Voor de meeste zzp'ers is het belangrijk om alle gewerkte uren nauwkeurig bij te houden. De Belastingdienst hanteert namelijk een urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar om voor de ondernemersaftrek in aanmerking te komen. Deze uren moet je minimaal aan de onderneming besteden en ook indirecte uren tellen mee. De ondernemersaftrek bestaat onder meer uit de zelfstandigenaftrek en uit de startersaftrek. In 2023 is de zelfstandigenaftrek 5.030 euro en de startersaftrek bedraagt 2.123 euro. De bedragen zijn in mindering te brengen op de winst uit ondernemen en bieden zo fiscaal voordeel. Er gelden voorwaarden om hiervoor in aanmerking te komen, zoals het urencriterium, maar wat telt daar allemaal voor mee?
Inhoudsopgave
• Alle uren die je aan je bedrijf besteedt
• Urenregistratie in de boekhouding
• Steekproeven ter controle
• Wanneer verlaagd urencriterium van toepassing
• Aangifte inkomstenbelasting en zelfstandigenaftrek
• Hoeveel opdrachtgevers heb je nodig?
• Zzp'er met meerde bedrijven
• Online urenregistratietool gebruiken
Alle uren die je aan je bedrijf besteedt
Je mag alle uren die je besteedt aan je bedrijf meetellen om aan de voorwaarde van het urencriterium te voldoen. Het gaat hierbij zowel om directe uren in verband met het verrichten van bedrijfsmatige activiteiten als om indirecte uren. Deze uren hebben bijvoorbeeld betrekking op het bijhouden van de boekhouding. Ook het bijhouden van je website, zoals het toevoegen van content, telt mee. Dit geldt eveneens voor het besteden van tijd aan marketinggerichte activiteiten. Als zzp-er gaat het dus niet alleen om de gefactureerde uren, omdat je ook andere gewerkte uren mag je meetellen voor het urencriterium, die je aan de onderneming besteedt. Het bijhouden van de niet gewerkte uren is dus net zo belangrijk.
Urenregistratie in de boekhouding
De uren die je als ondernemer aan je bedrijf besteedt, dienen tot de gerealiseerde omzet in verhouding te staan. Het is dan ook belangrijk dat wanneer de Belastingdienst erom vraagt, je aannemelijk kan maken dat je voldoet aan het urencriterium. In dat kader is het verstandig om de urenregistratie bijvoorbeeld bij te houden in je boekhouding. Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s die urenregistratie als functionaliteit bieden. Op deze manier heb je altijd een overzicht van directe en indirecte uren paraat als daarnaar gevraagd wordt. Ben je een starter dan heb je waarschijnlijk nog veel uren die je niet kunt factureren, zoals tijdsbesteding om klanten binnen te halen. Dit wordt uiteraard door de Belastingdienst geaccepteerd, maar het is wel de bedoeling dat daar op de duur omzet tegenover komt te staan.
Steekproeven ter controle
De Belastingdienst controleert niet iedere ondernemer op het gebied van urenregistratie, maar kan dit wel met steekproeven doen. Daarom is het belangrijk om voor het urencriterium de urenregistratie bij te houden. Het is eveneens aan te raden om bewijzen te bewaren, zoals overeenkomsten met opdrachtgevers en afspraken die je in de agenda hebt gezet. De Belastingdienst controleert steekproefsgewijs en zal niet iedere zzp'er controleren op het urencriterium.
Het blijft wel noodzakelijk om te voldoen aan het urencriterium wil je gebruik kunnen maken van de fiscale voordelen zoals de mkb winstvrijstelling. Er kan overigens ook sprake zijn van een versoepeling urencriterium of van een verzachtende omstandigheid. Binnen de financiële administratie is een goede urenadministratie belangrijk.
Wanneer verlaagd urencriterium van toepassing
Het verlaagd urencriterium is van toepassing wanneer er sprake is van arbeidsongeschiktheid. Bij arbeidsongeschiktheid gelden er namelijk andere regels voor het urencriterium. In dat geval betreft het urencriterium minimaal 800 uur. Ook hierbij mag je alle uren van de voorbereiding meetellen wanneer je start vanuit een arbeidsongeschiktheidsuitkering. Er is overigens ook een speciale uitzondering van toepassing op zwangere ondernemers.
Aangifte inkomstenbelasting en zelfstandigenaftrek
Bij de aangifte IB moet je aangeven dat het om zelfstandig ondernemerschap gaat en dat je in aanmerking komt voor de zelfstandigenaftrek. Hiervoor is het weer belangrijk dat je aan het benodigde aantal uren komt. Een goede urenregistratie is daarom belangrijk en moet ook niet onderschat worden. Vanzelfsprekend moet je door de Belastingdienst wel aangemerkt worden als ondernemer voor de inkomstenbelasting. Vooral startende ondernemers hebben nogal eens moeite met het aantal uren, omdat het aantal opdrachtgevers nog niet groot is.
Hoeveel opdrachtgevers heb je nodig?
De hoeveelheid opdrachtgevers heeft niet te maken met de urenadministratie. Het blijft wel belangrijk dat de Belastingdienst je ziet als zelfstandig ondernemer. Hiervoor moet je dus wel beschikken over voldoende verschillende klanten. De tijd die je kwijt bent aan het opdrachten binnenhalen mag je overigens wel gewoon optellen. Dit is ook het geval wanneer je offertes moet maken voor het binnenhalen van opdrachten. Deze uren tellen dus ook mee voor het urencriterium.
Zzp'er met meerde bedrijven
Heb je als zzp'er meerde bedrijven onder je eigen naam, dan mag je de uren gewoon bij elkaar optellen. Dit is ook het geval wanneer er sprake is van een maatschap of wellicht meerdere maatschappen. Wel moet de doelstelling van alle bedrijven zijn het winst maken. Met andere woorden moet de onderneming wel actief zijn.
Online urenregistratietool gebruiken
De meeste urenregistratietools integreer je eenvoudig met je boekhoudsoftware door middel van een gratis app. Een online urenregistratie tool is beschikbaar binnen alle goede boekhoudpakketten. Wanneer je een mogelijke inspectie krijgt, dan heb je de zaken in ieder geval goed op orden. Vergeet overigens ook niet aanvullende bewijskracht te verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan de reisgegevens van de ov-chipkaart of auto. De reistijd (woon-werkverkeer) mag je ook meetellen met het aantal uren. Wel moet je een duidelijk onderscheid maken tussen zakelijk en privé.
Mijnzzp.nl