Al startende ondernemers krijg je te maken met boekhouden. De boekhouding is dan ook onlosmakelijk verbonden met de bedrijfsvoering. Boekhouden is voor de meeste zelfstandig ondernemers niet de meest favoriete bezigheid. Toch is het noodzakelijk om je financiële administratie goed in te richten of hiervoor een boekhouder in te huren. Je hebt altijd de keuze om het zelf te doen of uit te besteden, maar een combinatie van beide is eveneens mogelijk. Er zijn allerlei regels van toepassing als het gaat om de boekhouding van je bedrijf. Bijvoorbeeld als het gaat om de vereisten waar een factuur aan moet voldoen. Of wat je als ondernemer voor de Belastingdienst moet registreren. Daarom kom je hier alles te weten wat voor een goede boekhouding nodig is.
De meeste ondernemers kiezen tegenwoordig voor een digitale boekhouding. Deze vorm van online boekhouden is populair en geeft je als zelfstandig ondernemers veel flexibiliteit en bespaart tijd in tegenstelling tot offline boekhouden. Offline boekhouden heeft betrekking op een boekhoudprogramma dat je moet kopen voor de eigen computer. Het online boekhouden geeft je de mogelijkheid om overal aan de boekhouding te kunnen werken door middel van het in de cloud werken. Inkomende facturen kun je bijvoorbeeld direct op de mobiele app bekijken. De slimme boekhoudsoftware maakt het bouden dan ook veel eenvoudiger. De administratieve taken bijwerken gaat gewoon sneller.
Inhoudsopgave:
- Wat is een boekhouding?
- Digitale boekhouding
- Doel van de boekhouding
- Verplichting bijhouden financiële administratie
- Een administratie opzetten, kan ik dat ook zelf?
- Winst- en verliesrekening en online boekhoudprogramma
- Boekhoudprogramma vergelijken: hier let je op als zzp'er
- Goed boekhoudprogramma uitkiezen
- Eenvoudig boekhouden
- Aandachtspunten boekhoudprogramma vergelijken op een rijtje
- Wat zijn de eisen voor een boekhouding?
- Goed de boekhouding opzetten
- Btw berekenen en afdracht of teruggave
- Belastingaangifte berekenen als zzp'er
- Digitale aangifte ondernemers
- Wat zijn de kosten voor een boekhouder of accountant?
- Online boekhouden
- Boekhouden met e-boekhouden
- Voordelen van een boekhoudpakket zijn
- Boekhouding en administratie
- Boekhoudpakketten automatiseren de boekhouding
- Online boekhoudprogramma's en zakelijke dienstverlening
- Starten als zzp'er en boekhouden
Wat is een boekhouding?
De boekhouding heeft betrekking op de verwerking van de financiële administratie van een bedrijf of organisatie. Het boekhouden voor een zzp'er heeft bijvoorbeeld betrekking op het opstellen van facturen, zakelijke kosten boeken en belastingaangifte doen. Een financiële administratie heeft betrekking op alle inkomsten en uitgaven waar je als ondernemer mee te maken krijgt. Als je een nota stuurt en deze is voldaan dan boek je dat in als ontvangen inkomsten. Heb je een zakelijke uitgave gedaan dan voer je dat in als zakelijke kosten.
Digitale boekhouding
- Het is handig om gebruik te maken van boekhoudsoftware. De berekeningen voor de btw-aangifte vinden dan bijvoorbeeld automatisch plaats. Het is voor de meeste ondernemers niet handig om alles nog op schrift bij te houden. Hoewel er nog altijd ondernemers zijn die met een schoenendoos met bonnetjes naar de boekhouder toegaan. Een boekhoudprogramma is ook voor ondernemers geschikt die geen verstand hebben van financiële administratie. Boekhoudsoftware is gebruiksvriendelijk en de keuze voor een boekhoudpakket is te maken op basis van het type bedrijf dat je hebt.
Doel van de boekhouding
- Het bijhouden van de boekhouding heeft uiteraard een doel. Een van de doelen is om inzicht te krijgen en te houden in de financiële positie van je bedrijf. Je krijgt dan ook inzicht in de winsten en verliezen. Verder biedt de financiële administratie een perfecte basis om verantwoording af te leggen. Ook biedt de financiële administratie de gelegenheid om voorcalculaties te doen en offertes uit te brengen. Je ziet al aan de doelen dat het bijhouden van de boekhouding voor elk bedrijf van groot belang is.
Verplichting bijhouden financiële administratie
Overigens is er in Nederland volgens het burgerlijk wetboek 3 art. 15i lid 1 een wettelijke verplichting om een boekhouding te voeren. Dat geldt in ieder geval voor iedereen die een zelfstandig beroep uitoefent of een bedrijf heeft. Bovendien geldt er een fiscale bewaarplicht van de boekhouding.
Dat betekent dat je als ondernemer de financiële administratie minimaal zeven jaar lang moet bewaren. Het gaat dan in elk geval om de basisgegevens van de financiële administratie. Daar valt de debiteuren- en crediteurenadministratie onder net als het grootboek en de voorraadadministratie. De inkoop- en verkoopadministratie zijn daaraan toe te voegen net als de eventuele loonadministratie. Je bent dus verplicht om alle inkomende facturen en uitgaande facturen minimaal 7 jaar te bewaren.
Een administratie opzetten, kan ik dat ook zelf?
Ja, dat kan, maar het is wel lastig om helemaal zelf vanuit het niets een administratie op te zetten. Vooral als je weinig tot geen verstand hebt van financiële administraties. Er zijn ondernemers die zelf een administratie opzetten met Excel of zelfs gewoon nog op papier. Het riskante daarvan is echter dat een foutje zo gemaakt is. Het is daarom eenvoudiger om zelf een administratie op te zetten met een online boekhoudprogramma. De basis is dan al aanwezig en het is dan ook slechts een kwestie van alles goed registreren.
Het opzetten van een administratie met een online boekhoudprogramma betekent dat je bijvoorbeeld gegevens van debiteuren invult. Of een sjabloon voor een nota gebruikt en daar je eigen bedrijfslogo op plaatst. Je hoeft met een online boekhoudprogramma niet vanaf; scratch te beginnen. Alle belangrijke onderdelen voor een financiële administratie zijn al aanwezig in de software. Het is dan alleen de vraag welk boekhoudprogramma voor jou het meest geschikt is. Daarom is het handig om een vergelijking te maken en te weten waar je op moet letten.
Winst- en verliesrekening en online boekhoudprogramma
- Als zelfstandig ondernemer hoef je geen jaarrekening te maken, maar moet je wel ieder jaar de winst- en verliesrekening opstellen. De winst- en verliesrekening opstellen is eenvoudig mogelijk met een boekhoudprogramma. De boekhouding uitbesteden voor het opstellen van de winst- en verliesrekening behoort ook tot de mogelijkheden. Het maken van de winst- en verliesrekening is met een boekhoudprogramma niet moeilijk en iedereen kan dat. Het belangrijkste is dat alle cijfers op de juiste manier zijn opgenomen in de boekhouding. Daarna kun je met een druk op de knop de winst- en verliesrekening maken. Het is dus niet echt nodig om een boekhouder in te huren voor de winst- en verliesrekening. Ook ben je verplicht om ieder jaar de balans op te maken. Dit werkt ook eenvoudig.
Boekhoudprogramma vergelijken: hier let je op als zzp'er
Er zijn meerdere aspecten van belang bij het vergelijken van een boekhoudprogramma. De software is doorgaans ideaal als het gaat om boekhouden voor beginners. Als zelfstandig ondernemer is het belangrijk om bijvoorbeeld offertes en facturen te kunnen versturen. Indien het boekhoudprogramma over een urenregistratie functionaliteit beschikt, is dat eveneens praktisch. Heb je een auto en moet je een rittenregistratie bijhouden? Neem dat punt dan mee in de vergelijking van boekhoudpakketten.
Heb je personeel of heb je plannen om medewerkers in dienst te nemen? Het is belangrijk dat salarisadministratie in dat geval een functionaliteit van de boekhoudsoftware is. Heb je een winkel of een webshop? De voorraadadministratie speelt bij de inkoop en verkoop van artikelen een belangrijke rol. Het registeren van de voorraad is niet voor alle bedrijven van belang.
Goed boekhoudprogramma uitkiezen
Je kijkt als zelfstandig ondernemer bij boekhoudprogramma’s als eerste naar wat jij nodig hebt voor de boekhouding. Het is bijvoorbeeld wel superhandig als de gegevens voor het doen van de btw-aangifte al klaarstaan. Het invullen van de btw-aangifte bij de Belastingdienst is dan echt een fluitje van een cent. Doe je zaken met het buitenland, zoals in de EU? Check dan meteen even bij de vergelijking of het boekhoudpakket daar rekening mee houdt. Het btw-nummer voer je een keer in, in het systeem en voortaan worden alle facturen voorzien van het juiste btw-nummer, net zo als alle andere gegevens die op een factuur horen. Denk bijvoorbeeld ook aan het KvK-nummer. Zo weet je zeker dat alle uitgaande facturen voorzien zijn van alle gegevens.
Eenvoudig boekhouden
- Ben je een zzp'er met een kleine onderneming dan biedt een eenvoudig boekhoudprogramma uitkomst. De facturatie is dan een van de belangrijkste aspecten. Het is overigens wel handig als er automatisch een jaarrekening en balans te publiceren is. Het is voor jou als zelfstandig ondernemer geen verplichting om een jaarrekening te presenteren, maar het biedt wel inzicht in je financiële situatie op jaarbasis. Bovendien is het voor het doen van de aangifte inkomstenbelasting eveneens handig als deze functie beschikbaar is. Verder kijk je bij het vergelijken van boekhoudprogramma’s natuurlijk ook naar de kosten ervan. Je betaalt om van de boekhoudsoftware gebruik te maken een maandelijks bedrag. Deze kosten zijn overigens fiscaal aftrekbaar als zakelijke kosten. Veel boekhoudprogramma’s de mogelijkheid om eerst een demoversie te proberen.
Aandachtspunten boekhoudprogramma vergelijken op een rijtje:
- Opstellen van offertes.
- Opstellen van facturen.
- Debiteurenadministratie.
- Crediteurenadministratie.
- Activa en passiva berekening.
- Voorraadadministratie.
- Gegevens voor btw-aangifte.
- Verlies- en winstrekening.
- Hoogte van de kosten.
- Gebruiksvriendelijkheid.
Wat zijn de eisen voor een boekhouding?
- Er gelden een aantal wettelijke eisen voor de boekhouding. Een simpel voorbeeld is dat facturen aan de richtlijnen moeten voldoen. De Belastingdienst schrijft voor dat je de eigen naam en die van de afnemer op de factuur moet zetten. Dat geldt eveneens voor de juridische naam of handelsnaam. Het adres van beide partijen dient eveneens op de factuur te staan, net als je btw-identificatienummer en het KvK-nummer. De datum van het uitreiken van de factuur moet erop net als een factuurnummer. Het handige van een boekhoudprogramma is dat deze vanzelf doornummert. De datum van levering van de goederen of diensten moet er eveneens op net als het bedrag en btw-bedrag. Het btw-bedrag heb je weer nodig voor de btw-aangifte. De meeste ondernemers moeten ieder kwartaal btw-aangifte doen. De boekhouding bijhouden is dus belangrijk als zzp'er. Alle zakelijke inkomsten en uitgaven moeten te verantwoorden zijn.
Goed de boekhouding opzetten
Het is bij het voeren van een boekhouding in elk geval van belang dat er sprake is van een deugdelijke administratie. Het is belangrijk dat de gegevens te verantwoorden zijn voor de Belastingdienst. De administratie vormt namelijk de basis voor het doen van belastingaangiften. Dat geldt zowel voor de btw-aangifte als voor de inkomstenbelasting. Een onvolledige financiële administratie kan tot vervelende gevolgen leiden. Bijvoorbeeld doordat de Belastingdienst dan zelf de hoogte van de omzet vaststelt om daarover het verschuldigde bedrag te berekenen. Bovendien is het niet mogelijk om de btw-aangifte in te vullen als er geen duidelijke overzichten zijn van de aankopen en verkopen.
Alle gegevens van je bedrijf maken onderdeel uit van de boekhouding. Daarom is het belangrijk om de verzonden en ontvangen facturen te bewaren. Dat geldt eveneens voor bankafschriften van de zakelijke rekening, bonnen en kasadministratie. Verder houd je de urenregistratie bij en indien van toepassing de rittenadministratie bij zakelijk rijden. Je mag zelf kiezen of je alles op papier bijhoudt of dat je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma. Op de bewaartermijn van zeven jaar is een uitzondering van toepassing. Bij onroerende zaken geldt namelijk dat je de gegevens tien jaar dient te bewaren.
Starten als zzp: wat moet je allemaal regelen:
Btw berekenen en afdracht of teruggave
Het berekenen van de btw voor de btw aangifte luistert heel nauw. Daar moet je natuurlijk geen fouten in maken. Bovendien is het belangrijk om op te letten welk type btw van toepassing is. Zo is er een regulier tarief, maar ook een lager tarief. Daarnaast is er op bepaalde zaken sprake van btw-vrijstelling of is er sprake van een 0 % btw-tarief. Verder is het nog mogelijk dat je te maken krijgt met het verleggen van btw. Bijvoorbeeld als je in de EU zakendoet. Ook je eigen uitgaande facturen moeten dat betreft allemaal kloppen.
Lever jij als zzp'er in Nederland een dienst aan een bedrijf in België? Dan verleg je de btw naar de afnemer in België. Dat moet je dan natuurlijk wel goed bijhouden in je administratie. Hoe ziet het met btw-aangifte en diensten naar andere EU-landen? Dat betreft een intracommunautaire levering.
Een online boekhoudprogramma biedt de mogelijkheid om alle soorten btw toe te passen. Dat scheelt dus heel wat handwerk en rekenwerk als je van plan was om het zelf te doen. Het automatisch laten berekenen van de btw biedt meerdere voordelen. Zo weet je zeker dat je geen rekenfoutjes maakt. Bovendien houdt het online boekhoudpakket precies bij wat je moet opgeven voor de btw-aangifte. De gegevens zijn wat dat betreft dan een-op-een over te nemen als je aangifte doet.
Belastingaangifte berekenen als zzp'er
Het is als zzp-er niet zo gemakkelijk om de belastingaangifte te berekenen in vergelijking met werknemers. Ben je in loondienst dan zorgt je werkgever ervoor dat er loonbelasting wordt ingehouden op je inkomen. Dat geldt eveneens voor andere belastingafdrachten. Een werknemer krijgt het salaris netto op de rekening gestort. Als zelfstandig ondernemer moet je zelf rekening houden met de te betalen belasting. Daarom is het ook belangrijk om iedere maand een deel van je omzet apart te zetten om daar de belasting later van te betalen. Overigens is het eveneens mogelijk om een voorlopige aanslag aan te vragen. Dan geef je een schatting op van je inkomen als zelfstandig ondernemer en betaal je maandelijks belasting. Het jaar erop vindt er dan een verrekening plaats.
Om de belastingaangifte te berekenen als zelfstandig ondernemer heb je een aantal gegevens nodig. De omzet minus de kosten uit onderneming, is het uitgangspunt. Er zijn daarop een aantal aftrekposten van toepassing, zoals de zelfstandigenaftrek. Daar heb je recht op als je ondernemer bent en aan het urencriterium voldoet. Er geldt voor starters bovendien een extra aftrek. Ook kom je in aanmerking voor de mkb-winstvrijstelling. Dat is een aftrekpost in de vorm van een percentage van de winst uit onderneming.
Verder is het van je persoonlijke omstandigheden afhankelijk van wat privéaftrekposten zijn. Alle omzet verminder je met de aftrekposten en dat levert in Box 1 belastbaar inkomen uit werk en woning op. Daar trek je de heffingskortingen vanaf en kom je uit op het belastingbedrag. Het spreekt voor zich dat een goede boekhouding nodig is om de basis van de aangifte vast te stellen, namelijk winst uit onderneming.
Digitale aangifte ondernemers
- Ieder jaar krijg je de mogelijkheid om via de website van de Belastingdienst in te loggen en de belastingaangifte als ondernemer te doen. Ben je zelfstandig ondernemer dan geldt dat je de aangifte inkomstenbelasting invult. Er zijn boekhoudprogramma’s beschikbaar die de mogelijkheid bieden om via de software aangifte te doen.
Wat zijn de kosten voor een boekhouder of accountant?
- De kosten voor een boekhouder of account variëren en zijn afhankelijk van je bedrijf. Je hoeft als zelfstandig ondernemer geen accountant in te schakelen. Het is voldoende om van de diensten van een boekhouder gebruik te maken. De kosten daarvan liggen rond de 1.500 euro per jaar. Het hangt er ook vanaf of je zelf de boekhouding voor een groot deel voert. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk alleen voor de btw-aangifte en inkomstenbelasting een boekhouder in te schakelen. De kosten van een boekhouder zijn overigens fiscaal aftrekbaar. Als zelfstandig ondernemer heb je te maken met een vereenvoudigde boekhouding. Dit is een stuk voordeliger, dan de boekhouding voor mkb-bedrijven. Die hebben te maken met een dubbele boekhouding en andere administratie-werkzaamheden.
Online boekhouden
- De meeste ondernemers maken tegenwoordig gebruik van online boekhouden. Online boekhouden maakt het mogelijk om een overzichtelijke boekhouding op te zetten. Een goede zzp boekhouding is heel belangrijk om geen fiscale voordelen mis te lopen. Het is wel belangrijk om te kiezen voor een gebruiksvriendelijke online boekhoudpakket, dat het beste past bij je bedrijf. Het meest gebruiksvriendelijke online boekhoudpakket is afhankelijk van je eigen wensen. Vooral e-boekhouden is populair onder startende zzp'ers. Dit heeft er ook wel mee te maken dat startende ondernemers tot wel 15 maanden gratis gebruik kunnen maken van e-boekhouden. Er zijn dan ook veel ondernemers die gebruikmaken van e-boekhouden.
Boekhouden met e-boekhouden
- Of e-boekhouden.nl het beste programma is, hangt af van hoe het gebruikt wordt. Je kunt als startende ondernemer ook overwegen om een rompslomp account aan te maken. Een Rompslomp account is tot 30 dagen vrijblijvend te proberen. Beide aanbieders zijn geheel gratis en vrijblijvend uit te proberen met een gratis startersaccount. Daarnaast beschikken beide aanbieders over een gratis helpdesk. Een koppeling met de Belastingdienst en het maken van onbeperkte facturen is bij beide aanbieders mogelijk. Een kloppende boekhouding maken was hierdoor nog nooit zo makkelijk.
Voordelen van een boekhoudpakket zijn:
- Boekhoudsoftware belastingdienst koppeling.
- Overzichtelijke boekhouding bijhouden.
- Meestal onbeperkt factureren.
- De online software is steeds up-to-date.
- Het gaat om slimme software (minder kans op fouten).
- Een goed boekhoudprogramma bespaart veel tijd en geld.
- Ingericht op de zakelijke dienstverlening.
- Minder administratieve werkzaamheden.
- Minimale boekhoudkennis vereist.
- Goede ondersteuning door middel van een gratis helpdesk.
- De toegevoegde waarde is groot.
Boekhouding en administratie
- Als zelfstandig ondernemer is het belangrijk om alle cijfers overzichtelijk te krijgen. Je kunt de boekhouding aan een boekhouder overlaten, echter zijn er veel zzp'ers die zelf hun boekhouding doen. Sommige ondernemers kiezen er wel voor om dit in samenwerking te doen met een boekhouder. In dat geval gaat het meestal om de aangiftes, zoals belastingaangiftes. Een boekhouder kan bijvoorbeeld prima helpen bij het opstellen van de jaarrekening. De jaarrekening heb je nodig om aangifte inkomstenbelasting te kunnen doen. De jaarrekening heeft betrekking op de winst- en verliesrekening en de cijfers van de balans. De zzp boekhouding hoef je dus niet helemaal zelf te doen. Je kan de boekhouding ook delen met je boekhouder. Binnen je boekhoudprogramma is het mogelijk om meerdere accounts aan te maken.
Boekhoudpakketten automatiseren de boekhouding
- Met een boekhoudpakket hoef je zelf niet meer te boekhouden in Excel of een andere spreadsheet. Ook papieren bonnetjes bewaren is niet meer nodig. Bonnetjes kun je door middel van een handige app inscannen en meteen uploaden naar het boekhoudprogramma. Ook de koppelingen met de bank en de Belastingdienst maakt het boekhouden een stuk makkelijk er sneller. De meeste aanbieders beschikken over de mogelijkheid om een boekhoudsoftware belastingdienst koppeling te maken. Online boekhouden is hierdoor ook betrouwbaar. De Belastingdienst stimuleert ondernemers om gebruik te maken van online boekhouding. In de praktijk werkt de slimme software dan ook heel goed. Kleine ondernemers maken dan ook steeds meer gebruik van alle mogelijkheden om hun boekhouding op een makkelijke manier te kunnen bijhouden. De meeste kleine ondernemers hebben wel andere zaken aan het hoofd.
Online boekhoudprogramma's en zakelijke dienstverlening
- Er zijn veel ondernemers werkzaam binnen de zakelijke dienstverlening. De zakelijke dienstverlening heeft betrekking op commerciële dienstverleners, die hoofdzakelijk hun diensten verlenen aan andere bedrijven. Hieronder vallen ook veel zelfstandig ondernemers. Al deze ondernemers hebben te maken met een zzp boekhouding.
Starten als zzp-er en boekhouden
Startende ondernemers, zoals zzp'ers, hebben in de meeste gevallen voldoende aan de vereenvoudigde boekhouding vorm. Een goede keuze met betrekking tot het beste pakket, is dus ook afhankelijk van het soort bedrijf. Voor sommige ondernemers is het kunnen maken van periodieke facturen veel belangrijker dan andere functionaliteiten. De meeste eenmanszaken hebben niet te maken met ingewikkelde boekhouding. Natuurlijk kunnen ook eenmanszaken te maken hebben met meerdere administratieve werkzaamheden. De administratie opzetten is met online boekhouden vrij eenvoudig en er zijn verschillende online boekhoudprogramma's beschikbaar waarmee je de hele boekhouding kunt opzetten. Boekhouden begint wel met het uitkiezen van een goed boekhoudprogramma.
Ondernemers hebben met veel meer administratie en boekhouding te maken dan particulieren.
Het is daarom verstandig om gebruik te maken van een goed boekhoudprogramma.
Ondernemers hebben met veel meer administratie en boekhouding te maken dan particulieren.
Mijnzzp.nl