Een boekhouding bestaat uit een financieel overzicht van alle inkomsten en uitgaven en deze zijn in verschillende categorieën in te delen. Het gaat dus om de financiële administratie van je bedrijf en daaronder vallen onder meer grootboekrekeningen, crediteuren en debiteuren, maar ook de balans en winst- en verliesrekening. In het kort komt de boekhouding neer op het op een éénduidige wijze vastleggen van financiële gegevens. Heb je een eenmanszaak dan is de boekhouding simpel als je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma. Dat is een verschil als je een bv hebt in het MKB, want dan gelden er extra verplichtingen. Een jaarrekening is bijvoorbeeld niet verplicht voor zzp'ers, maar wel voor een bv. Als je meer wilt weten over wat er onder een financiële administratie valt dan kom je er hier alles over te weten. Wij proberen de veelgestelde vragen over boekhouden te beantwoorden.
Als startende ondernemer ben je wettelijk verplicht om de boekhouding bij te houden volgens de eisen van de Belastingdienst. Onder de noemer boekhouden verstaan we de financiële administratie van een bedrijf. Dit kan door middel van online boekhouden, een papieren boekhouding of door de boekhouding uit te besteden aan een goede boekhouder. De administratie uitbesteden is met een eenmanszaak niet nodig, want je mag de boekhouding ook gewoon zelf bijhouden. De administratie bijhouden is bijvoorbeeld mogelijk door middel van online boekhouden. In een besloten vennootschap kun je ook de financiële administratie bijhouden, maar dit is meestal meer werk. Vooral voor grote bv's is dat het geval.
Inhoudsopgave
Financiële administratie bijhouden
Boekhouding opzetten
• Verschil boekhouding en administratie
• Doel van de boekhouding
Onderdelen van de boekhouding: grootboek
• Crediteuren en debiteuren
• Voorraadadministratie
• Winst- en verliesrekening
• Balans
Dit verwerk je allemaal in de boekhouding
• Voorbeelden uit de praktijk
Administratie voor de btw-aangifte
• Boekhouding en aangifte inkomstenbelasting
Bewaarplicht boekhouding
• Fiscale bewaarplicht boekhouding
• Basisgegevens die je moet bewaren:
• Belang van bewaren van gegevens
Jaarrekening zzp niet verplicht, wel handig
• Eenvoudig jaarrekening maken
Jaarrekening bv wel verplicht
Boekhouding uitbesteden
• Boekhouding deels uitbesteden
• Boekhouding helemaal zelf doen
Online boekhoudprogramma voor zzp'ers
• Ruime keuze uit aanbieders
Financiële administratie bijhouden
De boekhouding van een bedrijf is onderdeel van de volledige administratie en is meer specifiek ook wel de financiële administratie te noemen. In je financiële administratie verzamel je op een systematische wijze alle financiële gegevens van je bedrijf. Het is het belangrijkste onderdeel van de complete bedrijfsadministratie. De financiële administratie bestaat uit alle financiën die de onderneming aangaan. Een goede boekhouding bijhouden is verplicht volgens de gestelde eisen van de Belastingdienst.
Boekhouden is natuurlijk ook voor kleine ondernemingen belangrijk. Een goede administratie geeft je namelijk inzicht in de financiële positie van je bedrijf op een specifiek moment. De administratie bijhouden is dus niet alleen belangrijk omdat dit wettelijk verplicht is. Je wilt als ondernemer op ieder moment kunnen zien wat de omzet en winst is. De financiële cijfers laten zien wat de omzet en winst is over een bepaalde periode. De financiële administratie bijhouden is dus ook belangrijk om zelf op een goede manier inzicht te krijgen in de cijfers. Zo kun je bijvoorbeeld bepalen of een investering op een gewenst moment wel of niet gedaan kan worden. Hiervoor kun je overigens ook de GBR berekenen.
Boekhouding opzetten
De boekhouding kun je op verschillende manieren opzetten. Dit kun je bijvoorbeeld doen met een Excel-bestand, maar je kunt ook kiezen voor het digitaal boekhouden. Met online boekhoudsoftware zoals die van e-boekhouden kun je bijvoorbeeld een goede financiële administratie opzetten. Het boekhoudpakket van e-boekhouden is door startende ondernemers 15 maanden gratis te gebruiken. De administratie uitbesteden is dus niet nodig als startende zzp'er. Je bent als ondernemer ook wettelijk verplicht om de boekhouding minimaal 7 jaar te bewaren, De administratie bewaren kan ook door middel van online boekhouden.
Verschil boekhouding en administratie
De benamingen boekhouden en administratie lopen wel eens door elkaar heen en dat is ook logisch. De boekhouding vormt immers de financiële administratie van bedrijven en is een onderdeel van de complete bedrijfsadministratie. De complete administratie is breder, want daarin neem je bijvoorbeeld alle correspondentie van je bedrijf op, net als overeenkomsten en de urenregistratie.
Doel van de boekhouding
Een belangrijk doel van de financiële administratie is verantwoording kunnen afleggen voor de financiële gegevens aan de Belastingdienst. Bijvoorbeeld voor het doen van de btw-aangifte en als zzp'er voor de belastingaangifte inkomstenbelasting. Het is echter ook voor jezelf belangrijk, want de boekhouding geeft inzicht in de financiële situatie van je onderneming. Bovendien kan een boekhouding nodig zijn om een financiering aan te gaan of om een zzp hypotheek te verkrijgen.
Dat is ook een reden waarom het zo belangrijk is je financiële administratie in alle opzichte in orde en up-to-date te hebben. De Belastingdienst heeft de gegevens nodig om de juiste belasting te kunnen toepassen. Het kunnen verantwoorden van de financiële administratie met betrekking tot de Belastingdienst is belangrijk als zzp'er. In het kort komt het bijhouden van administraties neer op het vastleggen van alle financiële zaken.
Onderdelen van de boekhouding: grootboek
Het grootboek omvat alle grootboekrekeningen van een boekhouding. Een grootboekrekening vormt een overzicht van alle inkomsten en uitgaven die tot een bepaalde categorie zijn te rekenen. Daarom bestaat een financiële administratie ook uit meerdere grootboekrekeningen. De uitgaven en inkomsten van iedere grootboekrekening horen logischerwijs bij elkaar. Alle grootboekrekeningen samen vormen dus het grootboek als onderdeel van de boekhouding. Er zijn binnen een grootboek twee delen te onderscheiden, namelijk de balansrekeningen met een vertegenwoordigende waarde en resultatenrekeningen met baten en kosten. Een voorbeeld van een grootboekrekening resultatenrekening is crediteuren en debiteuren.
Crediteuren en debiteuren
In de financiële administratie draait het voor een groot deel om het bijhouden van crediteuren en debiteuren. Een crediteur is bijvoorbeeld een leverancier waar je geld aan verschuldigd bent en een debiteur is bijvoorbeeld een klant waar je een factuur naartoe hebt verzonden. Het is belangrijk om de administratie van crediteuren en debiteuren als onderdeel van de boekhouding zorgvuldig bij te houden. De debiteuren- en crediteurenadministratie is belangrijk, omdat je daarmee toezicht houdt op de actuele financiële situatie van je bedrijf. Zo zie je in een online boekhoudpakket wanneer een debiteur te laat is met betalen of wat de uiterste betaaldatum is om zelf een betaling aan een crediteur te verrichten. Als ondernemer is het belangrijk om controle te houden over de uitgaande facturen.
Voorraadadministratie
- Als je een bedrijf hebt dat producten verkoopt vanuit voorraad dan vertegenwoordigen deze producten een bepaalde waarde. De waarde van deze producten dien je in de voorraadadministratie op te nemen. Door de inkoop- en verkoopadministratie bij te houden, is er steeds sprake van verandering van de waarde van de voorraad. Dat is onder meer handig voor jezelf, omdat je daarmee in kan spelen op de vraag in de markt.
Winst- en verliesrekening
- De winst- en verliesrekening is een andere benaming voor resultatenrekening. Dit overzicht is onderdeel van de financiële administratie en biedt per periode inzicht in gemaakte winst of verlies. Na afloop van een boekjaar vormt de winst- en verliesrekening voor zzp'ers de basis om de belastingaangifte te doen. De winst uit onderneming staat er namelijk op vermeld en deze kan zowel positief als negatief zijn. Een winst- en verliesrekening behoort samen met de balans tot de jaarrekening.
Balans
- De balans vormt een onderdeel van de boekhouding waar een debetzijde en een creditzijde op staat vermeld. Alle activa zijn op de debetzijde te vinden en alle passiva op de creditzijde. De activa zijn te verdelen in vaste activa en vlottende activa en de passiva zijn te verdelen in eigen vermogen, vreemd kort vermogen en vreemd lang vermogen. Het unieke van de balans in de financiële administratie is dat deze altijd in evenwicht is. Zo valt te herleiden met welke passiva de activa te betalen is. Overigens zorgt het eigen vermogen voor het evenwicht op de balans, want het eigen vermogen compenseert bijvoorbeeld het verschil.
Dit verwerk je allemaal in de boekhouding
Er worden voor de boekhouding allemaal termen gebruikt, maar het belangrijkste is dat je weet wat je in de praktijk allemaal in de financiële administratie moet opnemen. Bijvoorbeeld alle inkomsten en uitgaven in een bepaalde periode. Daar wordt onder meer de afdracht van btw of terug te ontvangen btw op gebaseerd. Daarom registreer je in de boekhouding niet alleen facturen die je verzendt, maar ook die je ontvangt.
Voorbeelden uit de praktijk
Doe je een zakelijke uitgave en betaal je deze contant dan neem je het bonnetje mee om deze in je boekhouding te verwerken. Naast concrete uitgaven en ontvangsten is het ook mogelijk om fictieve uitgaven op te nemen. Denk daarbij maar aan de oudedagsreserve die je wilt reserveren. Dit bedrag hoef je niet echt uit te geven, maar als je er gebruik van maakt als fictief bedrag dient het wel in de boekhouding opgenomen te worden. In de boekhouding is het ook mogelijk om je urenadministratie bij te houden. Dat kan van belang zijn om aan de Belastingdienst aan te tonen dat je aan het urencriterium voldoet. Zo is het ook mogelijk dat je bedrijfsmiddelen koopt waar je jaarlijks op moet afschrijven. Koop je een bedrijfsmiddel dat je ook privé gebruikt dan neem je deze splitsing op in de financiële administratie.
- Bonnetjes verwerken (kassabonnen).
- Oudedagsreserve toevoegen.
- Urenadministratie bijhouden.
- Bedrijfsmiddelen registreren.
- Afschrijving op bedrijfsmiddelen opnemen.
- Splitsing tussen zakelijk en privé uitgaven.
Administratie voor de btw-aangifte
De btw-administratie vormt een belangrijk onderdeel van je boekhouding. De meeste zzp'ers zijn verplicht om btw-aangifte te doen behalve als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling. In dat geval hoef je ook geen btw te rekenen aan klanten, maar profiteer je dus ook niet van de aftrek van btw voor zakelijke uitgaven.
De aangifte vindt doorgaans per kwartaal plaats en is gebaseerd op de btw op zakelijke uitgaven en op zakelijke inkomsten. Heb je een online boekhoudprogramma dan is het gemakkelijk, want dan staan de gegevens voor de btw-aangifte al klaar. Er vindt bij de invoering van facturen dan namelijk automatisch een scheiding plaats van de bedragen die je terugvindt in de categorie btw-aangifte. De btw-aangifte doe je vanuit het programma rechtstreeks aan de Belastingdienst.
Boekhouding en aangifte inkomstenbelasting
- Het is mogelijk om met boekhoudsoftware de aangifte inkomstenbelasting op te maken en in te dienen bij de Belastingdienst. Dit kan door het gebruiken van de koppeling tussen de software en de Belastingdienst. De aangifte IB is overigens een privékwestie en behoort niet tot de boekhouding van je bedrijf. De aangifte IB moet je dus niet van de zakelijke rekening betalen. De aangifte vennootschapsbelasting bijvoorbeeld weer wel.
Bewaarplicht boekhouding
Het is voor bedrijven verplicht om de financiële administratie gedurende 7 jaar te bewaren. Er geldt zelfs een termijn van 10 jaar op het moment dat er in de financiële administratie gegevens zijn opgenomen over onroerende zaken en rechten daarop. Basisgegevens die onderdeel uitmaken van de financiële administratie zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie moeten altijd 7 jaar bewaard blijven. Dat geldt eveneens voor de in- en verkoopadministratie net als voor het grootboek. De administratie bewaren is dus verplicht voor alle ondernemers en het gaat hierbij om de complete financiële administratie. De meeste ondernemers doen dit digitaal omdat dit veiliger is.
Fiscale bewaarplicht boekhouding
- Het is mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over de bewaartermijn van ander soort gegevens. De administratie bewaren is nodig om aan te tonen dat je een bedrag betaald of ontvangen hebt. Kun je geen administratie overleggen, dan kunnen er problemen met de belastingdienst ontstaan, dus is het belangrijk om alle kwitanties en facturen te bewaren.
Basisgegevens die je moet bewaren:
- Grootboekrekeningen.
- Debiteuren en crediteuren.
- Voorraadadministratie.
- In- en verkoopadministratie.
- Kasadministratie.
- Salarisadministratie.
- De uitgaande facturen.
- Informatie voor belastingheffing van derden.
Belang van bewaren van gegevens
Het is wettelijk verplicht om een goede administratie te voeren en het is belangrijk voor de belastingzaken. Als je financiële administratie niet volledig is of als je de gegevens niet lang genoeg hebt bewaard dan kunnen er problemen ontstaan. Het is dan bijvoorbeeld mogelijk dat de Belastingdienst zelf de omzet vaststelt net als de winst en dat daaruit dus een aanslag inkomstenbelasting uitkomt die wellicht niet overeenkomt met de werkelijkheid. Mocht je het niet eens zijn met de berekening van de Belastingdienst, dan is het aan jou om het tegendeel te bewijzen. Hiervoor moet je dan wel alle bankafschriften, de loonadministratie, inkoopfacturen, verkoopfacturen en andere gegevens kunnen overleggen.
Het bewaren van de administratie is dus belangrijk, om te kunnen bewijzen dat je geen fouten gemaakt hebt. Overigens bestaat de administratie niet alleen uit facturen. Denk ook zeker aan de salarisadministratie, contracten, agenda's en aan de bankafschriften. Het bewaren van contracten is meestal belangrijk. De administratieve verplichtingen gaan dus verder dan alleen het bewaren van facturen.
Jaarrekening zzp niet verplicht, wel handig
- Een jaarrekening geeft een overzicht weer van de financiële administratie als onderdeel van je boekhouding over een boekjaar. Een jaarrekening bestaat uit een winst- en verliesrekening met de balans en een toelichting daarop. Je bent als zzp'er niet verplicht om een jaarrekening op te stellen, maar zoals gezegd aan het begin, is het wel handig. Je krijgt namelijk een concreet inzicht in de financiële situatie van je bedrijf.
Eenvoudig jaarrekening maken
- Bovendien voorziet een online boekhoudprogramma met een druk op de knop in de jaarrekening. Heb je geen jaarrekening dan is het bovendien erg lastig om al je gegevens te berekenen om aangifte voor de inkomstenbelasting te kunnen doen. Daarom verdient het wel de voorkeur een jaarrekening op te stellen. Bovendien volgt een jaarrekening uit de boekhouding, want de financiële positie komt daaruit voort.
Jaarrekening bv wel verplicht
- Het is voor ondernemers met een bv wel verplicht om een jaarrekening op te stellen. Dat geldt eveneens voor onderlinge waarborgmaatschappijen net als voor coöperaties en voor een nv. Naast de verplichting van het opstellen van een jaarrekening geldt dat deze bedrijven de jaarrekening inclusief een jaarverslag dienen te deponeren bij de Kamer van Koophandel. De jaarrekening vormt wat dat betreft een onderdeel van een uitgebreider jaarverslag.
‘‘Een jaarrekening is niet verplicht voor zzp'ers, echter wel belangrijk’’
Boekhouding uitbesteden
Wil je helemaal geen omkijken hebben naar de financiële administratie van je bedrijf dan zijn er boekhouders die dat graag voor je doen. Ben je een zzp'er dan verdient het de voorkeur om bijvoorbeeld een zzp boekhouder in te schakelen. Je hebt geen groot accountantskantoor nodig om de boekhouding voor je bedrijf te voeren. Bovendien scheelt het aanzienlijk in de kosten als je een zzp boekhouder of een klein administratiekantoor inschakelt. De boekhouder kan naast het overnemen en bijhouden van de financiële administratie je ook op een andere manier van dienst zijn.
Bijvoorbeeld met het geven van fiscale adviezen of met uitleg over mogelijke financieringen. Wat dat betreft, biedt een boekhouder meerdere voordelen. De administratie uitbesteden komt veel voor en kan ook zeker verstandig zijn. Denk bijvoorbeeld voor het toepassen van alle fiscale regels en aan het waken over de financiële cijfers. Hierin zijn goede boekhouders en accountants gespecialiseerd. Met andere woorden heb je als ondernemer een goede back-up wanneer vragen zijn. Een boekhouder kost geld maar je krijgt er wel veel voor terug.
Boekhouding deels uitbesteden
Er zijn meer opties als het om het bijhouden van de boekhouding gaat. Je kan bijvoorbeeld ook deels zelf de financiële administratie bijhouden en de btw-aangifte, de jaarrekening en de belastingaangifte overlaten aan je boekhouder. Zo hoef je alleen maar de facturen te boeken en bij te houden wat je zakelijke inkomsten en uitgaven zijn. Bovendien hoef jij je dan ook niet druk te maken dat je fiscaal voordeel misloopt, want de boekhouder is natuurlijk daarin een deskundige.
Boekhouding helemaal zelf doen
- Het is tegenwoordig voor zzp'ers veel eenvoudiger dan vroeger om de boekhouding zelf bij te houden. Alles rondom de financiële administratie is bijvoorbeeld bij te houden aan de hand van een online boekhoudprogramma. Je hoeft niet eens te weten wat een grootboekrekening is om toch aan het einde van het jaar de jaarrekening met een druk op de knop tevoorschijn te toveren. Zo hoef je ook geen ingewikkelde berekeningen uit te voeren om de gegevens voor de btw-aangifte voor te bereiden. Al dit soort zaken worden automatisch voor je gedaan zolang je maar zelf de cijfers nauwkeurig in de boekhouding verwerkt. Een goede financiële administratie moet duidelijk inzicht geven in alle cijfers.
Online boekhoudprogramma voor zzp'ers
- Er zijn steeds meer ondernemers met een eenmanszaak die de keuze maken om zelfstandig de financiële administratie bij te houden en daarvoor boekhoudsoftware gebruiken. Bovendien zijn er allerlei verschillende online boekhoudprogramma’s voor zzp'ers beschikbaar. Dat maakt het dus ook mogelijk om een boekhoudpakket te kiezen dat helemaal op je eigen bedrijf is afgestemd. Lever je bijvoorbeeld diensten dan heb je geen voorraadbeheer nodig en misschien stuur je alleen maar facturen en boek je alleen maar uitgaven in. In dat geval volstaat een simpele versie van een zzp online boekhoudprogramma. Hiermee kun je ook eenvoudig de uitgaande facturen opmaken in de eigen huisstijl. De meeste ondernemers kiezen vandaag de dag voor online boekhouden.
Ruime keuze uit aanbieders
Er is een ruime keuze uit aanbieders en deze bieden doorgaans verschillende pakketten met meer of minder uitgebreide functionaliteiten. Zo kan je ook gemakkelijk switchen naar een uitgebreider pakket als je bedrijfsvoering in de toekomst een wijziging ondergaat. Wil je de boekhouding zelf online bijhouden dan is het altijd mogelijk om een boekhoudpakket voor een bepaalde tijd gratis uit te proberen. Alle aanbieders van software beschikken over een gratis helpdesk en bieden in sommige gevallen ook een online cursus aan. De gratis helpdesk is vooral handig wanneer je tegen bepaalde vragen aanloopt. De meeste administratiekantoren kennen alle software, echter kan dit wel per administratiekantoor verschillen.
Wij hopen dat de veelgestelde vragen over boekhouden inmiddels iets duidelijker geworden zijn. Vanzelfsprekend behoort de boekhouding uitbesteden ook tot de mogelijkheden om te waken over de financiële positie van de onderneming. Een goede administratie is belangrijk als ondernemer.
‘Het bijhouden van de financiële administratie is belangrijk als zzp'er. Maak gebruik van de mogelijkheden die tot je beschikking staan. Kies dus vooral voor het gemak van online boekhouden.Mijnzzp.nl