans, het vermogen van de onderneming, de bezittingen en de openstaande schuld. Ook kun je op ieder moment zien wat er nog betaald moet worden. Vooral het bijhouden van de balans is belangrijk als zzp'er. Overigens zijn er ook voldoende boekhouders en accountants te vinden die kunnen helpen met de boekhouding. Denk bijvoorbeeld aan de activa, passiva, grootboekrekeningen en aan het jaarlijks maken van de winst- en verliesrekening. Vanzelfsprekend kun je ook de debiteurenadministratie bijhouden met een boekhoudprogramma en geautomatiseerde betalingsherinneringen versturen.
Het beheren van de debiteuren en crediteuren heeft dus alles met de levensvatbaarheid van de onderneming te maken.
Automatiseer de werkzaamheden zoveel mogelijk om mogelijke problemen te voorkomen. Daarnaast moet je alle inkomsten en uitgaven boekhoudkundig kunnen verantwoorden.
Mijnzzp.nl