Iedere ondernemer krijgt hier wel een keer mee te maken; je factuur wordt niet betaald. Je hebt al een betalingsherinnering gestuurd, maar nog steeds heb je je geld niet ontvangen. Wat kun je doen? Je wilt natuurlijk de relatie met je klant niet onder druk zetten, maar tegelijkertijd wil je wel je geld innen. Wat je kunt doen als je factuur niet op tijd betaald wordt, lees je hier.
Hoe kun je wanbetalers voorkomen?
Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen. Er zijn een aantal dingen die je kunt doen om wanbetalers te voorkomen. Allereerst is het belangrijk om te weten met wie je zaken doet. Controleer je klant met een kredietrapport. Het betalingsgedrag en de financiën van je handelspartner worden in een kredietrapport uitgedrukt in een creditscore. Hierdoor weet je hoe groot het risico op wanbetaling is. Daarnaast is het belangrijk om goede afspraken over levering en betaling met elkaar te maken.
De voorbereiding
Zorg voor een goede voorbereiding. Maak goede afspraken over levering en facturatie. Leg de afspraken die je maakt vast. De totale kosten, de levertermijn en betalingstermijn leg je vast in een overeenkomst. Deze overeenkomst laat je vervolgens voor akkoord ondertekenen door je klant.
Zorg voor een goede factuur
De goederen of diensten zijn geleverd en het is tijd om de factuur te versturen. Zorg ervoor dat alle informatie op de factuur staat en controleer de factuur goed op fouten. De volgende informatie moet altijd op je factuur staan:
- Bedrijfsgegevens;
- KvK-nummer;
- Factuurnummer;
- Factuurdatum;
- De totale kosten;
- De betalingstermijn;
- De levertermijn.
Stuur de factuur ook per e-mail
Om te voorkomen dat je klant zegt de factuur niet te hebben ontvangen omdat deze naar het verkeerde adres gestuurd is, is het verstandig om de factuur ook per e-mail te sturen. Zo kan achteraf niet worden gezegd dat de factuur niet op tijd ontvangen is. Zorg ervoor dat je zeker weet dat je de factuur naar het juiste e-mailadres stuurt en vraag om een leesbevestiging. Zo weet je zeker dat de factuur aangekomen is. Ontvang je geen leesbevestiging, dan kun je ook nog even opbellen om te vragen of de factuur goed aangekomen is.
Betalingsherinnering
De betalingstermijn is inmiddels verlopen en je hebt nog geen betaling ontvangen? Dan is het tijd voor een friendly reminder. Verstuur een korte maar vriendelijke e-mail waarin je verzoekt om het bedrag binnen 7 dagen te betalen. Heb je na 7 dagen nog niets gehoord, bel dan naar de administratie van het bedrijf of naar degene die gaat over de betaling en vraag vriendelijk naar de betaling. Vraag ook waarom er niet betaald is en probeer een betalingsafspraak te maken.
Aanmaning
Heb je ondanks deze inspanningen alsnog geen betaling ontvangen? Dan wordt het tijd om de laatste herinnering te sturen. Geef op de aanmaning het factuurnummer aan en vermeldt de datum waarop het geld binnen had moeten zijn. Blijf beleefd, maar vermeldt dat je genoodzaakt bent om stappen te ondernemen als de betaling niet wordt voldaan. Je kunt een formele aanmaning zowel per e-mail als per aangetekende brief met ontvangstbevestiging sturen. Zo weet je zeker dat de aanmaning ontvangen is.
Incasso
Wordt er na het versturen van de aanmaning nog steeds niet betaald. Dan kun je een incasso advocaat of een incassobureau inschakelen. Dit wordt vaak gezien als de laatste optie. Een incasso advocaat kan een incasso kort geding aanspannen. Een incassobureau werkt vaak op basis van no cure, no pay. Dat betekent dat als het geld niet geïnd kan worden er ook geen kosten in rekening worden gebracht.
Incasso kort geding
Als een normale incassoprocedure ook geen oplossing biedt, kan een incasso advocaat een kort geding opstarten. Hierbij gaat het om een gerechtelijke procedure die sneller werkt dan een reguliere rechtszaak die ook wel bodemprocedure wordt genoemd.
Kosten van een incasso kort geding
Het opstarten van een kort geding kost een paar honderd euro. Bij een succesvolle incassering komen daar vaak nog 10% aan afwikkelingskosten bij. De afwikkelingskosten worden dan ingehouden op de afdracht van de geïncasseerde gelden.
Dit artikel valt buiten de redactionele inhoud van mijnzzp.nl
Mijnzzp.nl